Quando si assumono nuovi membri del team, un programma di onboarding fluido ed efficiente può fare la differenza nell’esperienza dei dipendenti. Infatti, una ricerca condotta da BambooHR ha rilevato che l’89% dei dipendenti afferma che un processo di onboarding efficace li ha aiutati a sentirsi molto coinvolti sul lavoro. Inoltre, questi dipendenti hanno 30 volte più probabilità di sentirsi soddisfatti del lavoro in generale, rispetto ai dipendenti che ritengono di aver avuto un’esperienza di onboarding pooc efficace.
Ma, purtroppo, non tutti hanno una buona esperienza di onboarding. Un sondaggio condotto da Paychex ha rilevato che i dipendenti di piccole aziende (66%) e i lavoratori da remoto (63%) si sentono poco formati dopo l’onboarding. Inoltre, quasi un terzo dei dipendenti ritiene che il processo di onboarding sia poco chiaro.
L’onboarding tradizionale, basato su documenti cartacei, crea un carico di lavoro piuttosto pesante per i professionisti delle risorse umane e non è molto efficiente per i dipendenti da remoto. Per accelerare il processo e migliorare l’esperienza di tutti i soggetti coinvolti, è necessario introdurre nel flusso di lavoro strumenti di automazione nuovi e intelligenti.
In questo articolo, esploreremo le diverse fasi coinvolte nell'onboarding di un neoassunto, gli ostacoli comuni che i professionisti delle risorse umane devono affrontare durante questo processo e come gli strumenti che fanno risparmiare tempo possono migliorare l'onboarding per te e i tuoi nuovi dipendenti.
Qual è il processo di onboarding dei dipendenti nelle risorse umane?
L'onboarding è il processo di introduzione di un dipendente neoassunto nella tua azienda. Aiuta i nuovi dipendenti a comprendere il loro nuovo posto di lavoro, il loro ruolo e cosa ci si aspetta da loro nella nuova posizione.
È un processo chiave che aiuta a integrare i neoassunti nella tua organizzazione e a farli familiarizzare con il personale e la cultura aziendale.
Perché l'onboarding dei dipendenti è importante?
Secondo una ricerca condotta da Brandon Hall Group, le aziende che dispongono di un processo di onboarding solido migliorano la fidelizzazione dei neoassunti dell’82% e la produttività di oltre il 70%.
Un buon processo di onboarding può aiutare a stabilire buone aspettative per l'esperienza dei neoassunti nella tua azienda e garantire che si sentano i benvenuti. Il processo dovrebbe aiutarli ad ambientarsi più velocemente, a stabilire rapporti con i nuovi colleghi e, infine, a partire alla grande nel nuovo ruolo.
Qual è il processo di onboarding dei neoassunti?
Il processo di onboarding dei nuovi dipendenti varia da organizzazione a organizzazione. Tuttavia, in genere comporta i seguenti cinque passaggi:
1. La fase di reclutamento: il pre-inserimento
Il processo di assunzione è spesso considerato separato da quello di onboarding, ma sono strettamente collegati. In un certo senso, l'onboarding inizia proprio all'inizio del processo di reclutamento, con la definizione di buone impressioni attraverso descrizioni chiare del lavoro e colloqui.
Il periodo compreso tra l'invio di una lettera di offerta e il primo giorno del neoassunto è noto come "pre-inserimento". Durante questa fase, risponderai a tutte le domande che il neoassunto avrà prima di iniziare, restando in contatto e assicurandoti che abbia tutto ciò di cui ha bisogno per il primo giorno.
2. La settimana prima dell'ingresso
Con l'avvicinarsi della data di inizio del neoassunto, è il momento di inviargli la documentazione, le politiche aziendali e i moduli pertinenti, nonché di organizzare gli strumenti e l'accesso.
In questa fase dovrai:
Inviare documenti e materiali rilevanti, come contratti da firmare e manuali per i dipendenti
Inviare strumenti come un laptop e finalizzare le risorse come un account email aziendale e l'accesso alla rete
Confermare che le informazioni personali vengano aggiunte ai tuoi sistemi interni
Pianificare riunioni introduttive e la telefonata di presentazione del primo giorno di lavoro
Inviare un'email di benvenuto con informazioni importanti, ad esempio come raggiungere l'ufficio se lavora sul posto
3. Il primo giorno di lavoro
Indipendentemente dal tuo livello di esperienza, il primo giorno di un nuovo lavoro può essere travolgente, soprattutto perché ci sono così tante informazioni da assimilare in una volta.
Tuttavia, è più probabile che i nuovi arrivati ricordino come si sono sentiti il primo giorno piuttosto che ciò che hanno imparato. Soprattutto per chi lavora da remoto, avere una riunione virtuale dopo l’altra durante il primo giorno di lavoro può causare un grave affaticamento da Zoom: non un’ottima prima impressione. Il tuo compito è assicurarti che il loro primo giorno sia un’esperienza piacevole e che siano tranquilli.
