BioscienceLA è in grado di superare i limiti quando è in grado di concentrarsi sulla sua missione

La sfida: necessità di un sistema di condivisione e archiviazione affidabile

Fondata nel 2018, BioscienceLA è un catalizzatore di innovazioni nel settore delle scienze biologiche e in quello sanitario. Con sede nell'area della Grande Los Angeles, crea maggiori opportunità di finanziamento, spazio e acquisizione di talenti, oltre a impegnarsi nella diffusione di messaggi e nella sensibilizzazione. Questa organizzazione indipendente senza scopo di lucro contribuisce a far sì che Los Angeles abbia un ecosistema collaborativo e ben coeso che abbraccia tutti gli aspetti del cluster delle scienze biologiche della California meridionale. L'organizzazione si è rivolta a DocSend per condividere in modo sicuro le informazioni finanziarie sensibili con i membri del consiglio di amministrazione, comunicare le informazioni sui programmi a chi vi partecipa e sottoscrivere gli accordi di collaborazione con le organizzazioni associate.

David J. Whelan, amministratore delegato di BioscienceLA, ha affermato che, prima di DocSend, l'organizzazione condivideva le informazioni sensibili con il consiglio di amministrazione tramite allegati di posta elettronica. “Ci serviva un modo più sicuro per condividere le informazioni finanziarie e strategiche sensibili con il nostro organo di gestione aziendale. Gli allegati alle email andavano persi o erano difficili da aprire sui cellulari, dunque era necessario trovare un modo migliore”, dice Dave.

Soluzione: un modo più sicuro per archiviare e condividere le comunicazioni esterne con il consiglio di amministrazione della non profit

Dave è passato alla piattaforma per la condivisione sicura dei documenti di DocSend per inviare in tutta tranquillità le comunicazioni al consiglio di amministrazione dell'organizzazione e inserire i partecipanti ai nuovi programmi di tirocinio.

Quando Dave è entrato a far parte di BioscienceLA come amministratore delegato, voleva assicurarsi che il suo team avesse la possibilità di collaborare in modo efficace da remoto. Essendo uno dei primi utilizzatori di Dropbox, Dave sapeva che era la soluzione giusta da introdurre grazie alle funzionalità di sincronizzazione dei file nel cloud e di spazio di archiviazione offerte. Dalla creazione di piani programmatici, piani finanziari o note interne, Dave e la sua organizzazione si affidano a Dropbox per l'hosting sicuro di tutti i loro file interni, in modo da poter rimanere concentrati sulla loro missione. “Ovunque siamo, riusciamo ad accedere con la massima facilità ai documenti di pianificazione creati in Dropbox. Stiamo aprendo una nuova sede a Culver City, quindi per noi è importante poter accedere in modo sicuro ai nostri file anche quando siamo fuori ufficio”.

Dave voleva assicurarsi che tutte le informazioni sensibili fossero protette quando condivideva informazioni sensibili al di fuori dell'organizzazione. In particolare, Dave voleva proteggere i file sensibili da condividere con il consiglio di amministrazione della non profit. “Prima e dopo le riunioni, invio presentazioni e dati finanziari ai membri del consiglio di amministrazione. Volevo aggiungere ulteriori protezioni per garantire che questi materiali non finissero nelle mani sbagliate”, afferma Dave.

Diversamente da quanto avrebbe potuto fare con altre soluzioni di questo tipo, facilmente accessibili a terzi, Dave è in grado di proteggere i documenti sensibili aggiungendo una password e può richiedere che venga inserito l'indirizzo email per poter accedere a PowerPoint, PDF, documenti Excel e Word condivisi in DocSend.

Aggiornare senza problemi le comunicazioni del consiglio di amministrazione

Prima, Dave inviava gli ordini del giorno delle riunioni ai membri del consiglio di amministrazione sotto forma di allegati. “Non potevamo continuare a inviare questi materiali come allegati, in quanto a volte dovevo aggiornare l'ordine del giorno e non volevo che le versioni aggiornate andassero perse”, dichiara Dave. Per ridurre lo scambio di comunicazioni con i membri del consiglio, Dave è passato a DocSend, un modo più semplice per aggiornare i documenti nel backend senza dover ripetere il processo e aggiornare il link originale. “Potendo facilmente accedere e apportare eventuali modifiche o aggiornamenti dietro le quinte, senza dover inviare notifiche a tutti, DocSend offre un modo più rispettoso di comunicare con i membri del consiglio di amministrazione”, commenta Dave.

Inserire i partecipanti ai programmi utilizzando le data room virtuali

Perseguendo la sua missione di fornire strumenti più avanzati e accelerare il ritmo dell'innovazione nel campo delle bioscienze, BioscienceLA offre un programma di tirocinio, BioFutures, che mette in contatto gli studenti provenienti da ambienti poco rappresentati con programmi di tirocinio sovvenzionati presso organizzazioni di bioscienze nell'area di Los Angeles.

Una volta che un'azienda accetta di accogliere un tirocinante, alle aziende partecipanti viene inviato uno Spazio DocSend univoco contenente i materiali del programma e i contratti di partecipazione, mentre i tirocinanti ne ricevono uno personalizzato con i documenti relativi al programma. Il portale dei contenuti contiene tutto ciò che i partner devono sapere sul programma di tirocinio, compresi orari e responsabilità. In questo modo si evita che i materiali vadano persi e si crea un contesto più personalizzato per ogni azienda partecipante e per ogni stagista. DocSend ha reso più semplice per BioScienceLA la creazione di un processo di onboarding organizzato e l'esperienza complessiva del programma per le organizzazioni partner e per gli stagisti.

Sottoscrizione di accordi di collaborazione con la firma elettronica di DocSend

I partner aziendali che partecipano al programma di tirocinio di BioscienceLA possono firmare i loro accordi di collaborazione utilizzando la firma elettronica di DocSend. Allo stesso modo, una volta che un tirocinante viene accettato nel programma, ogni studente partecipante firma il proprio contratto in DocSend. Sia gli studenti che i partner hanno la possibilità di esaminare senza difficoltà tutti i documenti di onboarding indicanti le loro responsabilità nell'ambito del programma e firmare gli accordi di partecipazione utilizzando la firma elettronica di DocSend. Per raccogliere le firme negli accordi di partecipazione, Dave deve solo trascinare i campi delle firme personalizzati in DocSend, risparmiando così tempo.