Apa itu Eisenhower Matrix?

Tingkatkan keterampilan perencanaan tugas dan penanganan beban kerja Anda dengan Matriks Eisenhower, alat untuk mengelola waktu berdasarkan metode yang digunakan oleh Dwight D. Eisenhower.

Tidak ada seorang pun yang berencana untuk tidak produktif, terutama di tempat kerja. Namun seiring berjalannya hari dan permintaan mendesak masuk, daftar tugas Anda bertambah. Hal ini membuat lebih sulit untuk tetap fokus dan produktif.

Baik Anda kerap melewatkan tenggat yang penting atau kesulitan mengikuti proyek jangka panjang, mengetahui cara memprioritaskan tugas bisa menjadi penentu apakah Anda akan tertinggal atau justru menjadi yang terdepan. Di sinilah Matriks Eisenhower berperan.

Memahami Eisenhower Matrix

Matriks Eisenhower—juga dikenal sebagai Kotak Eisenhower atau Matriks Mendesak/Penting—adalah kerangka kerja sederhana untuk memprioritaskan tugas dan mengelola beban kerja. 

Namanya diambil dari Dwight D. Eisenhower, seorang jenderal bintang lima dan presiden Amerika Serikat ke-34. Eisenhower terkenal karena menyelesaikan banyak hal. Metodenya untuk menetapkan tujuan dan mengelola waktu telah dipelajari oleh banyak orang, termasuk Stephen Covey. Dalam bukunya “The 7 Habits of Highly Effective People,” Covey mengubah ide Eisenhower menjadi alat sederhana untuk memutuskan tugas apa yang harus dilakukan terlebih dahulu: Matriks Eisenhower.

Apa itu Matriks Eisenhower? Pada dasarnya, ini adalah strategi yang memungkinkan Anda mempraktikkan kutipan berikut yang dikaitkan dengan Eisenhower: "Saya punya dua jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. "Yang mendesak tidaklah penting, dan yang penting tidak pernah mendesak." 

Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengevaluasi tugas-tugas Anda sesuai hal yang mendesak dan penting.

Bagaimana cara kerja Kotak Eisenhower?

Bisnis dan individu dapat menggunakan Matriks Eisenhower untuk merencanakan, mendelegasikan, memprioritaskan, dan menjadwalkan tugas harian atau mingguan. 

Dengan menempatkan tugas ke dalam salah satu dari empat kuadran di bawah ini, Anda dapat melihat seberapa urgen tugas tersebut dan mencari tahu cara menanganinya dengan tepat.

Kuadran Pertama

Mendesak dan penting (tugas yang harus segera diselesaikan)—ini adalah tugas “yang harus dilakukan terlebih dahulu” yang sangat penting untuk ditangani sesegera mungkin. Biasanya ini adalah permintaan di menit-menit terakhir yang muncul karena keadaan tak terduga. Umumnya, tugas seperti ini harus diselesaikan segera atau pada hari yang sama. Contohnya termasuk menangani proyek untuk kolega yang sakit atau menangani keadaan darurat yang tidak terduga, seperti gangguan rantai pasokan.

Kuadran Kedua

Penting, tetapi tidak mendesak (tugas yang dijadwalkan untuk nanti)—ini adalah tujuan/tugas jangka panjang yang penting, tetapi tidak memiliki tenggat waktu yang sangat pasti, sehingga Anda dapat menjadwalkannya untuk diselesaikan nanti. Contohnya termasuk memperoleh kualifikasi profesional atau merencanakan target bisnis jangka panjang, seperti pengurangan anggaran.

Kuadran Ketiga

Mendesak, tetapi tidak penting (tugas yang harus didelegasikan kepada orang lain)—tugas ini perlu diselesaikan segera, tetapi mungkin tidak cukup penting untuk memerlukan perhatian Anda, yang berarti tugas tersebut dapat didelegasikan kepada anggota tim Anda yang lain. Contohnya mencakup pekerjaan rutin, atau rapat/panggilan telepon yang panjang tanpa tujuan yang jelas.

Kuadran Keempat

Tidak mendesak atau penting (tugas yang harus dihilangkan)—tugas-tugas ini mengganggu dan harus dihindari jika memungkinkan. Dalam banyak kasus, Anda dapat mengabaikan atau membatalkan jenis tugas ini. Contohnya mencakup kegiatan sosial atau istirahat kerja yang terlalu lama.

Kotak Eisenhower membantu Anda memvisualisasikan tugas Anda berdasarkan seberapa penting dan mendesaknya tugas tersebut. Bila Anda memikirkan pekerjaan Anda dengan cara ini, akan lebih mudah untuk mengerjakan hal terpenting terlebih dahulu dan menyelesaikannya secepat mungkin.

Bagaiman cara membedakan hal yang mendesak dan penting?

Tidak ada cara pasti untuk membedakan antara tugas yang mendesak dan penting saat Anda membuat Matriks Prioritas. Namun penting untuk dipikirkan. Dalam kehidupan nyata, biasanya lebih sulit untuk memutuskan ke kategori mana suatu tugas dimasukkan dibandingkan ketika Anda hanya merencanakan dengan Kotak Eisenhower.

