Abitudini per un lavoro di squadra efficace e come mantenerle

Supponiamo che tu pensi in modo creativo e che, come strategia di progetto, tu tenda a osservare il quadro generale. Il tuo collega, invece, è più bravo a macinare numeri e preferisce concentrarsi sulle piccole attività quotidiane. 

Se aveste la possibilità di sfruttare i vostri punti di forza individuali per portare a termine un progetto, questa sarebbe una combinazione vincente. Cosa succederebbe, però, se improvvisamente tu e il tuo collega smetteste di comunicare o non foste più produttivi come prima, lasciando che fosse l’altra persona a occuparsi di tutto il lavoro? Il morale della squadra inizierebbe a diminuire e la qualità del lavoro ne risentirebbe.

Un lavoro di squadra efficace è spesso più facile a dirsi che a farsi, soprattutto quando il team è composto da persone con background ed esperienze professionali differenti. Tuttavia, con le strategie e gli strumenti giusti, puoi aiutare i membri del tuo team a sostenersi a vicenda e far emergere il meglio da ognuno di loro.

Come si fa, quindi, a promuovere il lavoro di squadra tra i colleghi? Prima di illustrare le caratteristiche principali dei grandi team e i modi per ottenerle, vogliamo ribadire l’importanza del lavoro di squadra.

Perché è importante un lavoro di squadra efficace?

Sinceramente, lavorare con un gruppo di persone non è sempre facile. Quando manca un obiettivo comune o un senso di fiducia tra i membri del team, si può sentire di non essere in sintonia con gli altri e, di conseguenza, viene meno la motivazione a portare a termine il lavoro in modo tempestivo ed efficiente.

I team che lavorano in modo coeso, invece, non solo trovano il ritmo giusto per portare a termine le attività rispettando le scadenze, ma promuovono anche un senso di lealtà e di appartenenza. A loro volta, i singoli membri del team si sentono apprezzati e si impegnano maggiormente nel loro lavoro.

Inoltre, un lavoro di squadra efficace:

• favorisce solidi rapporti con i dipendenti

• offre più opportunità di formazione e sviluppo

• aumenta l’efficienza, la produttività e la creatività

• aumenta il senso di responsabilità, migliora l’umore del team e tiene alta la motivazione a realizzare progetti di successo

• lascia spazio a nuovi approcci e punti di vista riguardo ai progetti e al feedback

• promuove la sinergia: tutti uniscono le forze per raggiungere gli obiettivi del team

I team migliori non si formano per caso o dal giorno alla notte. Per trovare il giusto equilibrio occorrono tempo, pazienza e forza di volontà da parte di tutti i membri del team, a tutti i livelli. Vediamo nel dettaglio quali sono gli elementi fondamentali per svolgere un lavoro di squadra efficace.

Cinque caratteristiche fondamentali dei team efficaci

Gli ambienti di lavoro sono accomunati da una serie di caratteristiche che creano e favoriscono team dinamici, solidi e produttivi. Di seguito, elenchiamo cinque elementi importanti per un lavoro di squadra efficace.

1. Responsabilità e obiettivi definiti in modo chiaro

Ogni ruolo nel team, compresi gli eventuali “leader” assegnati, se necessari, deve essere chiaramente definito e riflettere i punti di forza di ciascun membro. Probabilmente, il team avrà un equilibrio di competenze che dovresti tener presente quando deleghi compiti e responsabilità.

Pensa ai progetti di gruppo a cui partecipavi a scuola o all’università: quante volte è capitato che una sola persona si sobbarcasse il lavoro dell’intero team? Assicurandoti che ognuno comprenda il proprio contributo al team e il carico di lavoro previsto, eviterai questo tipo di squilibrio. La struttura del team deve promuovere una dinamica positiva, non risentimento o comportamenti distruttivi.

Quando ogni membro del team si sente a suo agio con i suoi obiettivi e le sue responsabilità personali, nonché con gli obiettivi collettivi, avrà più a cuore il successo del team e si sentirà stimolato a lavorare al meglio delle sue possibilità.

Per facilitare questo processo, usa strumenti collaborativi per assegnare attività e creare un elenco di queste ultime per il team con le relative date di scadenza, in modo che tutti rimangano al passo.

2. Collaborazione e supporto

Un lavoro di squadra efficace non prevede solo un impegno collettivo a completare le attività e realizzare gli obiettivi di un progetto o un processo, ma implica anche chiedere una mano ai colleghi quando si presentano problemi oppure ostacoli e fornire a propria volta aiuto e supporto quando necessario.

Un comportamento collaborativo del team incoraggia l’innovazione attraverso lo scambio volontario di risorse, competenze e idee. La gestione dei progetti, i processi decisionali e la risoluzione dei problemi diventano molto più produttivi quando i membri del team (non solo i leader o il management) possono utilizzare i propri punti di vista e le proprie competenze differenti per contribuire a trovare soluzioni.

