Cos’è la matrice di Eisenhower?

Migliora le tue capacità di pianificazione delle attività e di gestione dei carichi di lavoro con la matrice di Eisenhower, uno strumento per la gestione del tempo basato sui metodi utilizzati da Dwight D. Eisenhower.

Nessuno pianifica di essere poco produttivo, soprattutto sul lavoro. Ma man mano che la giornata trascorre e arrivano richieste urgenti, la lista delle cose da fare aumenta, rendendo più difficile rimanere concentrati ed essere produttivi.

Che tu non riesca a rispettare scadenze importanti o faccia fatica a restare al passo con progetti a lungo termine, sapere a quali attività dare la priorità può fare la differenza tra rimanere indietro ed essere un passo avanti. Ed è qui che entra in gioco la matrice di Eisenhower.

Informazioni sulla matrice di Eisenhower

La matrice di Eisenhower, nota anche come quadranti di Eisenhower o matrice urgente/importante, rappresenta un quadro per l’assegnazione delle priorità e la gestione dei carichi di lavoro. 

Prende il suo nome da Dwight D. Eisenhower, brillante generale e 34° Presidente degli Stati Uniti d’America. Eisenhower era famoso per la sua capacità di portare a termine molte cose. I suoi metodi per stabilire obiettivi e gestire il tempo sono stati studiati da molte persone, tra cui Stephen Covey. Nel suo libro “Le 7 regole per avere successo”, Covey ha trasformato le idee di Eisenhower in uno strumento semplice per decidere quali attività svolgere per prime: la matrice di Eisenhower.

Cos’è la matrice di Eisenhower? Fondamentalmente, si tratta di una strategia che consente di mettere in pratica la seguente citazione attribuita a Eisenhower: “Ho due tipi di problemi: quelli urgenti e quelli importanti. Quelli urgenti non sono importanti, e quelli importanti non sono mai urgenti”. 

La strategia si basa sulla valutazione delle attività in base all’urgenza e all’importanza.

Come funzionano i quadranti di Eisenhower?

Le aziende e i privati possono utilizzare la matrice di Eisenhower per pianificare, delegare, stabilire le priorità e programmare attività giornaliere o settimanali. 

Inserendo le attività in uno dei quattro quadranti sottostanti, puoi vedere quanto sono urgenti e capire come gestirli in modo appropriato.

Primo quadrante

Urgente e importante (attività da completare immediatamente): si tratta di attività prioritarie da gestire il prima possibile. Solitamente sono richieste last-minute che insorgono a causa di circostanze imprevedibili. In generale, queste attività vengono completate immediatamente o in giornata. Alcuni esempi: completare un progetto per conto di un collega malato o gestire un’emergenza improvvisa, quale un’interruzione del processo di produzione e distribuzione.

Secondo quadrante

Importante, ma non urgente (attività da programmare in un secondo momento): si tratta di obiettivi/attività a lungo termine che sono importanti ma non hanno una scadenza fissa e che possono essere riprogrammati in un secondo momento. Alcuni esempi: l’acquisizione di una qualifica professionale o la pianificazione di obiettivi aziendali a lungo termine, come la riduzione del budget.

Terzo quadrante

Urgente, ma non importante (attività da delegare ad altre persone): si tratta di quelle attività da completare immediatamente, la cui minore importanza le rende delegabili ad altri membri del team. Alcuni esempi: lavori di routine o lunghe riunioni/telefonate senza uno scopo ben definito.

Quarto quadrante

Né urgente né importante (attività da eliminare): queste attività rappresentano una distrazione e, se possibile, dovrebbero essere evitate. In molti casi basta ignorarle o eliminarle. Alcuni esempi: attività di socializzazione o pause caffè/tè troppo lunghe.

I quadranti di Eisenhower ti aiutano a visualizzare le attività in base a quanto sono importanti e urgenti. Se utilizzi questo approccio nel tuo lavoro, è più facile fare prima le cose più importanti e finirle il più velocemente possibile.

Come distinguere ciò che è urgente da ciò che è importante?

Non esiste un metodo predefinito per distinguere tra attività urgenti e importanti quando si crea una matrice di priorità. Ma è importante rifletterci. Nella vita reale, di solito è più difficile decidere in quale categoria rientra un’attività rispetto a quando si pianifica semplicemente con i quadranti di Eisenhower.

In breve, le attività urgenti non possono essere evitate e richiedono un’attenzione immediata, mentre quelle importanti richiedono una maggior pianificazione e contribuiscono agli obiettivi a lungo termine. Ad esempio, rispondere alle telefonate di un cliente molto importante costituisce un’attività urgente, mentre aggiornarsi sulle ultime ricerche nel proprio settore di competenza rappresenta un’attività importante.

