Lewatkan ke konten utama

Cara tetap produktif dan berdampak di tempat kerja yang terdistribusi

15 menit membaca

26 Januari 2025

1. Tentukan kapan akan berkolaborasi

Di Dropbox, kami menggunakan jam kolaborasi inti, blok empat jam di mana kami mengadakan semua rapat. Dengan menetapkan jam-jam tertentu untuk panggilan, Anda dapat memastikan semua orang tersedia untuk sinkronisasi, terlepas dari zona waktu mereka.

Selain itu, kami juga mengalami kelelahan Zoom seperti orang lain, jadi meminimalkan rapat dan memiliki jam bebas rapat telah membantu menjaga otak kami tetap segar. Artinya kita punya waktu untuk kerja mendalam dan kolaborasi.

Kami menetapkan blok waktu yang berbeda tergantung pada areanya untuk mengakomodasi zona waktu yang berbeda namun tetap menyisakan cukup waktu bagi kami untuk bertemu di mana pun kami berada.

Visualisasi jam kolaborasi inti Dropbox

2. Identifikasi lingkungan mana yang membantu Anda dan tim Anda fokus

Dengan menerapkan Virtual First, tim kami yang tersebar memiliki kontrol lebih besar atas lingkungan kerja mereka, yang membantu meningkatkan produktivitas dan kesejahteraan di tempat kerja mereka. Kami mendorong tim kami untuk mengetahui preferensi kerja mereka dengan memberi mereka “Lembar kerja bekerja dari rumah.”

Diagram matriks Eisenhower

3. Buat prioritas tugas yang jelas

Dalam wawancara dengan Dropbox, Oliver Burkeman, penulis 4,000 Weeks: Time Management for Mortals, mengatakan kepada kami bahwa banyak orang percaya, “Pasti ada cara bagi Anda untuk menjadi seratus persen pekerja yang sempurna dan seratus persen orang yang sempurna dengan kehidupan di luar pekerjaan.” Namun seperti yang dicatat Burkeman, “Persentase tidak bekerja seperti itu.” 

Dia mengajari kami bahwa saat tim kami bekerja jarak jauh, kami bekerja secara mandiri—sama seperti pada jam kerja asinkron kami. Itu berarti kita membutuhkan disiplin, pengetahuan, dan alat untuk mengelola waktu kita dengan baik. Memprioritaskan apa yang harus dilakukan di tempat kerja dan dalam kehidupan pribadi kita adalah alat pertama untuk memastikan pekerjaan kita produktif dan berdampak. Ditambah lagi, ia membantu mencapai keseimbangan sehat yang kita butuhkan untuk merasa fokus dan puas. 

Bagi kita yang bekerja jarak jauh, memprioritaskan tugas sangatlah penting karena kita tidak selalu dapat meminta klarifikasi dari kolega secara langsung, dan kita bergantung satu sama lain. Memahami bahwa pekerjaan kita berdampak pada anggota tim lainnya dan, akibatnya, hasilnya membantu kita dalam proses penentuan prioritas tugas. 

Kami juga menggunakan matriks Eisenhower. Hal ini melibatkan pengkategorian tugas sepanjang kisi empat sisi:

  • Mendesak dan penting: Lakukan tugas ini sesegera mungkin.

  • Penting tetapi tidak mendesak: Delegasikan tugas-tugas ini.

  • Mendesak tetapi tidak penting: Jadwalkan tugas-tugas ini untuk nanti.

  • Tidak mendesak atau penting: Jangan fokus pada ini.

Poin terakhir ini sangat penting dalam penentuan prioritas. Pastikan tim Anda tahu bahwa mereka tidak boleh memperlakukan setiap tugas seolah-olah tugas tersebut ada di bagian atas daftar tugas mereka. Mengatakan tidak bisa jadi sulit, jadi ada baiknya Anda memiliki rencana untuk tugas-tugas yang kurang mendesak. Misalnya, mereka dapat mendelegasikan tugas yang tidak perlu mereka tangani secara pribadi.

