Imaginons que vous soyez plutôt du genre créatif et que vous préfériez avoir une vue d’ensemble de la stratégie d’un projet. Votre collègue, quant à lui, excelle dans les chiffres et préfère se concentrer sur les détails du quotidien.
Si vous avez tous deux l’occasion d’utiliser vos points forts au cours d’un même projet, la combinaison peut s’avérer gagnante. Mais que se passerait-il si votre collègue et vous arrêtiez de communiquer, ou si l’un de vous travaillait moins fort, ce qui obligerait l’autre à faire plus? Le moral commencerait à baisser, et la qualité du travail en souffrirait.
Travailler efficacement en équipe est souvent plus facile à dire qu’à faire, surtout quand les personnes qui la composent ont des expériences professionnelles différentes. Heureusement, en utilisant les bons outils et en mettant en place les bonnes stratégies, vous pourrez aider ces personnes à se soutenir mutuellement et à donner le meilleur d’elles-mêmes.
Alors, comment encourager vos collègues à travailler en équipe? Avant de présenter les caractéristiques principales des équipes efficaces, et comment les mettre en pratique, rappelons l’importance du travail d’équipe.
Pourquoi est-il si important de travailler efficacement en équipe?
Nous le savons bien : travailler avec d’autres n’est pas toujours évident. Sans objectif commun ni confiance mutuelle, il est difficile de maintenir la cohésion du groupe, ce qui peut nuire à votre motivation à travailler efficacement et dans les délais.
À l’opposé, les meilleures équipes travaillent en symbiose pour réaliser les tâches et respecter les délais et cultivent un sentiment de loyauté et d’appartenance. Les membres de l’équipe se sentent à leur tour valorisés et engagés dans leur travail.
De plus, le travail d’équipe :
Encourage les relations fortes entre les employés
Offre davantage de possibilités d’apprentissage et de développement
Améliore l’efficacité, la productivité et la créativité
Renforce le sens des responsabilités, le moral de l’équipe et la motivation à mener les projets à bien
Apporte de nouvelles approches et perspectives aux projets et à la rétroaction
Favorise la synergie en réunissant les efforts de chacun pour atteindre les objectifs communs de l’équipe
Les meilleures équipes ne se forment pas spontanément ni par hasard. Elles demandent du temps, de la patience et de la volonté de la part de chaque membre. Voyons plus en détail ce qu’implique un travail d’équipe efficace.
Les cinq caractéristiques clés des équipes efficaces
Les milieux de travail qui favorisent la création et la pérennité d’équipes dynamiques, solides et productives présentent plusieurs caractéristiques communes. Voici les cinq piliers d’une équipe efficace.
1. Des responsabilités et des objectifs clairement définis
Chaque rôle au sein de l’équipe (dont le rôle de chef, si l’équipe en a besoin) doit être clairement défini en fonction des points forts de chacun. Il est fort probable que vous ayez à prendre en compte des compétences variées lors de la délégation des tâches et des responsabilités.
Souvenez-vous de vos projets de groupe à l’école ou à l’université : combien de fois une personne seule a-t-elle dû se charger du travail de tout le monde? En veillant à ce que chacun comprenne son rôle dans l’équipe et sa charge de travail, vous pourrez éviter ce genre de déséquilibre. La structure de l’équipe doit favoriser une bonne dynamique, et non le ressentiment ou les comportements destructeurs.
Quand chaque membre de l’équipe est à l’aise avec ses propres objectifs et responsabilités, ainsi qu’avec ceux du groupe, il sera plus enclin à tenir à la réussite de l’équipe et à être motivé à donner le meilleur de lui-même.
Pour faciliter cela, utilisez des outils collaboratifs pour attribuer des tâches et créez une liste de tâches d’équipe avec des dates limites afin que tout le monde reste sur la bonne voie.
2. La collaboration et le soutien
Pour travailler efficacement en équipe, il ne suffit pas de fournir un effort collectif afin d’accomplir les tâches demandées et de mener à bien un projet ou un processus. Il faut aussi savoir demander l’aide de ses collègues en cas de problème, et offrir à son tour de l’aide et du soutien en cas de besoin.
Le comportement collaboratif en équipe encourage l’échange volontaire de ressources, d’expertise et d’idées, ce qui favorise l’innovation. Les processus de gestion de projet, de prise de décision et de résolution de problèmes sont beaucoup plus productifs lorsque les membres de l’équipe (et pas uniquement les cadres ou les gestionnaires) peuvent proposer leur point de vue et leur expertise.
Dropbox rassemble les fichiers, outils et membres de l’équipe dans un seul et même espace de travail convivial. Partagez tout ce que vous voulez, des modèles de remue-méninges aux vidéos, accédez à vos fichiers importants et communiquez grâce aux outils associés, tels que Slack, le tout sans jamais quitter Dropbox.
