Comment accélérer votre processus d’intégration des nouveaux employés

Lors de l’embauche de nouveaux membres de l’équipe, un programme d’intégration fluide et efficace peut faire toute la différence dans l’expérience des employés. En fait, une étude menée par BambooHR a révélé que 89 % des employés affirment qu’un processus d’intégration efficace les a aidés à se sentir très engagés au travail. De plus, ces employés sont 30 fois plus susceptibles de ressentir une satisfaction globale au travail, comparativement aux employés qui ont estimé avoir eu une expérience d’intégration inefficace.

Malheureusement, l’intégration n’est pas une expérience positive pour tous. D’après une enquête réalisée par Paychex, les employés des petites entreprises (66 %) et les télétravailleurs (63 %) estiment ne pas avoir été suffisamment formés dans le cadre de leur intégration. En outre, près d’un tiers des employés trouvent que le processus d’intégration manque de clarté.

L’intégration traditionnelle des documents papier dans les ressources humaines (RH) est une tâche fastidieuse pour les professionnels des RH et peu efficace pour les télétravailleurs. Afin d’accélérer le processus et d’améliorer l’expérience de tout le monde, il est recommandé d’intégrer de nouveaux outils automatisés intelligents dans vos processus.

Dans cet article, nous passerons en revue les différentes étapes d’intégration des employés et les principaux obstacles auxquels font face les RH tout au long du processus. Nous verrons également comment vous pouvez améliorer l’intégration pour vous et vos nouvelles recrues grâce à des outils qui offrent une réelle économie de temps.

En quoi consiste le processus d’intégration des employés pour le service des RH?

L’intégration consiste à accompagner un nouvel employé au cours de ses premiers jours au sein de l’entreprise. Elle permet à ce dernier de se familiariser avec son nouveau lieu de travail, son rôle et ce qu’on attend de lui dans le cadre de son nouveau poste.

Il s’agit d’un processus clé qui permet d’intégrer les nouvelles recrues et de les guider dans la découverte des membres de l’équipe et de la culture de l’entreprise.

Pourquoi l’intégration des nouveaux employés est-elle importante?

Selon une étude menée par Brandon Hall Group, les entreprises qui ont un processus d’intégration solide améliorent la rétention de leurs nouveaux employés de 82 % et leur productivité de plus de 70 %.

Un processus d’intégration adapté permet de cadrer les attentes en matière d’expérience des nouveaux arrivants afin qu’ils se sentent les bienvenus. Il devrait les aider à trouver plus rapidement leur place, à créer des liens avec leurs nouveaux collègues et à s’investir pleinement dans leur nouvelle mission.

Quelles sont les étapes du processus d’intégration?

Le processus d’intégration des nouveaux employés diffère d’une entreprise à l’autre. Cependant, il se déroule généralement selon les cinq étapes suivantes :

1. L’étape de recrutement : la préintégration

Souvent considérés comme deux processus distincts, le recrutement et l’intégration sont pourtant étroitement liés. D’une certaine manière, l’intégration commence au tout début du processus de recrutement, en laissant une bonne impression aux candidats grâce à des descriptions de poste claires et des entretiens de qualité.

La période entre l’envoi de la promesse d’embauche et le premier jour du nouvel employé correspond à la période de « préintégration ». Au cours de cette étape, vous restez à la disposition du nouvel employé afin de répondre à toutes les questions qu’il peut se poser et de vous assurer qu’il a tout ce dont il a besoin avant son arrivée en poste.

2. Une semaine avant son arrivée en poste

Quelques jours avant son arrivée, vous envoyez au nouvel employé les documents importants, les politiques de l’entreprise et les formulaires à remplir; vous préparez le matériel dont il a besoin ainsi que ses modalités d’accès.

À ce stade :

• vous lui envoyez les documents et les documents pertinents, tels que les contrats à signer et les guides pour les employés;

• vous envoyez le matériel nécessaire, par exemple un ordinateur portable, et peaufinez la configuration des ressources comme le compte de messagerie professionnelle et les accès au réseau;

• vous vérifiez l’exactitude des informations personnelles de l’employé afin de les ajouter à vos systèmes internes;

• vous programmez des réunions de présentation et votre appel d’intégration pour le premier jour;

• vous envoyez un courriel de bienvenue avec les informations importantes à connaître, notamment les indications pour accéder aux locaux s’il s’agit d’un poste sur le site.

3. Le premier jour

Quel que soit son niveau d’expérience, le premier jour dans une nouvelle entreprise peut être éprouvant, notamment en ce qui a trait à la quantité d’informations à assimiler en très peu de temps.

Cependant, les nouveaux arrivants sont plus susceptibles de se souvenir de ce qu’ils ont ressenti le premier jour plutôt que de ce qu’ils ont appris. Pour les télétravailleurs, enchaîner les réunions virtuelles le premier jour peut générer un sentiment de saturation de Zoom et donc ne pas laisser une très bonne première impression. À vous de faire en sorte que leur premier jour soit une expérience agréable pour eux et qu’ils se sentent à l’aise.