Jika seorang anggota tim memiliki rapat yang tidak terlalu penting, mereka dapat mendelegasikannya ke orang lain yang akan hadir, atau menggunakan alat bantu untuk memastikan mereka tetap mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Rekaman rapat dan perangkat lunak transkripsi seperti Otter dapat menguraikan poin-poin utama rapat dan mengklarifikasi jika ada bagian yang perlu diketahui oleh mereka yang tidak hadir. Ajarkan keterampilan ini kepada tim Anda dengan menyelenggarakan lokakarya dan menyediakan sumber daya tentang manajemen tugas yang efektif, seperti "Lembar kerja cara memprioritaskan" kami.

Setelah memiliki rencana dan menetapkan tindakan, saatnya mengatur komunikasi tim Anda.

4. Tetaplah pada apa yang berhasil

Kami menemukan bahwa mendorong tim kami untuk membuat ritual harian membantu mereka menjaga jadwal yang konsisten dan meningkatkan produktivitas, dan studi terbaru mendukung temuan kami. Berikut adalah beberapa jenis ritual yang berhasil bagi kami: 

  • Menyediakan sumber daya untuk mendukung peningkatan fokus. Dalam latihan Kit Efektivitas kami yang berjudul “Tingkatkan fokus hari kerja”, kami menguraikan cara mengenali dan menghindari gangguan. Kartu skor gangguan sumber daya adalah cara yang bagus untuk memulai, di mana tim dapat mencatat semua gangguan yang mereka temui. Selanjutnya, mereka dapat mengikuti panduan untuk membuat ritual kecil seperti menyetel ponsel ke mode Jangan Ganggu di jam-jam tertentu.

  • Berlatih meditasi untuk kesejahteraan psikologis. Kami sarankan Anda mengadakan sesi meditasi singkat selama 60 detik saat memulai beberapa rapat. Hal itu menempatkan setiap orang dalam pola pikir yang tepat untuk menjadi kreatif dan terbuka terhadap ide, belum lagi meningkatkan suasana hati kita saat kita mengalami hari yang penuh tekanan.

Tetapi ada lebih banyak cara untuk membantu produktivitas tim Anda.

Pemeriksaan fokus pertama virtual Dropbox: Kartu skor gangguan

5. Berinvestasilah pada produktivitas tim Anda

Terkadang, meningkatkan produktivitas memerlukan investasi awal dalam bentuk waktu atau uang. Itulah sebabnya kami memastikan tim kami memiliki peralatan yang mereka minta. Ini tidak hanya menghemat waktu. Itu membuat mereka merasa dihargai dan didengarkan.

Misalnya, ketika tim Anda berkata, “Harus ada cara untuk mengotomatiskan hal ini,” biasanya ada baiknya meminta mereka meluangkan waktu terlebih dahulu untuk mencari tahu cara melakukannya. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah dengan menciptakan slot waktu khusus untuk pengembangan profesional yang meningkatkan produktivitas. Anda juga dapat menyelenggarakan lokakarya selama slot tersebut bagi tim Anda untuk meningkatkan keterampilan inti yang ingin mereka kembangkan.

Di Dropbox, kami juga menggunakan alat kolaborasi seperti Dash untuk menemukan, mengakses, dan berbagi materi kerja kami dari satu dasbor—penghemat waktu dan peningkatan produktivitas yang luar biasa. Untuk menggunakannya, Anda tinggal mengetik apa yang Anda cari, seperti "pengeluaran media sosial", dan aplikasi akan mencari dokumen relevan melalui semua folder, aplikasi, dan cloud Anda. 

Menyediakan semua dokumen relevan dan ringkasan berdasarkan istilah pencarian Anda, menarik informasi dari dokumen dan menghemat waktu yang Anda perlukan untuk menelusuri masing-masing dokumen.

