今日のナレッジワーカーが直面している課題をより深く理解するために、Dropbox は Economist Impact と共同で「In search of lost focus（集中力の途切れに関する調査）」という調査を実施しました。収集したデータから、現代の仕事環境には気を散らすさまざまな要素があるため、チームの生産性を維持する方法を見いだす必要があることが強調されました。
しかし、チーム メンバーが異なる場所で働いている場合、皆が生産性を高く保てるよう協力し合うことが課題になることがあります。目標設定から優先順位付けまで、あらゆることが困難になります。そのため、Dropbox では、このような分野でチームを支援できるシステムを構築する必要がありました。
バーチャル ファーストでの経験をふまえて、リモート環境で生産性を維持するエキスパートにならなければなりません。そこで、私たちが学んだことを共有するため、チームの生産性維持に役立つ重要なヒントをリストにまとめました。
1. コラボレーションの時間を決める
Dropbox では、コラボレーション コアタイムという 4 時間のブロックを導入し、その間にすべての会議を行っています。打ち合わせのための特定の時間帯を決めておくことで、タイムゾーンに関係なく、全員が同じ時間に参加して最新情報を共有できます。
また、私たちも他の人と同じように Zoom 疲れを感じるため、会議の数を最小限にし、会議のない時間を設けることで、頭をリフレッシュさせることができます。集中して作業を進める時間と、コラボレーションのための時間があるということです。
さまざまなタイムゾーンに対応するため、地域ごとに異なる時間ブロックを設定しつつ、どこにいても全員が集まれる共通の時間も設けています。
私たちは、基本的にコミュニケーションは非同期で行うよう努めています。コミュニケーションには Slack とメールを多用していますが、対面での会議を減らすだけでは十分とは言えません。絶え間なく届くメールや個別のメッセージは、集中力を阻害する大きな要因となります。即時返信を目指すチームでは、その影響がより顕著です。実際の調査では、1 件のインスタント メッセージに返信してからタスクに戻るまでに最大 8 分かかることがあると示されています。また、非生産的なチャット メッセージが、集中力を失う最大の原因であることがわかりました。
コミュニケーションを真に非同期にするポイントは、「インスタント メッセージ」という名前が暗示するような即時対応のプレッシャーを感じず、自分の都合の良いときに返信できると思えるようにすることです。そうすれば、チーム メンバー全員が毎日、集中して作業に取り組める時間を確保できます。
このようなルールやガイドラインは、チーム メンバーが仕事のリズムを確立するための習慣として役立ちます。
2. チーム全員が集中できる環境を見きわめる
バーチャル ファーストを導入したことで、分散したチームのメンバーは作業環境をよりコントロールできるようになり、生産性や職場でのウェルビーイングが向上しています。Dropbox では、チーム メンバーに自分の働き方の好みを把握してもらうため、「在宅勤務ワークシート」を配布しています。
全員がこのワークシートに事前に記入し、その後ミーティングを開き、各チーム メンバーがどのように働きたいかを話し合います。これは、メンバー全員が各自の希望を共有できるだけでなく、互いの理解を深め、チームの結束力を高める良い練習にもなります。
ワークシートの回答を分析した結果、生産性に最も影響を与える主な要因は次の 4 つであることがわかりました。
プライバシー：カフェのように人に囲まれた場所のほうが集中しやすいのか。それとも、ホーム オフィスで隔離されたほうが作業がはかどるのか。
背景音：いつも気分を高める音楽を聴きながら作業するのが好きなのか。それとも、ノイズ キャンセリング ヘッドホンを使うなど、静かな環境を好むのか。
快適さ：高さを調整できるデスクや腰を支える椅子を備えているか。立った姿勢で作業することを好み、そのための設備があるか。手首を痛めないようにサポートを付けているか。
デザイン：オフィスに植物やアート、カラフルなマグカップなど、個人的な装飾があるほうが良いのか。それとも、気を散らすような余計なものがないデスクを好むのか。
