Sfondo

Surefire Video è un’agenzia creativa di Atlanta in Georgia che offre una vasta gamma di servizi di fotografia, video, grafica e animazione. Promuovendo brand come Chick-fil-A e Wellstar Health System, l’azienda si occupa di strategia e consulenza per creare comunicazioni efficaci per i propri clienti. “Quando le aziende si rivolgono a noi, chiediamo loro di cosa hanno bisogno. Crediamo che curare ogni dettaglio sia il modo migliore per servire i nostri clienti”, afferma Zach Yokum, CEO e direttore creativo di Surefire Video.  

Per Surefire Video è fondamentale poter adattare la produzione alle esigenze dei clienti. Dalla gestione di troupe di 20 persone fino a progetti piccoli e convenienti, l’agenzia garantisce semplicità ed efficacia in ogni progetto. “Lavoriamo seguendo il detto tedesco weniger, aber besser, che si traduce in meno, ma meglio: i nostri clienti risparmiano tempo e denaro e noi otteniamo più lavoro”. 

La sfida: scadenze aggressive 

La sfida più grande per Surefire Video è rispettare le scadenze stringenti dei clienti. Ad esempio, l’agenzia ha spesso bisogno di consegnare un video di quattro minuti entro 48 ore o un filmato promozionale di 30 secondi il giorno successivo a un evento pubblico. “A volte dobbiamo modificare dalle 10 alle 20 foto in 30 minuti per pubblicarle sui social media o condividerle con i media. Il nostro lavoro richiede che i membri del team di produzione condividano e accedano rapidamente ai materiali, in modo che i montatori possano lavorare sui progetti e consegnarli in tempo”, afferma Zach Yokum.    

Tuttavia, a causa delle limitazioni relative alle dimensioni dei file e delle interfacce complesse, il flusso di lavoro è diventato macchinoso se si utilizzano altre soluzioni di archiviazione e trasferimento file. Inoltre, non tutti i clienti potevano accedere ai link condivisi a causa delle autorizzazioni dell’account di posta elettronica. Anche la spedizione di hard disk fisici è diventata costosa e poco sicura. Tutto ciò ha finito per rallentare il processo di produzione e ha reso difficile per il team consegnare i progetti nei tempi previsti.

La soluzione: migliorare la collaborazione

Con Dropbox, Surefire Video ha trovato esattamente ciò di cui aveva bisogno per velocizzare la collaborazione, consegnare i progetti nei tempi previsti e ampliare l’attività. “È stato un punto di svolta”, afferma Zach Yokum. “Abbiamo provato diverse soluzioni, ma erano eccessivamente complicate. Ora, con Dropbox, possiamo inviare file all’istante e consentire ai nostri montatori in remoto di immergersi nei progetti in modo rapido ed efficiente”. E a differenza di altri strumenti di condivisione file, ora il team archivia tutti i file in un unico posto e condivide i link in qualsiasi momento senza dover ricaricare i materiali. Questo garantisce che i contenuti siano sempre accessibili.

Dropbox aiuta inoltre l’agenzia a organizzare il proprio lavoro e a migliorarne l’efficienza. Quando Surefire Video riceve un progetto, il team crea una cartella Dropbox dedicata con un identificatore univoco per facilitarne l’accesso. All’interno di questa cartella, l’agenzia crea delle sottocartelle organizzate per vari tipi di file, come audio, video ed esportazioni finali, seguendo una struttura. La funzionalità di sincronizzazione selettiva consente al team di sincronizzare solo i file necessari, di archiviare i file completati nel cloud e di scaricare nuovi file quando necessario.

“Trovare i file è facile e veloce, sia sul desktop che su Dropbox. Se la struttura delle cartelle non fosse sufficiente, Dropbox Dash ci aiuta a trovare, proteggere, organizzare e condividere i file, semplificando l’estrazione di ciò di cui abbiamo bisogno da qualsiasi punto del nostro sistema”, afferma Zach Yokum.

Il team di editing ha designato delle cartelle all’interno del progetto per le diverse fasi, tra cui le versioni “in corso d’opera” e le esportazioni finali, che rimangono tutte all’interno della struttura di Dropbox per facilitarne il monitoraggio. Quando è il momento di condividere file con il cliente, in genere il team fornisce l’accesso solo ai file di esportazione. Se il cliente richiede i file sorgente, il team può facilmente soddisfare la sua richiesta condividendo l’accesso all’intera cartella del progetto. Ciò consente a Surefire Video di proteggere il proprio processo creativo controllando la quantità di lavoro condivisa, mentre i clienti ricevono risorse rifinite e definitive senza essere sommersi da file grezzi, bozze o materiali di progetto non necessari.

I risultati: più progetti e ricavi 

Grazie a Dropbox, Surefire Video dispone delle capacità di archiviazione e condivisione necessarie per gestire vari tipi di file, indipendentemente dalle dimensioni. Questo è particolarmente importante nel caso dei video, poiché la produzione può interrompersi se i file non possono essere visualizzati in anteprima nel sistema di archiviazione. “Non dobbiamo mai preoccuparci se un file è troppo grande o non è supportato, cosa che non è sempre garantita con altre soluzioni di archiviazione basate sul cloud”, afferma Zach Yokum.

Surefire Video trae inoltre vantaggio dai costi di archiviazione sensibilmente inferiori rispetto alle soluzioni simili. L’account Dropbox di Surefire Video costa l’88% in meno rispetto alle soluzioni di altre aziende che addebitano fino a 25.000 dollari all’anno. Questi risparmi consentono di liberare risorse per altre aree, come l’aggiornamento delle apparecchiature e i servizi aggiuntivi per i clienti, il tutto mantenendo un flusso di lavoro continuo ed efficiente. “I clienti sono entusiasti di ricevere i loro progetti in pochi giorni, non in settimane”, afferma Zach Yokum. “Quando riusciamo a consegnare le foto il giorno stesso o addirittura il giorno dopo, rimangono sempre molto colpiti”.

La velocità, la comodità e la semplicità di Dropbox consentono a Surefire Video di offrire un’ampia gamma di servizi e di espandere la propria attività. “Amiamo Dropbox perché è in linea con la nostra filosofia di semplificare e rendere efficienti le cose. Con Dropbox, meno significa davvero meglio, perché vuol dire più affari, più ricavi e più clienti soddisfatti”, conclude.