3. La communication honnête et ouverte
D’une communication efficace naît un travail d’équipe efficace. Pratiquez l’écoute active. N’ayez pas peur de contester les décisions concernant votre équipe. Vous et les membres de votre équipe devez vous sentir à l’aise pour donner et recevoir des critiques constructives, lorsque nécessaire.
Chaque membre de l’équipe doit sentir que ses idées comptent et sont bien accueillies par le groupe. Si une personne moins expérimentée propose une nouvelle approche pour un projet, ses collègues plus chevronnés devraient l’écouter et l’appuyer dans la concrétisation de son idée, si possible.
Les outils, comme Slack, vous permettent de rester en contact avec votre équipe en temps réel.
4. La résolution des conflits
Une échéance importante approche et votre équipe a pris du retard. Il est normal que les tensions montent. Dans ce type de situation, c’est la façon de gérer la tension qui distingue une équipe forte d’une équipe faible.
Il est courant d’avoir des désaccords avec les membres de son équipe, à l’occasion. Ils posent seulement problème quand ils virent en conflits et qu’aucune procédure de résolution n’a été mise en place. C’est encore plus vrai pour les équipes qui travaillent à distance, puisque vous ne pouvez pas compter sur les indices non verbaux ou contextuels pour régler les conflits
Lorsque des tensions ou des comportements passifs-agressifs font surface au sein d’une équipe, il est crucial d’en comprendre la raison et de les régler rapidement.
Les équipes efficaces savent qu’il est essentiel de laisser s’exprimer les différentes opinions, de rechercher une solution qui convienne à l’ensemble des membres (et pas seulement à certaines personnes) et de faire des compromis au besoin. Pensez à conserver les notes de chaque réunion et collaborez sur un plan d’action auquel tous les membres de l’équipe pourront se référer en cas de besoin.
5. La confiance et le respect
Une fois les autres caractéristiques bien établies, l’équipe fonctionne en harmonie.
La confiance et le respect ne consistent pas seulement à croire au processus et au travail accompli, mais aussi à pouvoir surmonter les difficultés en période de tension.
Outre le travail lui-même, vous devez par exemple faire confiance à vos collègues pour rattraper de manière asynchrone les réunions et les formations qu’ils auront ratées.
Mettez en place et maintenez de bonnes habitudes de travail en équipe
Adopter de bonnes habitudes de travail en équipe ne se fait pas du jour au lendemain. Il vous faudra un certain temps pour déterminer les méthodes et les outils qui conviennent le mieux à vos collègues et vous, tant sur le plan personnel que professionnel.
Les équipes les plus performantes ont tendance à faire ce qui suit :
Proposer des idées en équipe pour trouver une solution commune
Se fixer des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, Temporellement définis) pour chaque projet
Désigner un chef d’équipe qui déléguera les tâches et agira en tant que médiateur en cas de besoin.
Le maintien de bonnes habitudes de travail en équipe exige la participation de tous les membres, pas seulement de certains. Il n’existe pas de solution universelle à mettre en place une fois pour toutes. Vous devez suivre et évaluer constamment l’efficacité de votre collaboration, puis corriger les problèmes avant qu’ils ne deviennent préoccupants.
Pour maintenir un environnement d’équipe efficace :
Faites confiance au processus et respectez le temps et les efforts fournis par l’ensemble de l’équipe.
Échangez régulièrement avec vos collègues, mais ne vous éparpillez pas en réunions d’équipe inutiles. Utilisez des méthodes de communication asynchrones, telles que les messages vidéo, pour simplifier vos processus de travail.
Reconnaissez la valeur des réalisations individuelles et collectives, et voyez-les comme des occasions de développer vos compétences.
Il est également important de doter votre équipe des meilleurs outils technologiques. Toutes les plateformes, applications ou intégrations que vous déployez doivent être faciles à utiliser et accessibles à tous.
Faites passer votre travail d’équipe au niveau supérieur et faites en sorte qu’il y reste.
Que vous souhaitiez réduire les réunions inutiles, gagner en efficacité, vous rallier à des objectifs communs ou créer un sentiment d’appartenance, Dropbox vous offre les outils pour bâtir et maintenir un excellent travail d’équipe.
Dropbox offre aux membres de votre équipe un espace unifié pour travailler, communiquer et collaborer. Commencez par créer des calendriers partagés, des listes de tâches, des documents interactifs et des ordres du jour dans Dropbox Paper. Cela vous permettra de surmonter les limites de la collaboration à distance.
Vous pouvez aussi intégrer Dropbox à d’autres outils de collaboration et de cohésion d’équipe, comme Slack, afin de libérer tout le potentiel du travail d’équipe.
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