Cara mempercepat proses orientasi SDM Anda bagi karyawan baru

Saat merekrut anggota tim baru,program orientasi yang lancar dan efisien dapat membuat perbedaan besar pada pengalaman karyawan. Faktanya, penelitian oleh BambooHR menemukan bahwa 89% karyawan mengatakan proses orientasi yang efektif membantu mereka merasa sangat terlibat dalam pekerjaan. Terlebih lagi, karyawan ini 30x lebih mungkin merasakan kepuasan kerja secara keseluruhan, dibandingkan dengan karyawan yang merasa memiliki pengalaman orientasi yang tidak efektif.

Namun, sayangnya tidak semua orang memiliki pengalaman orientasi yang hebat. Survei oleh Paychex menemukan bahwa karyawan perusahaan kecil (66%) dan pekerja jarak jauh (63%) merasa kurang terlatih setelah orientasi. Selain itu, hampir sepertiga karyawan merasa proses orientasi membingungkan.

Orientasi dengan cara lama dan berbasis kertas menciptakan beban kerja yang cukup berat bagi para profesional SDM dan kurang efisien bagi karyawan jarak jauh. Untuk mempercepat proses dan meningkatkan pengalaman bagi semua pihak yang terlibat, alat otomatisasi baru dan cerdas perlu digunakan dalam alur kerja Anda.

Dalam artikel ini, kita akan menjelajahi berbagai langkah yang terkait dengan orientasi karyawan baru, kendala umum yang dihadapi profesional SDM selama proses ini, dan bagaimana cara alat penghemat waktu dapat meningkatkan proses orientasi untuk Anda dan karyawan baru Anda.

Apa itu proses orientasi karyawan di HR?

Orientasi adalah proses memperkenalkan karyawan baru terhadap bisnis Anda. Proses ini membantu karyawan baru memahami tempat kerja baru mereka, peran mereka, dan apa yang diharapkan dari mereka di posisi baru mereka.

Ini adalah proses penting yang membantu mengintegrasikan karyawan baru ke dalam organisasi Anda dan membuat mereka mengetahui informasi terkini tentang orang-orang dan budaya perusahaan.

Mengapa orientasi karyawan itu penting?

Menurut penelitian oleh Brandon Hall Group, perusahaan yang memiliki proses orientasi yang kuat meningkatkan retensi karyawan baru hingga 82% dan produktivitas lebih dari 70%.

Proses orientasi yang baik dapat membantu menetapkan ekspektasi yang baik terhadap pengalaman karyawan baru di perusahaan Anda dan memastikan mereka merasa diterima. Proses ini akan membantu mereka menyesuaikan diri dengan lebih cepat, membangun hubungan dengan rekan-rekan baru mereka, dan pada akhirnya mulai menjalankan peran baru mereka.

Apa saja proses orientasi karyawan baru?

Proses orientasi karyawan baru berbeda dari satu organisasi ke organisasi lainnya. Namun, proses ini biasanya melibatkan lima langkah berikut:

1. Tahap perekrutan—praorientasi

Proses perekrutan sering kali dianggap bagian yang terpisah dari proses orientasi, namun keduanya berhubungan erat. Dalam beberapa hal, orientasi dimulai pada awal proses perekrutan, dengan menetapkan kesan yang baik dalam deskripsi pekerjaan dan wawancara yang jelas.

Periode di antara pengiriman surat penawaran kerja dan hari pertama karyawan baru dikenal sebagai “praorientasi”. Selama tahap ini, Anda akan menjawab pertanyaan apa pun yang diajukan karyawan baru sebelum mereka mulai bekerja, tetap terhubung bersama mereka, dan memastikan mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk hari pertama.

2. Seminggu sebelum bergabung

Saat tanggal mulai bergabungnya karyawan baru semakin dekat, inilah waktunya mengirimi mereka dokumen, kebijakan perusahaan, dan formulir yang relevan, serta mengatur peralatan dan akses untuk mereka.

Pada tahap ini Anda akan:

• Mengirim berbagai dokumen dan materi yang relevan, seperti kontrak yang harus ditandatangani dan buku pegangan karyawan

• Mengirim peralatan seperti laptop serta menyelesaikan urusan sumber daya seperti akun email kantor dan akses jaringan

• Mengonfirmasi informasi personal mereka untuk ditambahkan ke sistem internal Anda

• Menjadwalkan pertemuan perkenalan dan melakukan panggilan perkenalan hari pertama

• Mengirimkan email sambutan yang disertai informasi penting, seperti cara menuju kantor jika mereka bekerja di lokasi

3. Hari pertama

Apa pun tingkat pengalaman Anda, hari pertama di pekerjaan baru bisa sangat melelahkan—terutama karena ada begitu banyak informasi yang harus dipelajari sekaligus.

Akan tetapi, anggota baru cenderung lebih mengingat apa yang mereka rasakan pada hari pertama daripada apa yang mereka pelajari. Khususnya bagi pekerja jarak jauh, satu demi satu rapat virtual di hari pertama dapat menyebabkan kelelahan Zoom yang serius— bukan kesan pertama yang baik! Tugas Anda adalah memastikan hari pertama mereka menjadi pengalaman yang menyenangkan bagi mereka dan menenangkan pikiran mereka.

Peran SDM di sini adalah menyambut karyawan baru secara virtual atau langsung pada rapat induksi, dan memastikan mereka memiliki semua yang mereka butuhkan. Anda kemudian dapat memperkenalkan mereka ke tim langsung mereka, mengarahkan mereka ke pelatihan apa pun yang perlu diselesaikan, dan membantu mereka dengan hal-hal praktis seperti mengirimkan gambar profil untuk aplikasi komunikasi mereka seperti Slack.

