Pourquoi recourir à un système de gestion des documents

Qu’est-ce que la gestion des dossiers?

La gestion des dossiers, aussi appelée tenue de dossiers, est, comme son nom l’indique, le processus d’organisation et de sécurisation des documents d’une organisation. Pour les entreprises, ce processus doit s’exécuter tout au long du cycle de vie de l’entreprise, ce qui signifie que les documents stockés peuvent refléter l’historique de l’entreprise. La gestion des dossiers ne se limite pas à pas à posséder un classeur. Une gestion réussie efficace des dossiers doit reposer sur un processus incluant la classification, la création, la réception et la maintenance des documents. L’élimination ou la suppression sécurisée des dossiers d’une organisation doit également faire partie du processus de tenue de dossiers.

Les documents suivants doivent tous être pris en compte pour l’archivage par un gestionnaire de dossiers :

• Documents papier ou autre forme de dossiers hors ligne

• Documents numériques

• Contrats

• Rapports

• Audits

• Certificats

• Courriels et messages sur les réseaux sociaux

• Vidéos

Les entreprises ont tendance à stocker régulièrement ces éléments. En effet, il est crucial de disposer d’un processus réglementaire efficace pour distinguer le bon grain de l’ivraie et pour préserver les éléments essentiels de vos dossiers les plus importants. Dropbox représente une version actuelle et appréciée de la salle des archives. Mais cela ne s’arrête pas à appuyer sur « Enregistrer ». Ces fichiers doivent être conservés, vous devez donc non seulement gérer les nouveaux éléments entrants, mais aussi ceux qui sont archivés.

Pourquoi les entreprises devraient-elles adopter la gestion des dossiers?

Outre l’administration générale, il existe plusieurs raisons essentielles pour lesquelles les entreprises devraient commencer à gérer leurs dossiers. Non seulement ces documents peuvent vous éviter de vous retrouver dans une mauvaise posture, mais ils peuvent également vous aider à vous défendre si votre entreprise est accusée d’un acte répréhensible. Il ne faut pas sous-estimer l’importance des documents inactifs. Voici quelques exemples de documents qui doivent respecter une période minimale de conservation aux États-Unis :

ARC

Le plus gros problème pour ceux qui sont établis au Canada. L’Agence du revenu du Canada (ARC) exigera des relevés de vos impôts. Vous devriez essayer de conserver ces documents essentiels pendant au moins quatre ans.

Législation canadienne sur les normes d’emploi

La législation canadienne sur les normes d’emploi prévoit des règles différentes selon le type de registre de paie. En règle générale, une période de conservation minimale de trois ans devrait suffire

Dossiers du personnel

Gardez ces dossiers pendant au moins six ans après le départ de votre employé. Ceci est important, car il prouve qu’ils ont effectivement travaillé dans votre entreprise, mais peut également vous aider à établir des références lorsque cela est demandé. Si un employé souhaite prendre des mesures contre vous, vous devrez également faire appel à ces dossiers.

Dossiers d’embauche

Tout dossier relatif à l’embauche d’un membre du personnel doit être conservé pendant environ trois ans. Conformément aux normes canadiennes sur l’égalité en emploi d’emploi, ces dossiers doivent être archivés pour une durée minimale d’un an.

Autre

Il y a aussi des documents moins alarmants que vous devez conserver pour votre propre tranquillité d’esprit Les reçus de factures de services publics payées, les courriels de bienvenue pour les nouveaux logiciels et les candidatures spontanées peuvent tous être utiles à conserver dans un dossier.

Comment mettre en place un système de gestion des dossiers

Il y a des considérations importantes à prendre en compte avant de vous lancer dans la création d’un système de gestion des dossiers. Il s’agit d’un processus à l’échelle de l’entreprise qui nécessitera une personne à la barre et une formation initiale pour toute l’équipe. Un système efficace de gestion des dossiers nécessitera ce qui suit :

Un membre clé de l’équipe chargée de la gestion des dossiers

Cette tâche ne devrait pas incomber à l’équipe des ressources humaines dans son ensemble, mais plutôt à un cadre supérieur, qui devrait être entièrement responsable de ce processus. La gestion des dossiers est aussi importante que la gestion financière, et vous n’attendez pas qu’une personne s’occupe de cette tâche. Vous aurez donc un membre de l’équipe qui sera responsable de la gestion des documents et de l’archivage.

