Con il partner giusto, la scalabilità è facile: BlackMatter Creative aumenta la larghezza di banda con Dropbox Dash

Sfondo

Se c’è un’azienda che comprende il valore di una valida partnership, quella è BlackMatter Creative. “Invece di lavorare su un elenco di punti, collaboriamo con i clienti per definire il loro obiettivo finale e poi accompagnarli verso la comprensione di ciò di cui hanno bisogno”, afferma Jessica Lytle, Gestore account.

Questo approccio autentico ha aiutato BlackMatter a costruirsi un’ottima reputazione e attrarre clienti provenienti da decine di settori in tutto il mondo. Ma, essendo una piccola impresa, deve sfruttare al meglio le proprie risorse interne. Si affida al proprio kit di strumenti per risparmiare tempo, migliorare la produttività e semplificare le comunicazioni tra i membri del team e i clienti.

“Siamo una piccola agenzia. Collaboriamo con clienti e creativi esterni: scrittori, copywriter, fotografi o videografi. Per questo è molto importante che tutti abbiano gli strumenti necessari per avviare un progetto in modo efficiente”, dice Paul Woodard, Presidente e Direttore creativo di BlackMatter Creative.

La sfida: molte parti in movimento in una sola, piccola agenzia

Prima dell’adozione di questi strumenti, iniziare un nuovo progetto comportava molti ostacoli.

“Una delle nostre sfide più grandi era organizzare tutto: dagli elementi e dalle cose di cui avevamo bisogno fino ai membri del team che prendevano parte al progetto.”

Per chi, come Jessica Lytle, gestisce gli account il problema più grande era il flusso dei progetti.

“Anche solo stare al passo con il lavoro può essere una sfida”, dice. “Abbiamo tantissimi progetti in corso e vogliamo sempre assicurarci che vengano rispettate tutte le priorità e le scadenze dei nostri clienti. Questo significa che dobbiamo lavorare nel modo più efficiente possibile.”

Oltre a ciò, BlackMatter aveva bisogno di un metodo affidabile per coinvolgere, supportare e gestire i clienti da qualsiasi luogo. La capacità di lavorare a livello nazionale e internazionale era particolarmente importante per i membri del team come il Senior Designer Ben Gennetay.

“Io lavoro in Francia e i miei colleghi sono in Oklahoma, quindi abbiamo bisogno che tutto venga costantemente condiviso. Prima ho lavorato in agenzie creative che non avevano un software cloud per l’archiviazione e questo rendeva tutto più difficile e aggiungeva ulteriori preoccupazioni.”

La soluzione: dedicare meno tempo alla ricerca e più tempo alla creazione

BlackMatter si è rivolta a Dropbox, la cui piattaforma basata su cloud ha inizialmente aiutato il team ad archiviare e organizzare grandi risorse fornite dai clienti.

“Essendo un’agenzia creativa, disponiamo di un enorme database di opere d’arte, font e progetti di una vasta gamma di clienti, quindi Dropbox ci fa risparmiare molto tempo”, sostiene Paul Woodard.

I file sono organizzati per cliente in Dropbox, in modo da poter individuare velocemente qualsiasi elemento di cui si potrebbe aver bisogno per un determinato progetto. “Con Dropbox è davvero facile passare da un progetto all’altro, da un cliente all’altro”, afferma Jessica Lytle.

Con la crescita di BlackMatter è cresciuto anche il suo rapporto con Dropbox. BlackMatter ha aderito al programma Design Partner e adottato anche Dropbox Dash, così i membri del team possono trovare file, immagini, video e altro ancora su più piattaforme di lavoro. Grazie a queste funzionalità aggiuntive, il team di BlackMatter può individuare i materiali più rapidamente, organizzare i progetti in modo più efficiente e comunicare in modo più efficace, tutti aspetti che forniscono al team ciò di cui ha bisogno per crescere in modo più intelligente e consegnare un lavoro in tempi stretti.

L’agenzia ha fatto un ulteriore passo avanti, creando materiale collaterale più velocemente grazie a strumenti di analisi, sintesi e scrittura basati sull’intelligenza artificiale. Di recente Ben Gennetay ha utilizzato Dash per iniziare a creare slide per i social media, fornendo al software parametri relativi al numero di slide e agli argomenti di ciascuna. Ha dato una spinta al processo creativo, così ha potuto lavorare per perfezionarlo.

L’agenzia sta anche utilizzando le funzionalità di intelligenza artificiale di Dash per evidenziare dettagli importanti tramite una chat personalizzata. Durante un incontro, alcuni clienti hanno chiesto a Paul Woodard informazioni specifiche sul progetto. Sapeva che si trovavano da qualche parte in un’e-mail, ma normalmente ci sarebbe voluto moltissimo tempo per trovarlo usando solo la ricerca. “Sono andato su Dash, ho digitato una parola chiave nella barra di ricerca e mi ha dato subito una risposta precisa. Mi piace molto il fatto di poter usare Dash al volo durante una riunione di lavoro per dare ai clienti una risposta efficace con i dettagli di cui hanno bisogno.”

Questi momenti sono importanti non solo per costruire la fiducia del cliente, ma anche per rimanere al passo con i rapidi cambiamenti delle tempistiche.

“Nel nostro lavoro tutto è strettamente legato alle scadenze e ogni secondo extra che riusciamo a ricavare dalla giornata è utile”, dice Jessica Lytle. “Avere un unico punto centrale dove effettuare ricerche in tutti i nostri file creativi ed estrarre ciò di cui abbiamo bisogno è davvero efficace e siamo felici di poterlo ampliare ulteriormente.”

I risultati: gestione dei carichi di lavoro più grandi con meno sforzo

Il carico di lavoro di BlackMatter continua ad aumentare. Un aumento del lavoro può comportare un aumento dello stress, ma il team non è preoccupato.

“Dash ci fornisce gli strumenti di cui abbiamo bisogno per essere più efficienti e gestire alcuni dei nuovi e maggiori carichi di lavoro che si presentano”, sostiene Paul Woodard.

I designer come Ben Gennetay non riescono a immaginare un giorno senza l’uso del software. “Dropbox mi ha cambiato la vita, davvero. Se non ci fosse Dropbox, non lavorerei per un’agenzia in America.”

Come sperava il team, uno degli impatti più significativi c’è stato sulla scalabilità. Prima di Dropbox, i membri dei team erano impegnati a occuparsi della gestione quotidiana dell’azienda. Ora che non devono più preoccuparsi di organizzare, archiviare o condividere contenuti, sono liberi di seguire i clienti e di avere conversazioni che diano spunto a un miglior lavoro creativo.

I membri del team hanno anche più spazio per attività come gli aggiornamenti del sito web e la modifica dei messaggi sui prodotti. A mano a mano che il team continua ad acquisire nuovi clienti, a promuovere iniziative creative e partnership, sa che Dropbox è sempre disponibile per il supporto.

“Svolgere questo processo con Dash e lavorare con il team di Dropbox ci ha fatto sentire davvero amati come clienti. È stata una collaborazione meravigliosa”, afferma Paul Woodard.