Komunikasi intrapersonal—bagaimana tim Anda memandang diri mereka sendiri dan pekerjaan mereka—membentuk dialog internal dan interaksi kita dengan orang lain. Kebalikannya juga benar. Komunikasi interpersonal—cara kita berbicara kepada orang lain dan sebaliknya—dapat berdampak signifikan pada hubungan kita dengan orang lain dan cara kita menyelesaikan pekerjaan bersama. Bekerja secara terdistribusi dapat membuat pengelolaan pikiran negatif dan menjaga komunikasi yang jelas dan positif menjadi lebih menantang. Namun keduanya penting untuk kesejahteraan dan produktivitas tim.
Dalam artikel ini, kami akan memberikan strategi dan latihan praktis untuk meningkatkan komunikasi interpersonal dan intrapersonal tim Anda. Strategi ini mendorong terciptanya lingkungan kerja yang lebih sehat di mana anggota tim merasa percaya diri, didukung, dan terhubung.
Komunikasi intrapersonal vs. komunikasi interpersonal
Komunikasi intrapersonal adalah dialog internal yang membentuk pikiran dan tindakan, dan bertindak sebagai suara di kepala kita yang tidak selalu kita sadari. Memiliki citra diri yang positif dapat meningkatkan dialog batin ini, meningkatkan kreativitas, fokus, dan pengambilan keputusan.
Namun otak tidak selalu rasional, dan meskipun ada upaya pengembangan pribadi, rasa tidak aman masih dapat muncul. Jika tidak dikendalikan, pikiran negatif dapat menurunkan moral dan mengganggu pengambilan keputusan.
Komunikasi interpersonal, di sisi lain, mengacu pada dialog eksternal antara orang-orang. Ini melibatkan pertukaran informasi, ide, dan perasaan serta bagaimana kita berinteraksi dengan orang lain melalui percakapan, bahasa tubuh, dan isyarat sosial. Ini memengaruhi cara kita memandang dan berinteraksi dengan dunia dan membantu kita membangun hubungan dengan orang lain.
Bersama-sama, kedua bentuk komunikasi memengaruhi dinamika tim.
Ketika komunikasi antarpribadi terganggu, hal itu dapat mengarah pada pembicaraan negatif dengan diri sendiri, seperti terlalu memikirkan nada bicara seseorang, meragukan niat seseorang, atau membuang-buang waktu mencoba menafsirkan pesan yang tidak jelas. Dengan cara yang sama, bila kita berbicara kepada diri sendiri secara negatif, kita cenderung salah membaca dan menafsirkan masukan dari orang lain sebagai kritik, sehingga menimbulkan kesalahpahaman dan membuat hubungan menjadi tegang.
Itulah sebabnya membantu tim Anda membangun kedua keterampilan komunikasi ini adalah kuncinya. Mari kita periksa beberapa contoh komunikasi interpersonal dan intrapersonal yang positif dan negatif.
Contoh komunikasi intrapersonal
Kita semua mengalami komunikasi intrapersonal secara unik, dibentuk oleh pengalaman kita dan cara kita menafsirkan situasi. Namun, pola umum sering muncul.
Komunikasi intrapersonal yang positif:
- Memvisualisasikan kesuksesan: “Saya tahu materi saya, saya bisa melakukannya.”
- Kemampuan afirmasi: “Saya pernah menangani tugas-tugas sulit sebelumnya; saya bisa melakukan ini!”
Komunikasi intrapersonal negatif:
- Keraguan pada diri sendiri: “Mengapa saya melakukan itu? “Apa yang sedang kupikirkan?”
- Menghindari tantangan: “Saya tidak bisa menangani tugas itu; terlalu berat.”
Mengenali pikiran-pikiran ini dapat membantu kita memahami dampaknya terhadap gaya komunikasi kita dalam lingkungan pribadi dan profesional.
Contoh komunikasi interpersonal
Dalam lingkungan virtual, cara kita berkomunikasi dengan kolega itu penting. Teks dan tanda baca mengandung nada, dan detail kecil dapat membuat perbedaan besar.
Komunikasi interpersonal yang kuat:
- Memberikan umpan balik yang membangun: “Presentasinya hebat! Lain kali, kita bisa menambahkan slide untuk metrik utama.”
