セールス マネージャーは、チームの成功に役立つことは何でも実践する必要があります。大きな目標や KPI に重点的に取り組むことは簡単ですが、日常の細々とした業務によってチームが行き詰まったり、ベストを尽くせなかったりすることがよくあります。
バージョン管理や最新の価格表の追跡、散在するコミュニケーションに関する問題があると、優れたセールス チームでさえも動きが鈍くなる可能性があります。すべての会議、フォローアップ、案件が重要な場合、無秩序なワークフローによりセールス担当者の時間を消耗し、勢いを失うことになります。
そこでお勧めするのが Dropbox です。ファイル ストレージ、会議の準備、コンテンツの共有から契約締結まで、Dropbox はセールス サイクルのあらゆる段階でよりスマートに仕事をするために必要な構造とツールを提供します。
セールス チームの整理に役立つ Dropbox ツールの紹介
スピード、明確さ、一貫性。これらはセールス チームの鋭さを維持するための鍵です。チームは、適切なコンテンツを扱い、適切なツールを使用し、案件のあらゆる段階で同期が取れていることを認識する必要があります。Dropbox は、担当者がファイルを管理し、会議を準備し、資料を共有し、自信を持って契約を締結するのに役立つ数々のツールを 1 つにまとめることで、これを実現します。
各ツールの機能は次のとおりです。
- Dropbox: すべてを結び付ける基盤。営業用資料、価格表、契約書、プレイブックを 1 つの安全で、オンラインでもオフラインでも、どのデバイスからでもアクセスしやすい場所に保存し、整理します。
- Dropbox Dash: AI を活用したユニバーサル検索と回答で、必要なものをすばやく見つけます。最新のプレゼン資料や重要な背景情報まで、Dropbox、メール、Slack などをまとめて検索します。探し回ったり、タブを切り替えたりする必要はありません。必要なものに、いつでもすぐに手が届きます。
- Dropbox DocSend: ピッチ資料や提案書をページごとに分析して共有し、何が見込み客の共感を呼ぶかを確認し、フォローアップで優れたインパクトを与えます。
- Dropbox Sign: 数回クリックするだけで電子署名用の契約書を送付。リマインダーを自動化でき、印刷やスキャン、承認の追跡が必要ないため、より早く契約を締結できます。
これらのツールを組み合わせることで、最初のピッチから最終的な署名まで、あらゆる段階で摩擦が軽減されるため、担当者は管理業務ではなく、営業そのものに注力できます。
ここでは、セールス チームの日常業務全体を整理するための 4 つのシンプルな方法について説明します。
1. 顧客関連ドキュメントの検索が容易に
どんなセールス チームでも、提案書の最新バージョンを必死に探し回ったり、電話をかける直前に仕様書を見つけるためにメール スレッドを深くたどったりしたことがあるでしょう。担当者が適切なコンテンツをすばやく見つけるのに役立つシステムを導入することで、こうした事態を回避できます。
Dropbox Dash では、Dropbox、Google ドライブ、Microsoft 365、Slack、メールなど、すべての接続されたアプリで機能する AI 搭載のユニバーサル検索により、資料探しがかつてないほど簡単になります。完璧に名前を付けたフォルダに頼ったり、ファイルパスを記憶したりする代わりに、何が必要かを入力するだけで、Dash が最も関連性の高い、最新のコンテンツを瞬時に見つけ出します。
中西部の医療クライアント用最新プレゼン資料でも、前四半期に共有された価格表でも、Dash で見つかります。別のツールに保存されていても、正確な保存場所を覚えていなくても大丈夫。入力ミスも修正し、あいまいなクエリでも理解してくれます。ファイルを探し回る必要はもうありません。また、Dropbox に保存することで、すべての接続されたユーザーやデバイス間で瞬時に同期されるため、チーム全体が確実に最新の情報で作業できます。
セールス ツールキット全体を横断検索できる単一の場所を提供することで、チームの時間の無駄をなくし、古い資料で作業するリスクを軽減します。無駄を排除して、より良い成果を上げましょう。
2. すべてのファイルにどこからでも安全にアクセス
