Table of contents
- Cos'è la ricerca di documenti Enterprise?
- Perché è difficile trovare i documenti aziendali
- come... trovare più velocemente il documento aziendale tra i tuoi strumenti de Il tuo lavoro
- Quali strumenti aiutano i team a cercare tra i documenti aziendali?
- Cosa cercare in uno strumento di ricerca dei documenti basato su IA?
- Come Dropbox e Dash aiutano i team a trovare più velocemente i documenti aziendali
- Trova i documenti aziendali senza fatica
Trovare il documento aziendale giusto non dovrebbe dipendere dal ricordare in quale app, cartella o thread si trova. E queste supposizioni si sommano: le decisioni si bloccano, i colleghi pongono domande ripetute e il lavoro viene rifatto perché nessuno riesce a trovare l'originale.
La ricerca di documento Enterprise offre al tuo team un unico punto in cui cercare tra gli strumenti di lavoro connessi, anziché aprire ogni app e provare la relativa cercare nativa. L'obiettivo è semplice: aiutare le persone a trovare il documento, la risposta o il contesto giusto senza perdere lo slancio.
In questa guida spiegheremo come funziona la ricerca di documenti a livello Enterprise, dove la ricerca in una singola app risulta insufficiente, cosa cercare in una soluzione di ricerca e come Dropbox Dash può aiutare i team a trovare contenuti più velocemente in tutte le loro app connesse.
Cos'è la ricerca di documenti Enterprise?
La ricerca di documenti Enterprise è il processo di individuazione dei documenti aziendali tra più strumenti, repository e tipi di file da un'unica esperienza di ricerca. Invece di aprire Dropbox, poi Gmail, poi Slack e infine un'area di lavoro di progetto, effettui un'unica ricerca e ottieni i risultati da tutte le fonti collegate.
Questo è importante perché i documenti aziendali non risiedono più in un unico sistema. Un contratto potrebbe essere archiviato nello spazio di archiviazione cloud, discusso via email, condiviso tramite link in chat e aggiornato durante una riunione. Se la ricerca raggiunge solo uno di questi luoghi, dovrai comunque effettuare ricerche approfondite.
Ricerca di documenti aziendali vs. ricerca nativa dell'app
La ricerca nell'app nativa è utile solo quando sai già dove si trova un file. La ricerca di documenti Enterprise è la soluzione migliore quando non lo sai. È utile quando ricordi l'argomento, il nome del cliente, il progetto o una frase all'interno di un documento, ma non il nome esatto del file o il percorso della cartella.
Ricerca di documenti Enterprise vs. AI per documenti o OCR
Questi termini vengono spesso associati, ma rispondono a problemi diversi. Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l'elaborazione dei documenti aiutano a estrarre testo o struttura dai file. La ricerca dei documenti Enterprise ti aiuta a recuperare il file giusto nei sistemi già utilizzati dal tuo team.
Perché è difficile trovare i documenti aziendali
Quando i documenti si trovano in più posizioni, come spazio di archiviazione cloud, email, chat, strumenti per progetti e link condivisi, i rallentamenti sono inevitabili. Anche se un file è presente, può richiedere più tempo individuare l'ultima versione di un file, soprattutto quando sono presenti più copie, bozze precedenti o impostazioni di accesso poco chiare.
Esiste anche una lacuna nella memoria. Di solito ricordi l’argomento di un documento, la “sensazione” che trasmette, ma non il suo nome. Potresti ricordare “la presentazione dei prezzi del secondo trimestre per il potenziale cliente nel settore sanitario” o “l’elenco di controllo per l’onboarding approvato dall’ufficio legale”, ma non la struttura di cartelle che lo contiene.
Le tradizionali ricerche per parole chiave spesso non funzionano quando non si ricorda il nome di un file, soprattutto quando il lavoro è distribuito tra vari strumenti.
come... trovare più velocemente il documento aziendale tra i tuoi strumenti de Il tuo lavoro
Non è necessario un sistema completamente nuovo per migliorare la ricerca. Inizia con un flusso di lavoro pratico per ottenere maggiore precisione e pertinenza durante la ricerca dei documenti:
- Elenca dove si trovano i documenti chiave: Includi spazio di archiviazione cloud, email, chat, strumenti di progetto e qualsiasi area di lavoro del team.
