Katakanlah Anda seorang pemikir kreatif yang menggunakan pendekatan “gambaran besar” untuk strategi proyek. Di sisi lain, rekan kerja Anda lebih mahir dalam mengolah angka dan berfokus pada detail sehari-hari yang lebih kecil.
Jika diberi kesempatan untuk menggunakan kelebihan pribadi Anda selama proyek berlangsung, ini bisa menjadi kombinasi yang unggul. Tetapi apa yang terjadi jika tiba-tiba Anda atau rekan kerja Anda berhenti berkomunikasi atau tidak seproduktif sebelumnya dan membuat anggota yang lain mengerjakan pekerjaan yang terbengkalai? Moral mulai rusak dan kualitas pekerjaan mulai menurun.
Kerja sama tim yang efektif lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, terutama ketika tim terdiri dari orang dengan latar belakang dan pengalaman profesional yang berbeda. Namun, dengan alat dan strategi yang tepat, Anda dapat membantu anggota tim untuk saling mendukung dan memberikan kontribusi terbaik mereka.
Jadi, bagaimana cara mempromosikan kerja sama tim di antara rekan kerja Anda? Sebelum menjelaskan karakteristik utama dari tim yang hebat dan cara untuk mencapainya, mari mengingat pentingnya kerja sama tim.
Mengapa kerja sama tim yang efektif itu penting?
Jujur saja—bekerja dengan sekelompok orang tidak selalu mudah. Ketika tidak ada tujuan bersama atau rasa percaya di antara anggota tim, Anda mungkin merasa tidak selaras dan motivasi Anda untuk menyelesaikan pekerjaan tepat secara tepat waktu dan efisien mungkin akan berkurang.
Di sisi lain, tim yang bekerja sama dengan baik tidak hanya menemukan ritme dalam menyelesaikan tugas dan memenuhi tenggat waktu, tetapi juga menumbuhkan rasa loyalitas dan rasa memiliki. Hasilnya, setiap anggota tim merasa dihargai dan terlibat dalam pekerjaan mereka.
Selain itu, kerja sama tim yang efektif:
Membangun hubungan karyawan yang kuat
Menyajikan lebih banyak kesempatan belajar dan pengembangan
Meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan kreativitas
Meningkatkan akuntabilitas, moral tim, dan motivasi untuk melihat keberhasilan proyek
Memperkenalkan pendekatan dan perspektif baru untuk proyek dan umpan balik
Mendukung sinergi—setiap orang bersatu untuk mencapai tujuan tim
Tim-tim terbaik tidak muncul begitu saja dan tidak terbentuk dalam semalam. Mencapainya membutuhkan waktu, kesabaran, dan kemauan dari setiap anggota tim di setiap level. Mari kita lihat kerja sama tim yang efektif di tempat kerja secara lebih mendetail.
5 karakteristik utama tim yang efektif
Ada sejumlah ciri umum di lingkungan tempat kerja yang menciptakan dan mendukung tim yang dinamis, kuat, dan produktif. Berikut lima komponen penting dari kerja sama tim yang efektif.
1. Tanggung jawab dan tujuan yang jelas
Setiap peran dalam tim, termasuk “pemimpin” yang ditunjuk, (jika memang diperlukan) harus memiliki tanggung jawab yang jelas dan mencerminkan kekuatan atau kelebihan masing-masing anggota tim. Tim Anda mungkin memiliki kombinasi keterampilan yang seimbang, dan hal ini sebaiknya dimanfaatkan saat membagi tugas dan tanggung jawab.
Pikirkan tentang proyek kelompok Anda di sekolah atau perguruan tinggi—seberapa sering satu orang memikul beban untuk anggota tim lainnya? Dengan memastikan setiap orang memahami kontribusi mereka kepada tim dan beban kerja yang diharapkan, Anda dapat menghindari ketidakseimbangan semacam ini. Struktur tim harus mendorong dinamika positif, bukan perilaku kebencian atau destruktif.
Ketika setiap anggota tim merasa nyaman dengan tujuan dan tanggung jawab pribadi mereka—serta apa yang sedang dikerjakan bersama oleh tim—mereka akan lebih peduli dengan kesuksesan tim dan merasa bersemangat untuk menghasilkan karya terbaik.
Untuk memfasilitasi hal ini, gunakan alat kolaboratif untuk menetapkan tugas dan buat daftar tugas tim dengan tanggal jatuh tempo sehingga semua orang tetap pada jalurnya.
2. Kolaborasi dan dukungan
Kerja tim yang efektif bukan hanya tentang upaya kolektif untuk menyelesaikan tugas dan mencapai hasil proyek atau proses. Namun juga termasuk meminta bantuan dari rekan kerja ketika muncul masalah atau hambatan serta memberikan bantuan dan dukungan ketika diperlukan.
Perilaku tim yang kolaboratif mendorong inovasi melalui pertukaran sumber daya, keahlian, dan ide. Manajemen proyek, pengambilan keputusan, dan proses pemecahan masalah menjadi jauh lebih produktif ketika anggota tim—bukan hanya pemimpin atau manajemen—dapat menggunakan sudut pandang dan keahlian mereka yang berbeda untuk membantu menemukan solusi.
Dropbox membantu Anda menyatukan berkas, peralatan, dan anggota tim dalam satu ruang kerja yang nyaman. Bagikan segalanya mulai dari templat curah pendapat hingga video, akses file penting Anda, dan berkomunikasi melalui alat yang terhubung seperti Slack—semuanya tanpa meninggalkan Dropbox.
