Perché dovresti usare la gestione dei registri

Che cos'è la gestione dei registri?

La gestione dei registri, o mantenimento dei registri, come suggerisce il nome, è il processo di organizzazione e protezione dei registri di un’azienda. Questo processo dovrebbe coprire l’intero ciclo di vita dell’azienda, il che significa che i documenti archiviati dovrebbero riflettere l’intera storia dell’azienda. Gestire i registri, però, significa di più che avere semplicemente uno schedario. Una gestione dei registri ben fatta dovrebbe basarsi su una procedura che include la classificazione, la creazione, la ricezione e la manutenzione dei documenti. La procedura di gestione dei documenti dovrebbe anche includere lo smaltimento o l’eliminazione sicura della documentazione aziendale.

Chi si occupa dei registri, dovrebbe considerare l’archiviazione di tutti questi documenti:

• documenti cartacei o altre forme di documentazione offline

• documenti digitali

• contratti

• Rapporti

• audit

• certificati

• email e messaggi sui social media

• Video

Le aziende accumulano questi documenti quotidianamente. Proprio per questo motivo, è importante disporre di una procedura di smistamento che possa mettere al sicuro la documentazione fondamentale. Dropbox rappresenta un prezioso aggiornamento moderno del tradizionale archivio. L’archiviazione non si ferma però al salvataggio dei documenti. I file devono essere conservati, pertanto non basta gestire la nuova documentazione, ma è necessario gestire anche l’archivio.

Perché le aziende hanno bisogno della gestione dei registri?

A parte le attività amministrative generali, esistono alcune motivazioni fondamentali per cui le aziende devono iniziare a gestire i registri. Non solo possono evitarti di finire nei guai, ma, se la tua azienda dovesse mai essere accusata di qualcosa di scorretto, i tuoi archivi possono anche aiutarti a uscire da tale situazione. Non dovresti nemmeno presumere che i documenti inattivi non siano più importanti. Ecco alcuni tipi di documenti che, negli Stati Uniti, devono rispettare specifici periodi di conservazione:

IRS

Il più importante negli Stati Uniti. L’IRS richiede i registri fiscali. Dovresti mantenere questi registri per almeno quattro anni.

Fair Labor Standards Act

Il FLSA prevede normative diverse per i vari tipi di documenti relativi alle retribuzioni. In generale, è sufficiente un periodo di conservazione di almeno tre anni.

Registri del personale

Conserva questi registri per almeno sei anni dal termine del contratto di collaborazione del dipendente. Tali documenti sono importanti come prova che la persona abbia effettivamente lavorato nella tua azienda e possono essere utili per fornire referenze quando necessario. Dovrai fare riferimento a questi registri anche nel caso in cui un dipendente dovesse farti causa.

Documenti relativi alle assunzioni

Tutti i documenti relativi all’assunzione di un membro dello staff devono essere conservati per circa tre anni. La Equal Employment Opportunity Commission richiede che tali registri vengano conservati per almeno un anno.

Altro

Ci sono anche altri documenti che dovresti conservare per avere la massima tranquillità. Ricevute di bollette pagate, email di benvenuto per nuovi software e candidature di lavoro spontanee possono essere utili da conservare in archivio.

Come configurare un sistema di gestione dei registri

Ci sono importanti considerazioni da fare prima di realizzare un sistema di gestione dei registri. Si tratta di un processo che riguarda l’intera azienda per il quale servirà qualcuno al timone e una formazione iniziale per l’intero team. Un sistema di gestione dei registri adeguato avrà bisogno di:

Un membro senior dello staff responsabile della gestione dei registri

Non dovrebbe essere un compito generale del reparto risorse umane, ma dovrebbe essere assegnato a un dipendente esperto che ne avrà la piena responsabilità. La gestione dei registri è importante quanto quella delle finanze: non ti aspetteresti che qualcuno si impegni a “fare la sua parte” per le finanze; pertanto anche per i documenti è necessario un responsabile che si occupi del processo.

Decisioni su come e quando devono essere conservati i documenti e quali documenti conservare

Decidi, insieme ai membri senior dello staff e con il contributo del resto del team, quali documenti devono essere conservati. Decidi quanto deve durare il periodo di conservazione e anche il modo in cui i documenti devono essere eliminati al termine del ciclo di vita. Il periodo di conservazione può variare in base al tipo di documento. Per esempio, i documenti costitutivi dell’azienda devono essere conservati nei registri permanenti, ma puoi eliminare i dettagli relativi alle buste paga dei dipendenti dopo alcuni anni.

Budget per la gestione dei registri elettronici

I documenti digitali probabilmente costituiscono la maggior parte della corrispondenza e del lavoro amministrativo della tua azienda e per mantenerli al sicuro dovrai ricorrere all’informatica. I modelli di Software as a Service prevedono che il programma di gestione dei registri non abbia una tariffa una tantum, bensì un abbonamento mensile. Prevedi un certo budget per questo servizio.

Pianificazione di formazione e monitoraggio continuo

Chiunque nella tua azienda potrebbe aver bisogno di accedere ai registri e questi devono essere una parte fondamentale della tua impresa. Pertanto, il tuo team dovrà ricevere una formazione sulle modalità di accesso e gestione responsabile dei registri, nell’ambito di un programma di gestione dei registri. Dopo tutto, si tratta di alcuni dei documenti più importanti della tua azienda, quindi dovrai mettere in atto la governance dei dati e implementare una politica di gestione dei registri.

Sarà inoltre necessario continuare a monitorare questo sistema, in particolar modo per quanto riguarda i documenti digitali, per accertarsi che non vi siano utilizzi non autorizzati o cancellazioni accidentali; in questo modo sarà sempre possibile eseguire un ripristino dei file prima che sia troppo tardi. Si dovrebbe anche prendere in considerazione il ripristino di emergenza, ad esempio se le attività aziendali vengono colpite da un virus.

Altre considerazioni

Se la tua azienda svolge una funzione pubblica come le utenze, i tuoi registri potrebbero essere soggetti alla legge sulla libertà di informazione che regola i registri federali. Questo significa che alcune aree dei tuoi registri potrebbero dover essere accessibili come documentazione pubblica. Assicurati di aver aggiunto questa possibilità ai tuoi processi quando inizi a introdurre la gestione dei registri nella tua azienda.

Selezione di un una soluzione per la conservazione dei registri aziendali 

Disporre di un vero e proprio sistema di gestione dei registri è fondamentale per il processo di gestione. Dropbox è una potente soluzione di spazio di archiviazione, perfetta per la gestione dei registri, che offre tutti gli strumenti necessari per archiviare in sicurezza i documenti, oltre a numerose funzionalità per facilitare i flussi di lavoro e la gestione delle informazioni.

Puoi anche spostare i tuoi documenti cartacei nell’archivio digitale, con la semplice scansione dei documenti. Usufruisci di controlli del team avanzati, protezione tramite password e accesso a tempo limitato per una sicurezza e una governance delle informazioni di prim’ordine. Inoltre, con il componente aggiuntivo di cronologia delle versioni estesa puoi ripristinare i file modificati o eliminati fino a 10 anni. 

Con Dropbox, puoi stare certo che i tuoi registri saranno completamente al sicuro, senza essere nascosti o inaccessibili agli utenti autorizzati.

Le informazioni di cui sopra non intendono costituire consulenza legale. Ti consigliamo di consultare un avvocato in caso di domande di carattere legale.