Comment rester productif et efficace dans un environnement de travail distribué

Pour mieux comprendre les défis auxquels font face les travailleurs du savoir aujourd’hui, nous avons réalisé une étude intitulée « À la recherche de la concentration perdue » en collaboration avec Economist Impact. Les données que nous avons recueillies ont confirmé que, compte tenu de toutes les distractions auxquelles nous pouvons faire face dans le travail moderne, nous devons trouver comment maintenir la productivité de nos équipes.

Cependant, soutenir la productivité de chacun peut s’avérer difficile si les membres de votre équipe travaillent dans des endroits différents. Cela rend tout plus difficile, de la définition des objectifs à la priorisation, et nous avons donc dû créer des systèmes pour soutenir nos équipes dans ces domaines.

En adoptant le modèle du Virtuel d’abord (Virtual First), nous sommes devenus des spécialistes de la productivité à distance. Pour partager ce que nous avons appris, nous avons créé cette liste de conseils pour aider notre équipe à rester productive.

1. Décidez quand collaborer

Chez Dropbox, nous utilisons des heures de collaboration de base, des blocs de quatre heures pendant lesquels nous tenons toutes nos réunions. En désignant certaines heures pour les appels, vous pouvez vous assurer que tout le monde est disponible pour des moments de synchronisation, peu importe son fuseau horaire.

De plus, nous ressentons la fatigue de Zoom comme tout le monde, alors réduire le nombre de réunions et prévoir des plages horaires sans réunion nous a aidés à garder l’esprit vif. Cela signifie que nous avons du temps pour un travail en profondeur et pour collaborer.

Nous définissons différents blocs horaires en fonction de la région pour nous adapter aux différents fuseaux horaires tout en laissant suffisamment de chevauchement pour que nous puissions nous rencontrer, où que nous soyons.

On essaie de garder notre communication asynchrone par défaut. Nous comptons beaucoup sur Slack et le courriel pour la communication. Mais réduire les réunions en personne pourrait ne pas suffire. Les courriels et les messages privés fréquents peuvent être très distrayants, surtout si votre équipe tente d’y répondre immédiatement. En fait, des recherches montrent qu’il peut prendre jusqu’à huit minutes pour revenir à une tâche après avoir répondu à un seul message instantané. Nous avons constaté que les messages de discussion non productifs sont la principale cause de perte de concentration globale.

Ce qui rend la communication véritablement asynchrone, c’est le fait que vous puissiez répondre à votre rythme, sans aucune pression que le terme « message instantané » pourrait engendrer. De cette façon, chaque membre de l’équipe sait qu’il aura des plages de travail en profondeur chaque jour.

Des règles et des directives comme celles-ci peuvent former des rituels utiles qui permettent à votre équipe d’établir ses rythmes de travail.

2. Identifiez les environnements qui vous aident, vous et votre équipe, à vous concentrer

En adoptant le modèle du « Virtuel d’abord » (Virtual First), nos équipes dispersées ont un meilleur contrôle sur leur environnement de travail, ce qui contribue à améliorer leur productivité et leur bien-être au travail. Nous encourageons nos équipes à déterminer leurs préférences de travail en leur fournissant une « feuille de route pour le télétravail ».

Tout le monde remplit ce formulaire à l’avance, puis nous nous rencontrons pour discuter de la manière dont les différents membres de l’équipe préfèrent travailler. Cela permet non seulement aux gens de partager leurs préférences, mais c’est aussi un excellent exercice de cohésion d’équipe qui aide tout le monde à se connaître. 

Après avoir analysé les réponses de la feuille de travail, nous avons appris que quatre facteurs principaux affectent le plus la productivité :

• Confidentialité : Peuvent-ils se concentrer plus facilement dans un café où ils sont entourés d’autres personnes? Ou bien font-ils plus de travail isolé dans votre bureau à domicile?

• Bruit de fond : aiment-ils toujours écouter de la musique qui améliore l’humeur pendant qu’ils travaillent? Ou préfèrent-ils un silence feutré, peut-être avec un casque antibruit pour les aider?

• Confort : Ont-ils un bureau ajustable et une chaise qui soutient leur dos? Préfèrent-ils travailler debout et ont-ils l’équipement nécessaire pour le faire? Ont-ils un support de poignet pour prévenir les blessures?

• Conception : Préfèrent-ils avoir des décorations de bureau personnelles comme des plantes, des œuvres d’art ou une tasse colorée? Ou veulent-ils un bureau vide sans distraction potentielle?

