I sistemi di organizzazione e gli strumenti di produttività non possono essere standardizzati. Alcune persone preferiscono avere ogni cosa al proprio posto, mentre altre sono a proprio agio nel caos. Per aiutarti a trovare il tuo luogo ideale, abbiamo unito le varie strategie che permettono a chiunque di lavorare in modo organizzato e produttivo, in base a sei tipi di personalità. Non limitarti, però, a seguire i consigli di un solo tipo di personalità: anche se sei principalmente un caotico, alcuni consigli per minimalisti potrebbero comunque fare al caso tuo!
Il multi-tasker
Salti continuamente da un progetto all'altro? Hai almeno 46 schede aperte nella finestra del browser? In tal caso, potresti essere un multi-tasker. Anche se ami destreggiarti tra attività diverse, c'è sempre il pericolo che qualcosa ti sfugga.
Strategia:
Usa gli elenchi attività in Dropbox Paper per tenere sempre sotto controllo i vari flussi di lavoro. Gli elenchi attività sono particolarmente utili quando si lavora con o si gestisce un team.
Come configurare un elenco attività in Paper:
Una volta creato il documento, cerca il pulsante della lista di controllo nella barra degli strumenti, situata nella parte inferiore della schermata. Per iniziare a utilizzare l'elenco attività in un nuovo documento di Paper:
Aggiungi l'attività all'elenco di controllo
Assegnala a te stesso o a un altro membro del team utilizzando la funzione @tag
Stabilisci una data di scadenza per il completamento
Il minimalista
Una sedia, una scrivania, un computer. Nient'altro. Il minimalista ignora tutto ciò che non è utile per concentrarsi sulla produttività e lavorare sereni.
Strategia:
Fai in modo che Dropbox rispecchi il tuo stile di vita. Archivia il superfluo e tieni a portata di mano solo l'essenziale.
Come organizzare gli archivi:
Quando lavori a progetti per i clienti, riordini le foto o salvi importanti documenti, si crea inevitabilmente parecchio disordine digitale. Anziché archiviare tutto insieme in un’unica sezione, separa i contenuti del tuo Dropbox nelle cartelle “Lavoro” e “Archivio”. In questo modo, potrai assicurarti di avere sempre accesso ai file anche se non li hai sempre sotto gli occhi. Salva grandi quantità di foto o video non ordinati nella cartella “Archivio” prima di decidere cosa spostare in “Lavoro”, oppure conserva le versioni dei progetti in “Archivio”, in modo da potervi accedere successivamente per rielaborarle per un altro scopo.
L'ambizioso
Si vive una volta sola. Quando hai un obiettivo, nulla può impedirti di raggiungerlo. Portare a termine il lavoro e farlo bene è la tua specialità.
Strategia:
Poiché hai sempre tutto sotto controllo, puoi risparmiare ancora più tempo creando cartelle condivise per la collaborazione, in modo da mantenere anche i colleghi organizzati.
Per creare delle cartelle condivise per la collaborazione:
Pensa alle cartelle condivise come a uno spazio di lavoro condiviso, ma senza collaboratori che si intralciano a vicenda. Per prima cosa, organizza i contenuti come preferisci, con tutti i file di progetto in un’unica posizione centralizzata. Quando condividi la cartella, qualsiasi membro della cartella potrà apportare le modifiche direttamente nei file in essa contenuti, facendo risparmiare tempo al team e favorendo la collaborazione.
Il procrastinatore
Sono le tre di notte e stai leggendo solo ora questo articolo... anche se il tuo amico te lo ha inviato un mese fa. Meglio tardi che mai, no? Dopotutto, il lavoro viene comunque completato, anche se sarebbe opportuno farlo prima della scadenza.
Strategia:
Ma tanto, tu aspetterai sempre l'ultimo minuto e non c'è nulla che possa farti cambiare abitudini. A questo punto, fai fruttare questo ultimo minuto ottimizzando la produttività.
Usa gli strumenti per la produttività:
La suite di strumenti per la produttività di Dropbox ti consente di fare di più in meno tempo. Utilizza Dropbox Paper per creare e gestire documenti collaborativi. Apporta modifiche, assegna compiti, fornisci feedback e molto altro ancora in tempo reale e secondo i tuoi orari di lavoro. Utilizza Dropbox Sign per gestire in modo legale e immediato tutte le tue esigenze di firma dei documenti. Non dovrai più correre all’ufficio postale per spedire un documento di assunzione. Infine, utilizza l’app Dropbox per dispositivi mobili per scansionare documenti, catturare immagini e lasciare feedback ovunque tu sia. Nulla ti vieterà di commentare un video in fase di editing mentre sei in fila per la cassa del supermercato.
Il perfezionista
Nessuna email non letta, una scrivania del computer immacolata. Ogni cosa è al suo posto ed esattamente come piace a te: perfetta.
Strategia:
Quando organizzi tutto con una struttura ponderata, i contenuti sono più facili da trovare nel momento in cui ne hai bisogno.
Una struttura precisa per denominare le cartelle:
Crea una convenzione di denominazione delle cartelle coerente e ragionata e attieniti a essa. Per la maggior parte dei flussi di lavoro, una buona idea per iniziare è suddividere per anno le cartelle principali e aggiungere al loro interno delle sottocartelle suddivise per mese. In queste sottocartelle, puoi inserirne altre divise per nome del cliente e titolo del progetto. In questo modo, anche a distanza di anni, sarai in grado di trovare un contenuto specifico in modo rapido ed efficiente.
Il caotico
36.789 email non lette. Hai delle buone idee e sei un gran lavoratore, ma... a volte hai bisogno di un po' di aiuto. Sei simile al multi-tasker, ma il caos tende a prendere il sopravvento.
Strategia:
Automatizza il più possibile i processi. Lascia che Dropbox si occupi delle mansioni ripetitive, in modo che tu possa concentrarti sul quadro generale.
Cartelle con automazione e rullino foto:
L’automazione di Dropbox ti consente di creare cartelle che eseguono automaticamente attività specifiche sui file che aggiungi. La cartella etichetta, ordina, inserisce tag o converte qualsiasi file venga caricato al suo interno. Un’altra attività automatizzata che puoi delegare a Dropbox sono i caricamenti da fotocamera. Con questa funzionalità attiva, le tue foto vengono caricate automaticamente nel cloud quando colleghi la fotocamera, la scheda SD, lo smartphone o il tablet. Puoi configurare i caricamenti da fotocamera in modo che rinominino automaticamente i file con il modello aaaa-mm-gg hh.mm.ss.jpg quando li copi in Dropbox, così da non ritrovarti di fronte a una massa indistinta di immagini quando devi selezionarle.
Ora vai e organizzati!
Sto parlando con te, procrastinatore! Leggere di come Dropbox ti aiuta a organizzarti è il primo step, ma ora devi passare alla pratica. Inizia adottando la strategia adatta al tuo tipo di personalità, uno strumento alla volta. Una volta che vedi quanto ti semplifica la vita, probabilmente vorrai dare un'occhiata anche alle altre strategie! Ora smetti di pensarci e inizia subito a organizzarti!
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