4. Minggu pertama

Keterlibatan SDM setelah hari pertama akan lebih halus. Kemungkinan besar Anda akan bekerja sama dengan manajer pemula yang baru untuk memastikan mereka memiliki jadwal yang masuk akal selama minggu pertama dan dapat mengakses alat atau perangkat lunak relevan yang diperlukan untuk peran yang mereka jalani. Anda mungkin perlu menjadwalkan pertemuan dengan tim lain di perusahaan sehingga mereka dapat memahami sepenuhnya bagaimana fungsi setiap departemen dalam organisasi.

Anda juga dapat membantu karyawan baru menjadwalkan proses check-in rutin atau pertemuan 1:1 dengan manajer lini mereka, dan secara umum berkomunikasi secara langsung untuk memastikan mereka beradaptasi dengan baik.

5. 3-6 bulan pertama

Tujuan SDM selama periode ini, bersama dengan manajer lini atau penyelia karyawan baru, adalah memastikan harapan dan kenyataan karyawan di perusahaan Anda selaras.

Bersama manajer lini, Anda dapat mendiskusikan kemajuan karyawan, bidang apa saja yang dirasa memerlukan pelatihan tambahan, mendiskusikan masalah, ambisi atau tujuan karier, dan bagaimana pengalaman orientasi bagi mereka. Anda kemudian dapat bekerja sama dengan manajer lini mereka untuk memberikan umpan balik dan menyetujui apa yang dapat dilakukan oleh masing-masing pihak guna memastikan karyawan baru tersebut menjadi anggota utama keluarga organisasi.

Kesulitan umum dalam proses orientasi

Beberapa kesulitan umum yang dihadapi tim SDM dalam orientasi meliputi:

• Kurangnya praorientasi, menyebabkan karyawan baru merasa tidak siap dan kewalahan di hari pertama
• Mengabaikan umpan balik, membuat karyawan merasa tidak didengarkan dan tidak dihargai
• Informasi yang berkualitas rendah atau tidak akurat untuk karyawan baru, yang menyebabkan kebingungan atau frustrasi
• Deskripsi pekerjaan yang menyesatkan dan ekspektasi yang tidak jelas, menyebabkan karyawan baru merasa kehilangan arah atau tidak yakin akan peran mereka di perusahaan
• Gagal mendemonstrasikan perangkat lunak yang relevan, yang mana menghambat kemampuan karyawan baru untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif
• Memberikan terlalu banyak informasi dengan terlalu cepat, sehingga membuat karyawan baru kewalahan dengan dokumen yang berlebihan
• Kurangnya perkenalan dan aktivitas membangun tim, sehingga membuat karyawan baru merasa terisolasi dan terputus dari rekan-rekannya

Semua faktor ini dapat berkontribusi pada pengalaman orientasi yang negatif dan pada akhirnya mengakibatkan karyawan merasa tidak terlibat dan tidak termotivasi.

Sangat penting bagi perusahaan untuk menginvestasikan waktu serta sumber daya untuk menciptakan proses orientasi yang komprehensif dan efektif guna mempersiapkan karyawan baru mereka meraih kesuksesan. Dengan melakukan hal ini, mereka dapat memastikan kelancaran transisi ke peran baru mereka serta menumbuhkan lingkungan kerja yang positif dan produktif.

Cara mempercepat proses orientasi

Kami telah menjelajahi proses orientasi dan berdiskusi dengan berbagai orang serta mendalami berbagai materi yang terlibat selama ini. Namun ketika proses ini seringkali membutuhkan waktu yang lebih lama dari yang seharusnya, apa yang bisa Anda lakukan untuk menyederhanakannya?

Dropbox menawarkan serangkaian alat untuk membantu profesional SDM mempercepat proses orientasi karyawan baru. Berbagai alat ini memungkinkan Anda untuk:

• Menyesuaikan dokumen dan templat dengan logo, font, dan warna untuk branding yang konsisten di seluruh materi orientasi Anda

• Kelola dokumen penting dengan melacak tampilan, penerusan, dan unduhan dengan DocSend

• Tingkatkan waktu penyelesaian dan otomatisasi alur kerja dengan pelacakan informasi dan pengingat bawaan menggunakan Dropbox Sign

• Tetap terinformasi dengan kemajuan internal menggunakan pelacakan aktivitas file dan notifikasi komentar

• Bangun reputasi yang dapat dipercaya di antara karyawan dan kandidat dengan melindungi informasi sensitif setiap saat

Ketika digunakan sebagai bagian dari alur kerja SDM Anda, fitur-fitur ini menghemat banyak waktu sehingga Anda dapat fokus dalam membina hubungan dengan kolega baru Anda.

Permudah orientasi karyawan baru

Dropbox memberikan para profesional SDM seperangkat alat dan sumber daya yang komprehensif untuk menyederhanakan proses orientasi karyawan baru.

Dengan fitur-fitur seperti alur kerja otomatis, templat yang dapat disesuaikan, dan kemampuan berbagi file yang aman, profesional SDM dapat dengan mudah berkolaborasi dengan manajer perekrutan dan memastikan transisi yang lancar bagi karyawan baru.

Dengan memanfaatkan alat orientasi Dropbox, profesional SDM dapat menghemat waktu, mengurangi beban administratif, dan memberikan pengalaman positif bagi karyawan baru saat mereka berintegrasi ke dalam organisasi.