この自己認識をもとに、作業環境を設定できるよう支援することで、チームはよりリラックスした快適な状態で集中して作業できます。しかし、設備が整ったオフィスや、よく練られた計画があっても、それだけでは作業のペースを維持できないことがあります。責任を持ってやり遂げるためのサポートが必要です。
3. タスクの優先順位を明確にする
『限りある時間の使い方（原題：4,000 Weeks: Time Management for Mortals）』の著者であるオリバー・バークマン氏は Dropbox のインタビューで、多くの人が「仕事でもプライベートでも 100 % 完璧な人間でいられる方法があるはずだ」と信じていると述べています。しかし、バークマン氏が指摘するように、「パーセンテージはそういうふうにはいかない」のです。
バークマン氏は、チームがリモートで働くときも、非同期作業の時間と同じように、自律的に働くことを教えてくれました。つまり、時間をうまく管理するには、規律、知識、ツールが必要だということです。仕事や私生活でタスクの優先順位を決めることは、生産性を高め、有意義な成果を出すための第一歩となります。さらに、集中力と充実感を得るための健全なバランスを保つのにも役立ちます。
リモートで働く私たちにとって、タスクの優先順位を付けることは特に重要です。なぜなら、いつもリアルタイムで同僚に確認できるとは限らず、互いに依存しているからです。自分の仕事が他のチーム メンバーや最終的な成果に影響を与えることを理解していると、タスクの優先順位を決める際の助けになります。
また、タスクの優先順位付けにアイゼンハワー マトリックスも活用しています。これは、次の 4 つのグリッドでタスクを分類する方法です。
緊急かつ重要：このタスクにはできるだけ早く対応する。
重要だが緊急ではない：このタスクは他の人に委任する。
緊急だが重要ではない：このタスクには後で対応するようスケジュールする。
緊急でも重要でもない：優先しない。
最後のポイントは、優先順位を決めるうえで特に重要です。すべてのタスクを To-do リストのトップの項目として扱うべきではないことを、チームが認識するようにしてください。「ノー」と言いづらい場面もあるので、緊急性の低いタスクの扱い方を決めておくと役立ちます。たとえば、自分個人で対応する必要がないタスクは他の人に委任してよい、といった具合です。
チーム メンバーが重要度の低い会議に参加する場合、代わりに出席できる人に委任したり、必要な情報を確実に得られるツールを活用したりできます。Otter のような会議録音と文字起こしのソフトウェアを使えば、会議の主要なポイントをまとめ、欠席したメンバーに関連部分を明確に伝えることができます。こうしたスキルをチームに教えるために、ワークショップを開催したり、「仕事の優先順位付けワークシート」などの効果的なタスク管理に役立つリソースを提供したりできます。
計画を立て、実行項目を設定したら、チームのコミュニケーションを整理しましょう。
4. 効果的な方法を継続して行う
チームに毎日のルーティンを作るよう促すことで、規則正しいスケジュールを維持しやすくなり、生産性が向上することがわかっています。最近の調査結果も、この考えを裏付けています。ここでは、Dropbox で効果があったいくつかのルーティンをご紹介します。
集中力向上をサポートするためのリソースを提供する。エフェクティブネス キットの「仕事の集中力を高める」演習では、集中を妨げる要因を分析し、それを避ける方法をステップごとに解説しています。「集中を妨げる要因の採点表」は最初の一歩として最適で、チーム メンバーが日常で遭遇するあらゆる気を散らす要因を記録できます。次に、ガイドに沿って、特定の時間帯はスマートフォンを集中モードに設定するなど、小さな習慣を作っていきます。
心理的な健康のために瞑想を実践する。時折、会議を始める際に、60 秒間の短い瞑想セッションを行うことをお勧めします。これにより、全員が創造的に考え、アイデアを柔軟に取り入れるマインドセットに入りやすくなり、さらに、ストレスの多い日には気分を高めることもできます。
チームの生産性を高める方法は、この他にもたくさんあります。
5. チームの生産性向上に投資する