Le rôle des RH ici est d’accueillir le nouvel employé virtuellement ou en personne lors d’une réunion d’intégration et de s’assurer qu’il dispose de tout ce dont il a besoin. Vous pouvez ensuite les présenter à leur équipe immédiate, les orienter vers toute formation requise et les aider dans les aspects pratiques comme le téléversement d’une photo de profil pour leurs applications de communication, comme Slack.

4. La première semaine

Après le premier jour, le rôle du service des RH est plus subtil. Vous restez généralement en contact avec le responsable du nouvel employé afin de vérifier que l’horaire de ce dernier n’est pas trop chargé pendant sa première semaine et qu’il a accès à tous les outils ou logiciels nécessaires au poste qu’il occupe. Vous pouvez programmer des réunions avec d’autres équipes de l’entreprise afin de lui expliquer le fonctionnement de chaque service.

Vous pouvez également encourager le nouvel employé à faire régulièrement le point avec son responsable ou à demander des entretiens individuels, et vous assurer qu’il s’intègre bien dans l’entreprise.

5. Les trois à six premiers mois

Au cours de cette période, l’objectif du service des RH et du responsable hiérarchique du nouvel employé est de s’assurer que ses attentes et la réalité de l’entreprise sont compatibles.

Vous pouvez discuter avec son responsable de ses progrès, des domaines dans lesquels il pense avoir besoin d’une formation supplémentaire, des soucis qu’il peut rencontrer, de ses ambitions ou objectifs de carrière, et de son ressenti quant à l’expérience d’intégration. Dans un second temps, en collaboration avec son responsable, vous pouvez fournir des commentaires au nouvel employé afin de lui expliquer et de confirmer avec lui ce qui peut être mis en place par chaque partie pour qu’il devienne un membre à part entière de l’entreprise.

Difficultés courantes rencontrées lors du processus d’intégration

Voici quelques exemples de difficultés auxquelles font souvent face les équipes de RH :

• Absence de préintégration : les nouveaux employés ne sont pas bien préparés et se sentent dépassés dès leur premier jour.
• Non prise en compte des commentaires : les employés ont le sentiment de ne pas être écoutés ni valorisés.
• Les informations de mauvaise qualité ou inexactes peuvent désorienter ou frustrer les nouveaux employés.
• Des descriptions de poste trompeuses et des attentes peu claires : les nouveaux employés se sentent perdus ou ne comprennent pas bien leur rôle dans l’entreprise.
• Absence de familiarisation avec le bon logiciel : le nouvel employé ne peut donc pas travailler efficacement.
• Trop d’informations en très peu de temps : le nouvel employé est surchargé de documents à lire.
• Absence de présentations et d’activités de cohésion d’équipe : les nouveaux employés se sentent isolés et ne créent pas de lien avec leurs collègues.

Tous ces facteurs peuvent contribuer à une expérience d’intégration négative et nuire à l’engagement et à la motivation de l’employé.

Il est essentiel que les entreprises investissent du temps et des ressources pour créer un processus d’intégration complet et efficace afin de donner à leurs nouveaux employés les meilleures chances de réussir. Ces derniers pourront alors se familiariser en douceur avec leurs nouvelles missions dans un environnement de travail positif et productif.

Comment accélérer le processus d’intégration

Nous avons présenté le processus d’intégration ainsi que les différentes personnes et ressources concernées. Mais comment l’optimiser lorsque cela prend trop de temps?

Dropbox propose une suite d’outils qui aident les professionnels des RH à accélérer l’intégration des nouvelles recrues. Ils peuvent notamment :

• personnaliser les documents et les modèles avec les logos, les polices d’écriture et les couleurs de l’entreprise pour garder une identité de marque cohérente sur tous les documents d’intégration;

• Gérez les documents importants en suivant les vues, les transferts et les téléchargements avec DocSend

• Améliorez les délais d’exécution et automatisez les processus de travail grâce au suivi des informations et aux rappels intégrés à l’aide de Dropbox Sign

• connaître l’avancement du processus grâce au suivi de l’activité des fichiers et aux notifications de commentaires;

• instaurer un climat de confiance auprès des employés et des candidats en protégeant les informations sensibles en tout temps.

Utilisées dans le cadre de votre processus RH, ces fonctionnalités vous font gagner un temps précieux afin que vous puissiez créer des relations solides avec vos nouveaux collaborateurs.

Faciliter l’intégration des nouveaux employés

Dropbox fournit aux équipes RH un ensemble complet d’outils et de ressources pour optimiser le processus d’intégration des nouvelles recrues.

Grâce à des fonctionnalités, telles que des processus de travail automatisés, des modèles personnalisables et des capacités de partage de fichiers sécurisés, les professionnels des RH peuvent facilement collaborer avec les gestionnaires d’embauche et assurer une transition en douceur pour les nouvelles recrues.

Les outils d’intégration de Dropbox leur font gagner du temps, réduisent la charge administrative et proposent une expérience positive dès leur arrivée dans l’entreprise.