Conseils d'organisation adaptés à votre personnalité

Les systèmes d’organisation et les outils de productivité ne sont pas universels. Certaines personnes aiment que les choses soient « juste comme ça », tandis que d’autres s’épanouissent dans le chaos. Pour trouver votre bonheur, nous avons élaboré des stratégies pour que chacun reste organisé et productif en fonction de six types de personnalité. De plus, ne vous sentez pas enfermé dans un seul type de personnalité. Même si vous êtes plutôt un désordonné assumé, certaines recommandations minimalistes fonctionneront probablement aussi pour vous!

Le multitâche

Aimez-vous jongler entre vos projets? Votre fenêtre de navigateur a-t-elle plus de 46 onglets ouverts en ce moment? Vous êtes peut-être un multitâche. Même si vous aimez jongler, il y a toujours un risque que quelque chose passe entre les mailles du filet. 

Stratégie :

Utilisez les listes de tâches dans Dropbox Paper pour rester informés de vos différents processus de travail. Les listes de tâches sont particulièrement utiles lorsque vous travaillez avec une équipe ou que vous la gérez. 

Comment créer une liste de tâches dans Dropbox Paper :

Une fois que vous avez créé un document dans Dropbox Paper, trouvez le bouton de liste de contrôle dans la barre d'outils au bas de votre écran. Pour commencer votre liste de choses à faire dans votre nouveau document Paper :

• Ajoutez votre tâche à la liste de tâches.

• Attribuez-la à un collègue ou à vous-même à l’aide de la fonctionnalité @mention.

• Fixez une date d’échéance.

Le minimaliste

Une chaise. Un bureau. Un ordinateur portable. Rien d'autre. Le minimaliste ignore les éléments non essentiels pour se concentrer sur la productivité et la paix.

Stratégie :

Faites en sorte que votre Dropbox reflète votre style de vie. Archivez les documents encombrants et gardez seulement les documents essentiels à portée de la main.

Comment organiser les archives :

Travailler sur un projet pour des clients, trier des photos ou stocker des documents importants crée beaucoup d'encombrement numérique. Au lieu de tout avoir dans un seul emplacement partagé, séparez votre Dropbox en dossiers « Travail » et « Archives ». De cette façon, vous pouvez vous assurer d’avoir toujours accès à vos fichiers sans avoir à tous les voir. Stockez de grandes quantités de photos ou de vidéos non triées dans le dossier « Archives » avant de choisir ce que vous voulez déplacer vers le dossier « Travail ». Ou stockez les versions inutilisées des projets dans les archives auxquelles vous pourrez accéder plus tard pour les retravailler à d'autres fins.

Le fonceur

ON NE VIT QU’UNE FOIS! Lorsque vous avez un but, rien ne vous empêchera de l’atteindre. Faire avancer les choses et les faire correctement, c'est le but du jeu.

Stratégie :

Puisque vous maîtrisez déjà tout, gagnez du temps en créant des dossiers partagés collaboratifs pour que tout le monde reste organisé.

Créer des dossiers collaboratifs partagés :

Pensez au partage d'un dossier comme au partage de votre espace de travail, mais sans vous gêner mutuellement. Tout d'abord, organisez tout comme vous le voulez, avec tous vos fichiers de projet dans un seul endroit central. Ensuite, lorsque vous le partagez, n'importe quel membre du dossier peut apporter des modifications directement, ce qui permet à chacun de gagner du temps et d'encourager la collaboration.

Procrastinateur

Il est 3 heures du matin et vous êtes en train de lire cet article que votre ami vous a envoyé il y a un mois. Mieux vaut tard que jamais. Ça se fait toujours, mais habituellement juste avant la date limite. 

Stratégie :

De toute façon, vous attendrez à la dernière minute, ça ne sert à rien d'essayer de changer cela. Au lieu de cela, faites en sorte que cette dernière minute compte en optimisant votre productivité. 

Utilisez des outils de productivité :

La suite d'outils de productivité de Dropbox vous permet d'en faire plus en moins de temps. Utilisez Dropbox Paper pour créer et gérer des documents collaboratifs. Faites des changements, attribuez des tâches, donnez votre avis et bien plus encore en temps réel et à votre rythme. Utilisez Dropbox Sign pour gérer légalement et instantanément tous vos besoins de signature de documents. Il n’est pas nécessaire de courir frénétiquement au bureau de poste pour envoyer un document d’intégration. Et enfin, utilisez l'application mobile Dropbox pour numériser des documents, capturer des images et laisser des commentaires lors de vos déplacements. Il n'y a aucune raison pour laquelle vous ne pouvez pas commenter un montage vidéo pendant que vous faites la queue à l'épicerie.

Le perfectionniste

Zéro courriel non lu. Le bureau de l'ordinateur est propre. Tout est à sa place, et vous l'aimez comme ça : parfait.

Stratégie :

Lorsque vous organisez tout avec une structure réfléchie, le contenu est plus facile à trouver quand vous en avez besoin.

Structure d’appellation précise des dossiers :

Créez une convention d’appellation de dossier cohérente et bien pensée et respectez-la. Pour la plupart des processus de travail, un bon point de départ est d'avoir des dossiers principaux répartis par année, contenant des sous-dossiers par mois. Ajoutez-y d’autres sous-dossiers avec le nom des clients et le titre de leurs projets spécifiques. De cette façon, dans quelques années, vous pourrez toujours trouver du contenu spécifique rapidement et efficacement.

Le désordonné assumé

36 789 courriels non lus. Vous avez de bonnes idées et vous êtes un travailleur acharné, mais… vous pourriez avoir besoin d’un peu d’aide parfois. Semblable au multitâche, mais le chaos a tendance à prendre le dessus. 

Stratégie :

Automatisez le plus possible. Laissez Dropbox s'occuper des tâches répétitives afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel.

Dossiers automatisés et pellicule :

L'automatisation Dropbox vous permet de créer des dossiers qui exécutent automatiquement des tâches spécifiques sur les fichiers que vous y ajoutez. Le dossier renommera, triera, balisera ou convertira tout fichier ajouté. Une autre tâche automatisée que vous pouvez laisser gérer Dropbox est celle de téléversements de l’appareil photo. Une fois cette option activée, vos photos sont automatiquement ajoutées dans le nuage lorsque vous connectez votre appareil photo, votre carte SD, votre téléphone intelligent ou votre tablette. Vous pouvez configurer la fonction de téléversements de l'appareil photo pour renommer automatiquement les fichiers en aaaa-mm-jj hh.mm.ss.jpg lors de la copie sur Dropbox, afin d’éviter un désordre énorme et ingérable lorsque vous faites des sélections.

Maintenant, organisez-vous!

Je m’adresse à vous, le procrastinateur. Lire comment Dropbox peut vous aider à vous organiser est une chose, mais maintenant vous devez commencer. Commencez par introduire lentement la stratégie adaptée à votre type de personnalité, un outil à la fois. Une fois que vous aurez vu à quel point ça vous facilite la vie, vous voudrez probablement aussi découvrir les autres stratégies. Maintenant, arrêtez d’y penser et commencez à vous organiser!