BioscienceLA melangkah lebih jauh saat mereka fokus pada misi

Tantangan: Kebutuhan akan berbagi dan penyimpanan yang aman

Didirikan pada tahun 2018, BioscienceLA adalah katalis inovasi untuk ilmu hayati dan inovasi kesehatan di wilayah LA, menciptakan lebih banyak peluang untuk pendanaan, ruang, dan talenta, serta penyampaian pesan dan pengembangan kesadaran. Organisasi nirlaba independen memastikan bahwa Los Angeles memiliki ekosistem yang kolaboratif dan terkoordinasi dengan baik yang mencakup semua aspek kelompok ilmu hayati California Selatan. Organisasi ini beralih ke DocSend untuk secara aman berbagi informasi keuangan sensitif dengan anggota dewan, menyebarkan informasi program kepada peserta program, dan melaksanakan perjanjian kemitraan dengan organisasi yang berpartisipasi.

Sebelum menggunakan DocSend, David J. Whelan, CEO BioscienceLA, mengindikasikan bahwa organisasi tersebut akan membagikan informasi sensitif kepada dewan direksi melalui lampiran email. “Kami membutuhkan cara yang lebih aman untuk berbagi informasi keuangan dan strategis sensitif dengan dewan direksi kami. Lampiran email akan hilang atau sulit dibuka di perangkat mobile, jadi pasti ada cara yang lebih baik,” ungkap Dave.

Solusi: Cara yang lebih aman untuk menyimpan dan berbagi komunikasi dewan nirlaba eksternal

Dave beralih ke platform berbagi dokumen yang aman dari DocSend untuk mendistribusikan komunikasi bersama dewan direksi organisasi dengan aman, serta peserta program orientasi untuk program magang baru.

Saat Dave pertama kali bergabung dengan BioscienceLA sebagai CEO, dia ingin memastikan bahwa timnya dapat berkolaborasi secara efektif dari jarak jauh. Sebagai pengguna awal Dropbox, Dave tahu bahwa menghadirkan sinkronisasi file awan dan kemampuan penyimpanan adalah solusi yang tepat. Baik itu pembuatan rencana program, rencana keuangan, atau catatan internal, Dave dan organisasinya mengandalkan Dropbox untuk menyimpan semua file internal mereka dengan aman, sehingga mereka dapat tetap fokus pada misi mereka. “Sangat mudah bagi kami untuk mengakses dokumen perencanaan yang kami buat di Dropbox dari mana saja.” Kami membuka situs baru di Culver City, jadi penting bagi kami untuk dapat mengakses file kami dengan aman saat bepergian.”

Saat berbagi informasi di luar organisasinya, Dave ingin memastikan bahwa semua informasi sensitif terlindungi. Secara khusus, Dave ingin melindungi file sensitif yang ia bagikan kepada dewan direksi lembaga nirlaba tersebut. “Saya berbagi presentasi dan laporan keuangan kepada anggota dewan kami sebelum dan sesudah rapat. Saya ingin menambahkan perlindungan tambahan untuk memastikan materi ini tidak jatuh ke tangan yang salah,” Dave berbagi.

Di saat solusi berbagi dokumen lainnya mudah diakses oleh pihak ketiga, Dave mampu melindungi dokumen sensitifnya dengan menambahkan kata sandi dan memerlukan alamat email untuk mengakses powerpoint, PDF, dokumen excel, dan dokumen word yang ia bagikan di DocSend.

Pembaruan yang mulus untuk komunikasi direksi

Saat mengirimkan agenda rapat kepada anggota direksi, Dave sebelumnya biasa mengirimkan lampiran. “Mengirim materi-materi ini sebagai lampiran tidak berkelanjutan bagi kami karena terkadang saya perlu memperbarui agenda dan tidak ingin versi terbaru hilang,” ungkap Dave. Untuk menjaga komunikasi yang ringkas dengan anggota dewan, Dave beralih ke DocSend sebagai cara yang lebih mudah untuk memperbarui dokumen di bagian backend dengan lancar, tanpa harus kembali dan memperbarui tautan asli. “Ini adalah cara berkomunikasi yang jauh lebih profesional dengan anggota direksi kami, ketika kami dapat dengan mudah masuk dan melakukan pengeditan atau pembaruan apa pun dengan DocSend di belakang layar, tanpa harus memberi tahu semua orang,” ungkap Dave.

Orientasi peserta program menggunakan ruang data virtual

Sebagai bagian dari misinya untuk meningkatkan kapasitas dan laju inovasi di bidang biosains, BioscienceLA menawarkan Program Magang BioFutures yang menghubungkan siswa dari latar belakang yang kurang terwakili dengan magang bersubsidi bersama organisasi biosains di wilayah Los Angeles.

Setelah perusahaan setuju untuk menjadi penyelenggara magang, perusahaan yang berpartisipasi akan menerima DocSend Spaces unik mereka sendiri yang menyimpan materi program dan kontrak partisipasi. Selain itu, peserta magang juga menerima Space khusus dengan dokumen individual terkait program. Portal konten berisi segala hal yang perlu diketahui mitra tentang program magang, termasuk jadwal dan tanggung jawab. Hal ini mencegah materi hilang dan menciptakan pengalaman yang lebih personal dengan setiap organisasi kemitraan dan pekerja magang. DocSend memudahkan BioScienceLA untuk membuat proses orientasi yang terorganisir dan pengalaman program secara keseluruhan untuk organisasi kemitraan dan pekerja magang dengan DocSend.

Melaksanakan perjanjian kemitraan dengan tanda tangan elektronik DocSend

Dengan menggunakan tanda tangan elektronik DocSend, mitra perusahaan yang berpartisipasi dalam program magang BioscienceLA dapat menandatangani perjanjian kemitraan mereka. Demikian pula, setelah peserta magang diterima dalam program ini, setiap peserta siswa menandatangani kontrak perjanjian mereka di DocSend. Baik siswa maupun mitra dapat dengan mudah meninjau semua dokumen orientasi yang menjelaskan tanggung jawab mereka dalam program ini, serta menandatangani perjanjian partisipasi mereka menggunakan tanda tangan elektronik DocSend. Dave menghemat waktu dengan menarik dan melepas bidang tanda tangan khusus di DocSend dengan mudah untuk mengumpulkan perjanjian partisipasi yang telah ditandatangani.