- Memberikan instruksi yang jelas: “Wawasan yang luar biasa! Mari kita pertimbangkan untuk menambahkan tren penjualan kuartal terakhir untuk konteks lebih lanjut.”
Komunikasi interpersonal yang tidak konstruktif:
- Memotong pembicaraan di telepon: “Tunggu, tidak, kita lakukan saja dengan caraku.”
- Respons pasif-agresif: “Tentu, jika menurutmu itu ide terbaik…”
Potensi miskomunikasi dalam lingkungan virtual lebih tinggi daripada di tempat kerja tradisional, mengingat tidak adanya interaksi tatap muka yang konsisten. Itulah sebabnya sangat penting untuk membekali tim jarak jauh dengan praktik dan alat yang dapat mereka masukkan ke dalam rutinitas harian mereka untuk mengenali dan melawan pola-pola yang tidak membantu ini.
Bagaimana Anda dapat meningkatkan komunikasi intrapersonal Anda sendiri
Bekerja jarak jauh adalah suatu keterampilan—dan seperti keterampilan lainnya, dibutuhkan waktu dan latihan untuk menguasainya. Bagian penting dalam mengasah keterampilan ini adalah mengenali pola dalam komunikasi intrapersonal Anda sendiri dan bagaimana pola tersebut muncul saat bekerja dalam tim Anda.
Komunikasi intrapersonal yang negatif dan self-talk dapat mengubah latihan mental normal menjadi pemikiran skenario terburuk, yang mengarah pada pola yang tidak membantu seperti komunikasi yang terlalu meminta maaf atau keengganan untuk berbicara. Dalam pekerjaan jarak jauh, perasaan terisolasi terkadang dapat memperkuat pikiran negatif tanpa gangguan interaksi tatap muka.
Di bawah ini, kami telah menguraikan latihan dan kerangka kerja untuk membantu mengubah dialog internal Anda menjadi sumber kreativitas dan dukungan.
Gunakan latihan “menulis ulang pikiran yang tidak membantu”
Keterampilan utama untuk menguasai komunikasi intrapersonal adalah belajar mengenali saat pikiran negatif muncul dan mencari tahu dari mana asalnya.
Untuk membantu Anda memahami hal ini, cobalah menggunakan latihan "tulisulang pikiran-pikiran yang tidakmembantu". Kami merancang lembar kerja ini untuk membantu mengidentifikasi, menilai, dan mengubah pemikiran yang mungkin memengaruhi tindakan dan keputusan kami sendiri.
Berikut cara menggunakannya:
1. Tinjau "gaya berpikir umum": Setelah diskusi atau di akhir pertemuan kelompok, luangkan waktu untuk meninjau "panduan gaya berpikir" dan tuliskan jawabanAnda untuk pertanyaan, "gaya berpikir yang paling tidak membantu yang paling sering saya gunakan adalah ____" dan "Saya paling baik dalam membingkai ulang pikiran yang tidak membantu ketika ____."
2. Manfaatkan "lembarkerja pelacakpikiran": Beberapa hari setelah Anda menentukan gaya berpikir Anda, catat setiap pikiran yang Anda ingat sepanjang hari pada "lembar kerja pelacak pikiran" Anda. Secara khusus, renungkan bagaimana satu pikiran itu memengaruhi tindakan Anda dalam situasi itu, atau apa yang terjadi selanjutnya.
3. Sekarang, cobalah untuk “menulis ulang” pikiran Anda: Tinjau kembali catatan Anda dan pilih dua pikiran yang Anda anggap “tidak membantu”. Tuliskan mengapa pemikiran itu bisa jadi benar pada lembar kerja Anda. Misalnya, seorang karyawan yang berpikir, “Apakah saya cukup produktif?” mungkin menyebutkan hari-hari ketika mereka tidak menyelesaikan semua yang telah direncanakan sebagai bukti bahwa pembicaraan negatif mereka itu valid.
