Latar belakang

Surefire Video adalah agensi kreatif di Atlanta, Georgia, yang menawarkan berbagai layanan fotografi, video, desain grafis, dan animasi. Dengan mengangkat merek-merek seperti Chick-fil-A dan Wellstar Health System, perusahaan ini menangani strategi dan konsultasi untuk menciptakan komunikasi yang berdampak bagi kliennya. “Ketika perusahaan datang kepada kami, kami bertanya kepada mereka 'apa yang Anda butuhkan?'" Kami percaya bahwa mengurus segala hal adalah cara terbaik untuk melayani klien kami,” kata Zach Yokum, CEO dan Direktur Kreatif di Surefire Video.  

Bagi Surefire Video, meningkatkan atau mengurangi skala produksi berdasarkan kebutuhan pelanggan sangat penting. Mulai dari menangani kru pengambilan gambar yang berjumlah 20 orang hingga tugas-tugas hemat biaya, agensi ini menghadirkan kesederhanaan dan efektivitas dalam setiap proyek. “Kami beroperasi berdasarkan pepatah Jerman'weniger, aber besser,' yang berarti 'lebih sedikit, tetapi lebih baik'—pada akhirnya, klien kami menghemat waktu dan uang, dan kami mendapatkan lebih banyak pekerjaan.” 

Tantangan: tenggat waktu yang ketat 

Tantangan terbesar Surefire Video adalah memenuhi tenggat waktu yang ketat dari klien. Sebagai contoh, agensi tersebut seringkali perlu mengirimkan video berdurasi empat menit dalam waktu 48 jam atau cuplikan singkat berdurasi 30 detik sehari setelah acara publik. “Terkadang, kami perlu mengedit 10 hingga 20 foto dalam waktu 30 menit untuk diunggah ke media sosial atau dibagikan kepada media. "Pekerjaan kami mengharuskan anggota tim produksi untuk berbagi dan mengakses materi dengan cepat, sehingga editor dapat mengerjakan proyek dan menyelesaikannya tepat waktu," kata Yokum.    

Namun, karena batasan ukuran file dan antarmuka yang kompleks, alur kerja menjadi rumit jika menggunakan solusi penyimpanan dan transfer file lainnya. Selain itu, tidak semua klien dapat mengakses tautan yang dibagikan karena izin akun email. Pengiriman hard drive fisik juga menjadi mahal dan tidak aman. Semua ini pada akhirnya memperlambat proses produksi dan menyulitkan tim untuk menyelesaikan proyek tepat waktu.

Solusi: meningkatkan kolaborasi

Dengan Dropbox, Surefire Video menemukan apa yang mereka butuhkan untuk mempercepat kolaborasi, menyelesaikan proyek tepat waktu, dan mengembangkan bisnis.  “Ini menjadi titik perubahan besar,” kata Yokum. “Kami mencoba berbagai solusi, tetapi semuanya terlalu rumit. Sekarang, dengan Dropbox, kami dapat mengirim file secara instan dan memudahkan editor jarak jauh kami untuk langsung mengerjakan proyek dengan cepat dan efisien.” Dan tidak seperti alat berbagi file lainnya, kini tim dapat menyimpan semua file di satu tempat dan berbagi tautan kapan saja tanpa perlu mengunggah ulang materi. Dengan ini, konten selalu dapat diakses.

Dropbox juga membantu agensi tersebut mengatur pekerjaan dan meningkatkan efisiensi. Saat Surefire Video mendapatkan proyek, tim akan membuat folder Dropbox khusus dengan pengidentifikasi unik untuk memudahkan akses. Di dalam folder ini, agensi tersebut membuat subfolder yang terorganisir untuk berbagai jenis file, seperti audio, video, dan ekspor akhir dengan struktur tertentu. Fitur sinkronisasi selektif membuat tim hanya dapat menyinkronkan file yang diperlukan, menyimpan file yang sudah selesai di cloud, dan mengunduh file baru sesuai kebutuhan.

“Mencari sesuatu itu cepat dan mudah, baik di desktop maupun di Dropbox. Jika struktur folder tidak cukup, Dropbox Dash membantu kami menemukan, mengamankan, mengatur, dan berbagi file, sehingga memudahkan kami untuk mengambil apa yang kami butuhkan dari mana saja di sistem kami,” kata Yokum.

Tim penyunting telah menetapkan folder di dalam proyek untuk berbagai tahapan, termasuk versi "dalam proses pengerjaan" dan ekspor akhir, yang semuanya tetap berada dalam struktur Dropbox untuk memudahkan pelacakan. Saat tiba waktunya untuk berbagi dengan klien, tim biasanya hanya memberikan akses ke file ekspor saja. Jika klien meminta file sumber, tim dapat dengan mudah mengakomodasinya dengan membagikan akses ke seluruh folder proyek. Hal ini memungkinkan Surefire Video untuk melindungi proses kreatif mereka dengan mengontrol seberapa banyak pekerjaan di balik layar yang dibagikan, sementara klien menerima aset yang sudah dipoles dan diselesaikan tanpa dibanjiri oleh file mentah, draf, atau materi proyek yang tidak perlu.

Hasil: lebih banyak proyek dan pendapatan 

Dengan menggunakan Dropbox, Surefire Video memiliki kemampuan penyimpanan dan berbagi yang dibutuhkan untuk bekerja dengan berbagai jenis file tanpa memandang ukurannya. Hal ini sangat penting terutama untuk video, karena produksi dapat terhenti jika file tidak dapat dipratinjau di dalam sistem penyimpanan. “Kami tidak perlu khawatir apakah sebuah file terlalu besar atau tidak didukung, yang tidak selalu terjamin dengan solusi penyimpanan berbasis cloud lainnya,” kata Yokum.

Surefire Video juga memiliki biaya penyimpanan yang jauh lebih murah dibandingkan dengan solusi serupa. Akun Dropbox Surefire Video harganya 88% lebih murah per tahun dibandingkan perusahaan lain yang mengenakan biaya hingga $25.000 per tahun. Penghematan ini membebaskan sumber daya untuk area lain—seperti peningkatan peralatan dan layanan klien tambahan—sambil tetap mempertahankan alur kerja yang lancar dan efisien. “Klien sangat senang menerima proyek mereka dalam hitungan hari, bukan minggu,” kata Yokum. “Ketika kami bisa mengirimkan foto di hari yang sama atau bahkan keesokan harinya, mereka selalu sangat terkesan.”

Kecepatan, kemudahan, dan kesederhanaan Dropbox memungkinkan Surefire Video untuk menawarkan berbagai layanan dan mengembangkan bisnisnya. “Kami menyukai Dropbox karena selaras dengan etos kami dalam menjaga segala sesuatunya tetap sederhana dan efektif. Dengan Dropbox, lebih sedikit berarti lebih baik; lebih banyak bisnis, lebih banyak pendapatan, dan lebih banyak klien yang bahagia,” Yokum menyimpulkan.