En tenant compte de leur propre compréhension d’eux-mêmes, encouragez vos collaborateurs à aménager leur espace de travail. Cela les aidera à se sentir relaxés, à l’aise et concentrés. Mais parfois, même le bureau le mieux équipé et un plan bien pensé ne suffisent pas à nous garder sur la bonne voie. Nous avons besoin d’aide pour rester responsables.

3. Créez une hiérarchisation claire des tâches

Dans une entrevue avec Dropbox, Oliver Burkeman, auteur du livre 4 000 semaines : la gestion du temps pour les mortels, nous a dit que beaucoup de gens croient : « Il doit y avoir un moyen d’être à cent pour cent le travailleur parfait et à cent pour cent la personne parfaite avec une vie en dehors du travail. » Mais comme le fait remarquer Burkeman, « Les pourcentages ne fonctionnent pas de cette façon ». 

Il nous a appris que lorsque notre équipe travaille à distance, nous travaillons de manière indépendante, tout comme pendant nos heures de travail asynchrones. Cela signifie que nous avons besoin de discipline, de connaissances et d’outils pour bien gérer notre temps. Prioriser ce qu’on doit faire au travail et dans notre vie personnelle est la première étape pour rendre notre travail productif et efficace. De plus, ça nous aide à trouver l’équilibre sain dont on a besoin pour se sentir concentrés et épanouis. 

Pour ceux d’entre nous qui travaillent à distance, la priorisation des tâches est particulièrement importante, car nous ne pouvons pas toujours demander des éclaircissements à nos collègues en temps réel et nous dépendons les uns des autres. Comprendre que notre travail a un impact sur les autres membres de l’équipe et, par conséquent, sur le résultat nous aide dans le processus de priorisation des tâches. 

On utilise aussi la matrice d’Eisenhower. Elle consiste à catégoriser les tâches selon une grille à quatre quadrants :

• Urgent et important : effectuez ces tâches dès que possible.

• Important, mais pas urgent : déléguez ces tâches.

• Urgent, mais pas important : planifiez ces tâches pour plus tard.

• Ni urgent ni important : ne vous concentrez pas là-dessus.

Le dernier point est particulièrement crucial dans la priorisation. Assurez-vous que votre équipe sait qu’elle ne doit pas traiter chaque tâche comme si elle était en tête de sa liste de tâches. Dire non peut être difficile, il est donc utile d’avoir un plan pour les tâches moins urgentes. Par exemple, ils peuvent déléguer des tâches dont ils n’ont pas besoin de s’occuper personnellement.

Si un membre de l’équipe a une réunion non essentielle, il peut la déléguer à une personne présente ou utiliser un outil pour s’assurer d’obtenir les informations dont il a besoin. Les enregistrements de réunions et les logiciels de transcription comme Otter peuvent présenter les points clés d’une réunion et clarifier si certaines parties sont pertinentes pour ceux qui n’y ont pas assisté. Apprenez ces compétences à votre équipe en organisant des ateliers et en fournissant des ressources sur la gestion efficace des tâches, comme notre feuille de travail « Comment établir des priorités au travail  ».

Avec un plan en place et des mesures de suivi définis, il est temps d’organiser les communications de votre équipe.

4. Tenez-vous-en à ce qui fonctionne

Nous constatons qu’encourager nos équipes à créer des rituels quotidiens les aide à maintenir un horaire cohérent tout en favorisant leur productivité, et des études récentes soutiennent nos conclusions. Voici quelques types de rituels qui ont fonctionné pour nous : 

• Fournir des ressources pour favoriser une meilleure concentration. Dans notre Trousse d’efficacité « Améliorer la concentration au travail  », nous expliquons comment analyser les distractions et les éviter. Le tableau de bord des distractions de la ressource est un excellent point de départ, où votre équipe peut enregistrer toutes les distractions qu’elle rencontre. Ensuite, elle peut suivre le guide pour créer de petits rituels, comme mettre les téléphones en mode Ne pas déranger pendant certaines heures précises.

• Pratiquer la méditation pour le bien-être psychologique. Nous vous recommandons de faire de courtes séances de méditation de 60 secondes au début de certaines de vos réunions. Cela met tout le monde dans le bon état d’esprit pour être créatif et ouvert aux idées, sans parler du fait que cela améliore notre humeur lors des journées stressantes.

Mais il existe encore plus de façons d’améliorer la productivité de votre équipe.

