背景情報

Southbase Group は、ニュージーランドを拠点とする建設会社であり、全国の公共・民間セクターの顧客向けに複雑な建設プロジェクトを手掛けています。常時最大 20 か所の現場が稼働しており、作業が 1 か所に集中することはほとんどありません。また、多くの契約には厳格なセキュリティ要件が伴います。

業務を円滑に進めるには、現場責任者、下請け業者、プロジェクトチームが、どこにいても最新のドキュメントに安全にアクセスできる手段を確立する必要があります。その役割を担っているのがグループ IT マネージャーの Lem Prestage 氏であり、必要な情報を見つけやすくするとともに、適切に保護されるよう管理しています。

建設業界において、信頼は欠かせない要素です。些細な伝達ミスやセキュリティ上の不備であっても、あっという間に深刻な問題に発展しかねません。古い図面や詳細情報の不足が、高額な損失につながるミスを招くおそれがあるのです。

課題：高いリスクを伴う現場と、動作の遅いシステム

Prestage 氏が Southbase に入社したとき、引き継いだのは、時代に合わなくなっていたシステムでした。ファイルはオンプレミスのサーバーに保存されており、現場のチームは必要な情報にアクセスするために VPN 経由で接続しなければなりませんでした。

Southbase には約 200 人の従業員がいますが、1 つのファイルに同時にアクセスできるのは 1 人だけでした。

「データへのアクセスは非常に不便でした。（しかも、）下請け業者との連携という極めて重要なことも、全くできていませんでした。」と、Prestage 氏は話します。

Southbase には、分散したチーム、高いリスクを伴う現場、一切のミスが許されない状況に対応できる基盤が必要でした。情報が明確でなかったり最新でなかったりすると、その影響はたちまち積み重なり、数百万ドルもの損失につながる可能性があるからです。

解決策：「ただ保存するだけ」から「スマートな検索」へ

こうした現状に対応するため、Prestage 氏は Dropbox を導入しました。目標は明確でした。実際の業務で、プレッシャーのかかる状況下でも数多くの現場にまたがっていても、活用できるシステムを構築することです。

Southbase の成長に伴い、Dropbox 内に保存されるデータの量と重要性も増していきました。「現在、Dropbox にはテラバイト規模のデータが保存されています。しかも、私たちはまだ、その可能性のごく一部しか活用できていません」と Prestage 氏は述べています。

多くの作業が同時に進行する中、同じエコシステム内でチーム間の連携を常に維持することは、理にかなっていました。Dropbox Sign や Dropbox Dash のようなツールを導入したのは、ごく自然な流れでした。

承認や署名のプロセスを効率化する上で、Sign の導入は「当然の選択だった」と Prestage 氏は言います。「文書が Dropbox の外に出ることはありません。保存されている場所にとどまり、安全が保たれます」

そして Dash を導入したことで、情報が見つけやすく、アクセスしやすくなりました。AI 搭載のユニバーサル検索により、チームは Dropbox 内だけでなく、接続されたアプリ全体から必要なファイルを検索できます。ツールやフォルダをいくつも探し回る代わりに、一度検索するだけで、必要な答えを数秒で得られるようになりました。どこにいても、順番を待つことなく利用できます。

Dash が Prestage 氏の日常業務に定着するまで、時間はかかりませんでした。同氏は内蔵の AI チャットを使って、問題解決やレポート作成を行っています。かつては数日かかっていた作業が、今ではほんのわずかな時間で済むようになりました。

結果：時間も手間も大幅に削減

Dash の効果が特に顕著に現れたのが、稼働中の空港で進められた複雑なプロジェクトでした。24 時間体制で工事が行われ、安全要件は厳格で、情報は正確でなければなりませんでした。

関係者全員が同じ認識を共有できるよう、Dash を使って「スタック」と呼ばれるプロジェクト単位のコンテンツコレクションを作成しました。これにより、共同作業を行い、必要なリンクを見つけ、文脈に応じた情報を Dash に求めるための場所を、1 か所に集約できました。

「150 件のドキュメントをまとめたスタックを作成し、それらをすばやく比較したり検索したりできるようにしました」と Prestage 氏は説明します。そのスタックには、作業のほぼすべての工程における検査・試験計画や手順書が含まれているので、誰もが要件を確認し、不整合を見つけ、次に何を行うべきかについて認識を揃えることができました。

「これによって、プロジェクトチームは何時間も節約できています。時間は利益やコストに直結しますから」と Prestage 氏は話します。

Dash はまた、IT チームの日々の負担も軽減しました。以前は、誰かがファイルを見つけられなかった場合には、IT チームが当然のようにエスカレーション先となっていました。それが今では、必要な答えを各自がその場で見つけられます。ワークフローはよりスムーズになり、現場の雰囲気も穏やかになりました。

Southbase が成長を続ける中で、Prestage 氏は Dropbox と Dash を重要な基盤だとみなしています。これにより、各チームは明確な情報に基づいて業務を進め、成果物を保護し、どの現場にいても重要な情報にすぐアクセスできます。