4. Bimbing diri Anda sendiri untuk "membingkai ulang" pikiran Anda: Gunakan informasi yang telah Anda kumpulkan untuk menulis ulang pikiran awal yang tidak bermanfaat. Misalnya, “Apakah saya cukup produktif?” bisa menjadi “Saya membuat kemajuan yang stabil dan belajar untuk memprioritaskan lebih baik setiap hari”.
Meskipun latihan ini bermanfaat, penting untuk diingat bahwa pekerjaan tidak berhenti di situ. Dibutuhkan upaya berkelanjutan untuk melihat perubahan nyata. Usahakan untuk menyisihkan waktu hanya 20 menit dalam kalender Anda seminggu sekali untuk melakukan refleksi diri. Ini membantu membangun kebiasaan mengubah pola pikir lama dan menyusun kembali pola pikir baru.
Berlatih cara baru untuk “mengubah perspektif”
Cara lain yang dapat Anda lakukan untuk mengurangi dampak pola pikir yang tidak membantu adalah dengan mengubah kebiasaan Anda menjadi kebiasaan yang mendorong komunikasi intrapersonal yang positif. Latihan ini membantu mengganti pembicaraan negatif dengan pesan-pesan yang meneguhkan dan mendukung, yang memperkuat kemampuan, nilai, dan potensi seseorang untuk meraih kesuksesan.
Anda dapat membaginya menjadi tiga bagian:
1. Belajar untuk melupakan: Mulailah dengan melakukan "pembersihan mental" untuk merenungkan bagaimana pikiran, kebiasaan, dan nilai-nilai Anda saat ini dapat memengaruhi komunikasi intrapersonal Anda dengan menggunakan panduan "belajar untukmelupakan 101" kami.
2. Ubah perspektif: Selanjutnya, bicaralah pada diri sendiri seperti Anda bicara pada seorang teman. Gunakan kebiasaan dan pikiran Anda dari latihan sebelumnya sebagai contoh dan renungkan bagaimana perasaan Anda jika Anda berbicara kepada seorang teman seperti Anda berbicara kepada diri sendiri.
Berpartisipasilah dalam kegiatan membangun tim dengan kesadaran penuh
Beralih ke lebih banyak mentalitas tim ketika menyangkut komunikasi intrapersonal, cara hebat untuk mengangkat semangat tim adalah melalui latihan rasa syukur yang sederhana,seperti menyiapkan "papan rasa syukur" kelompok. Dengan mendorong tim untuk berbagi dan mendengar umpan balik positif dari rekan kerja, kita dapat lebih baik menginternalisasi kepositifan ini dan mencerminkannya kembali dalam komunikasi intrapersonal kita sendiri. Berbagi momen rasa syukur dapat membantu dalam proses ini, meredam segala hal negatif yang mungkin timbul, dan mendorong terjadinya percakapan positif dalam tim kita.
Begini cara kerjanya:
1. Sebagai tim, "berikan komentar": Kami menggunakan Miro untuk membuat papan rasa syukur, dan meminta anggota tim untuk meninggalkan komentar setiap kali mereka merasa bersyukur kepada seseorang di tim sepanjang minggu. Misalnya, jika seseorang membantu mereka dengan suatu proyek, mereka dapat menambahkan catatan ucapan terima kasih dan cerita singkat tentang proyek tersebut.
2. Membaca dan berbagi: Kami membaca komentar dari dewan di awal rapat atau kapan pun dirasa tepat. Ini membantu menjaga rasa syukur dan pengakuan positif tetap mengalir. Anggota tim dapat mengunjungi kembali papan kapan saja mereka membutuhkan pengingat tentang hal-hal baik yang terjadi, terutama saat bekerja secara asinkron.
Menciptakan ruang bagi diri kita sendiri dan tim kita untuk bersikap terbuka dan jujur tentang tantangan apa yang kita hadapi dengan komunikasi intrapersonal kita sendiri memungkinkan kita untuk terhubung pada tingkat yang lebih dalam, terutama dalam pekerjaan yang terdistribusi. Melalui dialog terbuka ini, kami juga dapat berbagi bagaimana kami menggunakan ritual dan alat harian untuk meningkatkan komunikasi ini.
Seperti yang kita bahas dalam podcast Remotely Curious “Not Okay” — kita semua adalah makhluk sosial dan kita belajar dari satu sama lain.