- Assicurati di avere nomi chiari, proprietà condivisa e regole di spazio di archiviazione più semplici: in questo modo ogni strumento di ricerca funzionerà meglio e potrai organizzare i file in modo più efficiente.
- Cerca in tutti i sistemi, non uno alla volta: se il tuo team deve controllare ogni app separatamente, la ricerca resterà lenta.
- Cerca per significato, non per titoli esatti: una buona ricerca dovrebbe funzionare quando ricordi l'argomento, non solo il nome del file.
- Verifica accesso e versione prima di condividere: il risultato giusto deve comunque essere la versione giusta, con le autorizzazioni giuste.
Quest'ultimo passaggio è facile da sottovalutare. Trovare un file è solo metà del lavoro. Devi anche avere la certezza che sia aggiornato, sicuro da condividere e visibile alle persone giuste.
Quali strumenti aiutano i team a cercare tra i documenti aziendali?
Lo strumento migliore dipende da quanto è frammentato il tuo lavoro.
Se la maggior parte dei documenti si trova già su un'unica piattaforma, la ricerca nativa può essere sufficiente per l'uso quotidiano. Ma se i contenuti sono distribuiti tra spazio di archiviazione, chat, e-mail e strumenti di gestione dei progetti, in genere serve qualcosa di più completo.
Le knowledge base e i sistemi di gestione dei documenti possono essere utili quando il tuo team è disciplinato nel centralizzare i contenuti, ma molti team non lo sono. Continuano a lavorare con più strumenti perché è così che si muovono i progetti reali.
È qui che gli strumenti di ricerca AI e di ricerca universale fanno la differenza. Sono progettati per la realtà più caotica del lavoro moderno, dove documenti, discussioni e contesto sono distribuiti tra app connesse.
Cosa cercare in uno strumento di ricerca dei documenti basato su IA?
Uno strumento di ricerca di documenti basato sull'IA dovrebbe rendere più facile trovare le informazioni sparse senza chiedere al tuo team di ripensare il proprio modo di lavorare. Utilizza questi criteri per confrontare le opzioni disponibili.
Copertura degli strumenti esistenti
Lo strumento dovrebbe cercare dove il lavoro avviene già: email, calendari, spazio di archiviazione cloud, unità condivise, strumenti di progetto e chat. Non dovrebbe diventare utile solo dopo una migrazione. Dropbox Dash si collega alle app che il tuo team utilizza già, così puoi cercare tra gli strumenti di lavoro connessi da un unico posto.
Una ricerca che comprende il contesto
Non sempre ricorderai il nome di un file o una parola chiave esatta. Cerca una funzione di ricerca in linguaggio naturale che possa partire da ciò che ricordi, come il nome di un progetto, una frase di una presentazione o la descrizione di un’immagine o di un video. La ricerca universale di Dash può mostrare risultati tra app e tipi di contenuti connessi, tra cui documenti, PDF, immagini, video e audio.
Autorizzazioni che vengono ereditate
Una ricerca migliore non deve significare un accesso più ampio. Lo strumento di ricerca deve rispettare le autorizzazioni esistenti, in modo che le persone vedano solo i contenuti a cui sono autorizzate ad accedere. Dash rispetta le autorizzazioni esistenti per i contenuti connessi e le autorizzazioni dei file Dropbox consentono di controllare chi può visualizzare, modificare, scaricare o condividere i file.
Adozione rapida
Il miglior strumento di ricerca dovrebbe risultare utile fin da subito. Se il tuo team deve imparare un nuovo sistema di archiviazione, ricordare nuove regole o attendere una migrazione prima che la ricerca migliori, lo strumento aggiunge lavoro prima ancora di rimuoverlo.
Come Dropbox e Dash aiutano i team a trovare più velocemente i documenti aziendali
Con Dropbox puoi archiviare, sincronizzare e condividere i documenti aziendali da un unico hub di spazio di archiviazione cloud centralizzato. In questo modo il tuo team dispone di un luogo affidabile per gestire i file, collaborare e controllare gli accessi.
