Come rimanere produttivi e influenti in un ambiente di lavoro distribuito

Per comprendere meglio le sfide che oggi devono affrontare i lavoratori della conoscenza, abbiamo realizzato uno studio intitolato “In search of lost focus” (Alla ricerca della concentrazione perduta) insieme a Economist Impact. I dati che abbiamo raccolto hanno rafforzato la convinzione che, viste tutte le distrazioni a cui possiamo andare incontro nel lavoro moderno, dobbiamo capire come mantenere produttivi i nostri team.

Tuttavia, supportare la produttività reciproca può rivelarsi complicato se i membri del team lavorano in sedi diverse. Tutto risulta più impegnativo, dalla definizione degli obiettivi alla definizione delle priorità; motivo per cui abbiamo dovuto creare sistemi per supportare i nostri team in questi ambiti.

La nostra esperienza con l’approccio Virtual first ci ha portato a diventare esperti nel restare produttivi anche da remoto. Per condividere ciò che abbiamo imparato, abbiamo creato questo elenco di consigli utili che aiutano il nostro team a rimanere produttivo.

1. Decidere quando collaborare

In Dropbox utilizziamo le ore di collaborazione principali, blocchi di quattro ore in cui teniamo tutte le nostre riunioni. Definendo orari specifici per le chiamate, è possibile garantire che tutti siano disponibili per un aggiornamento, indipendentemente dal fuso orario.

Oltretutto, come tutti, anche noi soffriamo dell’affaticamento da Zoom, quindi ridurre al minimo le riunioni e avere orari liberi dalle stesse ci ha aiutato a mantenere la mente fresca. Ciò significa che abbiamo tempo per lavorare intensamente e collaborare.

Abbiamo impostato fasce orarie diverse a seconda della zona per adattarci ai diversi fusi orari, lasciando comunque un margine sufficiente per poterci incontrare indipendentemente da dove ci troviamo.

Per impostazione predefinita, cerchiamo di mantenere la nostra comunicazione asincrona. Per comunicare facciamo molto affidamento su Slack e sulla posta elettronica. Ma ridurre le riunioni di persona potrebbe non essere sufficiente. Le continue email e i messaggi privati possono essere fonte di grande distrazione, soprattutto se il team cerca di rispondere immediatamente. Infatti, la ricerca dimostra che possono volerci fino a otto minuti per riprendere a svolgere un’attività dopo aver risposto a un singolo messaggio istantaneo. Abbiamo scoperto che, generalmente, i messaggi di chat poco produttivi sono la causa principale della perdita di concentrazione.

Ciò che rende la comunicazione veramente asincrona è l’aspettativa di poter rispondere quando si ha tempo, senza la pressione che il nome “messaggio istantaneo” potrebbe suggerire. In questo modo, ogni membro del team sa che avrà ore di lavoro intense ogni giorno.

Regole e linee guida come queste possono costituire rituali utili che consentono ai team di stabilire i propri ritmi di lavoro.

2. Identificare quali ambienti aiutano a mantenere la concentrazione

Passando all’approccio Virtual first, i nostri team dislocati in diverse sedi hanno un maggiore controllo sul loro ambiente di lavoro, il che contribuisce a migliorare la loro produttività e il loro benessere sul lavoro. Incoraggiamo i nostri team a individuare le proprie preferenze lavorative fornendo loro un “Foglio di lavoro per lavorare da casa”.

Tutti compilano il modulo in anticipo, poi ci riuniamo per discutere delle preferenze di lavoro dei diversi membri del team. Ciò non solo consente alle persone di condividere le proprie preferenze, ma è anche un ottimo esercizio di team building che aiuta tutti a conoscersi. 

Dopo aver analizzato le risposte del foglio di lavoro, abbiamo scoperto che sono quattro i fattori principali che influenzano maggiormente la produttività:

• Privacy: i membri del team riescono a concentrarsi più facilmente in un bar dove sono circondati da altre persone? Oppure riescono ad essere più produttivi se sono isolati nel loro ufficio a casa?

• Rumori di sottofondo: amano sempre ascoltare musica che sollevi l’umore mentre lavorano? Oppure preferiscono il silenzio, magari con l’ausilio di cuffie antirumore?

• Comodità: hanno una scrivania regolabile e una sedia che sostiene la schiena? E se preferiscono lavorare in piedi, hanno l’attrezzatura necessaria? Hanno un supporto per i polsi che previene gli infortuni?

• Design: i membri del team preferiscono avere decorazioni personali per l’ufficio, come piante, quadri o una tazza colorata? Oppure preferiscono una scrivania spoglia, senza potenziali distrazioni?