Sama pentingnya dengan peralatan teknologi, menyediakan perlengkapan fisik yang dibutuhkan tim Anda untuk bekerja dengan nyaman, seperti monitor kedua, dapat menjadi pengubah permainan untuk produktivitas. Jika Anda memberikan tunjangan, seperti Tunjangan Keuntungan kami, tim Anda dapat menggunakannya untuk kursus pengembangan atau perlengkapan tempat kerja. Investasi itu membuahkan hasil ketika sesuatu yang sederhana seperti monitor berarti mereka dapat bekerja lebih cepat.

Alat produktivitas yang mengurangi pekerjaan yang tidak perlu tentang pekerjaan

Dengan alat kolaborasi, berbagi file yang aman, dan akses cepat ke aplikasi favorit Anda—Dropbox membuat produktivitas menjadi mudah.

6. Cobalah istirahat yang diatur sendiri dan “Pomodoro”

Dalam studi kami tentang fokus dan kerja jarak jauh, kami menemukan bahwa 63% pekerja jarak jauh  merasa mereka harus selalu siap sedia. Kami tidak ingin tim terdistribusi kami merasakan tekanan semacam itu—salah satu bagian terbaik dari kerja jarak jauh adalah kebebasannya.

Itulah sebabnya kami menggunakan timeboxing, praktik memecah tugas menjadi beberapa bagian waktu dan mengambil jeda di antaranya. Mengambil waktu istirahat di antara tugas-tugas seperti ini sangat bermanfaat bagi kami, kami bahkan membuat garis besar latihan pengaturan waktu pribadi kami untuk membantu orang lain melakukan hal yang sama.

Dua sistem yang paling populer untuk mengambil waktu istirahat dan mengatur waktu adalah waktu istirahat yang diatur sendiri dan waktu istirahat “Pomodoro”. Cara orang beristirahat sangatlah individual. Namun, perbandingan keduanya oleh The British Psychological Society menemukan bahwa istirahat yang diatur sendiri menyebabkan tingkat konsentrasi dan motivasi yang lebih rendah.

Pada akhirnya, semuanya kembali pada preferensi pribadi, tetapi kami menganjurkan orang untuk mencoba Teknik Pomodoro, di mana Anda bekerja dalam interval yang terfokus:

  • 25 menit kerja mendalam

  • 5 menit istirahat

  • Ulangi

  • Istirahat 15-30 menit setelah empat siklus

Dengan menyusun waktu istirahat dalam hari kerja, pikiran Anda menjadi lebih waspada, dan Anda menjadi lebih sadar akan manajemen waktu. Namun, akan lebih mudah untuk memanfaatkan waktu fokus Anda secara maksimal ketika Anda berada di lingkungan yang mendukungnya.

7. Buatlah rencana

Kami tidak sempurna. Sama seperti 99% orang Amerika, kami berjuang dengan penundaan. Namun berdasarkan pengalaman kami, salah satu cara terbaik untuk melawan balik adalah dengan membuat rencana yang matang untuk membagi proyek menjadi tugas-tugas yang lebih kecil. Hal ini terutama penting bagi tim kami yang tersebar karena setiap anggota mengelola tugas dan waktu mereka sendiri.

Memecah tugas besar atau informasi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil disebut chunking, dan ini bahkan dapat membantu Anda mengingat semua yang perlu Anda lakukan. Sebuah penelitian tentang metode chunking menunjukkan bahwa memecah informasi besar, seperti angka, menjadi beberapa informasi yang lebih kecil dapat membantu Anda mengingat keseluruhannya.

Berikut adalah beberapa langkah praktis yang kami gunakan saat mengerjakan proyek besar:

