Otomatisasi alur kerja dokumen adalah tentang mengoptimalkan tugas-tugas berulang dan memakan waktu seperti membuat, mengedit, menyetujui, mendistribusikan, atau menyimpan dokumen. Otomatiskan tugas-tugas ini dan Anda dapat bekerja jauh lebih cepat dan efisien.
Dengan otomatisasi alur kerja dokumen, Anda menikmati produktivitas yang lebih tinggi, lebih sedikit kesalahan, dan kolaborasi yang lebih lancar. Hal ini membebaskan Anda untuk fokus pada hal yang penting—isi dokumen. Tertarik? Pelajari bagaimana Dropbox dapat membantu mengotomatiskan alur kerja dokumen Anda.
Mengapa Anda perlu mengotomatiskan alur kerja dokumen Anda?
Apa pun industri Anda, otomatisasi dapat menghemat waktu dan mengurangi kesulitan selama proses penting seperti manajemen kontrak, penanganan arsip, atau produksi konten.
Berikut beberapa contoh alur kerja dokumen dan bagaimana otomatisasi dapat bermanfaat bagi alur kerja tersebut:
- Manajemen kontrak— tangani dokumen hukum, persetujuan, dan tanda tangan dengan lebih cepat.
- Penanganan catatan— kelola informasi sensitif dan pastikan kepatuhan tanpa perlu khawatir membuat kesalahan.
- Memproduksi konten—mengatur draf, revisi, dan mengelola publikasi dengan lebih cepat dan akurat.
Otomatisasi alur kerja dokumen dapat bermanfaat bagi firma hukum, departemen SDM, atau perusahaan pemasaran dan periklanan—tetapi dapat diterapkan di bidang apa pun.
Ini bukan tongkat ajaib yang akan mengerjakan pekerjaan Anda, tetapi mengotomatiskan bahkan bagian kecil dari alur kerja Anda akan menghemat waktu dan tenaga.Â
Cara mengotomatiskan alur kerja dokumen Anda
Berikut adalah langkah-langkah dasar untuk menyiapkan alur kerja dokumen otomatis.
- Identifikasi kebutuhan alur kerja: Mulailah dengan menganalisis tugas-tugas yang berkaitan dengan dokumen. Cari tindakan berulang dan hambatan dalam pembuatan, peninjauan, persetujuan dokumen, dan tahapan lain dalam alur kerja. Sebagai contoh, beberapa orang perlu menandatangani kontrak.
- Petakanalur kerja: Uraikan seluruh proses, termasuk siapa yang terlibat di setiap langkah, tindakan yang diperlukan, ketergantungan, dan langkah-langkah penting. Sebagai contoh, alur kerja dapat memetakan pemindahan catatan karyawan dari proses perekrutan hingga penggajian.
- Evaluasi dan pilih alat: Ini tergantung pada kebutuhan Anda, tetapi pilihlah alat yang selaras dengan tujuan alur kerja. Jika Anda membutuhkan tanda tangan elektronik atau platform yang dapat menangani banyak jenis file, Dropbox adalah pilihan yang baik yang juga dapat mengamankan file-file sensitif.
- Konfigurasikan otomatisasi: Pada alat yang Anda pilih, atur otomatisasi. Ini mungkin termasuk templat (ideal untuk formulir atau faktur) atau pemberitahuan saat file diperbarui. Anda juga dapat membuat pengingat untuk persetujuan dokumen agar dikirim secara otomatis.
- Latih tim: Otomatisasi hanya berfungsi jika semua orang tahu cara menggunakan alat-alat tersebut. Latih tim Anda tentang alur kerja baru, pastikan mereka memahami peran mereka masing-masing. Hal ini memastikan transisi yang lancar, kepercayaan pada alat tersebut, dan efisiensi yang lebih tinggi.
Setelah membahas dasar-dasarnya, mari kita jelajahi beberapa cara Dropbox dapat mewujudkan otomatisasi alur kerja dokumen untuk tim Anda.
Cara praktis menggunakan otomatisasi alur kerja dokumen
Dokumen hukum
Bagi firma hukum, otomatisasi alur kerja dokumen berarti penghematan waktu yang signifikan. Dalam hal ini, tanda tangan elektronik di Dropbox merupakan keuntungan luar biasa untuk otomatisasi alur kerja yang lebih baik. Hal ini berguna untuk segera memastikan standar kepatuhan hukum terpenuhi dan menjaga proses persetujuan tetap cepat.