生産性を高めるために、時には時間やお金の先行投資が必要です。そのため、Dropbox ではチームが必要とするツールを確実に提供するようにしています。これにより、時間を節約するだけでなく、メンバーが大切にされている、意見が尊重されていると感じることができます。
たとえば、チームが「これを自動化する方法があるはずだ」と言うときは、たいてい、時間を取ってその方法を見つけてもらう価値があります。これを実現する 1 つの方法は、生産性向上に関する専門的な能力開発のための時間枠を設けることです。その時間枠を活用して、チームが伸ばしたい重要なスキルを向上させるためのワークショップを開催することもできます。
Dropbox では、Dash のようなコラボレーション ツールも活用し、作業に必要な資料を 1 つのダッシュボードから検索、アクセス、共有できるようにしています。これにより、大幅な時間短縮と生産性向上が可能になります。たとえば「ソーシャル メディアの支出」など、探している内容を入力するだけで、すべてのフォルダ、アプリ、クラウドから関連するドキュメントを検索してくれます。
Dash では、関連するすべてのドキュメントが提示され、さらに検索語句に基づいて内容をまとめた概要も提供してくれるため、1 件ずつドキュメントを開いて探す手間を省くことができます。
技術ツールと同じくらい重要なのは、チームが快適に働くために必要な物理的な設備を提供することです。たとえば、サブモニターを用意するだけでも、生産性を大きく向上できます。Dropbox の「Perks Allowance（従業員の特典）」のような手当を支給すれば、チーム メンバーはその手当をスキル開発コースの受講や作業場所の備品購入に充てることができます。モニターのようなシンプルなものでも作業効率が上がる場合があり、こうした投資は成果につながります。
6. 自己管理型の休憩や「ポモドーロ」休憩を取り入れる
Dropbox が行った集中力とリモート ワークに関する調査では、リモート ワーカーの 63 % が、常に対応可能な状態でいなければならないと感じていることがわかりました。リモート チームのメンバーにはそのようなプレッシャーを感じてほしくありません。リモート ワークの大きな利点のひとつは、その自由さだからです。
そのため、Dropbox ではタイムボクシングという手法を採用しています。これは、タスクを個別の時間単位に分割し、その間に休憩を取る方法です。このようにタスクの合間に休憩を取ることは Dropbox にとって非常に効果的であり、他の人にも実践してもらえるように、独自のタイムボクシングの個人的な演習も作成しています。
休憩とタイムボクシングの手法としては、「自己管理型の休憩」と「ポモドーロ休憩」の 2 つがよく知られています。休憩の取り方は人それぞれですが、英国心理学会による両者の比較では、自己管理型の休憩は集中力とモチベーションの低下を招きやすいことがわかりました。
最終的には個人の好み次第ですが、以下のように集中して一定の間隔で作業するポモドーロ テクニックを試してみることをお勧めします。
25 分間集中して作業する
5 分間休憩する
全体
4 サイクルごとに 15 ～ 30 分の休憩を取る
1 日の仕事の中で休憩を取り入れることで、頭が冴え、時間管理への意識も高まります。ただし、集中する時間を最大限に活用するには、このテクニックを導入しやすい環境も重要です。
7. 計画を立てる
私たちは完璧ではありません。アメリカ人の 99 % がそうであるように、先延ばしにしてしまう傾向に悩んでいます。私たちの経験上、この問題に対処する最良の方法の 1 つは、プロジェクトを小さなタスクに分解するためのしっかりした計画を立てることです。これは、各メンバーが自分のタスクと時間を管理しているリモート チームにとって、特に重要です。
大きなタスクや情報をいくつかの小さな要素に分解することを「チャンク化」と呼びます。チャンク化は、やるべきことをすべて覚えておくのにも役立ちます。チャンク化の手法に関するある研究では、数字などの大きな情報を複数の小さな要素に分けることで、全体を記憶しやすくなることが示されています。
大規模なプロジェクトに取り組むときに、私たちが実践しているステップは次のとおりです。
- 目標を明確にする：チームでプロジェクトを開始する際、プロジェクトでどのような効果を生み出すことを目指すのかを特定します。収益の増加、インフラストラクチャ コストの削減、それとも画期的な新製品の開発でしょうか。
