Maîtriser la communication interpersonnelle et intrapersonnelle en télétravail

La communication intrapersonnelle, c’est-à-dire la façon dont nous nous percevons et percevons notre travail, façonne notre dialogue interne et nos interactions avec les autres. De même, la communication interpersonnelle, c’est-à-dire la façon dont nous échangeons avec les autres, peut avoir un impact significatif sur notre relation avec ces personnes et sur la façon dont nous collaborons. Le travail à distance peut compliquer la gestion des pensées négatives et le maintien d’une communication claire et positive. Pourtant, tous deux sont essentiels au bien-être et à la productivité de l’équipe. 

Dans cet article, nous vous proposerons des stratégies et des exercices pratiques pour améliorer la communication interpersonnelle et intrapersonnelle au sein de votre équipe. Ces stratégies favorisent un environnement de travail plus sain où les membres de l’équipe se sentent en confiance, soutenus et connectés.

Communication intrapersonnelle et communication interpersonnelle

La communication intrapersonnelle est le dialogue interne qui façonne nos pensées et nos actions. Elle agit comme une voix dans notre tête dont nous ne sommes pas toujours conscients. Avoir une image de soi positive peut améliorer ce dialogue intérieur, en renforçant la créativité, la concentration et les capacités de prise de décision.

Cependant, le cerveau n’est pas toujours rationnel et, malgré des efforts de développement personnel, des insécurités peuvent toujours subsister. Si elles ne sont pas contrôlées, les pensées négatives peuvent nuire au moral et entraver à la prise de décision.

La communication interpersonnelle, quant à elle, fait référence au dialogue externe entre les personnes. Elle implique d’échanger des informations, des idées et des sentiments. Elle désigne la manière dont nous interagissons avec les autres par le biais de conversations, du langage corporel et des signaux sociaux. Elle influence la façon dont nous percevons le monde et interagissons avec lui, et nous aide à établir des relations avec les autres.

Ensemble, ces deux formes de communication influent sur la dynamique de l’équipe.

Lorsque la communication interpersonnelle est interrompue, cela peut conduire à un discours intérieur négatif, comme une réflexion excessive sur le ton de quelqu’un, une remise en question des intentions ou une perte de temps à essayer d’interpréter des messages peu clairs. De la même manière, si notre dialogue intérieur est négatif, nous sommes plus susceptibles de mal interpréter les commentaires des autres et de les voir comme des critiques, ce qui peut générer des malentendus et des tensions dans les relations.

C’est pourquoi il est essentiel d’aider votre équipe à développer ces deux compétences en communication. Examinons quelques exemples de communication interpersonnelle et intrapersonnelle positive et négative.

Exemples de communication intrapersonnelle

Nous vivons tous la communication intrapersonnelle d’une façon unique, façonnée par nos expériences et notre interprétation des situations. Cependant, des modèles communs apparaissent souvent.

Communication intrapersonnelle positive :

• Visualiser le succès : “Je sais ce que je fais, je vais y arriver.”
• Affirmer ses capacités : “J’ai déjà géré des tâches difficiles, je peux le faire !”

Communication intrapersonnelle négative :

• Douter de soi : “Pourquoi est-ce que j’ai fait ça ? Qu’est-ce qui m’a pris ?”
• Éviter les défis : “Je ne peux pas gérer cette tâche, c’est trop.”

Reconnaître ces pensées peut nous aider à comprendre leur impact sur notre style de communication dans des contextes personnels et professionnels.

Exemples de communication interpersonnelle

Dans les environnements virtuels, la manière dont nous communiquons avec nos collègues est importante. Le texte et la ponctuation véhiculent le ton, c’est pourquoi de petits détails peuvent faire une grande différence.

Communication interpersonnelle forte :

• Offrir un feedback constructif : “La présentation était super ! La prochaine fois, nous pourrions ajouter une diapositive sur les indicateurs clés.”
• Fournir des instructions claires : “Ce sont d’excellentes idées ! Envisageons d’ajouter les tendances des ventes du dernier trimestre pour plus de contexte.”

Communication interpersonnelle non constructive :

• Interrompre un appel : “Attendez, non, faisons-le à ma façon.”
• Répondre de façon passive-agressive : “Bien sûr, si vous pensez que c’est la meilleure idée…”

Le risque de mauvaise communication dans un environnement virtuel est plus élevé que dans les lieux de travail traditionnels, étant donné l’absence d’interactions régulières en face à face. C’est pourquoi il est impératif d’adopter des pratiques et des outils pour permettre aux équipes à distance de reconnaître et de contrer ces schémas parasites dans leurs routines quotidiennes.