Quali sono i vantaggi della matrice di Eisenhower?

Uno dei vantaggi chiave della matrice urgente/importante di Eisenhower risiede nella sua facilità di implementazione. Non è necessario acquistare un pacchetto software costoso e perdere troppo tempo nella creazione della matrice. 

La matrice delle priorità ti aiuta a gestire meglio il tuo tempo stabilendo priorità chiare. Questa funzionalità è molto utile per manager, titolari di aziende e liberi professionisti che gestiscono contemporaneamente attività provenienti da più progetti o clienti.

Quali sono gli svantaggi della matrice di Eisenhower?

La matrice delle priorità presenta alcuni svantaggi. Può essere difficile valutare l’importanza di un’attività. Ciò potrebbe portare ad assegnare un incarico alla persona sbagliata, con conseguente abbassamento della qualità del lavoro.

Inoltre, nell’ambito della gestione delle attività urgenti, potrebbe non essere sempre possibile intraprendere azioni immediate. La mancanza di competenze o di tempo, i regolamenti e la burocrazia o la gestione di più attività urgenti/importanti potrebbero costituire un ostacolo, rendendo la matrice meno efficace nell’ambito del processo decisionale e della gestione del tempo.

Come usare i quadranti di Eisenhower per gestire le attività e i carichi di lavoro

La matrice urgente/importante può rappresentare un eccellente punto di partenza per la gestione del lavoro e dei progetti. In seguito, puoi utilizzarla per individuare le opportunità di apportare questi miglioramenti nel tuo lavoro quotidiano:

1. Gestire i processi più facilmente

Dopo aver assegnato le attività al quadrante appropriato, puoi iniziare a impostare processi di gestione del tempo che ti aiutino a gestire le attività importanti in modo tempestivo. Ad esempio, potresti usare Dropbox per gestire gli elenchi attività in modo più efficace, creando un modello di cronologia. Puoi utilizzare questi strumenti di gestione delle attività per assegnare attività urgenti/non importanti ad altri membri del tuo team, e puoi anche impostare date di scadenza e promemoria per attività importanti/non urgenti che possono essere programmate per una data successiva.

2. Impostare l’automazione per le attività di base

Potrebbe anche valere la pena valutare l’implementazione di strumenti di automazione dell’ambiente di lavoro. L’automazione, ove possibile, è un ottimo modo per gestire le attività che devono essere svolte, ma che non richiedono molta pianificazione o analisi prima di iniziare. Utilizzando strumenti di automazione o integrazioni nell’app di produttività Dropbox puoi “delegare” le attività del terzo trimestre (urgenti, ma non importanti) in modo da ottimizzare i tempi della tua azienda. Puoi assegnare attività ai membri del team in Dropbox Paper con scadenze oppure trasferirle direttamente nelle schede Trello per i membri del team dai file di Dropbox. Gli strumenti di acquisizione automatica dei contenuti aiutano a eliminare le attività dispendiose in termini di tempo e soggette a errori (e quindi più inclini a causare rallentamenti) e a ottimizzare la produttività futura.

3. Ottimizzare la gestione del tempo

Per un risultato migliore, sarebbe opportuno combinare i quadranti di Eisenhower con altri approcci rivolti alla gestione del tempo. Ad esempio, Eat the Frog. Eat the Frog nasce da una citazione di Mark Twain: “If it’s your job to eat a frog, it’s best to do it first thing in the morning”, la cui traduzione potrebbe essere “Se per lavoro devi mangiare una rana, conviene farlo subito al mattino”. Nel contesto lavorativo, significa che è sempre meglio affrontare per prime le attività più ingenti e complesse per poi passare a quelle più piccole, a cui poter assegnare delle priorità in base ad altri fattori, ad esempio le scadenze. Non va dimenticato anche il metodo ABCDE, in cui fondamentalmente si assegna alle attività un valore con una lettera in base all’ordine di importanza, per poi completarle seguendo lo stesso ordine.

Uso combinato della matrice di Eisenhower e Dropbox per aumentare l’efficienza

I quadranti di Eisenhower possono rivelarsi uno strumento estremamente efficace per la gestione delle attività e del tempo, così come la suite di funzionalità di Dropbox. Le due cose vanno di pari passo: imparando a stabilire le priorità, puoi lavorare meglio, ridurre gli sprechi di tempo e procedere verso i tuoi obiettivi aziendali a lungo termine.