Intinya, tugas-tugas mendesak tidak bisa dihindari dan harus mendapatkan perhatian segera, sementara tugas penting membutuhkan perencanaan ekstra dan berkontribusi pada tujuan jangka panjang. Misalnya, menjawab panggilan telepon dari klien utama adalah hal yang mendesak sementara mengikuti riset terbaru dalam bidang itu adalah hal penting.

Apa keuntungan dari Eisenhower Matrix?

Salah satu keuntungan utama Matriks Mendesak/Penting Eisenhower adalah betapa mudahnya penerapannya. Tidak perlu membeli paket perangkat lunak yang mahal dan Anda tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk memproduksi matriks. 

Matriks Prioritas membantu Anda mengelola waktu lebih baik dengan menetapkan prioritas yang jelas. Ini sangat berguna bagi manajer, pemilik bisnis, dan pekerja lepas yang menangani tugas dari banyak proyek atau klien sekaligus.

Apa kerugian dari Eisenhower Matrix?

Matriks Prioritas memiliki beberapa kelemahan. Sulit untuk menilai seberapa penting suatu tugas. Hal ini dapat menyebabkan pemberian tugas kepada orang yang salah, yang dapat menurunkan kualitas pekerjaan.

Selanjutnya, Anda harus ingat bahwa bertindak segera tidak selalu mungkin dilakukan saat Anda menangani aktivitas yang mendesak. Kurangnya pengetahuan, kurangnya waktu, dan birokrasi, atau beberapa tugas mendesak/penting dapat membuatnya menjadi tidak mungkin, menjadikan Matriks Prioritas sedikit kurang efektif dalam urusan pengambilan keputusan dan manajemen waktu.

Bagaimana cara menggunakan Kotak Eisenhower untuk mengelola tugas dan beban kerja Anda?

Matriks Mendesak/Penting dapat menjadi titik awal yang sangat baik untuk manajemen pekerjaan dan proyek. Setelah ini, Anda dapat menggunakannya untuk menemukan peluang untuk membuat perbaikan berikut dalam pekerjaan harian Anda:

1. Mengelola proses dengan lebih mudah

Setelah menetapkan tugas ke kuadran yang tepat, Anda dapat mulai menyiapkan proses manajemen waktu untuk membantu Anda menangani aktivitas penting dengan tepat waktu. Misalnya, Anda dapat menggunakan Dropbox untuk mengelola daftar tugas secara lebih efektif dan membuat templat kronologi. Anda dapat menggunakan alat manajemen tugas ini untuk memberikan tugas mendesak/tidak penting kepada anggota tim lainnya, sekaligus mengatur tenggat dan pengingat untuk tugas penting/tidak mendesak yang dapat dijadwalkan untuk dikerjakan belakangan.

2. Siapkan otomatisasi untuk tugas-tugas dasar

Anda mungkin juga perlu mempertimbangkan implementasi alat pengotomatisan di tempat kerja. Pengotomatisan—jika memungkinkan—adalah cara efektif untuk menangani tugas yang harus dilakukan, tetapi tidak membutuhkan banyak perencanaan atau analisis sebelum Anda turun tangan. Dengan menggunakan alat pengotomatisan atau integrasi dalam aplikasi produktivitas Dropbox, Anda dapat “mendelegasikan” tugas Q3 (mendesak, tetapi tidak penting) dengan cara yang hemat waktu untuk bisnis Anda. Anda dapat memberikan tugas kepada anggota tim di Dropbox Paper dengan tenggat, atau memindahkannya secara langsung ke kartu Trello untuk anggota tim Anda dari file Dropbox. Alat penyerapan konten otomatis bisa membantu Anda menyingkirkan tugas yang banyak menghabiskan waktu dan rentan kesalahan, yang kemungkinan akan menimbulkan hambatan, sehingga Anda dan tim bisa bekerja lebih produktif di masa mendatang.

3. Optimalkan manajemen waktu

Lebih jauh lagi, Anda harus mempertimbangkan untuk menggabungkan Kotak Eisenhower dengan pendekatan manajemen waktu lainnya untuk hasil yang lebih baik. Misalnya, Makan Katak. Eat the Frog berasal dari pepatah Mark Twain yang menyatakan, "Jika pekerjaanmu adalah memakan katak, yang terbaik adalah melakukannya di pagi hari." Dalam konteks bisnis, ini berarti Anda harus menyelesaikan tugas terbesar atau paling rumit terlebih dahulu, sebelum beralih ke tugas-tugas yang lebih kecil yang dapat Anda prioritaskan berdasarkan faktor-faktor lain, seperti tenggat waktu. Ada juga metode ABCDE, yang pada dasarnya Anda mengambil tugas dan memberinya nilai huruf berdasarkan urutan kepentingan, sebelum menyelesaikannya dalam urutan tersebut.

Gabungkan Matriks Eisenhower dan Dropbox untuk meningkatkan efisiensi Anda

Kotak Eisenhower dapat menjadi alat yang sangat efektif untuk manajemen tugas dan waktu, seperti halnya rangkaian fitur Dropbox. Keduanya saling mendukung! Dengan mempelajari cara memprioritaskan tugas, Anda dapat bekerja lebih baik, mengurangi waktu yang terbuang, dan bergerak menuju tujuan bisnis jangka panjang.