Sistem penataan dan alat produktivitas belum tentu cocok untuk semua orang. Beberapa orang menyukai "sebagaimana adanya", sedangkan yang lain dapat berhasil di tengah kekacauan. Untuk menemukan solusi yang sesuai, kami telah menyusun strategi agar semua orang tetap tertata dan produktif berdasarkan enam jenis kepribadian. Selain itu, jangan merasa terkungkung dalam satu jenis kepribadian. Meskipun Anda termasuk Hot Mess, beberapa saran dari Minimalis bisa efektif bagi Anda juga!
Multitasker
Apakah Anda berpindah dari satu proyek ke proyek berikutnya? Apakah jendela browser Anda saat ini memiliki lebih dari 46 tab yang terbuka? Anda mungkin seorang Multitasker. Meskipun Anda mahir beralih proyek, selalu ada risiko saat melakukannya.
Strategi:
Gunakan daftar tugas di Dropbox Paper untuk tetap mengelola berbagai alur kerja Anda. Daftar tugas sangat membantu saat bekerja dengan atau mengelola tim.
Cara menyiapkan daftar tugas Paper:
Setelah membuat dokumen Paper, cari tombol daftar periksa di bilah alat pada bagian bawah layar. Untuk memulai daftar tugas di dokumen Paper baru Anda:
Tambahkan tugas Anda ke daftar periksa
Berikan tugas tersebut kepada Anda sendiri atau rekan tim Anda menggunakan fitur @mention
Atur tanggal jatuh tempo penyelesaiannya
Minimalis
Satu kursi. Satu meja. Satu laptop. Itu saja. Seorang minimalis mengabaikan hal yang tidak penting untuk fokus menjadi produktif dan tenang.
Strategi:
Buat Dropbox sesuai dengan gaya hidup Anda. Arsipkan keruwetan dan siapkan hanya yang penting.
Cara menata arsip:
Mengerjakan proyek untuk klien, memilah foto, atau menyimpan dokumen penting menciptakan banyak kekacauan digital. Daripada meletakkan semuanya di satu lokasi bersama, pisahkan Dropbox Anda ke dalam folder "Berfungsi" dan "Arsip". Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda selalu memiliki akses ke berkas Anda tanpa harus melihat semuanya. Simpan sejumlah besar foto atau video yang tidak disortir di Arsip sebelum Anda memilih apa yang ingin dipindahkan ke Berfungsi. Atau, simpan versi proyek yang tidak terpakai di Arsip yang dapat Anda akses nanti untuk dikerjakan ulang untuk tujuan lain.
Go Getter
YOLO. Saat Anda memiliki tujuan, tidak ada yang bisa menghentikan Anda untuk mencapainya. Menyelesaikannya dengan benar adalah tujuan utama Anda.
Strategi:
Karena Anda sudah menguasai semuanya, hemat lebih banyak waktu dengan membuat folder bersama kolaboratif agar semua orang tetap tertata.
Buat folder kolaboratif bersama:
Anggaplah berbagi folder seperti berbagi ruang kerja, tetapi tanpa menghalangi satu sama lain. Pertama, atur semuanya sesuai keinginan Anda, dengan semua berkas proyek Anda di satu tempat terpusat. Kemudian, saat Anda membagikannya, setiap anggota folder dapat membuat perubahan secara langsung, menghemat waktu semua orang dan mendorong kolaborasi.
Penunda
Kini sudah pukul 03.00 dan Anda baru saja membaca artikel ini yang dikirim teman sebulan yang lalu. Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali. Tugas selalu diselesaikan, tetapi biasanya tepat sebelum batas waktu.
Strategi:
Bagaimanapun juga, Anda akan menunggu hingga detik terakhir. Hal itu tidak bisa diubah. Sebagai gantinya, gunakan detik terakhir itu sebaik mungkin dengan mengefisienkan produktivitas Anda.
Gunakan alat produktivitas:
Rangkaian alat produktivitas Dropbox memungkinkan Anda menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam waktu yang lebih singkat. Gunakan Dropbox Paper untuk membuat dan mengelola dokumen kolaboratif. Lakukan pengeditan, tetapkan tugas, berikan masukan, dan banyak lagi secara real-time sesuai waktu Anda. Gunakan Dropbox Sign untuk menangani semua kebutuhan tanda tangan dokumen Anda secara legal dan instan. Tidak perlu panik berlari ke kantor pos untuk mengirimkan dokumen orientasi. Dan terakhir, gunakan aplikasi seluler Dropbox untuk memindai dokumen, mengambil gambar, dan memberikan umpan balik saat bepergian. Tidak ada alasan Anda tidak dapat mengomentari suntingan video saat Anda mengantre di toko kelontong.
Perfeksionis
Tidak ada email yang belum terbaca. Desktop komputer rapi. Semuanya berada di tempat yang tepat dan Anda menyukainya demikian—sempurna.
Strategi:
Saat Anda menata semuanya dalam struktur yang baik, konten menjadi lebih mudah ditemukan saat Anda memerlukannya.
Struktur penamaan folder yang presisi:
Buat konvensi penamaan folder yang konsisten dan dipikirkan dengan matang, lalu ikuti dengan disiplin. Untuk sebagian besar alur kerja, tempat yang baik untuk memulai adalah folder inti yang dibagi berdasarkan tahun yang berisi subfolder berdasarkan bulan. Dalam subfolder ini, Anda dapat memakai nama klien yang diikuti dengan judul pekerjaan tertentu. Dengan cara ini, Anda masih dapat menemukan konten yang spesifik dengan cepat dan efisien beberapa tahun dari sekarang.
Hot Mess
36.789 email yang belum terbaca. Anda punya ide bagus dan merupakan pekerja keras, tetapi… mungkin terkadang butuh bantuan. Sama seperti multitasker, tetapi kekacauan sering kali membuat kewalahan.
Strategi:
Otomatiskan sebanyak mungkin. Biarkan Dropbox menangani pekerjaan repetitif agar Anda bisa berfokus pada hal utama.
Otomatiskan folder dan rol kamera:
Otomatisasi Dropbox memungkinkan Anda membuat folder yang secara otomatis menjalankan tugas tertentu pada file yang Anda tambahkan ke dalamnya. Folder akan mengganti nama, mengurutkan, menandai, atau mengonversi berkas apa pun yang ditambahkan. Fitur otomatis lainnya yang dapat dilakukan Dropbox adalah unggahan kamera. Bila diaktifkan, foto secara otomatis ditambahkan ke cloud saat Anda menghubungkan kamera, kartu SD, telepon pintar, atau tablet. Anda dapat mengatur unggahan kamera agar secara otomatis mengganti nama file menjadi ttt-bb-tt jj.mm.dd.jpg saat menyalin ke Dropbox, sehingga Anda tidak kebingungan saat memilih file.
Sekarang, jadilah tertata rapi!
Saya berbicara pada Anda, Penunda. Membaca tentang cara Dropbox dapat membantu Anda menata diri adalah hal yang bagus, tetapi kini Anda harus memulai. Mulailah dengan menerapkan strategi untuk jenis kepribadian Anda secara perlahan. Gunakan alat satu per satu. Setelah merasakan bahwa hidup Anda menjadi jauh lebih mudah, Anda mungkin ingin mencoba strategi yang lain juga. Sekarang, berhenti berpikir dan mulai menata!
