Qu’est-ce que la méthode PERT?

Historique de la méthode PERT (Évaluation du programme et technique d’examen)

L’acronyme PERT signifie « Évaluation du programme et technique d’examen » (Program Evaluation and Review Technique, en anglais). Il est un programme utilisé par diverses organisations depuis plus de 50 ans. Développée à l’origine en 1958 pour être utilisée par le Bureau des projets spéciaux de la marine américaine, la méthode PERT est un système de gestion de projet conçu pour aider à la planification de projets de grande envergure et complexes. En commençant par une évaluation globale du programme, elle favorise une analyse approfondie de chaque projet avant sa mise en route. Cette méthode a été utilisée pour la conception du missile Polaris ainsi que pour les Jeux olympiques d’hiver de 1968 qui se sont tenus à Grenoble. Bien que des concepts de gestion similaires aient été développés et affinés depuis, PERT est la première méthode de ce genre.

Fonctionnement de la gestion de projet PERT

Comme indiqué précédemment, la méthode PERT est adaptée aux projets très complexes, nécessitant des étapes ordonnancées ou fonctionnant en tandem avec d’autres projets. Son objectif principal est de terminer les projets dans les délais et les limites du budget, et d’évaluer précisément leur portée globale pendant la phase de définition du périmètre.

Définir la portée de votre projet PERT

La définition de la portée du projet constitue une étape cruciale de la méthode : c’est là que vous créez le plan d’action de votre projet. Cette méthode tient compte des problèmes qui pourraient survenir ou des tâches qui pourraient prendre plus de temps que prévu, ainsi que des événements clés jalonnant son cycle de vie. Par rapport à la méthode utilisée habituellement par votre équipe pour la définition du périmètre, la méthode PERT peut paraître extrêmement détaillée : elle englobe tout, de la gestion des ressources aux performances individuelles. De par ses racines militaires, la méthode PERT se concentre sur la préparation. Rien n’est laissé au hasard.

Termes PERT utilisés pour la portée des projets

La méthode PERT utilise la terminologie suivante pour définir les événements clés, les échéances et les ressources :

Événements

Les événements PERT sont les événements clés de votre processus. Ils ne nécessitent pas de ressources en soi : en effet, un événement PERT ne peut pas être terminé tant que toutes les tâches qui le précèdent ne le sont pas.

• Un événement PERT désigne le début ou la fin d’une ou plusieurs activités.
• Un événement antérieur se produit juste avant un ou plusieurs autres événements.
• Un événement ultérieur se produit directement après un ou plusieurs autres événements.

Activités

Les activités PERT sont les tâches qui nécessitent des ressources.

• Une activité PERT désigne le fait de réaliser une tâche qui consomme vos ressources : temps, matériel, argent ou même machines. Vous ne pouvez pas effectuer une activité PERT tant que l’événement enclenchant son début n’est pas terminé. En d’autres termes, si la phase précédente n’est pas intégralement terminée, la nouvelle ne peut pas commencer.
• Une activité PERT peut être divisée en plusieurs sous-activités PERT. Par exemple, l’activité « dessiner les plans » peut être décomposée en « dessiner les plans 1, 2 et 3 » si plusieurs sessions sont nécessaires.

Temps

Les temps PERT sont essentiels au fonctionnement de cette méthode. Ils sont conçus pour optimiser les performances et limiter les mauvaises surprises.

• Le temps optimiste est la durée minimale nécessaire à la réalisation d’une tâche : cela suppose que tout se déroule de manière fluide, encore mieux que prévu.
• Le temps pessimiste est l’opposé. Il définit la durée maximale nécessaire à la réalisation de la tâche : il tient compte de tous les aléas éventuels, mais pas des catastrophes majeures.
• Le temps le plus probable se situe entre les deux prévisions précédentes : il suppose que tout se déroule normalement.
• Le temps prévu correspond à la date de livraison estimée, qui tient compte des éventuels retards, et qui doit être établie en fonction de la durée moyenne modélisée de réalisation d’une tâche de routine.

Gestion

D’autres termes peuvent être utilisés pour définir l’importance, la progression et la durée attendues de chaque événement ou activité.

• Le chemin critique donne un aperçu de l’ensemble du projet depuis le premier jour jusqu’à la date d’achèvement et permet de définir le temps total en jours, mois ou années dont votre équipe aura besoin pour tout terminer. La méthode du chemin critique était en fait une approche distincte développée à la même époque que la méthode PERT, mais ces deux approches sont majoritairement utilisées ensemble.
• Une activité critique désigne une tâche qui ne peut pas dépasser le temps ou les ressources alloués. Comme son nom l’indique, cette activité est critique pour la réalisation du projet.
• Les marges désignent le temps et les ressources disponibles pendant le projet. La marge libre fait référence aux ressources disponibles en cas de retard, et la marge négative concerne les tâches présentant un déficit de ressources.
• Le temps d’exécution correspond au laps de temps nécessaire pour qu’un événement préalable soit accompli avant le début d’un autre.
• Le temps mort est le délai le plus court entre deux événements.
  