Comment améliorer votre propre communication intrapersonnelle

Travailler à distance est une compétence et, comme toute autre compétence, il faut du temps et de la pratique pour la maîtriser. Un élément clé pour la perfectionner consiste à reconnaître vos propres habitudes de communication intrapersonnelle et la manière dont elles se manifestent lorsque vous travaillez au sein de votre équipe.

Avoir une communication intrapersonnelle et un dialogue intérieur négatifs peut transformer des répétitions mentales normales en une anticipation des pires scénarios. Cela peut conduire à des pratiques néfastes, comme une tendance excessive à s’excuser ou une réticence à s’exprimer. Dans le travail à distance, le sentiment d’isolement peut parfois amplifier les pensées négatives sans la distraction des interactions en personne.

Ci-dessous, nous avons décrit des exercices et des cadres pour vous aider à transformer votre dialogue interne en une source de créativité et de soutien.

Utiliser l’exercice “réécrire les pensées parasites” 

Une compétence clé pour maîtriser la communication intrapersonnelle est d’apprendre à repérer quand les pensées négatives surgissent et à comprendre d’où elles viennent.

Pour vous aider à comprendre cela, essayez d’utiliser notre exercice “réécrire les pensées parasites”. Nous avons conçu cette feuille de travail pour aider chacun à identifier, évaluer et modifier les pensées qui pourraient affecter ses propres actions et décisions.

Voici comment vous pouvez l’utiliser :

1. Passez en revue les “styles de pensée courants” : après une discussion ou à la fin d’une réunion de groupe, prenez le temps de consulter le “guide des styles de pensée”. Notez votre réponse aux questions “Le style de pensée le plus parasite que j’utilise le plus souvent est ____” et “J’arrive mieux à recadrer les pensées parasites lorsque ____”.

2. Utilisez la “feuille de travail de suivi des pensées” : quelques jours après avoir déterminé votre style de pensée, notez chaque pensée que vous vous souvenez avoir eue au cours de la journée sur votre “feuille de travail de suivi des pensées”. Plus précisément, réfléchissez à la façon dont cette pensée a affecté vos actions dans cette situation, ou à ce qui s’est passé ensuite. 

3. Maintenant, essayez de “réécrire” vos pensées : relisez vos notes et sélectionnez deux pensées que vous considérez comme “parasites”. Écrivez sur votre feuille de travail pourquoi cette pensée pourrait être vraie. Par exemple, un employé qui se demande “Est-ce que je reste suffisamment productif ?” pourrait citer des jours où il n’a pas accompli tout ce qu’il avait prévu pour justifier son discours intérieur négatif.

4. Laissez-vous guider pour “recadrer” vos pensées : utilisez les informations que vous avez recueillies pour réécrire la pensée parasite initiale. Par exemple, “Est-ce que je reste suffisamment productif ?” pourrait devenir “Je fais des progrès constants et j’apprends à mieux prioriser chaque jour”. 

Bien que cet exercice soit utile, il est important de garder à l’esprit que le travail ne s’arrête pas là. Il faut déployer des efforts continus pour voir un réel changement. Essayez de consacrer 20 petites minutes dans votre emploi du temps une fois par semaine à cette introspection. Cela aide à développer l’habitude de transformer les anciens schémas de pensée et d’en reconfigurer de nouveaux. 

Pratiquer de nouvelles façons de “changer de perspective” 

Une autre façon de réduire l’impact des schémas de pensée parasites est de modifier vos habitudes pour adopter celles qui favorisent une communication intrapersonnelle positive. Cet exercice permet de remplacer le discours intérieur négatif par des messages affirmatifs et encourageants qui renforcent vos capacités, votre valeur et votre potentiel de réussite.

Vous pouvez le décomposer en trois parties : 

1. Apprenez à désapprendre : commencez par faire un “grand nettoyage mental” pour réfléchir à la manière dont vos pensées, habitudes et valeurs actuelles peuvent avoir un impact sur votre communication intrapersonnelle. Pour cela, utilisez notre guide “Fiche pratique pour apprendre à désapprendre”.

2. Changez de perspective : ensuite, parlez-vous comme vous le feriez avec un ami. Utilisez vos habitudes et vos pensées de l’exercice précédent comme exemples et réfléchissez à ce que vous ressentiriez si vous parliez à un ami comme vous vous parlez à vous-même.

