Recherche de documents Enterprise : comment trouver les documents de l'entreprise dans tous vos outils de travail

Trouver le bon document d'entreprise ne devrait pas dépendre de votre capacité à vous rappeler dans quelle application, quel dossier ou quel fil de discussion il se trouve. Et ces incertitudes s'accumulent : les décisions sont retardées, les collègues posent les mêmes questions à répétition et le travail est refait, car personne ne trouve l'original.

La recherche de document Enterprise offre à votre équipe un point unique pour effectuer des rechercher dans les outils de travail connectés, au lieu d'ouvrir chaque application et d'utiliser sa rechercher native. L'objectif est simple : aider les gens à trouver le bon document, la bonne réponse ou le bon contexte sans perdre leur élan.

Dans ce guide, nous expliquerons comment fonctionne la recherche de documents Enterprise, où la recherche par application unique montre ses limites, ce qu'il faut rechercher dans une solution de recherche et comment Dropbox Dash peut aider les équipes à trouver du contenu plus rapidement dans leurs applications connectées.

Qu'est-ce que la recherche de documents Enterprise?

La recherche de documents Enterprise est le processus qui consiste à trouver des documents d'entreprise dans plusieurs outils, référentiels et types de fichiers à partir d'une seule expérience de recherche. Au lieu d'ouvrir Dropbox, puis Gmail, puis Slack, puis un espace de travail de projet, vous effectuez une seule recherche et obtenez des résultats de toutes les sources connectées.

C'est important, car les documents de l'entreprise ne se trouvent plus dans un seul système. Un contrat peut être stocké dans le stockage infonuagique, discuté par courriel, partagé dans une conversation et mis à jour pendant une réunion. Si votre recherche ne couvre qu'un seul de ces endroits, vous devez tout de même fouiller.

Recherche de documents Enterprise ou recherche native dans l’application

La recherche native dans les applications n'est utile que lorsque vous savez déjà où se trouve un fichier. La recherche de documents Enterprise est plus efficace lorsque vous ne le savez pas. Elle est utile lorsque vous vous souvenez du sujet, du nom du client, du projet ou d'une phrase dans un document, mais pas du nom de fichier exact ni du chemin du dossier.

rechercher de document Enterprise ou IA documentaire et ROC

Ces conditions apparaissent souvent ensemble, mais elles résolvent des problèmes différents. La reconnaissance optique de caractères (ROC) et le traitement des documents aident à extraire du texte ou de la structure à partir des fichiers. La recherche documentaire Enterprise vous aide à récupérer le bon fichier dans les systèmes que votre équipe utilise déjà.

Pourquoi les documents d'entreprise sont-ils difficiles à trouver

Lorsque les documents se trouvent à plusieurs endroits, comme le stockage infonuagique, les courriels, les messageries, les outils de projet et les liens partagés, les perturbations sont inévitables. Même si un fichier s'y trouve, il peut falloir plus de temps pour localiser sa version la plus récente, surtout lorsqu'il existe plusieurs copies, d'anciens brouillons ou des paramètres d'accès ambigus.

Il y a aussi un problème de mémoire. Vous vous souvenez généralement du sujet d’un document, de son « impression » générale, mais pas de son nom. Vous vous rappelez peut-être « la présentation des prix du 2e trimestre pour le client potentiel du secteur de la santé » ou « la liste de tâches d’intégration approuvée par le service juridique », mais pas la structure de dossiers qui la contient. 

Les recherches par mots-clés traditionnelles échouent souvent lorsqu'on ne se souvient pas d'un nom de fichier, surtout quand le travail est réparti entre plusieurs outils.

Comment trouver plus rapidement les documents de l'entreprise dans vos outils de travail

Vous n’avez pas besoin d’un tout nouveau système pour améliorer rechercher. Commencez par un flux de travail pratique afin d’accroître la précision et la pertinence lors de la recherche de documents :

1. Répertoriez l'emplacement des documents clés : incluez le stockage infonuagique, les courriels, la messagerie, les outils de projet et tous les espaces de travail d'équipe.
2. Assurez-vous d'avoir des noms clairs, une propriété partagée et des règles de stockage plus simples : cela permettra à tous les outils de recherche de mieux fonctionner et vous aidera à mieux organiser vos fichiers.
3. Effectuez une rechercher dans tous les systèmes à la fois, et non un par un : si votre équipe doit vérifier chaque application séparément, la rechercher restera lente.
4. Recherchez par sens, et non par titres exacts : une bonne recherche devrait fonctionner lorsque vous vous souvenez du sujet, et non seulement du nom du fichier.
5. Vérifiez l'accès et l'historique des versions avant de partager : le bon résultat doit encore correspondre à la bonne version, avec les bonnes autorisations.

Il est facile de sous-estimer cette dernière étape. Trouver un fichier n’est que la moitié du travail. Vous devez aussi avoir l’assurance qu’il est à jour, qu’il peut être partagé en toute sécurité et qu’il est accessible aux bonnes personnes.

Quels outils aident les équipes à effectuer des recherches dans les documents de l'entreprise?

Le meilleur outil dépend du degré de fragmentation de Vos fichiers.

Si la plupart de vos documents se trouvent déjà sur une même plateforme, la recherche native peut suffire pour un usage quotidien. Mais si votre contenu est réparti entre le stockage, les conversations, le courriel et les outils de projet, il vous faudra généralement une solution plus complète.