  1. Tentukan tujuan: Saat tim Anda memulai proyek, identifikasi dampak yang diharapkan dari proyek tersebut. Apakah itu akan meningkatkan pendapatan? Mengurangi biaya infrastruktur? Menciptakan produk baru yang inovatif?
  2. Tetapkan tonggak sejarah: Petakan tonggak sejarah yang perlu dicapai tim untuk mencapai tujuan tersebut. Ini dapat berupa apa saja, mulai dari sasaran penjualan individu hingga sasaran tim dalam membangun fitur spesifik untuk suatu produk.
  3. Uraikan lebih rinci: Kini Anda dapat menguraikannya lebih rinci lagi, dengan membagi tonggak-tonggak pencapaian menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan dapat ditindaklanjuti, yang dapat dilakukan setiap anggota tim untuk mencapainya.
  4. Prioritaskan: Fokus pada tugas berdampak tinggi terlebih dahulu. Kami akan membahas ini lebih lanjut nanti, tetapi satu hal yang perlu diingat saat memprioritaskan tugas tim adalah apakah ada yang terblokir. Jika kemajuan seseorang bergantung pada penyelesaian tugas tertentu oleh orang lain, prioritaskan tugas tersebut dan berikan bantuan yang dibutuhkan orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya agar dapat menyelesaikannya dengan cepat.

Setelah tim Anda memutuskan apa yang perlu mereka lakukan dan dalam urutan apa, mereka dapat memutuskan rapat dan tugas mana yang memerlukan waktu istirahat, dan mana yang dapat Anda kerjakan secara berkelompok satu demi satu. Teknik ini terutama berguna untuk menciptakan blok waktu yang efisien pada kalender Anda. Untuk beberapa saran tentang kapan sebaiknya mengelompokkan rapat dan tugas Anda bersama-sama, dan kapan sebaiknya memisahkannya dengan jeda, lihatlah latihan pribadi rapat batch dan buffer kami.

Setelah Anda memiliki rencana, saatnya untuk lebih rinci dengan mencari tahu bagaimana Anda akan menjalankannya.

8. Ciptakan sistem akuntabilitas

Kita semua perlu bertanggung jawab pada diri kita sendiri (atau meminta orang lain melakukannya). Ia membuat kita tetap pada jalur dan membantu kita mencapai tujuan. Ini sangat membantu dalam lingkungan terdistribusi, di mana pengawasan dapat dibatasi. Berikut ini adalah beberapa cara yang telah kami terapkan selama bertahun-tahun dan berhasil bagi tim kami:

  1. Akuntabilitas diri: Mintalah tim Anda menetapkan penghargaan pribadi untuk mencapai tujuan, seperti memanjakan diri dengan sesuatu yang menyenangkan (seperti makan malam dengan seorang teman). Sebaliknya, jika mereka melewatkan tenggat waktu, mereka harus memiliki rencana untuk menebusnya tanpa membebani diri mereka sendiri.
  2. Dukungan rekan sejawat: Bentuk mitra akuntabilitas di antara rekan kerja. Pemeriksaan rutin dapat membuat semua orang termotivasi dan berada di jalur yang benar.
  3. Pengawasan manajerial: Rencanakantinjauan kemajuan berkala dan tetapkan tujuan bersama. Ini memberikan panduan dan validasi eksternal bagi karyawan.

Di tempat kerja yang terdistribusi, sangat penting untuk memiliki niatan mengenai sistem ini. Dalam wawancara dengan Dropbox untuk Remotely Curious, pakar fokus Profesor Gloria Mark dari Universitas California, Irvine, menambahkan bahwa pekerja jarak jauh harus menetapkan tujuan emosional (bagaimana mereka ingin merasa pada hari tertentu) dan memproyeksikan tujuan setiap hari untuk tetap bertanggung jawab pada tingkat pribadi dan profesional. 

Tim Anda dapat bertanya pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan seperti “Apa yang ingin saya capai?” dan “Bagaimana saya ingin merasa?” saat mereka memulai hari mereka. Dr. Mark berkata, “Mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini di awal hari saja sudah membantu orang-orang tetap fokus karena hal ini membuat tujuan mereka menjadi lebih jelas dan membantu mengarahkan perhatian.”

9. Tetap aktif secara fisik

Kami menemukan bahwa aktivitas fisik dan olahraga sangat efektif dalam menjaga kita tetap termotivasi dan fokus sepanjang hari. Mereka tidak hanya membuat kita merasa lebih produktif dan berenergi tetapi juga merupakan cara hebat bagi tim untuk terhubung melalui sesuatu yang sehat dan menyenangkan. Di kantor, Anda akan mendapatkan aktivitas alami saat berpindah-pindah ruangan, tetapi saat bekerja jarak jauh, sulit menemukan waktu untuk aktivitas fisik.

