L’automazione del flusso di lavoro dei documenti consiste nell’ottimizzare attività ripetitive e dispendiose in termini di tempo, come la creazione, la modifica, l’approvazione, la distribuzione o l’archiviazione di documenti. Automatizzando queste attività potrai lavorare in modo molto più rapido ed efficiente.
Con l’automazione dei flussi di lavoro dei documenti ottieni una produttività più elevata, meno errori e una collaborazione più fluida. Ti permette di concentrarti su ciò che conta davvero: il contenuto dei documenti. Ti interessa? Scopri come Dropbox può aiutarti ad automatizzare il flusso di lavoro dei tuoi documenti.
Perché automatizzare il flusso di lavoro dei documenti?
Indipendentemente dal settore, l’automazione può farti risparmiare tempo e ridurre le complicazioni in processi fondamentali come la gestione dei contratti, l’archiviazione dei documenti o la produzione di contenuti.
Ecco alcuni esempi di flussi di lavoro documentali e di come possono trarre vantaggio dall’automazione.
- Gestione dei contratti: gestisci più velocemente documenti legali, approvazioni e firme.
- Gestione dei record: gestisci le informazioni sensibili e garantisci la conformità senza doverti preoccupare di commettere errori.
- Produzione di contenuti: organizza bozze, revisioni e gestisci la pubblicazione più velocemente e con maggiore precisione.
L’automazione dei flussi di lavoro dei documenti può rivelarsi vantaggiosa per studi legali, reparti risorse umane o aziende di marketing e pubblicità, ma trova applicazione in qualsiasi settore.
Non è una bacchetta magica che svolge il lavoro al posto tuo, ma automatizzare anche solo piccole parti del tuo flusso di lavoro ti permette di risparmiare tempo ed energie.
Come automatizzare il flusso di lavoro dei documenti
Ecco i passaggi fondamentali per impostare un flusso di lavoro automatizzato per i documenti.
- Identificare le esigenze del flusso di lavoro: inizia analizzando le attività relative ai documenti. Individua le azioni ripetitive e i colli di bottiglia nelle fasi di creazione, revisione, approvazione e in tutte le altre tappe del flusso documentale. Ad esempio, quando più persone devono approvare lo stesso contratto.
- Mappare il flusso di lavoro: definisci l’intero processo, indicando chi è coinvolto in ogni fase, le azioni richieste, le dipendenze e i passaggi critici. Ad esempio, un flusso può descrivere il trasferimento dei documenti di un dipendente dall’onboarding all’inserimento in busta paga.
- Valutare e scegliere gli strumenti: la scelta dipende dalle tue esigenze, quindi opta per una soluzione che sia in linea con gli obiettivi del flusso di lavoro. Se hai bisogno di firme elettroniche o di una piattaforma in grado di gestire molti tipi di file, Dropbox è un’ottima opzione che permette anche di proteggere i documenti sensibili.
- Configurare l’automazione: configura la funzionalità di automazione nello strumento scelto. Ciò potrebbe includere modelli (ideali per moduli o fatture) o notifiche quando un file viene aggiornato. È anche possibile creare promemoria per le approvazioni dei documenti, in modo che vengano inviati automaticamente.
- Formare i team: l’automazione funziona solo quando tutti sanno come utilizzare gli strumenti. Forma il tuo team sul nuovo flusso di lavoro, assicurandoti che tutti comprendano i propri ruoli. In questo modo garantisci una transizione senza intoppi, maggiore fiducia nello strumento e più efficienza.
Ora che abbiamo trattato le nozioni di base, esploriamo alcuni modi in cui Dropbox può dare vita all’automazione dei flussi di lavoro documentali per il tuo team.
Modi pratici per utilizzare l’automazione del flusso di lavoro dei documenti
Documenti legali
Per gli studi legali, l’automazione dei flussi di lavoro documentali si traduce in un notevole risparmio di tempo. In questo caso, le firme elettroniche in Dropbox rappresentano un grande vantaggio per aumentare l’automazione del flusso di lavoro. Sono utili per garantire rapidamente il rispetto degli standard di conformità legale e per velocizzare il processo di approvazione.