Participer à des activités de team building axées sur la pleine conscience

Quant à la communication intrapersonnelle au niveau de la mentalité d’équipe, un excellent moyen de remonter le moral d’une équipe est de pratiquer un simple exercice de gratitude, comme la création d’un “tableau de gratitude” en groupe. En encourageant les équipes à partager et à entendre les commentaires positifs de leurs collègues, nous pouvons mieux intérioriser cette positivité et la refléter dans notre propre communication intrapersonnelle. Partager des moments de gratitude peut aider dans ce processus, éliminer toute négativité qui aurait pu s’accumuler et favoriser des conversations positives au sein de notre équipe.

Voici comment cela fonctionne :

1. En équipe, “laisser un commentaire” : nous utilisons Miro pour configurer notre tableau de gratitude et demandons aux membres de l’équipe de laisser un commentaire chaque fois qu’ils se sentent reconnaissants envers quelqu’un de l’équipe tout au long de la semaine. Par exemple, si quelqu’un les a aidés dans un projet, ils peuvent ajouter une note de remerciement et une petite anecdote à ce sujet.

2. Lire et partager : nous lisons les commentaires du tableau au début des réunions ou chaque fois que cela nous semble opportun. Cela permet de conserver un sentiment de gratitude et de reconnaissance positive. Les membres de l’équipe peuvent consulter le tableau à tout moment s’ils ont besoin d’un petit coup de boost, en particulier lorsqu’ils travaillent de manière asynchrone.

Créer un espace dans lequel nous pouvons aborder avec transparence et honnêteté les défis auxquels nous sommes confrontés dans notre propre communication intrapersonnelle nous permet de créer des liens plus profonds, en particulier dans le travail à distance. Grâce à ce dialogue ouvert, nous pouvons également partager la façon dont nous utilisons les rituels et les outils quotidiens pour améliorer cette communication.

Comme nous le discutons dans notre podcast Remotely Curious “Not Okay”, nous sommes tous des êtres sociaux et nous apprenons les uns des autres. 

Comment aider votre équipe à développer une communication interpersonnelle plus forte

Lorsqu’il s’agit d’aider les équipes dans leur communication interpersonnelle, la première étape consiste à établir une culture de confiance entre les membres de l’équipe. La confiance donne le ton et influence la manière dont les messages sont reçus. Lorsqu’il y a de la confiance, une équipe se sent suffisamment bien pour s’exprimer, poser des questions et partager des idées ouvertement. Toutefois, apprendre à connaître ses collègues et établir une culture de confiance au sein d’une équipe distribuée nécessite de la volonté. 

Chez Dropbox, Virtual First fonctionne bien pour nous car, au moment de la conception du modèle, nous avons reconnu la nécessité d’une connexion humaine pour aider à établir la confiance et à améliorer les relations. Ainsi, nous nous réunissons régulièrement en personne et concevons ces rassemblements autour d’objectifs clairs, qu’il s’agisse de renforcer l’esprit d’équipe, de finaliser une stratégie ou de travailler sur des livrables urgents.

Voici quelques façons d’améliorer les compétences en communication interpersonnelle de votre équipe :

Aidez votre équipe à apprendre à écrire de façon claire

Une bonne communication interpersonnelle sur le lieu de travail consiste à accomplir efficacement le travail ensemble. Dans un environnement virtuel, en dehors de Zoom, nous nous appuyons fortement sur les e-mails, le partage de documents et les messages Slack pour communiquer. Nos messages et nos intentions se retrouvent donc facilement noyés dans des fils de discussion et des lignes de texte sans fin.

Une solution consiste à organiser un atelier d’écriture ciblé basé sur notre boîte à outils Écrire de façon claire. Lors d’une prochaine réunion d’équipe, cet atelier peut être utilisé pour enseigner à votre équipe à simplifier le langage, à se concentrer sur les points clés et à structurer la communication pour éviter les malentendus.

Comment animer l’atelier :

1. Expliquez les cinq principales règles d’une bonne rédaction : enseignez à votre équipe les règles fondamentales d’une bonne rédaction concise, en vous concentrant sur les principes clés, comme mettre l’idée essentielle au premier plan au lieu de l’enterrer dans des détails inutiles, par exemple. Vous pouvez utiliser notre feuille de travail Rédaction : les bases dans Dropbox Paper pour présenter des exemples qui suivent ces règles ou non. Vous pourrez ainsi montrer exactement à quoi ressemble une communication interpersonnelle efficace.

2. Encouragez votre équipe à noter ses écrits : demandez aux membres de votre équipe de sélectionner les trois premiers e-mails de leur boîte d’envoi et de les évaluer. Demandez-leur d’utiliser la Feuille de score de rédaction pour évaluer la clarté, le ton et la structure. Pour garantir que ce processus soit sûr, permettez à chacun de garder ses évaluations individuelles privées, mais encouragez-les à garder une trace de leurs notes finales et à identifier les axes d’amélioration.