- マイルストーンを設定する：そのゴールを達成するために必要なマイルストーンを策定します。これは、個人の営業目標から、特定の製品機能の構築にまつわるチーム全体の目標まで含まれます。
- 細分化する：設定したマイルストーンをさらに細分化し、各チーム メンバーが実行できる小さなステップに分割できます。
- 優先順位を決める：影響力の大きいタスクから取り組みます。これについては後でさらに詳しく説明しますが、チームのタスクの優先順位を決めるときに念頭に置くことの 1 つは、各タスクが他の人のタスクにどう影響するかです。ある人が作業を進めるために、別の人が特定のタスクを終わらせる必要がある場合は、そのタスクの優先順位を高くし、実行担当者がそのタスクを迅速に完了できるよう支援します。
チームがどのタスクをどの順序で実行する必要があるかを決めたら、どの会議やタスクの間に休憩を挟むべきか、またはどの会議やタスクを続けて実行するとよいかを決定できます。このテクニックは、カレンダー上で効率的な時間ブロックを作成するのに特に役立ちます。会議やタスクをまとめて実施すべきか、それとも休憩で区切るべきかの見きわめ方については、バッチ ミーティングとバッファ ミーティングの個人的な演習をご覧ください。
計画を立てたら、それをどのように実行するかをもう少し細かく考えてみましょう。
8. 責任遂行の仕組みをつくる
私たちは皆、自分自身に責任を持つ（または他の人に管理してもらう）必要があります。この仕組みにより、計画通りに進め、目標を達成することができます。監督が行き届きにくい分散型の環境では、この仕組みが特に役立ちます。ここでは、Dropbox のチームで効果があったいくつかの方法をご紹介します。
- 自己責任：チーム メンバーに、目標を達成したときの自分へのご褒美（友人とのディナーなど、楽しみになること）を設定してもらいます。逆に、期限に間に合わなかった場合には、自分に過度の負担をかけずに遅れを取り戻すための計画を立てておく必要があります。
- ピア サポート：同僚同士でアカウンタビリティ パートナー（責任遂行をサポートし合うパートナー）を組みます。定期的に進捗を確認し合うことで、全員がモチベーションを維持し、計画通りに進められるようにします。
- マネージャーによる監督：定期的に進捗状況をレビューし、目標設定をサポートします。これは従業員にとって、進め方について助言をもらったり、客観的にチェックしてもらったりする機会となります。
分散型の職場では、こうした仕組みを意図的に導入することが重要です。Dropbox の Remotely Curious でのインタビューで、カリフォルニア大学アーバイン校で集中力について研究しているグロリア・マーク教授は、リモート ワーカーは日々、感情面の目標（その日にどのような気持ちで過ごしたいか）とプロジェクトにおける目標を設定し、一個人としても職業従事者としても責任を持って行動できるようにすべきだと述べています。
チーム メンバーは、一日を始める際に「今日は何を達成したいか」「今日はどんな気持ちで過ごしたいか」と自分自身に問いかけることができます。マーク博士は、「一日の始まりにこのように自分に問いかけるだけで、目標を前面に出して注意を向けることができ、計画通りに進めやすくなるのです」と述べています。
9. 身体を動かす習慣を持つ
身体を動かすことや運動は、日中のモチベーションと集中力を維持するうえで非常に効果的であることがわかっています。これらは、生産性や活力を高めてくれるだけでなく、チームが健康的で楽しい活動を通じてつながるための良い手段にもなります。オフィスでは、部屋の移動など自然と体を動かす機会がありますが、リモート ワークでは身体を動かす時間を確保するのが難しくなりがちです。
そこで、Dropbox は「Meet & Move」ミーティングを積極的に取り入れています。この会議では、会話をしながら軽く体を動かすことを推奨しています。これにより、マルチタスクを防ぎ、仕事中でも身体を動かす機会をつくることができます。
ただし、いくつか考慮すべき点があります。まず、この方法が適している会議を選ぶことです。プレゼンテーションを行う場合やビジュアルを使う場合に動き回るのは困難です。よりカジュアルな打ち合わせや 1 対 1 のミーティングなどのほうが適しています。
