Apa itu manajemen kearsipan?
Manajemen kearsipan, yang juga dikenal sebagai penyimpanan catatan, adalah, seperti yang tersirat dari namanya, adalah proses menata dan mengamankan rekaman atau catatan organisasi. Bagi bisnis, proses ini harus berjalan selama siklus hidup perusahaan, yang berarti bahwa dokumen yang disimpan dapat mencerminkan sejarah bisnis. Namun demikian, manajemen kearsipan lebih dari sekadar memiliki lemari arsip. Manajemen kearsipan yang berhasil harus berjalan pada suatu proses yang memasukkan klasifikasi, pembuatan, dan penerimaan serta pemeliharaan catatan. Pemusnahan atau penghapusan catatan organisasi yang aman juga harus menjadi bagian dari proses penyimpanan catatan.
Dokumen berikut semuanya harus dipertimbangkan untuk diarsipkan oleh manajer catatan:
Dokumen kertas atau bentuk catatan offline lainnya
Dokumen digital
Kontrak
Laporan
Audit
Sertifikat
Email dan pesan media sosial
Video
Bisnis mengumpulkan semua hal-hal tersebut secara rutin. Itulah alasan pentingnya memiliki proses regulasi yang dapat menyaring apa saja yang berguna dan tidak serta menyimpan berkas penting ke catatan vital Anda. Dropbox adalah versi modern berharga dari pusat catatan yang biasa kita jumpai. Namun tugasnya tidak terhenti ketika tombol simpan ditekan. Semua file ini perlu dipelihara, agar Anda tidak hanya mengelola file baru yang masuk, tetapi juga manajemen kearsipannya.
Mengapa bisnis perlu menggunakan manajemen kearsipan?
Selain alasan administrasi secara umum, ada beberapa alasan vital mengapa bisnis harus mulai mengelola catatan. Selain membantu mencegah masalah, jika bisnis Anda dituduh melakukan sesuatu yang bertentangan, catatan juga dapat membantu mendukung Anda. Anda juga tidak boleh menganggap catatan yang tidak aktif itu tidak lagi penting. Berikut beberapa jenis catatan yang perlu memenuhi ketentuan periode penyimpanan tertentu di Amerika Serikat:
IRS
Yang utama bagi mereka yang berada di Amerika Serikat. IRS akan meminta catatan pajak Anda. Simpan catatan penting ini setidaknya selama empat tahun.
Undang-Undang Standar Tenaga Kerja yang Adil (FLSA)
FLSA akan memiliki undang-undang yang berbeda untuk berbagai jenis catatan penggajian. Secara umum, periode penyimpanan minimal tiga tahun sudah memadai.
Catatan personel
Simpan catatan ini setidaknya selama enam tahun setelah karyawan Anda berhenti. Hal ini penting sebagai bukti bahwa mereka memang bekerja di perusahaan Anda, tetapi dapat juga membantu Anda membentuk referensi apabila diminta. Jika seorang karyawan ingin mengambil tindakan terhadap Anda, Anda juga perlu meminta catatan ini.
Berkas perekrutan
Segala berkas yang berkaitan dengan perekrutan anggota staf sebaiknya disimpan selama sekitar tiga tahun. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) akan mengharuskan catatan ini disimpan setidaknya selama satu tahun.
Lainnya
Ada juga beberapa catatan yang tidak begitu menakutkan yang harus Anda simpan demi ketenangan pikiran Anda. Tanda terima dari tagihan utilitas (air, listrik), email pembelian perangkat lunak baru, dan lamaran kerja spekulatif juga dapat disimpan catatannya.
Cara menyiapkan sistem manajemen catatan
Ada beberapa pertimbangan yang harus diambil sebelum melanjutkan dan membuat sistem manajemen catatan. Sebagai proses di seluruh bagian perusahaan, proses ini memerlukan seseorang untuk memandunya juga untuk melakukan pelatihan awal bagi seluruh tim. Sistem manajemen catatan yang berhasil akan memerlukan:
Anggota staf senior yang bertanggung jawab atas manajemen kearsipan
Ini harus menjadi kewajiban semua orang di bagian SDM, harus ada satu anggota staf senior yang bertanggung jawab sepenuhnya terhadap proses ini. Manajemen kearsipan itu sama pentingnya dengan keuangan, dan Anda tidak mengharapkan siapa saja turut "melakukan bagian mereka" untuk keuangan, Anda memiliki anggota tim khusus untuk melayani sebagai manajer dokumen dan menjadi pengarsip utama.