3. Expliquez comment réécrire pour plus de clarté : en tant que responsable de cet atelier, sélectionnez un exemple d’e-mail dans votre propre dossier d’envoi ou créez un exemple de texte. Partagez l’original, expliquez sa note sur la Feuille de score de rédaction et mettez en évidence les axes d’amélioration. Ensuite, guidez votre équipe pour procéder à une réécriture, en vous concentrant sur ces cinq principes : idée principale en premier, concision, voix active, décomposition des informations complexes et clarté. Montrez les versions avant et après pour illustrer comment de petites modifications peuvent améliorer la communication.

En enseignant et en pratiquant ces compétences, vous renforcez la communication interpersonnelle de votre équipe. Cet investissement dans la clarté de l’écriture contribue à ouvrir la voie à une collaboration plus efficace et à un environnement de travail plus soudé et plus confiant.

Soyez explicite sur les attentes en matière de savoir-vivre 

Dans un environnement de travail virtuel, des attentes claires en matière de savoir-vivre sont essentielles pour une communication interpersonnelle efficace. Comme nous l’avons évoqué dans notre épisode “Etiquette” du podcast Remotely Curious, la transition vers un modèle Virtual First chez Dropbox a nécessité de définir quand et comment nous collaborons. Sans de telles lignes directrices, des malentendus et des tensions peuvent survenir.

L’établissement de règles claires permet de maintenir le respect et la productivité dans le travail à distance, où les normes tacites appliquées en présentiel passent souvent à la trappe. Être explicite sur ces “règles invisibles” favorise une meilleure compréhension et des interactions plus fluides.

Quelques conseils pour y parvenir :

• Clarifiez les attentes en matière de réunion : la communication interpersonnelle repose sur des repères visuels, alors établissez des directives pour l’utilisation de la vidéo. Faites savoir à votre équipe quand les caméras doivent être allumées et quand il est acceptable de les garder éteintes. Encourager les arrière-plans virtuels peut également contribuer à créer une expérience cohérente et sans distraction, plus confortable pour tout le monde.

• Établissez un ordre du jour : sans ordre du jour clair, les réunions virtuelles peuvent facilement entraîner une désorganisation. Utilisez notre fiche Préparation de réunion pour diffuser un ordre du jour à l’avance et structurer la discussion. Pour garder le cap, commencez les réunions par des mises au point rapides ou fixez des moments pour les questions-réponses. Cette approche permet à chacun de se préparer et de savoir quand s’engager activement et quand écouter.

• Évitez les interruptions : pour mener des réunions efficaces, dites explicitement que vous souhaitez entendre le point de vue de chacun. Il est important de remettre les conversations sur la bonne voie, de manière professionnelle et polie, lorsque des interruptions surviennent. Cela garantit que toutes les voix sont entendues et renforce les relations au sein de l’équipe.

En définissant des attentes sur la manière de communiquer lors des réunions, vous permettez à votre équipe de gérer la communication virtuelle avec clarté et respect, ce qui améliore les relations interpersonnelles. Lorsque tout le monde comprend les règles d’engagement, les conversations sont plus équitables, chacun se sent valorisé et disposé à contribuer.

Aider votre équipe à transformer sa communication

La communication interpersonnelle et la communication intrapersonnelle ont toutes deux un impact sur la façon dont votre équipe perçoit son travail et les relations entre coéquipiers.

Si les membres de l’équipe ne se sentent pas à l’aise pour s’exprimer et que leurs styles de communication ne sont pas clairs, ils risquent de sombrer dans un discours intérieur négatif. De même, lorsque les membres d’une équipe se retrouvent coincés dans ce cycle sans avoir la possibilité de clarifier leurs pensées ou de demander de l’aide, cela peut se répercuter sur les interactions et affecter la dynamique de l’équipe.

Ces deux types de communication sont des compétences enseignables qui nécessitent de la pratique. Identifier un discours intérieur négatif ne suffit pas, et chercher à construire une bonne communication sans établir de directives claires a peu de chances de fonctionner.

Notre conseil ? Fournissez les bons outils et directives à votre équipe pour aider à créer un espace de communication transparent et utile, tant en interne qu’en externe. 

Vous souhaitez plus d’exercices et de cadres pour influencer positivement la dynamique de votre équipe distribuée ? Découvrez toute notre boîte à outils Virtual First.