Décisions sur la manière, les documents à conserver et le moment où ils doivent l’être

Décidez, en collaboration avec la haute direction et avec l’aide du reste de l’équipe, quels sont les documents essentiels qui doivent être conservés. Choisissez ensuite la période de rétention des données, ainsi que la manière dont celles-ci seront effacées à la fin de leur cycle de vie. La durée de conservation des documents peut varier selon le type. Par exemple, vos documents de constitution doivent être conservés de manière permanente, mais vous pouvez supprimer les informations sur la rémunération des employés après un certain temps.

Budget pour la gestion des dossiers électroniques

Les documents numériques constituent probablement la majorité des tâches administratives et de la correspondance de votre entreprise, et pour assurer la sécurité de tout cela, vous devrez vous tourner vers les technologies de l’information. Les modèles de logiciels en tant que service signifient qu’un programme de gestion des dossiers n’est pas seulement un forfait unique, mais un abonnement mensuel continu. Assurez-vous d’avoir prévu un budget pour cela.

Permettre la formation et le suivi continu

Les dossiers peuvent devoir être consultés par n’importe qui dans votre entreprise et devraient constituer un élément clé de votre source unique de vérité. Votre équipe devra donc être formée à l’accès aux dossiers et à leur gestion responsable dans le cadre d’un programme de gestion des dossiers. Après tout, il s’agit de certains des documents les plus importants de votre entreprise. Vous devrez donc appliquer la gouvernance des données et mettre en place une politique de gestion des enregistrements.

Vous devrez également continuer à surveiller ce système, en particulier pour lesdossiers numériques, pour vous assurer qu’il n’y a pas d’utilisation non autorisée ou de suppression accidentelle, afin d’être toujours prêt à effectuer une récupération de fichier avant qu’il ne soit trop tard. La reprise après sinistre devrait également être envisagée, par exemple si vos activités commerciales sont touchées par un virus Internet.

Autres facteurs à prendre en considération

Si votre entreprise exerce une fonction publique comme les services publics, vos documents essentiels peuvent être assujettis à la Loi sur l’accès à l’information qui régit les documents fédéraux. Cela signifie que certains domaines de vos archives devront peut-être être accessibles en tant que documents publics. Assurez-vous d’avoir ajouté cette possibilité à vos processus lors de la mise en place d’une solution de tenue des dossiers dans votre organisation.

Sélection d’une solution pour la tenue des registres d’entreprise 

Avoir un système de gestion des dossiers numériques approprié est essentiel au processus de gestion des dossiers. Dropbox est une solution de stockage de fichiers puissante, parfaite pour la gestion des enregistrements, offrant tous les outils dont vous avez besoin pour stocker des fichiers en toute sécurité, ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités pour faciliter vos flux de travail globaux et la gestion des informations.

Vous pouvez également déplacer vos documents papier vers vos archives numériques grâce à une numérisation simple des documents. Bénéficiez de contrôles d’équipe avancés, d’une protection par mot de passe et d’un accès limité dans le temps pour une sécurité et une gouvernance des informations de premier ordre. Mieux encore, avec le module complémentaire d’historique de version étendu, vous pouvez récupérer des fichiers modifiés ou supprimés jusqu’à 10 ans. 

Avec Dropbox, vous pouvez être assuré que les dossiers sont totalement sécurisés sans être masqués ou inaccessibles aux utilisateurs autorisés.

Les renseignements ci-dessus ne constituent pas des conseils juridiques. Nous vous recommandons de consulter un avocat si vous avez des questions juridiques.