Con l'implementazione di Dropbox, Digital Yalo ha migliorato la collaborazione e ridotto i costi

Sfondo

Digital Yalo, di proprietà completamente di minoranze, è un'agenzia di servizi completi che offre campagne pubblicitarie creative, strategia di branding, web design e servizi di sviluppo. Il team dell'azienda, che conta 40 dipendenti, è composto da persone dedicate al problem-solving, coloristi, ascoltatori, allenatori, agricoltori e musicisti che traggono ispirazione dai film, dall'arte, dalla musica e dallo sport per cogliere esperienze umane reali ed elevare così un brand.

La difficoltà da superare: con il loro sistema di archiviazione file, l'efficienza era inadeguata

Fin dall'inizio, il fondatore e amministratore delegato della Digital Yalo, Arnold Huffman, e il suo team vantavano di avere un approccio unico nei confronti dei servizi ai clienti, che mirava a garantire una consegna efficace ed efficiente dei prodotti. 

Questo obiettivo ha assunto un'importanza ancora maggiore in seguito alla crescita organica dell'azienda e ad alcune fusioni e acquisizioni. Nel corso dell'evoluzione dell'organizzazione, il macchinoso sistema di archiviazione file e di consegna di Digital Yalo si è rivelato inadeguato.

Il lavoro di un'agenzia creativa come Digital Yalo spazia in un solo giorno dai contenuti video ai documenti Word.

Per anni, tutti questi documenti e file sono stati archiviati nel computer di Hoffman, un sistema che con la crescita dell'organico e la supervisione di tutta la documentazione da parte del CEO, ha portato a rallentamenti. Molte persone dovevano accedere agli stessi documenti, condividendo poi le informazioni tramite email, cosa che portava alla perdita di dettagli importanti. 

"Per poter crescere, abbiamo dovuto adeguare la nostra tecnologia all'evoluzione aziendale. È per questo motivo che è stato adottato Dropbox", spiega Huffman. 

Brandon Bradford, vicepresidente della divisione Operazioni, ha perorato la creazione di un processo che consentisse a tutti di lavorare in modo autonomo e allo stesso tempo di collaborare con i clienti esterni.

La soluzione: passare da una piattaforma a un'altra in modo ottimale

A causa delle fusioni avvenute negli anni precedenti, Digital Yalo utilizzava diverse piattaforme decentralizzate: Dropbox, Box e Microsoft. Durante la ricerca di una soluzione che potesse semplificare e unificare la collaborazione, Digital Yalo si è rivolta a Positive Results, un rivenditore terzo e partner tecnologico, affinché l'aiutasse a scegliere il prodotto giusto. 

Positive Results ha presentato diversi strumenti, tra cui Google, Box e Dropbox. Prima di operare una scelta, era fondamentale comprendere quali fossero i flussi di lavoro più importanti per le operazioni aziendali. Quest'analisi ha portato a individuare tre funzioni principali. 

In primo luogo, Digital Yalo aveva bisogno di assumere nuovi dipendenti e fornire loro le autorizzazioni per accedere a informazioni critiche per i rispettivi ruoli senza doversi rivolgere a un tecnico IT professionista. 

In secondo luogo, in qualità di agenzia di marketing e strategia, il suo lavoro si basa su una collaborazione regolare con i clienti, pertanto, è fondamentale che disponga di spazi di lavoro digitali dedicati che siano facili da configurare, da gestire e da implementare.

In ultimo, Digital Yalo aveva bisogno di poter integrare la loro soluzione di archiviazione dei documenti con altre applicazioni già in uso. Dropbox era la soluzione più adatta alle esigenze dell'azienda.

"Abbiamo consigliato Dropbox per l'intensa collaborazione che abbiamo con quest'azienda, per la flessibilità della piattaforma e per la possibilità di eseguire la migrazione di un terabyte di dati da Box a Dropbox in meno di una settimana senza interrompere la produttività quotidiana", spiega il CEO di Positive Results, Dennis Kyle. "Abbiamo aiutato Digital Yalo a concepire un'intera strategia per la progettazione del sistema, la strategia di implementazione, la migrazione tecnica e l'onboarding, oltre che per la formazione degli utenti finali e dell'amministratore."

Dropbox offriva anche un sistema di struttura file familiare a tutti in Digital Yalo, riducendo notevolmente i tempi di apprendimento del nuovo strumento.

Grazie al fatto che più persone potevano accedere e modificare i documenti in tempo reale, Digital Yalo non aveva più bisogno di assemblare i vari documenti aggiornati con modifiche frammentarie inviate per email. Questo ha consentito di migliorare la collaborazione e risparmiare così una notevole quantità di tempo. 

Oggi, ogni cliente ha una cartella condivisa con sottocartelle per lo staff interno e una sottocartella per i file che possono essere condivisi con i clienti. È possibile assegnare autorizzazioni distinte a ogni singola persona interessata, condividendo le informazioni con i clienti e il team di servizio. Il team utilizza anche Dropbox Sign per ottenere le firme necessarie all'interno del flusso di lavoro esistente, un passaggio importante per eliminare i colli di bottiglia che si presentano man mano che il team cresce.

Digital Yalo usa le integrazioni di Dropbox con Asana, Smartsheet e Zoho. Queste integrazioni sono state implementate con l'aiuto di Positive Results.

Quando Digital Yalo ha acquisito due agenzie più piccole, Ninja Multimedia e My Friend’s Nephew, si sono rivolti un'altra volta al team di Positive Results per essere certi che la migrazione non influisse sul lavoro quotidiano dei propri dipendenti. Contestualmente, si sono impegnati in un'enorme migrazione di informazioni, aggregando tutto in Dropbox per il loro brand unificato.

I risultati: incremento dell'efficienza e della produttività

Il passaggio da Box a Dropbox ha fatto risparmiare a Digital Yalo circa il 57% di canoni annuali per le licenze. Inoltre, l'azienda ha stimato un risparmio di risorse del 14% rispetto al tempo trascorso nei passaggi da una piattaforma all'altra e nella ricerca dei documenti aggiornati frammentari.

Digital Yalo è certa che Dropbox offrirà l'efficienza necessaria per continuare a soddisfare le esigenze dei clienti man mano che l'azienda cresce. "Arriva sempre qualcosa", afferma Huffman. "Il nostro compito consiste nel riuscire a gestirlo e strumenti come Dropbox ci aiutano ad agire con rapidità attraverso la collaborazione."

In ultima analisi, il loro successo si basa sui feedback del team. Dropbox ha aiutato a semplificare e ottimizzare i flussi di lavoro di tutti, consentendo a Digital Yalo di cogliere il cuore dei diversi brand come mai prima d'ora.

"Dropbox è uno degli strumenti di collaborazione che ci consente di rimanere in sincronia con i clienti", dichiara Huffman. "Rende l'elaborazione o la modifica delle versioni finali efficiente ed efficace, permettendoci di terminare i progetti più velocemente."