Con Dash puoi andare oltre lo spazio di archiviazione e cercare tra le app connesse da un unico posto. Dash utilizza l'IA per trovare file, link e informazioni tra le app connesse. Offre inoltre risposte e statistiche basate sull'IA in tempo reale con Dash Chat.
Se il tuo team lavora tra Dropbox, email, chat e strumenti di progetto, questo significa meno passaggi, meno supposizioni e meno tempo dedicato a cercare il documento più recente.
Dash ti aiuta anche dopo aver trovato qualcosa. Le raccolte consentono al tuo team di raggruppare file, app, link del browser e altro ancora in un'unica raccolta strutturata, in modo che i documenti di progetto siano più facili da organizzare e condividere. Invece di riportare le persone nel labirinto delle cartelle, puoi conservare i materiali giusti in un unico posto.
Se gestisci l'accesso a livello di team, Dash offre anche una Console amministratore per gestire gli utenti, monitorare l'uso e controllare l'accesso ai contenuti delle app connesse. Questo offre ai team tecnici e operativi un modo più chiaro per supportare ricerche rapide senza perdere il controllo dei dati sensibili.
Trova i documenti aziendali senza fatica
Se il tuo team dedica troppo tempo ad aprire cartelle, controllare i thread di chat e cercare uno stesso documento in più app, il problema è l'esperienza di ricerca. La configurazione giusta ti offre un unico posto in cui trovare i documenti, verificare gli accessi e procedere con sicurezza.
Con Dropbox puoi mantenere i documenti archiviati, sincronizzati e condivisi dal tuo spazio di archiviazione cloud. Con Dash puoi usare la ricerca universale tra le app connesse per trovare più velocemente i file, i link e il contesto di lavoro di cui hai bisogno. Esplora Dropbox Dash per scoprire come il tuo team può dedicare meno tempo alla ricerca.
Quando un documento potrebbe trovarsi in una cartella, un thread di email, un messaggio di chat o uno strumento di progetto, cercare app per app trasforma una semplice richiesta in un ritardo. La ricerca dei documenti Enterprise offre al tuo team un percorso migliore: un unico posto in cui cercare tra gli strumenti collegati e trovare i file, i link e il contesto a cui è autorizzato ad accedere.
Dropbox aiuta i team ad archiviare, sincronizzare e condividere i documenti in modo sicuro. Dropbox Dash amplia queste funzionalità con la ricerca universale tra le app connesse, così il tuo team può trovare i contenuti giusti più velocemente e mantenere il lavoro sempre in movimento.
Esplora Dropbox Dash per scoprire come la ricerca connessa può funzionare per il tuo team.
Domande frequenti
Gli strumenti che funzionano meglio per i documenti aziendali di solito cercano su più sistemi. La ricerca nativa può essere utile all’interno di una singola app, ma i team con contenuti distribuiti tra spazio di archiviazione, email e chat spesso hanno bisogno di un’esperienza di ricerca più ampia che funzioni tra app connesse.
Inizia utilizzando uno strumento di ricerca universale che agisce su tutti i sistemi in cui lavora il tuo team. Più i tuoi documenti sono distribuiti tra le piattaforme, più diventa importante la ricerca multipiattaforma. La ricerca universale è utile perché consente di cercare tra le app connesse da un unico punto, senza doverti costringere a controllare ogni strumento separatamente.
Ti serve prima un'esperienza di ricerca che si colleghi a questi strumenti. Dash è progettato per cercare tra le app connesse e mostrare file, link e conoscenze da un unico posto, così puoi cercare tra i contenuti di lavoro senza passare da uno strumento all'altro.
Sì. Dropbox Dash offre una ricerca universale tra le app connesse, inclusi i contenuti basati su file e altre fonti di lavoro, nel rispetto delle impostazioni di autorizzazione esistenti.
La ricerca di documenti Enterprise descrive l'esigenza aziendale più ampia, ovvero trovare i documenti dell'azienda tra i vari sistemi. La ricerca di documenti con IA si riferisce di solito a strumenti che usano l'IA per rendere la ricerca più utile comprendendo il contesto, le query in linguaggio naturale e i diversi tipi di file.
