La comunicazione intrapersonale, ovvero il modo in cui il tuo team percepisce sé stesso e il proprio lavoro, plasma il nostro dialogo interno e le interazioni con gli altri. Ma vale anche il contrario. La comunicazione interpersonale, ovvero il modo in cui parliamo agli altri e viceversa, può avere un impatto significativo sui nostri rapporti con gli altri e sul modo in cui svolgiamo il nostro lavoro insieme. Lavorare in modo distribuito può rendere più difficile gestire i pensieri negativi e mantenere una comunicazione chiara e positiva. Tuttavia, entrambi sono essenziali per il benessere e la produttività del team.
In questo articolo forniremo strategie pratiche ed esercizi per migliorare la comunicazione interpersonale e intrapersonale del tuo team. Queste strategie favoriscono un ambiente di lavoro più sano, in cui i membri del team si sentono sicuri, supportati e uniti.
Comunicazione intrapersonale e comunicazione interpersonale a confronto
La comunicazione intrapersonale è il dialogo interiore che dà forma ai pensieri e alle azioni e agisce come la voce nella nostra testa di cui non sempre siamo consapevoli. Avere un’immagine positiva di sé può migliorare questo dialogo interiore, stimolando la creatività, la concentrazione e la capacità decisionale.
Ma il cervello non è sempre razionale e, nonostante gli sforzi di crescita personale, le insicurezze possono comunque farsi strada. Se non controllati, i pensieri negativi possono peggiorare il morale e compromettere il processo decisionale.
La comunicazione interpersonale, invece, si riferisce al dialogo esterno tra le persone. Riguarda, infatti, lo scambio di informazioni, idee e sentimenti e il modo in cui interagiamo con gli altri attraverso conversazioni, linguaggio del corpo e segnali sociali. Influisce sul modo in cui percepiamo e interagiamo con il mondo e ci aiuta a costruire relazioni con gli altri.
Insieme, entrambe le forme di comunicazione influenzano le dinamiche di squadra.
Quando la comunicazione interpersonale si interrompe, può portare a pensieri negativi su sé stessi, come riflettere troppo sul tono di qualcuno, mettere in discussione le intenzioni o perdere tempo cercando di interpretare messaggi poco chiari. Allo stesso modo, se parliamo a noi stessi in modo negativo, siamo più propensi a fraintendere e interpretare il feedback degli altri come una critica, creando incomprensioni e mettendo a dura prova le relazioni.
Ecco perché è fondamentale aiutare il tuo team a sviluppare entrambe queste capacità comunicative. Esaminiamo insieme alcuni esempi di comunicazione interpersonale e intrapersonale positiva e negativa.
Esempi di comunicazione intrapersonale
Tutti noi viviamo la comunicazione intrapersonale in modo unico, influenzati dalle nostre esperienze e dal modo in cui interpretiamo le situazioni. Tuttavia, spesso emergono modelli comuni.
Comunicazione intrapersonale positiva
- Visualizzare il successo: “So chi sono, ce la posso fare”.
- Capacità di affermazione: “Ho già affrontato compiti difficili; posso farcela!”
Comunicazione intrapersonale negativa
- Insicurezza: “Perché l’ho fatto? A cosa stavo pensando?”
- Evitare le sfide: “Non riesco a svolgere quel compito, è troppo difficile”.
Riconoscere questi pensieri può aiutarci a comprendere il loro impatto sul nostro stile comunicativo in contesti personali e professionali.
Esempi di comunicazione interpersonale
Negli ambienti virtuali, il modo in cui comunichiamo con i colleghi è importante. Il testo e la punteggiatura sono elementi che definiscono il tono e anche i piccoli dettagli possono fare una grande differenza.
Comunicazione interpersonale forte
- Fornire un feedback costruttivo: “La presentazione è stata fantastica. La prossima volta potremmo aggiungere una diapositiva per le metriche chiave”.
- Fornire istruzioni chiare: “Ottimi spunti. Per un contesto più ampio, prendiamo in considerazione l’aggiunta delle tendenze di vendita dell’ultimo trimestre”.
Comunicazione interpersonale poco costruttiva
- Interrompere una chiamata: “No, aspetta, facciamo come dico io”.
- Risposte passivo-aggressive: “Certo, se pensi che sia l’idea migliore...”
Il rischio di incomprensioni in un ambiente virtuale è più elevato rispetto ai luoghi di lavoro tradizionali, data l’assenza di interazioni faccia a faccia costanti. Per questo motivo è fondamentale dotare i team che lavorano da remoto di pratiche e strumenti che possano integrare nella loro routine quotidiana per riconoscere e contrastare questi schemi di comunicazione indesiderati.