5. Investissez dans la productivité de votre équipe

Parfois, augmenter la productivité nécessite un investissement initial en temps ou en argent. C’est pourquoi nous nous assurons que les membres de notre équipe dispose des outils qu’ils demandent. Cela ne permet pas seulement de gagner du temps, mais aussi de faire en sorte qu'ils se sentent valorisés et écoutés.

Par exemple, lorsque votre équipe dit : « Il doit y avoir un moyen d’automatiser cela », il est généralement utile qu’elle investisse du temps en amont pour déterminer comment procéder. Une façon d’y parvenir est de créer des plages horaires dédiées au perfectionnement professionnel favorisant la productivité. Vous pouvez également organiser des ateliers pendant ces créneaux pour que votre équipe puisse améliorer les compétences de base qu’elle souhaite développer.

Chez Dropbox, nous utilisons également des outils de collaboration comme Dash pour rechercher, accéder et partager nos documents de travail à partir d’un seul tableau de bord, ce qui représente un gain de temps et de productivité considérable. Pour l’utiliser, il vous suffit de saisir ce que vous recherchez, comme « dépenses sur les réseaux sociaux », et il recherchera les documents pertinents dans tous vos dossiers, applications et espaces infonuagiques. 

Il fournit tous les documents pertinents et un résumé en fonction de votre terme de recherche, en extrayant des informations des documents et en économisant le temps qu’il vous faudrait pour rechercher dans chacun d’eux.

Tout aussi important que les outils technologiques, fournir l’équipement physique dont votre équipe a besoin pour travailler confortablement, comme un deuxième écran, peut changer la donne en matière de productivité. Si vous offrez une allocation, comme notre allocation Avantages, votre équipe peut l’utiliser pour des cours de développement ou de l’équipement de bureau. Cet investissement porte ses fruits quand quelque chose d’aussi simple qu’un écran leur permet de travailler plus rapidement.

6. Essayez les pauses autorégulées et « Pomodoro »

Dans notre étude sur la concentration et le télétravail, nous avons constaté que 63 % des télétravailleurs  ont l’impression de devoir être disponibles en permanence. Nous ne voulons pas que nos équipes distribuées ressentent ce genre de pression : l’un des meilleurs aspects du télétravail est la liberté.

C’est pourquoi nous utilisons technique du « Timeboxing » (Gestion par plages horaire) qui consiste à diviser une tâche en unités de temps distinctes et à prendre des pauses entre les deux. Prendre des pauses entre des tâches comme celle-ci fonctionne si bien pour nous que nous avons même défini notre propre exercice personnel de « Timeboxing » pour aider les autres à faire de même.

Deux des systèmes les plus populaires pour prendre des pauses et gérer son temps (« Timeboxing ») sont les pauses autorégulées et les pauses « Pomodoro ». La façon dont les gens prennent des pauses est très individuelle. Cependant, une comparaison des deux par la British Psychological Society a révélé que les pauses autorégulées conduisent à des niveaux de concentration et de motivation plus faibles.

En fin de compte, ça dépend des préférences personnelles, mais on encourage les gens à essayer la technique Pomodoro, où vous travaillez par intervalles ciblés :

• 25 minutes de travail en profondeur

• 5 minutes de repos

• Répétez

• Pause de 15 à 30 minutes après quatre cycles

En structurant vos pauses au cours d’une journée de travail, votre esprit devient plus alerte et vous devenez plus conscient de la gestion du temps. Mais il est plus facile de tirer le maximum de votre temps de concentration lorsque vous êtes dans un environnement qui le facilite.

7. Établissez un plan.

On n’est pas parfaits. Tout comme 99 % des Américains, nous luttons contre la procrastination. Mais d’après notre expérience, l’une des meilleures façons de riposter est d’élaborer un plan solide pour décomposer un projet en tâches plus petites. Cela a été particulièrement important pour notre équipe distribuée, puisque chaque membre gère ses tâches et son temps.

Diviser une tâche ou une information importante en tâches plus petites est appelé « découpage », et cela peut même vous aider à vous souvenir de tout ce que vous devez faire. Une étude sur les méthodes de découpage a montré que diviser une grande quantité d’informations, comme un nombre, en plusieurs plus petites, peut vous aider à vous souvenir de l’ensemble.

