Eliminare i compartimenti stagni all’interno di un’organizzazione

Cos’è un compartimento stagno?

La crescita aziendale corrisponde inevitabilmente a un aumento della compartimentazione. Quando si effettua una pianificazione, i membri dei team devono sempre essere aggiornati in merito agli sviluppi dei progetti importanti. In un mondo ideale, non dovrebbero mai esserci problemi di comunicazione tra i reparti, tuttavia anche le società più innovative e all’avanguardia non sono immuni alla divisione in compartimenti stagni. Ma ciò non significa che non possano essere smantellati o evitati.

I compartimenti stagni organizzativi rappresentano un problema per le aziende di tutte le dimensioni. Ma cos’è un compartimento stagno? Un compartimento stagno o silo rappresenta un sistema che separa le diverse tipologie di dipendenti, solitamente in base al reparto in cui lavorano. Ne conseguono barriere che ostacolano la collaborazione e la comunicazione tra i membri del team, riducono l’efficienza e ostruiscono il flusso delle informazioni.

È bene sottolineare che “silo” non corrisponde a “team”. Un’organizzazione caratterizzata da una vasta gamma di team specializzati su piccola scala non avrebbe di questi problemi. Infatti, i team specializzati sono perfetti per ottimizzare l’attenzione e migliorare la responsabilità all’interno di un’organizzazione. I silo organizzativi, d’altra parte, si riferiscono a come lavorano i team, con una connotazione non particolarmente positiva. 

Quando si dice che i team “lavorano suddivisi in silo”, si intende che, in linea generale, non sono collegati all’organizzazione generale. Ne conseguono interruzioni delle operazioni, problemi di comunicazione e una miriade di problemi.

Perché lavorare in compartimenti stagni è controproducente?

Lavorare in compartimenti stagni può avere gravi ripercussioni sulla tua attività. I silo possono causare dissidi interni e una conseguente mancanza di fiducia all’interno dell’organizzazione. Ne risultano inefficienze e ridondanze nei reparti. In termini pratici, i team smetterebbero di comunicare, i feedback non verrebbero più condivisi e la mancanza di comunicazione farebbe deragliare i progetti. In breve, la struttura organizzativa inizierebbe a remare contro l’innovazione e le fratture alla base potrebbero sembrare insormontabili.

I dati rappresentano la chiave per migliorare l’esperienza cliente, mentre una mentalità basata sui silo potrebbe rovinare la soddisfazione dei clienti. Se i team non venissero incoraggiati a condividere sempre le informazioni, non sarebbero in grado di sfruttare i dati in modo efficiente. Di conseguenza, l’abbattimento dei silo potrebbe svolgere un ruolo fondamentale nel raggiungimento del successo o nel fallimento della società.

Come abbattere i compartimenti stagni in un’organizzazione

Una volta identificati i silo organizzativi nella società, è il momento di agire. L’implementazione di soluzioni scalabili e a lungo termine in una fase preliminare può aiutare l’organizzazione a evitare di fossilizzarsi su una cultura basata su silo chiusi e frammentati. Quindi come fare? Ecco le nostre tattiche per abbattere i silo indesiderati all’interno della tua organizzazione:

Fornire una visione d’insieme

In molti casi, i silo organizzativi iniziano a formarsi quando i dipendenti dimostrano fedeltà verso il team o il responsabile, ma non verso la società. Per evitare che questo accada, sarebbe opportuno far comprendere ai team l’importanza del loro contributo a livello generale, ovvero la funzione del team e del suo lavoro nell’ambito dell’obiettivo comune perseguito dalla società. In questo modo, i team dei vari reparti potranno guardare nella stessa direzione, invece di isolarsi e pensare solo a sé stessi.

La trasparenza e la comunicazione sono elementi chiave perché favoriscono un senso di responsabilità condivisa in tutta l’organizzazione. Ad esempio, se il team di vendita sapesse esattamente cosa succede nel reparto marketing, sarebbe meno propenso a raccogliere risorse e informazioni. È fondamentale comunicare la mission aziendale attraverso una vasta gamma di mezzi, così che tutti i dipendenti la conoscano alla perfezione.