Come migliorare la comunicazione intrapersonale
Lavorare da remoto è un’abilità e, come qualsiasi altra abilità, richiede tempo e pratica per essere padroneggiata. Un aspetto fondamentale per affinare questa abilità è riconoscere gli schemi nella propria comunicazione intrapersonale e il modo in cui si manifestano mentre si lavora in team.
Una comunicazione intrapersonale negativa e un dialogo interiore negativo possono trasformare le normali prove mentali in scenari catastrofici, portando a modelli di comportamento inutili come una comunicazione eccessivamente apologetica o la riluttanza ad esprimersi. Nel lavoro da remoto, i sentimenti di isolamento possono talvolta amplificare i pensieri negativi senza la distrazione delle interazioni di persona.
Di seguito abbiamo delineato alcuni esercizi e schemi che ti aiuteranno a trasformare il tuo dialogo interiore in una fonte di creatività e sostegno.
Esercitati a “riscrivere i pensieri inutili”
Un’abilità fondamentale per padroneggiare la comunicazione intrapersonale è imparare a individuare quando emergono pensieri negativi e a capire da dove provengono.
Per aiutarti a capire come fare, prova a usare il nostro esercizio “riscrivi i pensieri inutili”. Abbiamo ideato questo foglio di lavoro per aiutarti a individuare, valutare e modificare i pensieri che potrebbero influenzare le nostre azioni e decisioni.
Ecco come puoi utilizzarlo:
1. Rivedi gli “stili di pensiero comuni”: dopo una discussione o alla fine di una riunione di gruppo, prenditi del tempo per rivedere la “guida agli stili di pensiero” e scrivi la tua risposta alle domande “lo stile di pensiero meno utile che uso più spesso è____” e “Mi riesce meglio riformulare i pensieri inutili quando____”.
2. Utilizza il “foglio di lavoro per il monitoraggio dei pensieri”: qualche giorno dopo aver individuato il tuo stile di pensiero, annota sul tuo “foglio di lavoro per il monitoraggio dei pensieri” ogni pensiero che ricordi di aver avuto durante la giornata. In particolare, rifletti su come quel pensiero ha influenzato le tue azioni in quella situazione o su cosa è successo dopo.
3. Ora prova a “riscrivere” i tuoi pensieri: rileggi i tuoi appunti e seleziona due pensieri che ritieni “inutili”. Scrivi sul tuo foglio di lavoro perché questo pensiero potrebbe essere vero. Ad esempio, un dipendente che si chiede: “Sono abbastanza produttivo?” potrebbe citare i giorni in cui non ha completato tutto ciò che aveva pianificato come prova della validità del suo dialogo interiore negativo.
4. Guida te stesso attraverso la “riformulazione” dei tuoi pensieri: usa le informazioni che hai raccolto per riscrivere il pensiero originale inutile. Ad esempio, “Sono abbastanza produttivo?” potrebbe diventare “Sto facendo progressi costanti e sto imparando a stabilire meglio le priorità ogni giorno”.
Sebbene questo esercizio sia utile, è importante tenere presente che il lavoro non si ferma qui. Per vedere un cambiamento reale è necessario uno sforzo continuo. Cerca di riservare almeno 20 minuti alla settimana nel tuo calendario per un po’ di autoriflessione. Questo aiuta a creare l’abitudine di trasformare i vecchi schemi di pensiero e di crearne di nuovi.
Esercitati con nuovi modi per “cambiare prospettiva”
Un altro modo per ridurre l’impatto di schemi di pensiero inutili è quello di modificare le proprie abitudini in modo da favorire una comunicazione intrapersonale positiva. Questo esercizio aiuta a sostituire il dialogo interiore negativo con messaggi di sostegno e affermazione che rafforzano le proprie capacità, il proprio valore e il proprio potenziale di successo.
Puoi suddividerlo in tre parti:
1. Impara a disimparare: inizia facendo una “pulizia mentale profonda” per riflettere su come i tuoi pensieri, le tue abitudini e i tuoi valori attuali possono influenzare la tua comunicazione intrapersonale, utilizzando la nostra guida “Impara a disimparare 101”.
2. Cambia prospettiva: quindi, parla a te stesso come faresti con un amico. Utilizza come esempi le tue abitudini e i tuoi pensieri dell’esercizio precedente e rifletti su come ti sentiresti se parlassi a un amico come parli a te stesso.