ファイルの検索が簡単になったら、次のステップは、チームがいつでも、どこからでも、セキュリティを犠牲にすることなく、必要なものにアクセスできるようにすることです。Dropbox Dash は、営業コンテンツ、背景情報、コミュニケーションを 1 つの AI 搭載のナレッジベースに統合し、担当者がデスクトップ、モバイル、ブラウザからアクセスできるようにします。
外出先でピッチの準備をする場合でも、自宅で電話のメモを確認する場合でも、デモの後のフォローアップを行う場合でも、Dash を使えば、すべての情報が即座に手に入ります。ユーザーごとにパーソナライズされたスタート ページにより、担当者は会議、締め切り、最新ドキュメントを常に把握し、使用するデバイスに関係なく、いつでも前回中断したところから再開できます。
会議の準備に関しては、Dash チャットを使うと大幅に向上できます。メールのスレッド、顧客メモ、製品情報、ピッチ資料、さらには過去の電話のトランスクリプトの内容を元に、すべてを簡潔明瞭な概要に要約してくれます。担当者が案件の概況、製品比較、顧客との会話の次のステップなどを尋ねると、Dash はそれに対して、ソース資料へのリンクを含めて回答を提供します。
さらに、複数層のセキュリティと高度な権限管理により、チームの最も機密性の高い価格設定、契約書、セールス コンテンツを保護できます。社内でも社外でも、漏洩やバージョンの混乱を心配することなく、必要なものを安全に共有できます。
3. ドキュメントの分析情報を追跡し、先手を打つ
プレゼンの送信後、1 日か 2 日たつと不安になることがあります。見込み客はそれを開いてくれたでしょうか？表紙だけでなく、続きを読み進めてくれたでしょうか？価格を確認してくれたでしょうか？
Dropbox DocSend のようなツールを使用すると、チームはこのような推測をする必要がなくなります。ページ単位の分析を取得して、見込み客の関心を捉えたのは何か、流し読みされたのは何か、どこを重点的にフォローアップすべきかを正確に示してくれます。
これらのインサイトは、セールス チームがピッチを磨き上げ、コンテンツを購入者の行動に合わせて修正し、取引を進める可能性を高めるのに役立ちます。そしてプレゼン資料が開かれると、担当者は Dash のユニバーサル検索または見込み客固有のスタックを使用して、すぐに過去の会話の内容、価格ドキュメント、メモなど、関連する資料を表示できるので、自信を持ってコンテキストに沿ったフォローアップができます。
これにより、チームは、推測ではなくデータに基づいたよりスマートな会話、より的確なフォローアップ、より戦略的な営業活動を推進するために必要な情報を得ることができます。
4. 電子署名で契約と採用をスピードアップ
正式な署名を終えるまで、何事も正式ではありません。契約の締結に関しては、スピードが重要です。担当者が、いまだに紙の契約書を管理していたり、複数のツールを使い分けて契約書の作成、送信、追跡を行っていたりする場合、時間と収益を無駄にしています。
Dropbox Sign を使用すると、数回クリックするだけで、SOW、NDA、その他の契約書を電子署名用に送信できます。担当者は、再利用可能なテンプレートを使用し、フォローアップのリマインダーを自動化し、リアルタイムで署名ステータスを追跡できるため、見落としが発生することはありません。
同じ合理化されたワークフローがオンボーディングにも適用されます。新入社員の契約書はリモートで署名でき、安全に保管され、Dropbox Dash を通じて共有されます。構造化されたスタックにより、新入社員は業務開始に必要なファイル、研修資料、プレイブックにすばやくアクセスできます。
動きが速い営業には Dropbox で準備万端
Dropbox を活用してセールス組織を進化させることで、チームを構造化できるだけではなく、明確さ、スピード、集中力を提供できます。
Dash を使って検索および準備を行い、DocSend を使ってエンゲージメントを追跡し、Sign を使って迅速に契約を締結。Dropbox ですべてを整理して安全に保つことで、セールス ワークフロー全体がより円滑に進行します。
摩擦を軽減し、自信を高めることで、チームは連携を保ち、効率的に作業し、契約の締結が迅速化できます。