Dropbox ti aiuta a riunire file, strumenti e membri del team in un unico comodo spazio di lavoro. Condividi qualsiasi cosa, dai modelli di brainstorming ai video, accedi ai file importanti e comunica tramite strumenti connessi come Slack, il tutto senza uscire da Dropbox.

3. Comunicazione aperta e sincera

Una comunicazione efficace coincide con un lavoro di squadra efficace. Implica un ascolto attivo e il non avere paura di mettere in discussione le decisioni che hanno un impatto sul team. Inoltre, significa che tu e i membri del tuo team vi sentite a vostro agio a muovere e ricevere critiche costruttive quando necessario.

Ogni membro del team deve sentire che il suo contributo è importante e che viene accolto positivamente dal gruppo. Se un dipendente di livello junior suggerisce un approccio diverso per un progetto, i colleghi più anziani dovrebbero ascoltare e, se possibile, fornire il supporto necessario per mettere in pratica la sua idea.

Strumenti come Slack ti consentono di metterti in contatto con il team in tempo reale, così da avere la certezza che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

4. Risoluzione dei conflitti

Si avvicina una scadenza importante e il team è in ritardo sulla tabella di marcia. Comprensibilmente, la tensione è alle stelle. In questo scenario, ciò che distingue un team solido da uno debole è il modo in cui viene gestita la tensione.

È naturale essere in disaccordo con gli altri membri del team di tanto in tanto. Tuttavia, il lavoro di squadra inizia a risentirne quando sorgono conflitti e non sono previsti metodi per risolverli. Questo vale soprattutto per i team che lavorano a distanza: risanare le fratture in un team distribuito può essere più difficile, in quanto non si può fare affidamento sugli stessi segnali non verbali e contestuali di un ambiente di lavoro fisico.

Se i dissapori e i comportamenti passivo-aggressivi iniziano a causare problemi all’interno del team, è importante identificare le difficoltà e affrontarle. 

I team efficaci capiscono l’importanza di ascoltare opinioni differenti, cercare una soluzione che vada bene per tutti, e non solo per alcuni, e trovare un compromesso quando necessario. Assicurati di tenere un registro dei verbali delle riunioni e di collaborare per creare un piano d’azione a cui tutti i membri del team possano fare riferimento quando ne hanno bisogno.

5. Fiducia e rispetto

Quando le altre caratteristiche presenti in questo elenco sono ben consolidate, significa che i membri del team sono in armonia. 

Per fiducia e rispetto, non si intende solo confidare nel processo e nell’effettiva realizzazione del lavoro, ma anche essere in grado di superare i problemi in caso di tensione.

Oltre al lavoro in sé, questo può significare confidare che i colleghi si aggiornino sulle riunioni e consultino il materiale di formazione in modo asincrono quando hanno tempo.

Come adottare (e mantenere) buone abitudini per il lavoro di squadra

Adottare buone abitudini per il lavoro di squadra non è un processo immediato: ci vuole tempo per capire quali metodi funzionano meglio per il team a livello personale e professionale.

I team ad alte prestazioni:

• raccolgono idee tramite il brainstorming per arrivare a una soluzione condivisa

• stabiliscono obiettivi e traguardi SMART per ogni progetto

• nominano un leader del team quando necessario per delegare attività e mediare per conto del gruppo

Per mantenere delle buone abitudini per il lavoro di squadra, è necessario il contributo di tutti i membri del team e non solo di alcune persone. Non esiste una soluzione universale da attuare una sola volta per poi dimenticarsene: proprio come il lavoro stesso, l’efficacia dei metodi di team working deve essere monitorata e verificata, in modo da poter risolvere eventuali problemi prima che diventino insormontabili.

Per garantire un lavoro di squadra efficace:

• Confida nel processo e rispetta il tempo e l’impegno dell’intero team durante la collaborazione.

• Contatta regolarmente i tuoi colleghi, ma senza perdere tempo in riunioni del team poco produttive. Usa metodi di comunicazione asincrona come i messaggi video per semplificare i flussi di lavoro.

• Riconosci i traguardi individuali e collettivi e usali come opportunità di apprendimento per ampliare le tue competenze.

Inoltre, è importante assicurarsi che il team abbia accesso alla tecnologia e agli strumenti migliori. Qualunque piattaforma, app o integrazione tu scelga di utilizzare deve essere intuitiva e accessibile a tutti i membri.

Porta il lavoro di squadra al livello successivo (e fai in modo che ci rimanga)

Se desideri ridurre le riunioni superflue e comunicare in maniera più efficace in meno tempo, discutere con i collaboratori degli obiettivi comuni o creare un senso di appartenenza, Dropbox fornisce gli strumenti giusti per ottenere e mantenere un lavoro di squadra eccellente.

Dropbox offre uno spazio unificato in cui i membri del team possono lavorare, comunicare e collaborare. Inizia creando calendari condivisi, elenchi attività, briefing interattivi e ordini del giorno delle riunioni in Dropbox Paper e supera i limiti della collaborazione a distanza.

Puoi anche integrare Dropbox con altri software di team building e collaborazione, come Slack, per sfruttare appieno il potenziale del lavoro di squadra.