Qu’est-ce que la matrice Eisenhower?

Améliorez vos compétences en matière de planification des tâches et de gestion de la charge de travail avec la matrice Eisenhower, un outil de gestion du temps basé sur les méthodes utilisées par Dwight D. Eisenhower.

Personne ne souhaite être improductif, surtout pas au travail. Mais à mesure que la journée avance et que les demandes urgentes arrivent, votre liste de tâches s’allonge. Cela rend plus difficile de rester concentré et productif.

Que vous manquiez des délais clés ou que vous ayez de la difficulté à rester sur la bonne voie avec des projets à long terme, savoir comment hiérarchiser les tâches pourrait faire la différence entre être à la traîne et être en tête du peloton. C’est là qu’intervient la matrice Eisenhower.

Comprendre la matrice Eisenhower

La matrice Eisenhower, aussi connue sous le nom de boîte Eisenhower ou matrice urgente/importante, est un cadre simple pour hiérarchiser les tâches et gérer la charge de travail. 

Il porte le nom de Dwight D. Eisenhower, un général cinq étoiles et 34^e président des États-Unis. Dwight D. Eisenhower était connu pour avoir accompli beaucoup de choses. Ses méthodes pour fixer des objectifs et gérer le temps ont été étudiées par de nombreuses personnes, dont Stephen Covey. Dans son livre « Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent », Stephen Covey a transformé les idées d’Eisenhower en un outil simple pour décider quelles tâches effectuer en premier : la matrice d’Eisenhower.

Qu’est-ce que la matrice Eisenhower? Il s’agit essentiellement d’une stratégie qui permet de mettre en pratique la citation suivante attribuée à Eisenhower : « J’ai deux types de problèmes, les urgents et les importants. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent. » 

Vous n’avez qu’à évaluer vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Comment fonctionne la Méthode des quatre quadrants Eisenhower?

Les entreprises et les particuliers peuvent utiliser la matrice Eisenhower pour planifier, déléguer,  prioriser et programmer des tâches quotidiennes ou hebdomadaires. 

En plaçant les tâches dans l’un des quatre quadrants ci-dessous, vous pouvez voir à quel point elles sont urgentes et déterminer comment les gérer de manière appropriée.

Premier quadrant

Il montre les tâches urgentes et importantes, que vous devez accomplir immédiatement. Il s’agit des tâches qu’il est essentiel de réaliser le plus rapidement possible. Ce sont habituellement des demandes de dernière minute liées à des circonstances imprévues. En règle générale, ces tâches doivent être accomplies immédiatement ou le jour même. Il s’agit, par exemple, de prendre le relais sur un projet pour un collègue malade ou de faire face à une urgence imprévue, comme une rupture de la chaîne d’approvisionnement.

Deuxième quadrant

Il concerne les tâches importantes, mais non urgentes, que vous devez planifier. Il s’agit d’objectifs/tâches à long terme qui sont importants, mais qui n’ont pas de date butoir particulièrement ferme et qui peuvent donc être reportés. Ils incluent par exemple l’obtention d’une qualification professionnelle ou des objectifs commerciaux à long terme, comme une réduction budgétaire.

Troisième quadrant

Urgentes, mais pas importantes (tâches à déléguer à quelqu’un d’autre) : ces tâches doivent être effectuées immédiatement, mais elles peuvent ne pas être suffisamment importantes pour nécessiter votre attention, ce qui signifie qu’elles peuvent être déléguées à d’autres membres de votre équipe. Les exemples incluent le travail de routine ou de longues réunions/appels téléphoniques sans objectif clair.

Quatrième quadrant

Il concerne les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes, que vous devez éliminer. Ces tâches sont une distraction et devraient, si possible, être évitées. Dans la plupart des cas, vous pouvez simplement ignorer ce type de tâches. Les activités sociales ou les pauses thé/café inutilement longues font par exemple partie de cette catégorie.

La Méthode des quatre quadrants Eisenhower vous aide à visualiser vos tâches en fonction de leur caractère important et urgent. En abordant ainsi votre charge de travail, vous vous assurez d’accomplir les tâches les plus importantes en priorité et le plus rapidement possible.

Comment différencier l’urgence de l’importance?

Il n’existe pas de méthode définie pour faire la différence entre les tâches urgentes et importantes lorsque vous créez une matrice de priorités. Mais il est important d’y réfléchir. Dans la vraie vie, il est généralement plus difficile de décider dans quelle catégorie appartient une tâche que lorsque vous planifiez simplement avec la Méthode des quatre quadrants Eisenhower.