Affrontare i silo in tutta l’organizzazione

La causa principale dei compartimenti stagni viene fatta risalire quasi sempre alla leadership. Se il team esecutivo non si concentrasse sugli obiettivi complessivi dell’organizzazione, gli altri team riscontrerebbero problemi nel gestire in modo efficace i silo informativi. D’altra parte, se la leadership accettasse la visione unificata dell’azienda e si impegnasse a rispettare i concetti di comportamento collaborativo e lavoro di squadra interfunzionale, i team seguirebbero questo esempio.

Cosa si può fare per favorire la creazione di un team di leadership unificato? I leader dovrebbero favorire un ambiente che consenta e incoraggi il dibattito, concedere a tutti l’opportunità di condividere le loro opinioni, in modo tale che il team esecutivo senta che la sua opinione è stata ascoltata e tenuta in considerazione. Ma una volta presa una decisione da parte del leader, il team di leadership dovrebbe iniziare a lavorare insieme per raggiungere l’obiettivo comune dell’organizzazione.

Stabilire una cooperazione interdipartimentale

È importante che i membri del team sentano un senso di appartenenza non solo al proprio team, ma all’organizzazione nel suo complesso. Incoraggiando la cooperazione tra reparti, puoi garantire che i membri del team formino relazioni trasversali ai diversi reparti, migliorando il coordinamento e la collaborazione in tutta l’organizzazione. Inoltre, è un ottimo modo per contrastare alcune delle inefficienze operative derivanti dai compartimenti stagni organizzativi, come il lavoro ripetuto o i tempi di ciclo più lunghi.

I team interfunzionali, in cui i team sono composti da persone provenienti da più aree funzionali, possono rappresentare un’ottima soluzione. Ad esempio, un team interfunzionale potrebbe vantare una persona dal reparto finanze, un designer, un ingegnere, un addetto al marketing e così via. Questa struttura organizzativa non solo promuove interazioni positive e collaborazione di squadra tra i dipendenti, ma aiuta anche a ridurre i passaggi di consegne e le interruzioni di contesto. In questo modo, si avrà la garanzia che un singolo team possa gestire quanto più possibile il ciclo di vita del cliente.

Fornire formazione interfunzionale

Se la specializzazione è importante, lo è anche la condivisione di informazioni e competenze tramite formazioni interfunzionali. Pianificare sessioni di formazione interdipartimentali regolari può aiutare a far conoscere ai dipendenti risorse e informazioni che potrebbero rivelarsi utili anche ad altri reparti. È anche un modo per incoraggiare lo sviluppo di carriera, poiché i team comprendono meglio quali aspetti dell’azienda sono più adatti ai loro interessi e competenze.

I confini tra i vari reparti possono essere abbattuti in molti altri modi. Ad esempio, nelle “sessioni hackathon” rese famose dai giganti della Silicon Valley, i partecipanti vengono incoraggiati a formare dei gruppi con membri del team provenienti da reparti diversi, così da affievolire le barriere tra reparti e abbandonare la mentalità basata sui silo, che colpisce così tante startup tecnologiche.

Lavorare in modo più intelligente con Dropbox

Infine, esiste un’ampia gamma di strumenti di collaborazione che puoi utilizzare per incoraggiare i tuoi team a smettere di lavorare in modo isolato e a lavorare in modo più intelligente.

Dropbox fornisce uno spazio organizzato per archiviare i file, condividere feedback e portare a termine il lavoro. È il luogo in cui puoi trovare tutti i contenuti del team e accedere con facilità agli strumenti su cui fai affidamento.

Abbattere i compartimenti stagni all’interno di un’organizzazione non è un compito semplice, ma non si può evitare di farlo. Incoraggiando i team ad adottare una visione condivisa per collaborare in modo agile, sarà possibile lavorare per eliminare i compartimenti stagni organizzativi nell’ambiente di lavoro, favorendo il successo aziendale.

È tempo di dire addio alla comunicazione frammentata su più canali e di dare il benvenuto a un piano Dropbox che si adatta alle tue esigenze.