• Avec la « voie express » (fast tracking, en anglais), votre équipe décide d’exécuter les tâches critiques en même temps afin de raccourcir le chemin critique global.
  
• La compression du chemin critique implique l’injection de ressources additionnelles dans l’une des activités du chemin critique, réduisant ainsi la durée nécessaire à sa réalisation. Le chemin critique est ainsi raccourci.

Étapes de la planification du projet PERT

Maintenant que vous connaissez la terminologie, voici comment la mettre en pratique.

1. Identifiez vos tâches : vous devez d’abord définir l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation de votre projet, ce qui peut prendre un peu de temps. Mais si vous avez un projet complexe en main, il est essentiel d’avoir une bonne visibilité sur celui-ci à ce stade précoce.
2. Définissez un ordonnancement adapté : déterminez la séquence qui vous permettra d’obtenir les meilleurs résultats pour chaque tâche. N’oubliez pas que vous pouvez exécuter plusieurs tâches en parallèle. Définissez les dépendances des tâches dans un ordre logique.
3. Estimez les délais : déterminez le temps nécessaire à chaque tâche, en définissant les temps optimiste, pessimiste et le plus probable.
   
4. Créez un diagramme PERT qui sera la représentation visuelle de votre projet.
   
5. Attribuez une marge : assurez‑vous de connaître la quantité de ressources requises pour chacune des tâches.
   
6. Estimez le chemin critique : en fonction du cadre établi jusqu’à présent, fixez une date d’achèvement du projet.

Planifier des tâches avec la méthode PERT

Un tableau PERT vous aide à définir vos délais et la séquence de vos activités. Il n’est pas seulement utile durant l’étape de planification, il constitue aussi un calendrier précieux auquel vous pouvez vous référer pour l’ensemble du projet. Voici un exemple de tableau PERT :

Créer un diagramme réseau PERT

Une fois votre tableau créé, vous pouvez créer le diagramme PERT correspondant, qui vous donne une indication visuelle claire de la séquence du projet. Vous pouvez également utiliser un diagramme de Gantt numérique. Votre diagramme doit se composer de nœuds, chacun décrivant une activité ainsi que son temps d’exécution optimiste, pessimiste et attendu.

Voici un exemple de diagramme réseau PERT complet.

Méthode PERT : les pour et les contre

Comme vous pouvez le constater, la méthode PERT, même dans les phases de planification, n’est pas une mince affaire. Votre équipe et vous devez déterminer si cette méthode de gestion est la mieux adaptée à votre projet. En général, l’approche PERT n’est pas très applicable aux petits projets. En fait, si vous essayez de l’appliquer à des projets assez simples, elle pourrait même s’avérer contreproductive. Vous devez donc examiner les avantages et les inconvénients de cette méthode avant de l’adopter.

Avantages de la méthode PERT

• Crée une représentation claire et facile à comprendre de l’ensemble du projet.
• Permet une analyse approfondie des ressources du projet et des performances attendues avant son lancement.
• Définit un échéancier clair pour une approche structurée.
• Favorise la responsabilisation, car chacun a un rôle et des délais à respecter clairement définis.
• Prend en compte les retards éventuels.
• Peut motiver les membres de l’équipe en leur présentant un plan de collaboration clair.
• Peut accélérer l’exécution des projets, car chacun sait ce qu’il doit faire et quand. Par exemple, aucun retard ne sera observé en raison d’une mauvaise communication des attentes.

Inconvénients de la méthode PERT

• Une fois chaque activité décomposée, vous pouvez vous retrouver avec un nombre impressionnant de tâches.
• Cette méthode ne convient pas vraiment aux petits projets et aux tâches simples.
• Les nœuds et les diagrammes permettent de montrer les attentes, mais non la progression réelle.
• Les attentes ne correspondent pas toujours à la réalité tout au long du projet.
• Les tâches administratives sont considérablement accrues pendant la phase de définition du périmètre.
• Les estimations de temps peuvent sembler oppressantes et peu propices aux tâches créatives.

La méthode PERT est-elle adaptée à votre équipe?

Si votre projet implique plusieurs personnes et plusieurs tâches, le fait d’avoir un diagramme réseau PERT servant de plan directeur donnera à chacun un outil de gestion de projet solide qu’il pourra utiliser comme base de travail. Cela dit, si votre projet n’est pas si complexe, vous risquez simplement de perdre un temps précieux à définir un périmètre beaucoup plus détaillé que nécessaire.

Autres solutions que la méthode PERT

Si vous pensez que votre équipe peut tirer profit de certains des concepts PERT sans adopter pleinement la méthode, essayez de chercher des outils ayant la même finalité, mais n’impliquant pas autant d’administration. Dropbox propose des outils de gestion des tâches permettant de vous tenir facilement informé des activités de votre équipe. Grâce à l’intégration d’applications comme Xero, Monday et Trello, vous pouvez gérer les finances, les tâches d’équipe et résoudre les problèmes facilement, tout cela à partir de Dropbox.

Les chefs de projet peuvent constater que ce dont leur équipe a vraiment besoin, ce n’est pas tant une méthode de planification complexe qu’un processus de travail clairement défini et les bons outils pour y parvenir.