Aiutare il tuo team a progettare il proprio ambiente di lavoro basandosi su questa consapevolezza li aiuterà a sentirsi rilassati, a proprio agio e concentrati. A volte, però, anche un ufficio super attrezzato e un piano ben studiato non bastano a mantenerci sulla buona strada: abbiamo bisogno di aiuto per assumerci le nostre responsabilità.

3. Creare una chiara priorità delle attività

In un’intervista con Dropbox, Oliver Burkeman, autore di 4,000 Weeks: Time Management for Mortals, ci ha detto che molte persone credono che “ci debba essere un modo per essere il lavoratore perfetto e al contempo la persona perfetta con una vita al di fuori del lavoro”. Ma come osserva Burkeman, “le percentuali non funzionano in questo modo”. 

Oliver Burkeman ci ha insegnato che, poiché il nostro team lavora da remoto, lavoriamo in modo indipendente, proprio come nei nostri orari di lavoro asincroni. Ciò significa che abbiamo bisogno di disciplina, conoscenza e strumenti per gestire bene il nostro tempo. Stabilire le priorità sul lavoro e nella vita personale è il primo strumento per garantire che il nostro lavoro sia produttivo e abbia un impatto. Inoltre, ci aiuta a raggiungere il sano equilibrio di cui abbiamo bisogno per sentirci concentrati e realizzati. 

Per chi lavora da remoto, stabilire le priorità risulta particolarmente importante, perché non sempre possiamo chiedere chiarimenti ai colleghi in tempo reale e dipendiamo gli uni dagli altri. Comprendere che il nostro lavoro ha un impatto sugli altri membri del team e, di conseguenza, sui risultati ci aiuta nel processo di definizione delle priorità. 

Utilizziamo anche la matrice di Eisenhower, la quale consente di categorizzare le attività lungo una griglia a quattro lati. Le attività possono essere:

• Urgenti e importanti, quindi da svolgere il prima possibile.

• Importanti ma non urgenti, quindi attività che possono essere delegate.

• Urgenti ma non importanti, che è possibile svolgere in un secondo momento.

• Né urgenti né importanti, su cui non bisogna concentrarsi.

L’ultimo punto è particolarmente cruciale nella definizione delle priorità. Assicurati che il tuo team sappia che non deve considerare ogni attività come se fosse in cima alla lista delle cose da fare. Dire di no può essere difficile, ragione per cui è utile avere un piano per le attività meno urgenti. Ad esempio, i membri del team possono delegare le attività di cui non devono occuparsi personalmente.

Se un membro del team ha una riunione non importante, può delegarla a qualcuno presente oppure utilizzare uno strumento per assicurarsi di ricevere le informazioni di cui ha bisogno. Le registrazioni delle riunioni e i software di trascrizione come Otter possono delineare i punti chiave di una riunione e chiarire se alcune parti sono rilevanti per coloro che non hanno partecipato. Insegna queste competenze al tuo team organizzando workshop e fornendo risorse sulla gestione efficace delle attività, come il nostro foglio di lavoro “Come stabilire le priorità sul lavoro”.

Una volta definito un piano e definite le azioni da intraprendere, è il momento di organizzare le comunicazioni del tuo team.

4. Attenersi a ciò che funziona

Abbiamo scoperto che incoraggiare i nostri team a creare dei rituali quotidiani li aiuta a mantenere un programma coerente e a migliorare la produttività e studi recenti supportano le nostre scoperte. Ecco alcuni tipi di rituali che hanno funzionato per noi: 

• Fornire risorse per supportare una migliore concentrazione: nel nostro kit Efficacia “Migliorare la concentrazione durante la giornata lavorativa”, spieghiamo come analizzare le distrazioni ed evitarle. La scheda di valutazione delle distrazioni è un ottimo punto di partenza, dove il tuo team può registrare tutte le distrazioni riscontrate. Il team può quindi seguire la guida per creare piccoli rituali, come impostare il telefono in modalità “Non disturbare” per orari specifici.

• Praticare la meditazione per il benessere psicologico: ti consigliamo di organizzare brevi sessioni di meditazione di 60 secondi all’inizio di alcune riunioni. Ciò predispone tutti ad essere creativi e aperti alle idee, per non parlare del fatto che migliora il nostro umore quando abbiamo una giornata stressante.

Ma esistono ancora altri modi per aumentare la produttività del tuo team.

5. Investire nella produttività dei team

A volte, per aumentare la produttività è necessario un investimento iniziale in termini di tempo o denaro. Ecco perché ci assicuriamo che il nostro team abbia gli strumenti di cui ha bisogno. Ciò non solo fa risparmiare tempo, ma li fa sentire apprezzati e ascoltati.