Partecipa ad attività di team building basate sulla consapevolezza
Passando a una mentalità più di squadra quando si tratta di comunicazione intrapersonale, un ottimo modo per risollevare il morale di un team è attraverso un semplice esercizio di gratitudine, come ad esempio la creazione di una “bacheca della gratitudine” di gruppo. Incoraggiando i team a condividere e ad ascoltare feedback positivi dai colleghi, possiamo interiorizzare meglio questa positività e rifletterla nella nostra comunicazione intrapersonale. Condividere momenti di gratitudine può aiutare in questo processo, eliminare qualsiasi negatività che potrebbe essersi accumulata e favorire conversazioni positive all’interno del nostro team.
Ecco come funziona:
1. Come squadra, “lascia un commento”: utilizziamo Miro per impostare la nostra bacheca della gratitudine e chiediamo ai membri del team di lasciare un commento ogni volta che si sentono grati a qualcuno del team durante la settimana. Ad esempio, se qualcuno li ha aiutati con un progetto, potrebbero aggiungere una nota di ringraziamento e un breve racconto al riguardo.
2. Leggere e condividere: leggiamo i commenti dalla lavagna all’inizio delle riunioni o quando lo riteniamo opportuno. Ciò aiuta a mantenere viva la gratitudine e il riconoscimento positivo. I membri del team possono rivedere la lavagna ogni volta che hanno bisogno di ricordare le cose positive che stanno accadendo, soprattutto quando lavorano in modo asincrono.
Creare uno spazio in cui noi stessi e i nostri team possiamo essere aperti e onesti sulle sfide che affrontiamo con la nostra comunicazione intrapersonale ci permette di instaurare legami più profondi, soprattutto nel lavoro distribuito. Attraverso questo dialogo aperto, siamo anche in grado di condividere il modo in cui utilizziamo rituali e strumenti quotidiani per migliorare questa comunicazione.
Come discutiamo nel nostro podcast Remotely Curious “Not Okay”, siamo tutti creature sociali e impariamo gli uni dagli altri.
Come aiutare i team a sviluppare una comunicazione interpersonale più forte
Quando si tratta di aiutare i team nella comunicazione interpersonale, la prima cosa da fare è stabilire un clima di fiducia tra i membri del team poiché questa definisce il tono e influenza il modo in cui i messaggi vengono recepiti. Quando c’è fiducia, un team si sente sicuro di poter parlare apertamente, porre domande e condividere idee. Ma conoscere i propri colleghi e instaurare un clima di fiducia in un team distribuito richiede intenzionalità.
In Dropbox, il modello Virtual first funziona bene perché quando lo abbiamo progettato, abbiamo riconosciuto la necessità di un contatto umano per aiutare a stabilire la fiducia e migliorare le relazioni. Ecco perché ci riuniamo regolarmente in presenza e organizziamo questi incontri intorno a obiettivi chiari, che si tratti di team building, finalizzazione di una strategia o lavoro su risultati urgenti.
Di seguito troverai alcuni modi per migliorare le capacità di comunicazione interpersonale del tuo team.
Aiuta il tuo team a imparare a scrivere in modo comprensibile
Una buona comunicazione interpersonale sul posto di lavoro consiste nel riuscire a portare a termine il lavoro insieme in modo efficace. In un ambiente virtuale, al di fuori di Zoom, facciamo molto affidamento su email, condivisione di documenti e messaggi Slack per comunicare. Pertanto, è facile che i nostri messaggi e le nostre intenzioni vengano sepolti in infiniti thread di email e righe di testo.
Un modo per rispondere alla necessità di una comunicazione scritta chiara è organizzare un workshop di scrittura mirato basato sul nostro kit di strumenti Scrivi in modo comprensibile. In una prossima riunione di gruppo, questo workshop può essere utilizzato per insegnare al team come semplificare il linguaggio, concentrarsi sui punti chiave e strutturare la comunicazione per evitare incomprensioni.
Come organizzare il workshop:
1. Spiega le cinque regole principali per una buona scrittura: insegna al tuo team le regole fondamentali per una buona scrittura concisa, concentrandoti sui principi chiave, come ad esempio mettere in primo piano l’idea principale invece di nasconderla sotto dettagli superflui. Puoi utilizzare il nostro foglio di lavoro Scrittura 101 in Dropbox Paper per mostrare esempi che seguono queste regole e quelli che non le seguono, in modo che i membri del team possano vedere esattamente come appare una comunicazione interpersonale efficace.
2. Incoraggia il tuo team a valutare i propri elaborati: chiedi al tuo team di selezionare le prime tre email dalla casella Inviati e di valutarle. Chiedi loro di usare la Scheda di valutazione della scrittura per valutare chiarezza, tono e struttura. Per garantire che questo processo sia sicuro, consenti a tutti di mantenere riservate le proprie valutazioni individuali, ma incoraggiali a scrivere i punteggi finali e a individuare le aree di miglioramento.