En un mot, les tâches urgentes sont inévitables et nécessitent une attention immédiate, tandis que les tâches importantes nécessitent davantage de planification et contribuent aux objectifs à long terme. Par exemple, répondre aux appels téléphoniques d’un client important est urgent, alors que rester au courant des dernières recherches dans votre domaine est important.

Quels sont les avantages de la matrice Eisenhower?

L’un des principaux avantages de la matrice urgente/importante d’Eisenhower est sa facilité de mise en œuvre. Il n’est pas nécessaire d’acheter un logiciel coûteux et vous n’avez pas besoin de passer beaucoup de temps à produire la matrice. 

La matrice des priorités vous aide à mieux gérer votre temps en établissant des priorités claires. Ceci est très utile pour les gestionnaires, les propriétaires d’entreprise et les pigistes qui gèrent des tâches provenant de plusieurs projets ou clients à la fois.

Quels sont les inconvénients de la matrice Eisenhower?

La matrice de priorisation présente certains inconvénients. Il peut être difficile d’évaluer l’importance d’une tâche. Cela pourrait mener à confier une tâche à la mauvaise personne, ce qui pourrait diminuer la qualité du travail.

De plus, il est important de se rappeler qu’il n’est pas toujours possible d’agir immédiatement lorsque vous êtes confronté à des activités urgentes. Le manque de connaissances, le manque de temps, la réglementation, la bureaucratie ou encore la présence de multiples tâches urgentes et importantes peuvent rendre cela impossible, réduisant ainsi l’efficacité de la matrice des priorités pour la prise de décision et la gestion du temps.

Comment utiliser la Méthode des quatre quadrants Eisenhower pour gérer vos tâches et votre charge de travail

La matrice Tâche urgente/Tâche importante peut être un excellent point de départ pour le travail et la gestion de projet. Après cela, vous pouvez l’utiliser pour trouver des occasions d’apporter ces améliorations dans votre travail quotidien :

1. Gérez les processus plus facilement

Une fois vos tâches réparties dans les quadrants, à vous de mettre en place des processus de gestion du temps pour vous aider à traiter les activités importantes en temps voulu. Par exemple, vous pouvez utiliser Dropbox pour gérer plus efficacement votre liste de tâches, créer un modèle de chronologie. Ces outils de gestion des tâches vous permettent d’attribuer des tâches urgentes/non urgentes à d’autres membres de votre équipe, mais aussi de fixer des dates d’échéance et des rappels pour les tâches importantes/non urgentes qui peuvent être reportées à une date ultérieure.

2. Configurer l’automatisation des tâches de base

Il peut également être utile de penser à la mise en œuvre d’outils d’automatisation du milieu de travail. L’automatisation, lorsque c’est possible, est un excellent moyen de gérer les tâches qui doivent être effectuées, mais qui ne nécessitent pas beaucoup de planification ou d’analyse avant de se lancer. En utilisant des outils d’automatisation ou des intégrations dans l’application de productivité Dropbox, vous pouvez « déléguer » les tâches du troisième trimestre (urgentes, mais pas importantes) d’une manière qui permet à votre entreprise de gagner du temps. Vous pouvez assigner des tâches aux membres de l’équipe dans Dropbox Paper avec des délais, ou les transférer directement dans les cartes Trello pour les membres de votre équipe à partir de fichiers Dropbox. Les outils d’ingestion automatique de contenu peuvent vous aider à éliminer les tâches chronophages et sujettes aux erreurs susceptibles de provoquer des goulots d’étranglement, garantissant ainsi que vous et votre équipe travaillerez de manière plus productive à l’avenir.

3. Optimiser la gestion du temps

Par ailleurs, pour maximiser vos résultats, associez la Méthode des quatre quadrants Eisenhower à d’autres approches de gestion du temps, comme celle appelée « Manger la grenouille ». Cette technique est tirée d’un dicton de Mark Twain : « Si c’est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire à la première heure le matin. » Dans le monde du travail, cela signifie que vous devez commencer par vous attaquer à votre tâche la plus importante ou la plus complexe, avant de passer aux tâches plus petites que vous pouvez hiérarchiser en fonction d’autres facteurs, comme leurs dates d’échéance. Il existe également la méthode ABCDE, qui consiste essentiellement à classer vos tâches par ordre d’importance en leur attribuant une lettre, avant de les réaliser dans cet ordre.

Combinez la matrice Eisenhower à Dropbox pour accroître votre efficacité

La Méthode des quatre quadrants Eisenhower peut être un outil extrêmement efficace pour la gestion des tâches et du temps, tout comme la suite de fonctionnalités Dropbox. Les deux vont de pair! En apprenant à prioriser les tâches, vous pouvez mieux travailler, réduire le temps perdu et progresser vers vos objectifs commerciaux à long terme.