Ad esempio, se il tuo team afferma: “Deve esserci un modo per automatizzare questo processo”, di solito vale la pena chiedere loro di investire del tempo in anticipo per capire come farlo. Una soluzione potrebbe essere creare fasce orarie dedicate allo sviluppo professionale, che migliori la produttività. In questi orari puoi anche organizzare dei workshop per consentire al team di migliorare le competenze fondamentali che vorrebbero sviluppare.

In Dropbox utilizziamo anche strumenti per la collaborazione come Dash per trovare, accedere e condividere i nostri materiali di lavoro da un’unica dashboard: un enorme risparmio di tempo e un trucco per aumentare la produttività. Per utilizzarlo, ti basta digitare ciò che stai cercando, ad esempio “spesa sui social media”, e il programma cercherà i documenti pertinenti in tutte le tue cartelle, app e cloud. 

Dash fornisce tutti i documenti rilevanti e un riepilogo in base al termine di ricerca, estraendo le informazioni dai documenti e facendoti risparmiare il tempo che impiegheresti a cercarli uno per uno.

Fornire al tuo team le attrezzature fisiche necessarie per lavorare comodamente è altrettanto importante quanto gli strumenti tecnologici; un esempio può essere un secondo monitor, uno strumento che potrebbe essere determinante per la produttività. Se offri un’indennità, come la nostra Indennità per i vantaggi, il tuo team può utilizzarla per corsi di formazione o attrezzature per il posto di lavoro. Questo investimento ripaga quando qualcosa di semplice come un monitor permette loro di lavorare più velocemente.

6. Provare le pause autoregolate e il metodo “Pomodoro”

Nel nostro studio sulla concentrazione e sul lavoro da remoto, abbiamo scoperto che il 63% dei lavoratori da remoto  ritiene di dover essere sempre disponibile. Non vogliamo che i nostri team distribuiti sentano questo tipo di pressione: uno degli aspetti migliori del lavoro da remoto è proprio la libertà.

Ecco perché utilizziamo il timeboxing, ovvero la pratica di suddividere un’attività in unità di tempo distinte e di fare delle pause tra una e l’altra. Per noi, fare delle pause tra un’attività e l’altra funziona così bene che abbiamo persino delineato il nostro esercizio personale di timeboxing per aiutare gli altri a fare lo stesso.

Due dei sistemi più diffusi per prendersi delle pause e stabilire il timeboxing sono le pause autoregolate e le pause “Pomodoro”. Il modo in cui le persone si prendono le pause è molto individuale. Tuttavia, un confronto tra i due tipi di pausa condotto dalla British Psychological Society ha rilevato che le pause autoregolate portano a livelli inferiori di concentrazione e motivazione.

In fin dei conti, la scelta dipende preferenze personali, ma incoraggiamo le persone a provare la Tecnica del Pomodoro, in cui si lavora a intervalli mirati:

• 25 minuti di lavoro intenso

• 5 minuti di riposo

• ripetizione dell’attività

• pausa di 15-30 minuti dopo quattro cicli

Strutturando le pause durante la giornata lavorativa, la mente diventa più vigile e si diventa più consapevoli della gestione del tempo. Ma è più facile sfruttare al meglio il tempo dedicato alla concentrazione quando ci si trova in un ambiente che lo favorisce.

7. Preparare un piano

Nessuno di noi è perfetto. Proprio come il 99% degli americani, anche noi lottiamo con la procrastinazione. Ma, secondo la nostra esperienza, uno dei modi migliori per combatterla è elaborare un piano solido per suddividere un progetto in attività più piccole. Questo è stato particolarmente importante per il nostro team distribuito, poiché ogni membro gestisce le proprie attività e il proprio tempo.

La suddivisione di un’attività o di un’informazione di grandi dimensioni in parti più piccole è detta in inglese “chunking” (segmentazione) e può persino aiutarti a ricordare tutto quello che devi fare. Uno studio sui metodi di chunking ha dimostrato che suddividere un’informazione di grandi dimensioni, come un numero, in informazioni più piccole può aiutare a ricordarla per intero.