Les bases de connaissances et les systèmes de gestion documentaire peuvent être utiles lorsque votre équipe est rigoureuse dans la centralisation du contenu, mais de nombreuses équipes ne le sont pas. Elles fonctionnent tout de même avec plusieurs outils, car c’est ainsi que se déroulent les vrais projets.

C'est là que les outils de recherche de documents et de recherche universelle dotés de l'IA se démarquent. Ils sont conçus pour la réalité plus complexe du travail moderne, où les documents, les discussions et le contexte sont répartis entre des applications connectées.

Que devriez-vous rechercher dans un outil de recherche de documents doté de l'IA?

Un outil de recherche de documents optimisé par l’IA devrait faciliter la localisation des informations dispersées sans obliger votre équipe à repenser sa façon de travailler. Utilisez ces critères pour comparer vos options.

Couverture de vos outils existants

L'outil devrait effectuer des recherches là où le travail se fait déjà : courriels, calendriers, stockage infonuagique, lecteurs partagés, outils de projet et messagerie. Il ne devrait pas devenir utile seulement après une migration. Dropbox Dash se connecte aux applications que votre équipe utilise déjà, ce qui vous permet d'effectuer des recherches dans les outils de travail connectés à partir d'un seul endroit.

Une recherche qui comprend le contexte

Vous ne vous souviendrez pas toujours d'un nom de fichier ou d'un mot-clé exact. Recherchez une fonction de recherche en langage naturel capable de fonctionner à partir de ce dont vous vous souvenez, comme le nom d'un projet, une phrase d'une présentation ou la description d'une image ou d'une vidéo. La recherche universelle de Dash peut faire ressortir des résultats dans les applications connectées et les types de contenu, y compris les documents, les PDF, les images, la vidéo et l'audio.

Des autorisations qui suivent

Une meilleure recherche ne devrait pas signifier un accès élargi. Votre outil de recherche doit respecter les autorisations existantes, afin que les gens ne voient que le contenu auquel ils sont autorisés à accéder. Dash respecte les autorisations existantes pour le contenu connecté, et les autorisations de fichier de Dropbox vous permettent de contrôler qui peut consulter, éditer, télécharger ou partager des fichiers.

Adoption rapide

Le meilleur outil de rechercher devrait se révéler utile rapidement. Si votre équipe doit apprendre un nouveau système de classement, retenir de nouvelles règles ou attendre une migration avant que la recherche s'améliore, l'outil ajoute du travail avant d'en supprimer.

Comment Dropbox et Dash aident les équipes à trouver plus rapidement les documents de l'entreprise

Avec Dropbox, vous pouvez stocker, synchroniser et partager des documents d'entreprise à partir d'une plateforme centralisée de stockage infonuagique. Cela offre à votre équipe un endroit fiable pour gérer les fichiers, collaborer et contrôler l'accès.

Avec Dash, vous pouvez aller au-delà du stockage et effectuer une recherche dans les applications connectées à partir d'un seul endroit. Dash utilise l'IA pour trouver des fichiers, des liens et des connaissances dans les applications connectées. Il vous offre aussi des réponses et un tableau de bord alimentés par l'IA en temps réel grâce à Dash Chat. 

Si votre équipe travaille dans Dropbox, les courriels, la messagerie et les outils de projet, cela signifie moins de basculement, moins d'hésitation et moins de temps passé à chercher le dernier document.

Dash vous aide aussi une fois que vous avez trouvé quelque chose. Les piles permettent à votre équipe de regrouper fichiers, applications, liens de navigateur et plus encore dans une collection structurée, afin que les documents de projet restent plus faciles à organiser et à partager. Au lieu de renvoyer les gens dans le labyrinthe des dossiers, vous pouvez conserver les bons documents au même endroit.

Si vous gérez l'accès au niveau de l'équipe, Dash offre également une interface d'administration pour gérer les utilisateurs, surveiller l'espace utilisé et contrôler l'accès au contenu des applications connectées. Cela offre aux équipes techniques et des opérations un moyen plus clair de prendre en charge une recherche rapide sans perdre le contrôle des données sensibles.

Trouver les documents de l'entreprise sans avoir à fouiller

Si votre équipe passe trop de temps à ouvrir des dossiers, à vérifier des fils de discussion et à chercher un document dans plusieurs applications, le problème vient de l'expérience de recherche. La bonne configuration vous offre un seul endroit pour trouver des documents, vérifier l'accès et avancer en toute confiance.

Avec Dropbox, vous pouvez conserver vos documents stockés, synchronisés et partagés depuis votre stockage infonuagique. Avec Dash, vous pouvez utiliser la recherche universelle dans les applications connectées pour trouver plus rapidement les fichiers, les liens et le contexte de travail dont vous avez besoin. Découvrez Dropbox Dash pour voir comment votre équipe peut passer moins de temps à chercher.

Lorsqu'un document peut se trouver dans un dossier, un fil de discussion, un message de messagerie ou un outil de Projet, effectuer la recherche application par application transforme une simple demande en un retard. La recherche de documents Enterprise offre à votre équipe une meilleure approche : un seul endroit pour effectuer une recherche dans les outils connectés et trouver les fichiers, les liens et le contexte auxquels elle est autorisée à accéder.

Dropbox aide les équipes à stocker, synchroniser et partager des documents en toute sécurité. Dropbox Dash prolonge ce travail grâce à la recherche universelle dans les applications connectées, afin que votre équipe puisse trouver le bon contenu plus rapidement et faire avancer le travail.

Découvrez Dropbox Dash pour voir comment la recherche connectée peut être utile à votre équipe.