Cara membantu tim Anda mengembangkan komunikasi interpersonal yang lebih kuat
Ketika membantu tim dengan komunikasi interpersonal mereka, langkah pertama adalah membangun budaya kepercayaan antara anggota tim. Kepercayaan menentukan suasana dan memengaruhi cara pesan diterima. Ketika ada kepercayaan, suatu tim merasa percaya diri untuk berbicara, mengajukan pertanyaan, dan berbagi ide secara terbuka. Namun, mengenal kolega Anda dan membangun budaya kepercayaan dalam tim yang tersebar memerlukan kesengajaan.
Di Dropbox, Virtual First cocok untuk kami karena kami menyadari perlunya koneksi manusia untuk membantu membangun kepercayaan dan meningkatkan hubungan saat kami merancang modelnya. Itulah sebabnya kami rutin berkumpul secara langsung dan merancang pertemuan ini dengan target yang jelas, baik itu membangun tim, merancang strategi, atau mengerjakan tugas yang mendesak.
Berikut adalah beberapa cara untuk meningkatkan keterampilan komunikasi interpersonal tim Anda:
Bantu tim Anda belajar cara menulis untuk pemahaman
Komunikasi interpersonal yang hebat di tempat kerja adalah tentang menyelesaikan pekerjaan bersama secara efektif. Dalam lingkungan virtual, di luar Zoom, kita sangat bergantung pada email, berbagi dokumen, dan pesan Slack untuk berkomunikasi. Oleh karena itu, pesan dan niat kita mudah terkubur dalam untaian dan baris teks yang tak berujung.
Salah satu cara untuk menjawab kebutuhan komunikasi tertulis yang jelas adalah dengan menyelenggarakan lokakarya penulisan terfokus berdasarkan perangkat Write For Understanding kami. Dalam rapat tim yang akan datang, lokakarya ini dapat dimanfaatkan untuk mengajarkan tim Anda cara menyederhanakan bahasa, berfokus pada poin-poin utama, dan menyusun komunikasi untuk mencegah kesalahpahaman.
Cara menyelenggarakan lokakarya:
1. Jelaskan lima aturan utama untuk penulisan yang baik: Ajari tim Anda aturan dasar penulisan yang baik dan ringkas, dengan berfokus pada prinsip-prinsip utama, seperti mengemukakan gagasan utama di depan alih-alih menguburnya dalam detail yang tidak perlu, misalnya. Anda dapat menggunakan lembar kerja Menulis 101 kami di Dropbox Paper untuk memperlihatkan contoh yang mengikuti aturan ini dan yang tidak, sehingga mereka dapat melihat dengan tepat seperti apa komunikasi interpersonal yang efektif.
2. Dorong tim Anda untuk menilai tulisan mereka: Minta tim Anda untuk memilih tiga email pertama dari kotak terkirim dan mengevaluasinya. Mintalah mereka menggunakan Kartu Skor Menulis untuk menilai kejelasan, nada, dan struktur. Untuk memastikan proses ini terasa aman, izinkan setiap orang merahasiakan penilaian individual mereka tetapi dorong mereka untuk menuliskan skor akhir mereka, dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
3. Ulangi cara menulis ulang demi kejelasan: Sebagai pemimpin lokakarya ini, pilih contoh email dari folder terkirim Anda sendiri atau buat contoh teks. Bagikan sumber aslinya, jelaskan peringkat Kartu Skor Penulisannya, dan soroti area yang perlu ditingkatkan. Kemudian, pandu tim Anda melalui penulisan ulang, dengan fokus pada lima prinsip: gagasan utama terlebih dahulu, keringkasan, kalimat aktif, memecah informasi yang kompleks, dan kejelasan. Tampilkan versi sebelum dan sesudah untuk mengilustrasikan bagaimana suntingan kecil dapat meningkatkan komunikasi.
Dengan mengajarkan dan mempraktikkan keterampilan ini, Anda memperkuat komunikasi interpersonal tim Anda. Investasi dalam kejelasan penulisan ini membantu membuka jalan bagi kolaborasi yang lebih efektif dan lingkungan kerja yang lebih terhubung dan saling percaya.