Voici quelques étapes pratiques que nous utilisons lorsque nous entreprenons un projet de grande envergure :

1. Définissez l’objectif : Lorsque votre équipe démarre le projet, identifiez l’effet escompté du projet. Est-ce que ça va augmenter les revenus? Réduire les coûts d’infrastructure? Créer un nouveau produit révolutionnaire?
2. Établir des jalons : définissez les étapes que l’équipe devra franchir pour atteindre cet objectif. Il peut s’agir d’objectifs de vente individuels ou d’objectifs d’équipe visant à créer des fonctionnalités spécifiques pour un produit.
3. Décomposez-le : vous pouvez maintenant entrer encore plus dans le détail, en divisant les événements clés en étapes plus petites et réalisables que chaque membre de l’équipe peut suivre pour les atteindre.
4. Priorisez : Concentrez-vous d’abord sur les tâches à fort impact. Nous allons approfondir ce sujet plus tard, mais une chose à retenir lors de la priorisation des tâches d’une équipe est de vérifier si quelqu’un est bloqué. Si la progression d’une personne dépend de l’accomplissement d’une tâche spécifique par une autre, donnez la priorité à cette dernière. Offrez également à la personne qui s’en charge toute l’aide nécessaire pour qu’elle puisse la terminer rapidement.

Une fois que votre équipe aura décidé de ce qu’elle doit faire et dans quel ordre, elle pourra décider quelles réunions et quelles tâches nécessitent des pauses et lesquelles peuvent être regroupées. Cette technique est particulièrement utile pour créer des blocs de temps efficaces sur votre calendrier. Pour obtenir des conseils sur le moment de regrouper vos réunions et vos tâches, et savoir quand intercaler une pause, consultez notre exercice personnel sur les réunions en série et les pauses tampons.

Une fois que vous avez un plan, il est temps de le préciser un peu en déterminant comment vous allez l’exécuter.

8. Créez des systèmes de responsabilisation

Nous devons tous nous responsabiliser (ou demander à quelqu’un d’autre de le faire). Ça nous garde sur la bonne voie et nous aide à atteindre nos objectifs. C’est particulièrement utile dans un environnement distribué, où la surveillance peut être limitée. Voici quelques méthodes que nous avons utilisées au fil des ans et qui ont fonctionné pour notre équipe :

1. Responsabilité personnelle : demandez à votre équipe de fixer des récompenses personnelles pour atteindre des objectifs, comme s’offrir quelque chose d’agréable (comme un souper avec un ami). À l’inverse, s’ils manquent une date limite, ils devraient avoir un plan pour se rattraper sans se surcharger.
2. Soutien par les pairs : Établir des partenariats de responsabilisation entre collègues. Des suivis réguliers peuvent garder tout le monde motivé et sur la bonne voie.
3. Supervision managériale : Planifiez des revues d’avancement régulières et établissez des objectifs ensemble. Cela fournit des conseils et une validation externe aux employés.
   

Dans les milieux de travail distribués, il est essentiel d’être proactif à propos de ces systèmes. Dans une entrevue avec Dropbox pour Remotely Curious, l’experte en concentration, la professeure Gloria Mark de l’Université de Californie à Irvine, a ajouté que les travailleurs à distance devraient se fixer des objectifs émotionnels (comment ils veulent se sentir au cours d’une journée donnée) et des objectifs de projet chaque jour pour rester responsables sur le plan personnel et professionnel. 

Votre équipe peut se poser des questions comme « Qu’est-ce que je veux accomplir? » et « Comment est-ce que je veux me sentir? » au début de leur journée. Le Dr Mark a déclaré : « Le simple fait de poser ces questions au début de la journée a aidé les gens à rester sur la bonne voie, car cela a mis les objectifs au premier plan et a aidé à diriger l’attention. »

9. Restez actif physiquement

Nous avons constaté que l’activité physique et l’exercice sont très efficaces pour nous garder motivés et concentrés tout au long de la journée. Non seulement ils nous permettent de nous sentir plus productifs et énergiques, mais ils constituent également un excellent moyen pour les équipes de tisser des liens autour de quelque chose de sain et d’amusant. Dans un bureau, vous pouvez vous déplacer naturellement d’une pièce à l’autre, mais lorsque vous travaillez à distance, il est difficile de trouver du temps pour une activité physique.

C’est pourquoi nous aimons planifier des réunions « Rencontre et mouvement », où nous encourageons les participants à bouger un peu pendant que nous discutons. Cela nous empêche d’effectuer plusieurs tâches en même temps, mais nous permet de faire de l’activité physique tout en travaillant.

Mais il y a quelques considérations à prendre en compte. Tout d’abord, vous devrez choisir une réunion qui convient à vos projets. Si vous faites une présentation ou utilisez des éléments visuels, il sera difficile de vous déplacer. Au lieu de cela, une rencontre plus informelle ou en tête-à-tête pourrait être une meilleure solution.