Ecco alcuni passaggi pratici che utilizziamo quando intraprendiamo un progetto di grandi dimensioni:

1. Definire l’obiettivo: quando il tuo team avvia il progetto, identifica l’effetto desiderato del progetto. Questo consentirà di aumentare le entrate? Di ridurre i costi delle infrastrutture? Di creare un prodotto nuovo e rivoluzionario?
2. Definire delle tappe intermedie: definisci le tappe intermedie che il team dovrà raggiungere per conseguire tale obiettivo. Possono essere obiettivi di vendita individuali o obiettivi di gruppo volti a sviluppare funzionalità specifiche per un prodotto.
3. Scomposizione: ora puoi entrare ancora di più nel dettaglio, suddividendo le tappe intermedie in passaggi più piccoli e attuabili che ogni membro del team può intraprendere per raggiungerli.
4. Assegnare priorità: concentrati prima sulle attività ad alto impatto. Approfondiremo questo argomento più avanti, ma una cosa da tenere a mente quando si stabiliscono le priorità per un’attività di un team è se qualcuno è bloccato. Se il progresso di una persona dipende dal completamento di un compito specifico da parte di un’altra, dai la priorità a quest’ultima e dai alla persona incaricata dell’esecuzione l’aiuto di cui ha bisogno per completarlo rapidamente.

Una volta che il team ha deciso cosa deve fare e in quale ordine, può decidere quali riunioni e attività necessitano di pause e quali possono essere organizzate in gruppo, una dopo l’altra. Questa tecnica è particolarmente utile per creare blocchi di tempo efficaci sul tuo calendario. Per alcuni consigli su quando raggruppare le riunioni e le attività e quando separarle con delle pause, dai un’occhiata al nostro esercizio personale sulle riunioni in blocco e buffer.

Una volta definito un piano, è il momento di entrare nei dettagli e capire come eseguirlo.

8. Creare sistemi di responsabilità

Dobbiamo tutti assumerci le nostre responsabilità (o chiedere a qualcun altro di farlo). Questa pratica ci mantiene sulla strada giusta e ci aiuta a raggiungere i nostri obiettivi. È particolarmente utile in un ambiente distribuito, in cui la supervisione può essere limitata. Ecco alcuni metodi che abbiamo messo in atto nel corso degli anni e che hanno funzionato per il nostro team:

1. Senso di responsabilità personale: chiedi al tuo team di scegliere delle ricompense personali per il raggiungimento degli obiettivi, come ad esempio concedersi qualcosa di piacevole (come una cena con un amico). Al contrario, se non rispettano una scadenza, dovrebbero avere un piano per recuperare senza sovraccaricarsi.
2. Supporto tra pari: crea dei partner di responsabilità tra i colleghi. I controlli regolari possono aiutare a mantenere tutti motivati e concentrati sul lavoro.
3. Controlli gestionali: pianifica revisioni periodiche dei progressi e definisci gli obiettivi con il team. Ciò fornisce indicazioni e convalida esterna ai dipendenti.
   

Nei luoghi di lavoro distribuiti è fondamentale adottare questi sistemi consapevolmente. In un’intervista con Dropbox per Remotely Curious, l’esperta di concentrazione, la Professoressa Gloria Mark dell’Università della California, Irvine, ha aggiunto che i lavoratori da remoto dovrebbero stabilire obiettivi emotivi (come vogliono sentirsi in un dato giorno) e obiettivi di progetto giornalmente per rimanere responsabili a livello personale e professionale. 

All’inizio della giornata, il tuo team può porsi domande come “Cosa voglio realizzare?” e “Come voglio sentirmi?”. La dott.ssa Mark ha affermato: “Il semplice fatto di porsi queste domande all’inizio della giornata aiuta le persone a rimanere sulla buona strada, perché mette in primo piano gli obiettivi e contribuisce a dirigere l’attenzione”.

9. Mantenersi fisicamente attivi

Abbiamo scoperto che l’attività fisica e la pratica motoria sono molto efficaci nel mantenerci motivati e concentrati per tutto il giorno. Non solo ci fanno sentire più produttivi ed energici, ma sono anche un ottimo modo per i team di legare attorno a qualcosa di sano e divertente. In un ufficio, ci si muove naturalmente spostandosi da una stanza all’altra, ma quando si lavora da remoto è difficile trovare il tempo per l’attività fisica.

Ecco perché amiamo organizzare incontri “Meet & Move”, in cui incoraggiamo i partecipanti a muoversi un po’ mentre chiacchieriamo. Questo ci impedisce di fare più cose contemporaneamente e ci dà la possibilità di fare un po’ di attività fisica mentre lavoriamo.

Tuttavia, ci sono alcune considerazioni da fare. Per prima cosa, dovrai scegliere un incontro che si adatti bene ai tuoi piani. Se stai tenendo una presentazione o stai utilizzando elementi visivi, muoversi sarà complicato. Un incontro più informale o individuale potrebbe rivelarsi la soluzione migliore.