In questo caso, il ruolo delle risorse umane è quello di accogliere il nuovo dipendente, virtualmente o di persona durante una riunione introduttiva, e di assicurarsi che abbia tutto ciò di cui ha bisogno. Puoi quindi presentare il neoassunto al suo team più immediato, indirizzarlo verso eventuali tipi di formazione che devono essere completati e aiutarlo con tutti gli aspetti pratici come l’invio di un’immagine del profilo per le app di comunicazione come Slack.
4. La prima settimana di lavoro
Il coinvolgimento delle risorse umane dopo il primo giorno sarà più discreto. Probabilmente collaborerai con il manager del neoassunto per assicurarti che abbia un programma ragionevole durante la prima settimana e possa accedere agli strumenti o ai software pertinenti necessari per il suo ruolo. Potresti voler programmare incontri con altri team della tua azienda in modo che possa comprendere appieno il funzionamento di ciascun reparto all'interno dell'organizzazione.
Potresti anche aiutare il neoassunto a programmare check-in regolari o incontri individuali con il suo manager di linea e, in generale, a fare un punto della situazione per assicurarti che si stia ambientando bene.
5. I primi 3-6 mesi
L'obiettivo delle risorse umane durante questo periodo, insieme al manager di linea o al supervisore del neoassunto, è quello di garantire l'allineamento tra le aspettative del dipendente e la realtà dell'azienda.
Con il manager di linea si può discutere dei progressi del dipendente, di eventuali aree in cui ritiene di aver bisogno di ulteriore formazione, di problemi, di ambizioni o obiettivi di carriera e di come si è svolta l'esperienza di onboarding. È quindi possibile collaborare con il suo manager di linea per fornire feedback e concordare ciò che può essere fatto da ciascuna parte per garantire che il neoassunto diventi un membro chiave della famiglia organizzativa.
Difficoltà comuni con il processo di onboarding
Alcune difficoltà comuni che i team HR devono affrontare durante l'onboarding includono:
- Una mancanza di pre-inserimento, che fa sì che i neoassunti si sentano impreparati e sopraffatti il primo giorno di lavoro
- Trascurare il feedback, facendo sentire i dipendenti non ascoltati e non valorizzati
- Informazioni di bassa qualità o imprecise per i nuovi dipendenti, che portano a confusione o frustrazione.
- Descrizioni del lavoro fuorvianti e aspettative poco chiare, che fanno sentire i nuovi dipendenti spaesati o incerti sul proprio ruolo in azienda
- Non riuscire a illustrare il software pertinente, ostacolando la capacità del neoassunto di svolgere il proprio lavoro in modo efficace
- Fornire troppe informazioni e troppo in fretta, inondando il neoassunto con un sovraccarico di documenti
- Mancanza di presentazioni e attività di team building, che fanno sentire i nuovi dipendenti isolati e disconnessi dai colleghi
Tutti questi fattori possono contribuire a un'esperienza di onboarding negativa e, in definitiva, a creare un dipendente disimpegnato e demotivato.
È fondamentale che le aziende investano tempo e risorse nella creazione di un processo di onboarding completo ed efficace per preparare i nuovi dipendenti al successo. In questo modo, possono garantire una transizione graduale nel loro nuovo ruolo e promuovere un ambiente di lavoro positivo e produttivo.
Come accelerare il processo di onboarding
Abbiamo esplorato il processo di onboarding e trattato le diverse persone e i materiali coinvolti durante tutto il processo. Ma quando questo processo richiede più tempo del dovuto, cosa si può fare per semplificarlo?
Dropbox offre una suite di strumenti per aiutare i professionisti delle risorse umane ad accelerare l'onboarding dei neoassunti. Questi ti consentono di:
Personalizzare documenti e modelli con loghi, caratteri e colori per un branding coerente in tutti i materiali di onboarding
Gestire i documenti importanti monitorando visualizzazioni, inoltri e download con DocSend.
Migliorare i tempi di consegna e automatizzare i flussi di lavoro con il monitoraggio delle informazioni e promemoria integrati utilizzando Dropbox Sign.
Rimanere al passo con i progressi interni con il monitoraggio delle attività dei file e le notifiche dei commenti
Costruire una reputazione affidabile tra i dipendenti e i candidati proteggendo le informazioni sensibili in ogni momento
Se utilizzate come parte del flusso di lavoro delle risorse umane, queste funzionalità ti fanno risparmiare una notevole quantità di tempo in modo che tu possa concentrarti sul coltivare il rapporto con i tuoi nuovi colleghi.
Rendere l'onboarding dei neoassunti un gioco da ragazzi
Dropbox fornisce ai professionisti delle risorse umane un set completo di strumenti e risorse per semplificare il processo di onboarding per i neoassunti.
Grazie a funzionalità quali flussi di lavoro automatizzati, modelli personalizzabili e funzionalità di condivisione sicura dei file, i professionisti delle risorse umane possono collaborare facilmente con i responsabili delle assunzioni e garantire una transizione agevole per i neoassunti.
Utilizzando gli strumenti di onboarding di Dropbox, i professionisti delle risorse umane possono risparmiare tempo, ridurre gli oneri amministrativi e offrire un'esperienza positiva ai neoassunti man mano che si integrano nell'organizzazione.