Il est également recommandé de prévoir un itinéraire vers un endroit calme, comme un parc paisible plutôt que le trottoir d’une rue animée, pour éviter le bruit de fond. Vous pouvez même vous promener dans votre propre maison pour plus de calme et de confort. Peu importe comment vous le faites, un peu d’exercice peut avoir de sérieux avantages : une étude a révélé qu’une seule heure d’exercice par semaine peut améliorer la santé physique et le rendement au travail.

Bien que les semaines du bien-être n’aient lieu qu’une fois par année, les séances peuvent aider les Dropboxers à intégrer l’activité physique de façon plus régulière dans leur vie. Voici quelques-unes de nos façons préférées de rester en mouvement toute l’année : 

• Réunions en marchant : Transformez un appel Zoom en réunion en marchant pour bouger pendant que vous discutez.

• Postes de travail actifs : pensez à utiliser un bureau debout ou un tapis roulant sous le bureau. Dropbox, par exemple, encourage les configurations de bureau actives et aide à couvrir les coûts avec notre allocation Avantages.

• Promenades quotidiennes : Si votre équipe travaille de la maison, vous pouvez l’encourager à faire une marche pour commencer et terminer sa journée, en simulant un trajet domicile-travail.

• Commencez un cours : encouragez les membres de votre équipe à s’inscrire à un cours de conditionnement physique en milieu de journée et à ajouter un peu de mouvement à leurs journées.

Pour aider notre équipe à tirer le maximum de son temps d’activité physique, nous l’encourageons à le planifier en fonction de son niveau d’énergie quotidien. Les membres de l’équipe qui trouvent l’activité physique énergisante peuvent la faire avant de commencer leur travail en profondeur. Ceux qui trouvent cela épuisant devraient peut-être le programmer après avoir terminé leur travail le plus lourd. 

Nous avons créé un exercice intitulé « Gérez vos niveaux d’énergie » dans le cadre de notre trousse de bien-être pour aider les gens à déterminer ce qui leur convient le mieux. Vous et votre équipe pouvez l’utiliser pour identifier les heures pendant lesquelles vous ressentez une énergie particulièrement élevée ou faible et les tâches qui rechargent ou épuisent vos niveaux d’énergie. Munie de ces informations, votre équipe peut concevoir ses journées en fonction de ses niveaux d’énergie pour s’assurer qu’elle effectue ses tâches les plus complexes lorsqu’elle a l’énergie nécessaire pour les gérer.

10. Évaluez-vous régulièrement

Chez Dropbox, on aime évaluer notre productivité en examinant nos calendriers et en analysant comment on passe notre temps. Nous marquons les réunions et les tâches en rouge, jaune ou vert pour indiquer s’il s’agit d’une mauvaise, moyenne ou bonne utilisation de notre temps. Nous utilisons ensuite ces renseignements pour évaluer comment nous pourrions être plus productifs. Cela aide nos équipes à rester sur la bonne voie et à s’assurer qu’elles utilisent leur temps aussi efficacement que possible.

Une autre excellente astuce pour améliorer votre productivité consiste à identifier le moment où vous êtes dans un état de concentration optimale, caractérisé par une concentration et une efficacité profondes, et à évaluer les conditions qui vous ont aidé à y parvenir. Cela peut être un peu difficile à faire, mais une étude montre qu’il peut être plus facile d’atteindre un état de concentration optimale, si vous minimisez les distractions et établissez des objectifs clairs. 

Vous pourriez même mettre votre équipe au défi de noter quelles conditions et quels objectifs les ont aidés à atteindre leurs états de flux au cours de la semaine dernière. Ensuite, organisez une réunion où vous pourrez faire une activité de consolidation d’équipe révélant les différences et les similitudes quant à la façon dont chaque membre atteint une concentration maximale.

La productivité à distance varie d’une personne à l’autre

Aider votre équipe à atteindre une productivité maximale sur des sites dispersés peut paraître différent au niveau individuel, et nous savons que c’est le cas pour notre équipe. C’est pourquoi vous devez apprendre à connaître votre équipe et lui fournir une grande variété de stratégies pour voir ce qui fonctionne le mieux pour chaque personne.

La plupart de ces conseils visent à aider votre équipe à atteindre et à maintenir sa concentration, mais comme vous pouvez le constater, ce ne sont pas les seuls moyens de contribuer à un travail efficace. 

Pour plus de conseils sur l’amélioration de la productivité et de l’impact, écoutez notre balado Remotely Curious : Focus, avec l’experte en concentration, la professeure Gloria Mark.