Cos’è la tecnica PERT?

Storia della tecnica PERT

L’acronimo PERT sta per “Program Evaluation and Review Technique” (programma, valutazione e revisione tecnica), un programma utilizzato da molte organizzazioni da oltre 50 anni. Sviluppata originariamente nel 1958 dall’Ufficio Progetti Speciali della marina militare statunitense, la tecnica PERT costituisce un sistema di gestione dei progetti ideato per assistere nella pianificazione di progetti complessi e di grandi dimensioni. Partendo da una valutazione complessiva del programma, promuove un’analisi approfondita di qualsiasi progetto prima della data di avvio. È stato utilizzato nell’ambito del progetto del missile Polaris e dei Giochi Olimpici Invernali del 1968 di Grenoble. Sebbene da allora siano stati sviluppati e perfezionati concetti di gestione simili, PERT è stata la prima tecnica del suo genere.

Come funziona la gestione del progetto PERT

Come indicato in precedenza, la tecnica PERT è stata ideata per essere implementata in progetti particolarmente complessi, che necessitano di essere completati attraverso attività sequenziali e/o eseguite in tandem con altri progetti. L’obiettivo generale del PERT è portare a termine i progetti nei tempi e nel budget previsti, nonché valutarne accuratamente la portata complessiva durante la fase di definizione dell’ambito.

Definizione dell’ambito del progetto PERT

Questa fase è fondamentale per la tecnica PERT, perché è il momento in cui viene creato il piano d’azione del progetto. La tecnica tiene conto di situazioni che potrebbero non andare a buon fine o richiedere più tempo del dovuto, nonché di “traguardi” fondamentali nel corso del suo ciclo di vita. Rispetto alle normali tecniche di definizione dell’ambito dei team, la tecnica PERT potrebbe sembrare estremamente approfondita, poiché prende in considerazione tutto, dalla gestione delle risorse alle prestazioni individuali. Considerando le sue radici militari, il metodo PERT si basa sulla preparazione, non lasciando nulla al caso.

Termini PERT per la definizione dell’ambito

Nell’ambito PERT vengono usati i seguenti termini per definire gli eventi, le tempistiche e le risorse chiave:

Eventi

Gli eventi PERT servono da tappe intermedie del processo. Non richiedono alcuna risorsa, ma nessun evento PERT può essere finalizzato fino al completamento di tutte le sue attività.

• Un evento PERT si riferisce all’inizio o al completamento di una o più attività.
• Un evento predecessore si verifica immediatamente prima di un altro evento o più eventi.
• Un evento successore si verifica immediatamente dopo un altro evento o più eventi.

Attività

Le attività PERT sono attività che richiedono risorse:

• Un’attività PERT si riferisce allo svolgimento di un compito che consuma risorse, che si tratti di tempo, materiali, denaro o persino macchinari. Non è possibile eseguire un’attività PERT fino al completamento dell’evento che ha stabilito il suo avvio; ad esempio, qualora un’attività nella fase precedente non venisse completata, quella nuova non potrebbe iniziare.
• Un’attività secondaria PERT si riferisce ai compiti più piccoli in cui può essere scomposta un’attività PERT. Ad esempio, l’attività “preparare progetti” può essere suddivisa in “preparare progetto 1, 2 e 3”, qualora necessitasse di più sessioni.

Durata

La durata rappresenta l’elemento fondamentale della tecnica PERT e mira a ottimizzare le prestazioni e a ridurre gli ostacoli:

• Per durata ottimistica (optimistic time) si intende il tempo minimo necessario per completare un’attività, supponendo che tutto proceda senza intoppi e vada anche meglio del previsto.
• Per durata pessimistica (pessimistic time) si intende lo scenario opposto e indica la quantità massima di tempo necessaria per completare un’attività, presupponendo che tutto ciò che può andare storto, vada storto, senza contare i disastri totali.
• Per durata probabile (most likely time) si intende una via di mezzo, supponendo che tutto venga eseguito nelle tempistiche previste e funzioni come al solito.
• La durata attesa (expected time) rappresenta l’ipotesi migliore per la consegna, con un margine per eventuali contrattempi, e dovrebbe basarsi sulla durata media del modello relativo al completamento di un’attività di routine.

Gestione

Diversi altri termini aiutano a definire l’importanza, lo sviluppo e le aspettative temporali di ogni evento o attività:

• Il percorso critico fornisce una panoramica del progetto nel suo complesso, dal primo giorno alla data di completamento e aiuta a definire il tempo in giorni, mesi o anni di cui il team avrà bisogno per completare ogni singola attività. Il metodo del percorso critico costituisce di fatto un approccio separato sviluppato nello stesso periodo della tecnica PERT, sebbene i due vengano usati principalmente in combinazione tra loro.
• Con il termine attività critica si intendono le attività che non possono superare il tempo previsto o richiedere più risorse del previsto. Un’attività critica è, come suggerisce il nome, essenziale per il completamento di un progetto.
• Con il termine slittamento (float/slack) ci si riferisce al tempo e alle risorse disponibili durante il progetto. Il termine “slittamento libero” (free float) indica lo sfruttamento di risorse aggiuntive che si verificherebbe in caso di ritardi del team, mentre il termine “slittamento negativo” (negative slack) si riferisce alle attività caratterizzate da una carenza di risorse.
• Con il termine tempo di consegna (lead time) si indica il tempo entro cui un evento predecessore deve essere completato per poter raggiungere un determinato obiettivo.
• Il termine tempo di latenza (lag time) rappresenta la tempistica più rapida entro cui un evento può seguirne un altro.
• Il termine monitoraggio rapido (fast tracking) si riferisce all’operazione volta a monitorare l’esecuzione delle attività critiche in tandem da parte del team per ridurre il percorso critico complessivo.
• Il cosiddetto “crashing” del percorso critico comporta l’aggiunta di ulteriori risorse in un’attività del percorso critico, riducendo il tempo necessario per il suo completamento e, di conseguenza, il percorso critico in sé.