3. Spiega come riformulare per maggiore chiarezza: come responsabile di questo workshop, seleziona un esempio di email dalla tua cartella Inviati o crea un testo di esempio. Condividi l’originale, spiega il punteggio ottenuto nella Scheda di valutazione della scrittura e sottolinea gli aspetti da migliorare. Quindi, guida il tuo team nella riscrittura, concentrandoti sui cinque principi: prima l’idea principale, concisione, forma attiva, scomposizione delle informazioni complesse e chiarezza. Mostra le versioni prima e dopo per dimostrare come piccole modifiche possano migliorare la comunicazione.
Insegnando e praticando queste competenze rafforzerai la comunicazione interpersonale del tuo team. Investire in una scrittura chiara aiuta ad aprire la strada a una collaborazione più efficace e ad un ambiente di lavoro più connesso e fiducioso.
Comunica in modo chiaro le aspettative sull’etichetta
In un ambiente di lavoro virtuale, per una comunicazione interpersonale efficace è fondamentale avere chiare aspettative sull’etichetta. Come abbiamo spiegato nell’episodio Etiquette di Remotely Curious, il passaggio a un modello Virtual first in Dropbox ha richiesto di definire quando e come collaborare. Senza tali linee guida possono verificarsi incomprensioni e dinamiche tese.
Stabilire regole chiare aiuta a mantenere il rispetto e la produttività nel lavoro da remoto, dove le norme implicite delle relazioni personali spesso vanno perse. Essere espliciti riguardo a queste “regole invisibili” favorisce una migliore comprensione e interazioni più fluide.
Ecco alcuni modi per farlo:
- Chiarisci le aspettative dell’incontro: la comunicazione interpersonale prospera grazie agli spunti visivi, quindi è necessario stabilire delle linee guida per l’uso dei video. Fai sapere al tuo team quando è opportuno accendere le telecamere e quando invece è possibile tenerle spente. Incoraggiare l’uso di sfondi virtuali può anche contribuire a creare un’esperienza coerente e priva di distrazioni, che risulti più confortevole per tutti.
- Stabilisci un ordine del giorno: senza un programma chiaro, le riunioni virtuali possono facilmente causare disorganizzazione. Utilizza il nostro foglio di lavoro Preparazione alle riunioni per inviare un ordine del giorno in anticipo e stabilire una struttura per la conversazione. Per mantenere il ritmo, inizia le riunioni con aggiornamenti rapidi o stabilisci orari specifici per le domande e risposte. Questo approccio offre a tutti la possibilità di prepararsi, assicurandosi che sappiano quando partecipare attivamente e quando ascoltare.
- Evita le interruzioni: per gestire riunioni efficaci, dichiara esplicitamente che desideri ascoltare il punto di vista di tutti. Quando si verificano delle interruzioni, è importante rimettere le conversazioni sulla giusta strada, in modo professionale e cortese. In questo modo si garantisce che tutte le voci vengano ascoltate, rafforzando i rapporti all’interno del team.
Definendo le aspettative su come comunicare durante le riunioni, consenti al tuo team di gestire la comunicazione virtuale con chiarezza e rispetto, migliorando in definitiva i rapporti interpersonali. Quando tutti comprendono le regole del gioco, si crea un clima di parità, garantendo che tutti si sentano valorizzati e autorizzati a contribuire.
Aiuta il tuo team a trasformare la propria comunicazione
La comunicazione interpersonale e intrapersonale influiscono entrambe sul modo in cui il tuo team percepisce il proprio lavoro e sulle relazioni che instaura tra i suoi membri.
Se i membri del team non si sentono a proprio agio nell’esprimersi e gli stili di comunicazione non sono chiari, potrebbero cadere in una spirale di pensieri negativi. Allo stesso modo, quando i membri del team rimangono intrappolati in questo circolo vizioso senza avere la possibilità di chiarire i propri pensieri o cercare sostegno, ciò può ripercuotersi sulle interazioni e influire sulle dinamiche del team.
Entrambi i tipi di comunicazione sono abilità che si possono insegnare e che richiedono pratica. Identificare i dialoghi interiori negativi non è una soluzione rapida, e aspettarsi una buona comunicazione senza stabilire linee guida chiare probabilmente non funzionerà.
Il nostro consiglio? Fornisci al tuo team gli strumenti e le linee guida giusti per contribuire a creare uno spazio di comunicazione onesta e utile, sia internamente che esternamente.
Desideri altri esercizi e schemi per influenzare positivamente le dinamiche del tuo team distribuito? Scopri tutti i nostri kit di strumenti Virtual first.