Le funzionalità di condivisione sicura dei file di Dropbox garantiscono anche la riservatezza e l’integrità dei documenti legali, così non dovrai più preoccuparti degli accessi non autorizzati.
Produzione di contenuti
Per le aziende di marketing e pubblicità, l’automazione può semplificare notevolmente la creazione di contenuti su larga scala, ed è ideale anche per rispettare scadenze editoriali particolarmente serrate.
Le funzionalità basate sull’intelligenza artificiale presenti in strumenti come Dash possono generare riepiloghi dei contenuti rapidi e accurati. Ciò può velocizzare i processi di modifica nel tuo flusso di lavoro. Ad esempio, gli editor possono esaminare il riepilogo di dieci articoli per verificare se rispondono in linea generale al briefing oppure usarlo per individuare rapidamente le sezioni dei singoli articoli che richiedono modifiche.
Dropbox offre anche funzionalità di collaborazione sui contenuti, come la modifica in tempo reale e semplici controlli delle versioni. Questo rende la gestione delle revisioni più semplice e aiuta i team numerosi a rimanere allineati.
Se desideri automatizzare il flusso di lavoro dei tuoi documenti e risparmiare tempo, Dropbox è un’ottima soluzione. Questo prezioso strumento è dotato di molte altre potenti funzionalità che ti aiuteranno a lavorare in modo più intelligente.
Utilizza Dropbox per automatizzare il flusso di lavoro dei documenti
Il risparmio di tempo offerto anche da una minima automazione dei flussi documentali rappresenta un enorme vantaggio. Riduce gli errori umani, ottimizza le attività e migliora la collaborazione. È ideale per moduli o contratti, documenti sensibili o per la produzione di contenuti su larga scala.
Scopri Dropbox e metti in pratica le tecniche di automazione di cui abbiamo parlato. Potrai creare flussi di lavoro più efficienti che operano in modo discreto in background, il tutto da un’unica piattaforma ricca di funzionalità pensate per aumentare la produttività.
Domande frequenti
È possibile applicare l’automazione del flusso di lavoro dei documenti a quasi tutti i file. Contratti, fatture, cartelle cliniche dei pazienti, materiali di marketing, moduli per le risorse umane e molto altro. Dropbox, comprese le funzionalità di firma elettronica, è compatibile con numerosi formati, inclusi i tipi di documento più diffusi. E se desideri utilizzare un formato non supportato, puoi semplicemente convertirlo in PDF con il nostro strumento gratuito.
Tra le funzionalità di Dropbox che supportano l’automazione dei flussi documentali troviamo le firme elettroniche, il controllo delle versioni, la modifica in tempo reale, la condivisione sicura dei file e le notifiche o i promemoria automatici. Inoltre, Dropbox è una soluzione scalabile, quindi può crescere insieme alle tue esigenze e diventare un vero strumento di automazione documentale a lungo termine.
Il tempo necessario per implementare l’automazione dei flussi documentali dipende dai processi già in uso e dal livello di complessità dell’automazione scelta. Per configurare i flussi di base e formare il team possono bastare pochi giorni. Le configurazioni più articolate, con molti passaggi, diversi tipi di documenti o numerosi utenti, possono invece richiedere alcune settimane. Ricorda però che il tempo investito all’inizio si tradurrà in un notevole risparmio in futuro.
Inizia offrendo formazione e documentazione chiara su come utilizzare lo strumento. Con strumenti come Dropbox, hai a disposizione un’interfaccia intuitiva che riduce la curva di apprendimento. Può essere utile anche motivare i team spiegando in che modo l’automazione semplificherà il loro lavoro. Avere una persona di riferimento o un promotore interno che guidi gli altri e risolva eventuali problemi è un ulteriore vantaggio. Un supporto continuo, infine, è fondamentale per mantenere alta l’adozione nel tempo.
