Nous avons tous déjà vécu cette situation : chercher désespérément un document ou un fichier numérique. Vous cherchez peut-être une déclaration de revenus, une photo prise lors d’un voyage en Crète ou un PDF d’un contrat que vous avez signé. Le fichier est là, stocké de manière sécurisée avec la protection par mot de passe de pointe et la protection contre les sinistres de Dropbox. Mais où exactement? Quel nom lui avez-vous donné?
Avec l’ajout d’étiquette, retrouver un fichier spécifique est aussi simple que de le télécharger. En suivant quelques étapes simples, vous pouvez vous assurer que votre monde numérique reste organisé et facilement accessible. Voici quelques-unes des meilleures manières d’organiser vos fichiers en utilisant des étiquettes pour faciliter la recherche de documents importants, mais aussi de photos, et plus encore.

Ajoutez une touche personnelle
Une seule étiquette peut grandement vous aider. Un système d’ajout d’étiquette bien pensé vous conférera une puissance extraordinaire.
Ajoutez vos étiquettes de manière réfléchie. Posez-vous la question : « Où vais-je ajouter une étiquette et pourquoi? » Si vous cherchez une maison ou si vous y pensez, créez l’étiquette « #maison » pour tous vos documents connexes, tels que les états financiers, les relevés bancaires, les feuilles de calcul et les préapprobations hypothécaires. Pour retrouver facilement vos déclarations de revenus, vous pouvez y ajouter l’étiquette « #déclaration_impôts ». Vous pourrez aussi les retrouver rapidement par année, comme celle de 2024. Ajoutez des étiquettes à chaque photo, en indiquant le lieu, l’année et les personnes présentes. Vous pouvez également ajouter les mêmes étiquettes au dossier de l’album photos pour le retrouver rapidement. (N’oubliez pas d’ajouter l’étiquette « #repas_délicieux » à vos photos de plats.)
Vous pouvez créer votre système d’ajout d’étiquette selon vos préférences. Un seul fichier peut contenir jusqu’à 20 étiquettes, vous laissant libre cours à votre imagination pour choisir et concevoir votre propre système. Gardez à l’esprit que, lors de la conception de votre système d’ajout d’étiquette, il est plus judicieux d’être ordonné et logique plutôt que fantaisiste et chaotique. En réalité, un système d’ajout d’étiquette ne fonctionne bien que s’il est utilisé correctement.
Commencez à ajouter des étiquettes
Même si le processus d’ajout d’étiquette peut sembler complexe de prime abord, il est en réalité très simple. Connectez-vous simplement à votre compte Dropbox. Ensuite, cliquez sur la case située à gauche du fichier ou du dossier à étiqueter. Recherchez la case « Ajouter une étiquette » dans le panneau de droite, puis saisissez le texte de l’étiquette. Si vous voulez utiliser une nouvelle étiquette, créez-la. Si vous avez déjà créé l’étiquette, elle sera affichée. N’oubliez pas que chaque étiquette doit comporter moins de 32 caractères, être composée uniquement de lettres, de chiffres et de tirets de soulignement. Pour supprimer une étiquette, il suffit de cliquer sur la case à cocher, puis de prendre note de la liste des étiquettes sous l’aperçu du fichier, et enfin de cliquer sur la croix pour effacer les étiquettes inutiles.
Si vous travaillez avec Dropbox Professional ou utilisez un forfait d’équipe, vous avez la possibilité de configurer des dossiers qui attribuent automatiquement une ou plusieurs étiquettes à chaque nouveau fichier ajouté. Au lieu d’ajouter une étiquette à chaque photo ou vidéo de vacances, créez simplement un dossier intitulé « #VoyageFloride2025 » et ajoutez-y les étiquettes « #Voyage_Floride » et « #2025 ». Ces deux étiquettes seront automatiquement ajoutées à tous les fichiers que vous ajouterez à ce dossier.
Trouvez votre contenu plus rapidement
Vous pouvez ainsi créer un système d’ajout d’étiquette raffiné et sophistiqué. Vos fichiers, dossiers, images et documents sont stockés dans votre compte Dropbox et accessibles en tout temps.
Comment utiliser le système d’ajout d’étiquette pour trouver facilement vos fichiers? C’est très simple : utilisez les étiquettes pour rechercher vos fichiers. Si vous saisissez un mot ou une expression dans la barre de recherche en haut de l’écran, une liste des étiquettes correspondantes s’affichera. Cliquez sur une étiquette et votre liste s’affichera avec tous les éléments portant cette étiquette. Vous pouvez également rechercher plusieurs étiquettes en même temps pour affiner vos résultats. Si l’étiquette « #2024 » génère un grand nombre de résultats, pensez à ajouter d’autres étiquettes à vos recherches, comme « #saut_falaise » ou « #remboursement_impôts », pour affiner vos résultats ou options.
Le monde qui nous entoure est complexe. Un système d’ajout d’étiquettes intelligent et efficace peut toutefois vous aider à mettre de l’ordre et à retrouver rapidement un fichier, que ce soit pour vos propres besoins ou pour ceux de vos proches. Évitez de perdre du temps à chercher cette vidéo de Paris ou ce formulaire W-2 datant de cinq ans. Ajoutez-y une étiquette une seule fois, puis retrouvez-le facilement lorsque vous en aurez besoin.