Table of contents
Kita semua pernah mengalaminya: Mati-matian mencari dokumen atau file digital tertentu. Mungkin dokumen tersebut adalah dokumen pengembalian pajak yang Anda perlukan sebagai bukti penghasilan, foto yang Anda ambil dalam perjalanan ke Kreta, atau PDF kontrak yang Anda tanda tangani. File tersebut ada dan disimpan secara aman serta terjamin dengan perlindungan kata sandi dan sistem keamanan terbaik dari Dropbox, tetapi di mana persisnya? Apa nama dokumennya?
Dengan pemberian tag, mencari file sama mudahnya dengan mengunggahnya. Dalam beberapa langkah mudah, Anda dapat memastikan bahwa dokumen digital Anda tetap rapi dan mudah ditemukan. Berikut beberapa cara terbaik untuk mengatur file menggunakan tag dan menyederhanakan proses pencarian dokumen, foto, serta berkas penting (dan tidak begitu penting) lainnya dalam hidup Anda.

Menjalin kedekatan
Menggunakan satu tag sangat berpengaruh pada penataan dokumen. Namun, sistem pemberian tag yang tepat akan sangat bermanfaat.
Sebelum mulai memberikan tag, mau tidak mau, Anda harus mempertimbangkan dokumen mana yang Anda beri tag dan alasannya. Mungkin Anda sedang mencari rumah yang dijual atau sedang mempertimbangkan agar semuanya, entah itu laporan keuangan, laporan bank, spreadsheet pembayaran, dokumen prapersetujuan hipotek, dan lainnya, ditandai dengan tag “#rumah”. Gunakan “#pengembalian_pajak” agar Anda dapat mencari dokumen pengembalian pajak dengan cepat. Jangan lupa tandai dengan tag berdasarkan tahun agar Anda dapat menemukan dokumen pengembalian pajak tahun 2024 dengan cepat. Mungkin, Anda memberi tag pada setiap foto sesuai lokasi, tahun, dan orang-orang di dalamnya. Folder album foto juga bisa ditandai dengan tag yang sama agar Anda bisa menemukan folder dengan cepat. (Dan jangan lupa beri tag “#makanan_lezat” untuk gambar makanan.)
Tidak ada aturan dalam membuat sistem pemberian tag. Satu file dapat memuat hingga 20 tag, sehingga Anda dapat berkreasi dengan tag yang Anda tambahkan dan sistem yang Anda buat. Perlu diingat bahwa lebih baik konsisten dan teratur daripada sembrono dan berantakan. Lagi pula, sistem pemberian tag hanya berfungsi jika Anda menggunakannya dengan benar.
Memulai pemberian tag
Memulai pemberian tag mungkin terdengar sulit dan tidak menyenangkan, tetapi sebenarnya mudah saja. Cukup masuk ke akun Dropbox Anda, lalu klik kotak centang di sebelah kiri file atau folder yang ingin Anda beri tag. Cari kotak “Tambahkan tag” di panel sisi kanan, lalu masukkan teks tag. Jika tag tersebut baru, Anda harus membuatnya. Jika tag tersebut sudah pernah Anda buat, tag akan muncul. Perlu diingat bahwa semua tag harus kurang dari 32 karakter dan hanya boleh berisi huruf, angka, dan garis bawah. Menghapus tag dapat dilakukan secara cepat dengan mengeklik kotak centang, memeriksa daftar tag yang muncul pada pratinjau file, dan mengeklik tanda X untuk menghapus tag ingin dihapus.
Jika Anda menggunakan Dropbox Professional atau paket tim untuk bekerja, Anda dapat membuat folder yang menerapkan pemberian tag secara otomatis atau pemberian tag setiap kali file ditambahkan ke folder. Daripada menandai setiap foto atau video liburan satu per satu, cukup buat folder “#Trip Florida 2025” dan tambahkan tag “#Trip_Florida” dan “#2025” ke folder. Dengan begitu, setiap file yang Anda tambahkan akan ditandai dengan kedua tag tersebut.
Mencari konten lebih cepat
Sekaran Anda sudah berhasil membuat sistem pemberian tag yang elegan dan cerdas. File dan folder, gambar, dan dokumen sudah tertata di Dropbox Anda dan siap diakses saat dibutuhkan.
Namun, bagaimana cara memanfaatkan sistem pemberian tag dan mencari file dengan mudah? Sederhana saja: gunakan tag untuk mencarinya. Jika Anda mengetik kata atau frasa di bilah pencarian di bagian atas layar, Anda akan melihat daftar tag yang berlaku. Klik salah satu tag dan Anda dapat melihat daftar berkas yang ditandai dengan tag tersebut. Selain itu, Anda dapat mencari beberapa tag sekaligus untuk membantu mempersempit pencarian. Jika “#2024” menampilkan terlalu banyak hasil, lakukan pencarian tag tambahan seperti “#lompat_tebing“ atau “#pengembalian_pajak” akan mempersempit opsi.
Dunia adalah tempat yang kompleks. Sistem pemberian tag yang cerdas dan efektif dapat meningkatkan keteraturan sehingga Anda, teman, dan keluarga dapat menemukan semua yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. Jangan menghabiskan waktu mencari video liburan di Paris atau formulir W-2 dari lima tahun lalu. Beri satu tag di berkas Anda, langsung temukan kapan pun dibutuhkan, dan kembalilah beraktivitas.