Fasi per la pianificazione del progetto PERT

Ecco come mettere in pratica tutti i termini tecnici imparati finora:

1. Identificazione delle attività: è necessario definire tutte le attività da completare nell’ambito del progetto, un’operazione che potrebbe richiedere un po’ di tempo. Ma, soprattutto in caso di progetti complessi, poter disporre di una visione completa nella fase iniziale è cruciale.
2. Definizione di una sequenza appropriata: è opportuno stabilire una sequenza ottimale per sfruttare appieno ogni attività, considerando che è possibile eseguire più attività in parallelo. Le dipendenze tra le attività vanno impostate seguendo un ordine ragionevole.
3. Previsione delle tempistiche: è importante valutare il tempo necessario per il completamento di ogni attività, identificando la durata ottimistica, pessimistica e attesa di cui si è parlato prima.
4. Creazione di un diagramma PERT: questa fase implica la creazione di una rappresentazione visiva del progetto.
5. Assegnazione delle risorse: è necessario sapere quante risorse richiederà ogni attività.
6. Stima del percorso critico: sulla base del framework delineato, è possibile stabilire un data per il completamento totale.

Pianificazione delle attività in PERT

Una tabella PERT ti aiuterà a registrare i tempi e la sequenza delle attività. Oltre a essere molto utile nella pianificazione delle varie fasi, fungerà anche da programma a cui fare riferimento per tutta la durata del progetto. Di seguito è riportato un esempio di tabella PERT:

Creazione di un diagramma di rete PERT

Una volta terminata la tabella, sarà possibile creare il grafico PERT corrispondente. Funzionerà come un diagramma di flusso, in grado di fornire un’indicazione visiva chiara in merito alle sequenze del progetto. Puoi anche utilizzare un diagramma digitale di Gantt. Il diagramma dovrebbe essere composto da nodi, ognuno dei quali dovrebbe descrivere un’attività corredata dalla relativa durata ottimistica, pessimistica e attesa.

Ecco un esempio di un diagramma di rete PERT completo.

Vantaggi e svantaggi della tecnica PERT

Come puoi notare, la tecnica PERT, anche nelle sue fasi di pianificazione, non è una cosa semplice. Tu e il tuo team dovreste riflettere attentamente se questa è la tecnica di gestione migliore per il progetto scelto. In genere, l’approccio PERT non è molto scalabile per i progetti di piccole dimensioni. Inoltre, non varrebbe la pena cercare di applicarlo a progetti troppo piccoli, perché comporterebbe un dispendio di risorse e personale non adeguato alla semplicità del progetto. Prima di procedere con questo metodo, considera i seguenti pro e contro:

Vantaggi della tecnica PERT

• Crea una rappresentazione visiva chiara e di facile comprensione dell’intero progetto.
• Consente un’analisi approfondita delle risorse e delle prestazioni del progetto prima del suo avvio.
• Crea una cronologia chiara per un approccio strutturato.
• Aiuta a promuovere la responsabilità perché tutti hanno ruoli e tempistiche ben definiti.
• Tiene conto dei ritardi.
• Può motivare i membri del team attraverso un piano di collaborazione ben definito.
• Può portare a un completamento del progetto più rapido perché ognuno sa esattamente cosa fare e quando agire, ecc., senza lasciarsi sopraffare da eventuali contrattempi causati da problemi di comunicazione delle aspettative.

Svantaggi della tecnica PERT

• La fase di suddivisione di ogni attività necessaria potrebbe portare a un numero di attività davvero enorme.
• Non si applica a progetti semplici e di piccole dimensioni.
• I nodi e i grafici aiutano a mostrare le aspettative, ma non lo stato in tempo reale.
• Le aspettative non sempre corrispondono ai progressi del progetto.
• La fase di definizione dell’ambito comporta un aumento notevole delle attività amministrative.
• Le previsioni temporali possono sembrare opprimenti e non adatte a compiti creativi.

La tecnica PERT è la soluzione giusta per te e il tuo team?

Se il progetto coinvolge molte persone e attività, avere un diagramma di rete PERT che funga da modello fornirà a tutti un valido strumento di gestione del progetto che potranno utilizzare come base per il futuro. Detto questo, qualora il processo non fosse particolarmente complesso, si rischierebbe solo di fare confusione e perdere tempo prezioso definendo l’ambito di qualcosa che non richiede un tale livello di accuratezza dei dettagli.

Quali sono le alternative alla tecnica PERT?

Se ritieni che il tuo team possa sfruttare parte dei concetti del metodo PERT senza adottarlo completamente, ti consigliamo di provare a cercare strumenti che adottino la stessa mentalità, con meno lavoro amministrativo alle spalle. Dropbox offre strumenti di gestione delle attività in grado di semplificare il controllo delle attività dei team. Con integrazioni di app come Xero, Monday e Trello, potrai gestire finanze, attività del team e affrontare i problemi con facilità direttamente da Dropbox.

I project manager potrebbero scoprire che ciò di cui un team ha realmente bisogno non è tanto una tecnica di pianificazione complessa quanto un processo di lavoro chiaramente definito e gli strumenti per realizzarlo.