3. Komunikasi yang jujur dan terbuka
Komunikasi yang efektif sama dengan kerja sama tim yang efektif. Hal ini memerlukan aktivitas mendengarkan secara aktif dan tidak takut mempertanyakan keputusan yang berdampak pada tim Anda. Artinya, Anda dan anggota tim Anda merasa nyaman memberi dan menerima kritik yang membangun bila diperlukan.
Setiap anggota tim harus merasa bahwa masukan mereka penting dan diterima oleh kelompok yang lebih luas. Jika seseorang di posisi junior ingin menyarankan untuk bereksperimen dengan pendekatan yang berbeda untuk sebuah proyek, rekan kerja yang lebih senior harus mendengarkan dan memberikan dukungan untuk mewujudkan ide tersebut jika memungkinkan.
Alat seperti Slack memungkinkan Anda terhubung dengan tim Anda secara real-time untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama.
4. Resolusi konflik
Ada tenggat waktu penting yang akan datang, dan tim Anda terlambat dari jadwal. Tekanan terasa sangat tinggi. Dalam skenario ini, yang membedakan tim yang kuat dari tim yang lemah adalah cara menangani tekanan ini.
Wajar untuk tidak setuju dengan orang lain dalam tim Anda dari waktu ke waktu. Namun hal ini mulai merusak kerja sama tim ketika konflik muncul dan tidak ada metode untuk menyelesaikannya. Hal ini terutama berlaku untuk tim jarak jauh—akan lebih sulit untuk memperbaiki kelemahan dalam tim terdistribusi karena Anda tidak dapat mengandalkan wawasan nonverbal dan kontekstual yang sama seperti di lingkungan kerja tatap muka.
Jika konflik dan agresivitas pasif mulai menyebabkan masalah dalam tim, penting untuk mengidentifikasi dan menghadapi masalah tersebut.
Tim yang efektif memahami pentingnya mendengarkan pendapat yang berbeda, mencari solusi yang sesuai untuk seluruh tim dan bukan hanya individu tertentu, serta berkompromi, jika perlu. Pastikan Anda menyimpan catatan notulen rapat dan berkolaborasi dalam rencana tindakan yang dapat menjadi referensi semua orang dalam tim saat mereka membutuhkannya.
5. Kepercayaan dan rasa hormat
Ketika ciri-ciri lain dalam daftar ini sudah ditetapkan dengan baik, anggota tim akan rukun!
Kepercayaan dan rasa hormat bukan hanya tentang percaya pada proses dan karya yang dihasilkan, tetapi juga kemampuan mengatasi masalah dalam menghadapi tekanan.
Selain pekerjaan itu sendiri, hal ini dapat terwujud dalam bentuk memercayai kolega Anda untuk menghadiri rapat dan materi pelatihan secara asinkron ketika mereka punya waktu.
Cara mencapai—dan mempertahankan—kebiasaan kerja sama tim yang baik
Mencapai kebiasaan kerja tim yang baik tidak akan menjadi perubahan dalam semalam—perlu waktu untuk mengetahui metode dan alat apa yang paling cocok untuk tim Anda pada tingkat pribadi dan profesional.
Tim berkinerja tinggi akan:
Melakukan curah pendapat untuk mencapai solusi bersama
Tetapkan tujuan dan sasaran SMART untuk setiap proyek
Tunjuk seorang pemimpin tim bila diperlukan untuk mendelegasikan tugas dan menjadi penengah atas nama kelompok
Mempertahankan kebiasaan kerja tim yang baik memerlukan masukan dari setiap anggota tim, bukan hanya individu tertentu. Tidak ada solusi yang cocok untuk semua hal yang dapat Anda terapkan sekali lalu tinggalkan begitu saja—seperti halnya pekerjaan itu sendiri, efektivitas metode kerja tim Anda harus dilacak dan ditinjau sehingga Anda dapat mengatasi masalah apa pun sebelum menjadi mengganggu.
Untuk mempertahankan lingkungan tim yang efektif:
Percayai prosesnya, serta hormati waktu dan upaya yang ditunjukkan oleh seluruh tim selama kerja kolaboratif berlangsung
Lakukan komunikasi dengan rekan kerja secara rutin, tetapi jangan buang-buang waktu dengan mengadakan rapat tim. Gunakan metode komunikasi asinkron seperti pesan video untuk menyederhanakan alur kerja
Akui pencapaian individu dan kolektif, serta gunakan ini sebagai kesempatan belajar untuk memperluas keahlian Anda
Memastikan tim Anda memiliki teknologi dan alat terbaik juga merupakan hal yang penting. Setiap platform, aplikasi, atau integrasi yang Anda perkenalkan harus mudah digunakan dan dapat diakses oleh semua orang dalam tim.
Tingkatkan kerja sama tim Anda ke level berikutnya—dan bantu agar tetap demikian
Baik Anda ingin mengurangi rapat yang tidak perlu dan menyampaikan lebih banyak hal dalam waktu yang lebih singkat, terhubung dengan tujuan bersama, atau membangun rasa memiliki, Dropbox memiliki alat untuk membantu Anda mencapai dan mempertahankan kerja sama tim yang luar biasa.
Dropbox menyediakan ruang terpadu bagi anggota tim untuk bekerja, berkomunikasi, dan berkolaborasi. Mulailah dengan membuat kalender bersama, daftar tugas, ringkasan interaktif, dan agenda rapat di Dropbox Paper untuk mengatasi keterbatasan kolaborasi jarak jauh.
Anda juga dapat mengintegrasikan Dropbox dengan perangkat lunak kolaborasi dan pembangunan tim lainnya, seperti Slack, untuk benar-benar membuka kekuatan kerja tim.