Dovresti anche pianificare il tuo itinerario in un luogo senza troppi rumori di sottofondo, come un parco tranquillo invece del marciapiede di una strada trafficata. Puoi anche camminare avanti e indietro per casa, per maggiore tranquillità e comodità. In qualunque modo lo si faccia, muoversi un po’ può avere notevoli benefici: uno studio ha scoperto che anche solo un’ora di esercizio a settimana può migliorare la salute fisica e le prestazioni lavorative.

Anche se le Settimane del benessere si svolgono solo una volta all’anno, queste sessioni possono insegnare ai dipendenti di Dropbox a fare dell’attività fisica un aspetto più costante della loro vita. Ecco alcuni dei nostri modi preferiti per tenerci in movimento durante l’anno: 

• Riunioni itineranti: trasforma una chiamata Zoom in una riunione itinerante per muoverti mentre discuti.

• Postazioni di lavoro attive: valuta l’utilizzo di una scrivania regolabile o di un tappetino da passeggio sotto la scrivania. Dropbox, ad esempio, incoraggia l’utilizzo di postazioni di lavoro attive e contribuisce a coprire i costi tramite la nostra Indennità per i vantaggi, come parte del suo piano di benefit.

• Passeggiate giornaliere: se il tuo team lavora da casa, puoi incoraggiarli a fare una passeggiata per concludere la giornata, simulando il tragitto casa-lavoro.

• Partecipazione a dei corsi: incoraggia il tuo team a prenotare quella lezione di fitness a metà giornata e ad aggiungere un po’ di movimento alle loro giornate.

Per aiutare il nostro team a sfruttare al meglio il tempo dedicato all’attività fisica, li incoraggiamo a pianificarla in base ai loro livelli di energia giornalieri. I membri del team che trovano l’attività fisica energizzante possono praticarla prima di dedicarsi al lavoro più intenso. Chi, invece, la trova una pratica estenuante potrebbe programmarla per quando ha completato il lavoro più impegnativo. 

Abbiamo creato l’esercizio “Gestisci i tuoi livelli di energia” come parte del nostro kit Benessere per aiutare le persone a capire qual è la soluzione che più si adatta alle loro esigenze. Tu e il tuo team potete utilizzare questo esercizio per tracciare un grafico delle ore in cui vi sentite particolarmente energici o poco energici e quali attività riempiono o prosciugano i livelli di energia. Grazie a queste informazioni, il tuo team può pianificare le proprie giornate in base ai propri livelli di energia, per assicurarsi di svolgere le attività più complesse quando ha l’energia necessaria.

10. Valutarsi regolarmente

In Dropbox ci piace valutare la nostra produttività esaminando i nostri calendari e valutando quanto bene impieghiamo il nostro tempo. Contrassegniamo le riunioni e le attività in rosso, giallo o verde per indicare se abbiamo impiegato il nostro tempo in modo sbagliato, accettabile o corretto. Utilizziamo poi queste informazioni per valutare come potremmo essere più produttivi. Ciò aiuta i nostri team a restare concentrati e a garantire che utilizzino il loro tempo nel modo più efficace possibile.

Un altro ottimo trucco per aumentare la produttività è riconoscere quando ci si trova in uno stato di flusso, caratterizzato da profonda concentrazione ed efficienza, e valutare le condizioni che hanno contribuito a raggiungerlo. Potrebbe essere un po’ difficile, ma uno studio dimostra che è più facile raggiungere uno stato di flusso se si riducono al minimo le distrazioni e si stabiliscono obiettivi chiari. 

Potresti anche sfidare il tuo team a individuare quali condizioni e obiettivi li hanno aiutati a raggiungere i loro stati di flusso nell’ultima settimana. Organizza quindi una riunione in cui puoi svolgere un’attività di team building, evidenziando le differenze e le somiglianze nel modo in cui ogni membro raggiunge la massima concentrazione.

La produttività nel lavoro da remoto è diversa per tutti

Aiutare il tuo team a raggiungere la massima produttività in sedi dislocate può avere un impatto diverso su ogni individuo: sappiamo che lo stesso vale per il nostro team. Ecco perché è necessario conoscere il proprio team e fornire loro un’ampia gamma di strategie per capire cosa funziona meglio per ciascuno.

Molti di questi consigli hanno come obiettivo aiutare il tuo team a raggiungere e mantenere la concentrazione, ma come puoi ben vedere, questi non sono gli unici modi per contribuire a svolgere un lavoro efficace. 

Per ulteriori suggerimenti su come migliorare la produttività e avere un impatto, ascolta il nostro podcast Remotely Curious: Focus, con l’esperta di concentrazione, la Professoressa Gloria Mark.