Fitur berbagi file yang aman di Dropbox juga memastikan kerahasiaan dan integritas dokumen hukum Anda—sehingga Anda tidak perlu lagi khawatir tentang akses tanpa izin.
Â
Produksi konten
Bagi perusahaan pemasaran dan periklanan, otomatisasi dapat membuat pembuatan konten dalam skala besar jauh lebih sederhana—ini juga sangat bagus untuk tenggat waktu editorial yang ketat.
Fitur berbasis AI dalam alat seperti Dash dapat menghasilkan ringkasan konten yang cepat dan akurat. Hal ini dapat mempercepat proses pengeditan dalam alur kerja Anda. Sebagai contoh, editor dapat melihat ringkasan dari 10 artikel untuk melihat apakah artikel-artikel tersebut secara umum sesuai dengan kriteria yang diberikan—atau bahkan menggunakannya untuk menemukan bagian-bagian dalam artikel individual yang perlu diperbaiki.
Dropbox juga memiliki fitur kolaborasi konten seperti pengeditan waktu nyata dan kontrol versi yang mudah. Hal ini mempermudah pengelolaan revisi dan memastikan tim besar tetap sesuai rencana.
Jika Anda ingin mengotomatiskan alur kerja dokumen Anda dan menghemat waktu, Dropbox adalah pilihan yang tepat. Alat berharga ini dilengkapi dengan banyak fitur canggih lainnya untuk membantu Anda bekerja lebih cerdas.
Gunakan Dropbox untuk mengotomatiskan alur kerja dokumen Anda.
Penghematan waktu yang dihasilkan bahkan oleh otomatisasi alur kerja dokumen yang sederhana sekalipun merupakan peningkatan yang sangat besar. Hal ini mengurangi kesalahan manusia, mengoptimalkan tugas, dan juga meningkatkan kolaborasi. Sangat ideal untuk formulir atau kontrak, catatan sensitif, atau produksi konten dalam skala besar.
Jelajahi Dropbox untuk menerapkan teknik otomatisasi yang telah kita bahas. Anda dapat membuat alur kerja yang lebih efisien dan berjalan efektif di latar belakang—semuanya dari satu alat tunggal dengan berbagai manfaat produktivitas lainnya.
Pertanyaan yang sering diajukan
Anda dapat menerapkan otomatisasi alur kerja dokumen ke hampir semua file. Kontrak, faktur, rekam medis pasien, materi pemasaran, formulir SDM, dan banyak lagi. Dropbox, termasuk fitur tanda tangan elektronik, kompatibel dengan banyak jenis file termasuk format dokumen yang paling populer. Dan, jika Anda ingin menggunakan jenis file yang tidak kami dukung, Anda dapat dengan mudah mengonversinya ke PDF menggunakan alat gratis kami.
Fitur Dropbox yang dapat membantu otomatisasi alur kerja dokumen meliputi tanda tangan elektronik, kontrol versi file, pengeditan waktu nyata, berbagi file yang aman, dan pemberitahuan/pengingat otomatis. Dropbox juga merupakan pilihan yang skalabel, sehingga merupakan alat otomatisasi dokumen yang dapat berkembang seiring dengan kebutuhan Anda.
Waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan otomatisasi alur kerja dokumen bergantung pada proses dokumen yang ada dan kompleksitas otomatisasi yang Anda terapkan. Dibutuhkan beberapa hari untuk menyiapkan alur kerja dasar dan melatih semua orang. Pengaturan yang lebih kompleks dengan banyak langkah, jenis dokumen, atau pengguna dapat memakan waktu berminggu-minggu untuk diintegrasikan. Ingatlah bahwa waktu yang dihabiskan di awal akan menghemat waktu di kemudian hari.
Mulailah dengan menawarkan pelatihan dan dokumentasi yang jelas tentang cara menggunakan alat tersebut. Dengan alat seperti Dropbox, Anda mendapatkan antarmuka pengguna yang intuitif yang dapat mempermudah proses pembelajaran. Hal ini juga dapat membantu memotivasi tim dengan menjelaskan bagaimana otomatisasi akan mempermudah pekerjaan mereka. Keberadaan seseorang sebagai pemimpin atau pendukung internal untuk membimbing orang lain dan mengatasi masalah juga sangat bermanfaat. Dukungan berkelanjutan juga merupakan kunci untuk menjaga agar adopsi pengguna tetap sesuai rencana.