Jelaskan secara eksplisit tentang ekspektasi etiket
Dalam lingkungan kerja virtual, harapan etiket yang jelas sangat penting untuk komunikasi interpersonal yang efektif. Seperti yang kita bahas dalam episode Remotely Curious Etiquette, transisi ke model Virtual First di Dropbox memerlukan pendefinisian kapan dan bagaimana kita berkolaborasi. Tanpa pedoman seperti itu, kesalahpahaman dan dinamika yang tegang dapat terjadi.
Menetapkan aturan yang jelas membantu menjaga rasa hormat dan produktivitas dalam pekerjaan jarak jauh, di mana norma-norma tatap muka yang tidak terucapkan sering kali hilang. Dengan menjelaskan "aturan tak terlihat" ini secara eksplisit, pemahaman akan lebih baik dan interaksi yang lebih lancar akan lebih mudah terjalin.
Beberapa hal untuk melakukan ini:
- Perjelas ekspektasi pemenuhan: Komunikasi interpersonal berkembang pesat berkat isyarat visual, jadi tetapkan pedoman untuk penggunaan video. Beri tahu tim Anda kapan kamera harus menyala dan kapan kamera boleh dimatikan. Mendorong latar belakang virtual juga dapat membantu menciptakan pengalaman yang konsisten dan bebas gangguan yang terasa lebih nyaman bagi semua orang.
- Tetapkan agenda: Tanpa agenda yang jelas, rapat virtual dapat dengan mudah mengakibatkan disorganisasi. Gunakan lembar kerja Persiapan Rapat kami untuk mengirimkan agenda terlebih dahulu dan menetapkan struktur percakapan. Agar semuanya tetap sesuai rencana, awali rapat dengan informasi singkat atau tetapkan waktu khusus untuk sesi Tanya Jawab. Pendekatan ini memberi semua orang kesempatan untuk mempersiapkan diri, memastikan mereka tahu kapan harus terlibat aktif dan kapan harus mendengarkan.
- Hindari interupsi: Untuk menjalankan rapat yang efektif, katakan secara eksplisit bahwa Anda ingin mendengar perspektif setiap orang. Penting untuk mengarahkan pembicaraan kembali ke jalurnya ketika interupsi terjadi, dengan cara yang profesional dan sopan. Ini memastikan semua suara didengar, memperkuat hubungan tim.
Dengan menetapkan ekspektasi tentang cara berkomunikasi selama rapat, Anda memungkinkan tim Anda menavigasi komunikasi virtual dengan jelas dan hormat, yang pada akhirnya meningkatkan koneksi interpersonal mereka. Ketika semua orang memahami aturan mainnya, maka situasi akan menjadi lebih seimbang, memastikan semua orang merasa dihargai dan diberi wewenang untuk berkontribusi.
Bantu tim Anda mengubah komunikasi mereka
Komunikasi interpersonal dan intrapersonal keduanya memengaruhi perasaan tim Anda tentang pekerjaan mereka dan hubungan yang mereka bangun satu sama lain.
Jika mereka tidak merasa nyaman berbicara, dan gaya komunikasinya tidak jelas, mereka mungkin akan terjebak dalam pembicaraan negatif dengan diri sendiri. Demikian pula, ketika anggota tim terjebak dalam siklus ini tanpa kesempatan untuk menjernihkan pikiran atau mencari dukungan, hal itu dapat merembet ke interaksi dan memengaruhi dinamika tim.
Kedua jenis komunikasi tersebut merupakan keterampilan yang dapat diajarkan dan perlu dilatih. Mengidentifikasi self-talk negatif bukanlah perbaikan cepat, dan mengharapkan komunikasi yang baik tanpa menetapkan pedoman yang jelas mungkin tidak akan berhasil.
Saran kami? Sediakan alat dan pedoman yang tepat bagi tim Anda untuk membantu menciptakan ruang komunikasi yang jujur dan bermanfaat, baik secara internal maupun eksternal.
Ingin lebih banyak latihan dan kerangka kerja untuk memengaruhi dinamika tim terdistribusi Anda secara positif? Lihat semua Peralatan Virtual Pertama kami.