Itulah sebabnya kami gemar menjadwalkan pertemuan “Bertemu & Bergerak”, di mana kami mendorong para peserta untuk bergerak sedikit saat mengobrol. Cara ini mencegah kita melakukan banyak tugas secara serentak dan memberi kita kesempatan untuk melakukan aktivitas fisik sembari bekerja.

Namun ada beberapa pertimbangan. Pertama, Anda ingin memilih pertemuan yang sesuai dengan rencana Anda. Jika Anda memberikan presentasi atau menggunakan visual, akan sulit untuk bergerak. Sebaliknya, pertemuan yang lebih santai atau empat mata mungkin lebih cocok.

Anda juga harus merencanakan rute Anda ke suatu tempat tanpa terlalu banyak kebisingan latar belakang, seperti taman yang tenang daripada trotoar jalan yang ramai. Anda bahkan dapat mondar-mandir di sekitar rumah Anda demi ketenangan dan kenyamanan. Tidak peduli bagaimana Anda melakukannya, sedikit bergerak dapat memberikan beberapa manfaat serius—satu studi menemukan bahwa hanya satu jam olahraga seminggu dapat meningkatkan kesehatan fisik dan kinerja kerja.

Seorang wanita berjalan di jalan sambil melihat ponselnya dan tersenyum

10. Evaluasi diri secara berkala

Di Dropbox, kami ingin mengevaluasi sendiri produktivitas kami dengan meninjau kalender kami dan menilai seberapa baik kami menghabiskan waktu. Kita menandai rapat dan tugas dengan warna merah, kuning, atau hijau untuk menunjukkan apakah itu penggunaan waktu kita yang buruk, baik, atau benar. Kami kemudian menggunakan informasi itu untuk mengevaluasi bagaimana kami bisa lebih produktif. Itu membantu tim kami tetap pada jalurnya dan memastikan mereka menggunakan waktu mereka seefektif mungkin.

Cara lain yang ampuh untuk meningkatkan produktivitas adalah dengan mengidentifikasi saat Anda berada dalam kondisi mengalir—yang ditandai dengan fokus mendalam dan efisiensi—lalu mengevaluasi kondisi yang membantu Anda mencapainya. Ini mungkin agak sulit dilakukan, tetapi satu penelitian menunjukkan bahwa akan lebih mudah mencapai kondisi mengalir jika Anda meminimalkan gangguan dan menetapkan tujuan yang jelas

Anda bahkan dapat menantang tim Anda untuk mencatat kondisi dan tujuan apa yang membantu mereka mencapai kondisi flow mereka pada minggu lalu. Kemudian, adakan pertemuan di mana Anda dapat melakukan aktivitas membangun tim yang mengungkap perbedaan dan persamaan dalam cara setiap anggota mencapai konsentrasi puncak.

Jelajahi sumber daya terkait

Seorang profesional duduk di lantai di rumah sambil bekerja menggunakan laptop.

Apakah rapat asinkron merupakan masa depan pekerjaan?

Rapat video sekarang penting bagi banyak bisnis—tetapi hal tersebut memiliki kelemahan. Pelajari bagaimana rapat asinkron dapat membantu kolaborasi dan produktivitas tim virtual.

Seseorang bekerja dari rumah di meja dapurnya.

5 kiat untuk bekerja dari rumah secara efektif

Bekerja dari rumah secara efektif memerlukan persiapan. Simak panduan kami tentang cara sukses bekerja jarak jauh.

Melihat dari balik bahu pekerja jarak jauh, sebuah laptop diletakkan terbuka dengan lima anggota tim sedang melakukan panggilan video mendiskusikan sebuah proyek.

Cara membuat pekerjaan yang fleksibel menjadi sukses

Ingin tahu cara menerapkan pengaturan kerja fleksibel untuk tim Anda? Temukan strategi yang didukung para ahli untuk kerja fleksibel yang sukses.