Keputusan tentang bagaimana, yang mana, dan kapan catatan harus disimpan
Putuskan bersama staf senior, dan atas masukan dari anggota tim lainnya, catatan vital apa yang perlu disimpan. Pilih berapa lama periode penyimpanan dan putuskan cara penghapusannya jika siklus hidup catatan telah berakhir. Jangka waktu menyimpan dokumen dapat berbeda-beda bergantung pada jenisnya. Misalnya, dokumen penggabungan harus dimasukkan sebagai satu catatan permanen, namun Anda dapat menghapus detail gaji karyawan setelah beberapa tahun.
Anggaran untuk manajemen kearsipan elektronik
Dokumen digital kemungkinan menjadi sebagian besar tugas administrasi dan korespondensi bisnis Anda, dan untuk menjaga keamanannya, Anda perlu beralih menggunakan teknologi informasi. Model Software as a Service (Perangkat Lunak Sebagai Layanan) berarti bahwa program manajemen kearsipan bukanlah sekadar biaya sekali putus, namun terus menerus berlangganan bulanan . Pastikan bahwa Anda telah mengalokasikan anggarannya.
Mungkinkan pelatihan dan pemantauan berkelanjutan
Catatan mungkin perlu diakses oleh siapa pun dalam bisnis Anda, dan harus menjadi bagian penting dari satu-satunya sumber kebenaran Anda. Jadi, tim Anda perlu dilatih tentang cara mengakses dan menangani catatan secara bertanggung jawab sebagai bagian dari program manajemen catatan. Bagaimanapun, ini adalah beberapa dokumen bisnis Anda yang paling penting, jadi Anda perlu menegakkan tata kelola data dan menetapkan kebijakan manajemen catatan.
Anda juga perlu terus memantau sistem ini, terutama untuk catatan digital, untuk memastikan tidak ada penggunaan yang tidak sah atau penghapusan yang tidak disengaja. Dengan cara itu Anda selalu dapat bersiap untuk melakukan pemulihan file sebelum terlambat. Pemulihan bencana juga harus dipertimbangkan, misalnya, jika aktivitas bisnis Anda terkena virus internet.
Pertimbangan lainnya
Jika bisnis Anda menjalankan fungsi publik seperti utilitas, catatan penting Anda mungkin tunduk pada undang-undang kebebasan informasi yang mengatur catatan federal. Itu berarti beberapa area penyimpanan catatan Anda mungkin perlu diakses sebagai catatan publik. Pastikan Anda telah menambahkan kemungkinan ini ke proses Anda saat Anda mulai memperkenalkan pembukuan ke organisasi Anda.
Memilih solusi penyimpanan catatan bisnis
Memiliki sistem manajemen catatan digital yang baik penting bagi proses manajemen catatan. Dropbox merupakan solusi penyimpanan file berdaya guna yang sempurna untuk manajemen catatan, menawarkan semua alat yang Anda butuhkan untuk menyimpan file dengan aman ditambah lebih banyak fitur untuk membuat alur kerja Anda secara keseluruhan dan manajemen informasi menjadi lebih mudah.
Anda juga dapat memindahkan catatan kertas ke arsip digital dengan pemindaian dokumen yang mudah. Nikmati kontrol tim tingkat lanjut, perlindungan kata sandi, serta akses terbatas waktu untuk keamanan dan tata kelola informasi terbaik. Plus, dengan add-on riwayat versi ekstra , Anda dapat memulihkan file yang diubah atau dihapus hingga 10 tahun.
Dengan Dropbox, Anda dapat merasa pasti bahwa catatan benar-benar telah diamankan tanpa disembunyikan atau tidak dapat diakses oleh pengguna yang sah.
Informasi di atas bukan dimaksudkan sebagai nasihat hukum. Sebaiknya konsultasikan dengan pengacara jika Anda memiliki pertanyaan terkait hukum.