また、歩くルートを決めておくとよいでしょう。交通量の多い通り沿いではなく、静かな公園のように騒音が少ない場所を選ぶのがおすすめです。自宅の中を歩き回るだけでも、静かで手軽に実践できます。方法は何であれ、少し身体を動かすだけで大きなメリットがあります。ある研究では、週にわずか 1 時間の運動でも、身体の健康や仕事のパフォーマンスを向上させることがわかっています。
健康ウィークは年に 1 回しか開催されませんが、Dropbox の社員はこのセッションを通じて、日常的に身体を動かすことを習慣付ける方法を学ぶことができます。1 年を通して継続的に身体を動かすために、Dropbox で積極的に取り入れている方法をいくつかご紹介します。
ウォーキング ミーティング：Zoom 会議をウォーキング ミーティングに変えて、話し合いながら体を動かします。
アクティブ ワークステーション：スタンディング デスクやデスク下に設置できるウォーキング マシンの利用を検討します。たとえば、Dropbox では、こうしたアクティブなデスク環境を推奨しており、従業員の特典の一環として費用を補助しています。
毎日の散歩：在宅勤務のチームの場合、通勤時間を想定して、1 日の始まりや終わりに散歩をするよう促すことができます。
クラスに参加する：チーム メンバーに、昼間のフィットネス クラスを予約して日々の活動に運動の時間を加えるよう促すことができます。
Dropbox では、チームが身体を動かす時間を最大限に活用できるよう、毎日のエネルギー レベルに合わせて運動の計画を立てることを推奨しています。身体を動かすと元気になると感じるメンバーは、集中して取り組む作業の前に運動を取り入れるのが良いでしょう。体力を消耗すると感じるメンバーは、最も忙しい仕事が終わったときにスケジュールすると良いでしょう。
Dropbox では、ウェルビーイング キットの一環として「エネルギー レベルを管理する」演習を作成し、メンバーが自分に合った方法を見つけられるようサポートしています。個人またはチームでこの演習を使って、1 日の中でエネルギーが特に高いと感じる時間帯、低いと感じる時間帯や、どのタスクがエネルギーを満たし、どのタスクが消耗させるのかを図表化できます。その情報を活用することで、エネルギー レベルに合わせて 1 日を計画し、エネルギーが満たされているときに最も複雑なタスクを実行するよう設定できます。
10. 定期的に自己評価する
Dropbox では、カレンダーを見直し、時間をどれだけ有効に使えたかを評価することで、生産性を自己評価するようにしています。会議やタスクに赤、黄、緑のフラグを付けて、時間の使い方について「悪かった」「まあまあ」「良かった」を示します。その情報をもとに、どうすればもっと生産性を高められるかを評価します。これにより、チームでの作業をスムーズに進められ、時間を最大限に有効活用できるようになります。
生産性を高めるもう 1 つの優れた方法は、フロー状態（集中力と効率性が非常に高い状態）に入っているタイミングを特定し、そこに到達するのに役立った条件を評価することです。これは少し難しい作業ですが、ある研究では、気が散る要因を極力なくし、明確な目標を設定することで、フロー状態に入りやすくなることが示されています。
先週フロー状態に入るのに役立った条件や目標を書き留めるよう、チームに課題を与えることもできます。その後、会議を開き、各メンバーがどのようにして最高の集中力に達するのか、その違いと類似点を明らかにするチーム ビルディング アクティビティを行います。
リモート ワークの生産性を高める方法は人それぞれ
分散した場所で働くチームで、生産性を最大限に高めるための方法は、個人レベルでは異なる場合があります。私たちのチームでもそうです。そのため、チーム メンバーを理解し、各メンバーに最適な方法を見つけるための多様な戦略を提供することが重要です。
こうしたヒントの多くは、チームが集中力を発揮し、それを維持できるよう支援することに重点を置いていますが、おわかりのように、良い仕事をする方法はそれだけではありません。
生産性を向上させ、大きな成果を挙げるためのさらなるヒントについては、集中力についての専門家、グロリア・マーク教授をゲストに迎えた「Remotely Curious ポッドキャスト：集中力」をお聴きください。
