ファイルをパスワード保護する方法

懐中電灯を持った悪人がキャビネットの中を物色するといった程度の話ではもはやありません。今日では、誰かが一瞬のうちに情報を見たり、盗んだり、破壊したりできます。財務データだけでなく、お客様の個人情報も実際にサイバー攻撃の対象となり得ます。

パスワード保護は目新しいものではありませんが、多くの企業が正しく行っていません。Office スイートでドキュメントやスプレッドシートを暗号化することはできますが、なじみのないファイルやフォルダはどうでしょうか。

画像、動画、グラフィック ファイル、データベース ファイルの各形式は、保護方法が異なります。しかし、こういった形式のファイルを Dropbox アカウントに保存して、パスワード保護を設定すれば、それですべてが完了します。

このガイドでは、Mac や Windows パソコンでファイルをパスワード保護する方法や、Dropbox を使ってあらゆるデバイスでファイルをパスワード保護する方法を説明します。しかし、まず、ファイルをパスワードで保護することがなぜそれほど重要なのかを見てみましょう。

ファイルをパスワード保護すべき理由

ファイルをパスワード保護する理由として、ファイルの内容が知られると単純に困る、厄介な電話をかけなければならなくなるといったことから、自社の競争力が失われるおそれまで、さまざまな理由が挙げられます。ファイルをパスワード保護しない場合、以下のような問題が発生するかもしれません。

• 優位性の喪失：事業計画、製品のアイデア、マーケティング戦略、財務データが悪意のある人物の手に渡ってしまうと、データが悪用され不利益を被る可能性があります。パスワードを設定することで、これを防ぐことができます。
• 信頼の失墜：個人情報を保護しない会社に、たとえ単なる住所であっても、自分の情報を教えるでしょうか。私たちも、そしてもちろんお客様も教えるはずがありません。
• アクシデント：メール アドレスのタイプミス、リンクの誤共有などのミスがうっかり発生してしまうこともありますが、ファイルをパスワードで保護すれば、ほとんどのミスは気にする必要がありません。
• デバイスの侵害：デバイスのパスワードに頼っているだけでは、データを安全に保つことはできません。Dropbox のファイルをパスワード保護すれば、会社全体のセキュリティがいっそう強化されます。
• コンプライアンス違反：セキュリティが不十分な場合、規制機関の取り決めに抵触しやすくなります。これにより、罰金や法的措置をとられるといった悪影響を会社に及ぼす可能性があります。パスワードを使用することで、これを回避できます。

ハーバード ビジネス レビューのあるレポートによると、データ侵害を受けた企業はナスダックでの株価が 2 年後に 11.9 % 下回っており、データ セキュリティとパスワード保護が経済に及ぼす影響は明らかです。

ファイルをパスワード保護する理由は数多くありますが、ビジネス上の重要な理由として、財務と評判の保護にも役立つことが挙げられます。

Windows でファイルまたはフォルダをパスワード保護する方法

Windows パソコンで Office スイートにある Microsoft Word ドキュメントなどのファイルをパスワード保護することができます。Microsoft が定めている手順は、以下のとおりです。

1. ドキュメントを開き、［ファイル］ > ［情報］ > ［文書の保護］ > ［パスワードを使用して暗号化］の順に選択します。
2. パスワードを入力し、確認のためにもう一度入力します。
3. ファイルを保存して、パスワードが設定されていることを確認します。

次の手順に従って、Windows でフォルダのパスワードを設定することもできます。

1. Windows エクスプローラーでフォルダを右クリックします。
2. ［プロパティ］を選択します。
3. ［全般］タブ内の［属性］セクションにある［詳細設定］ボタンをクリックします。
4. ［内容を暗号化してデータをセキュリティで保護する］をオンにします。
5. フォルダに戻ると、各ファイルのアイコンに黄色の小さな錠前が表示されているのがわかります。

これで、フォルダがパスワード保護された状態となります。これはアカウント レベルで機能するので、Windows を使用している間、ファイルは自動的に復号化されます。

Windows を使用してファイルやフォルダをパスワード保護すると、Dropbox を使用する場合と比較していくつかの欠点があります。パスワード保護は特定の Windows パソコンとアカウントに限定されているため、さまざまなデバイスからファイルにアクセスしたり、ファイルを共有したりする場合にはあまり効果的ではありません。Windows アカウントに不正アクセスされると、パスワード保護が迂回され、ファイルのセキュリティが侵害されるおそれもあります。

このような欠点はありますが、わかりやすく複雑ではない作業の場合は Windows のパスワード保護で十分です。

Dropbox で高速、シンプル、強力なパスワード保護

Mac または Windows デバイスに関する上述のヒントは、ローカル マシン上のファイルまたはフォルダをパスワード保護する方法を知りたいときには役立ちます。しかし、そのデータを他の場所に保存したい場合や、他の人と共有したい場合は、いったいどうすればよいのでしょうか。Dropbox なら、Windows や Mac ではできない方法で、あらゆる種類のファイルやフォルダを保護または共有することができます。

Dropbox を使えば簡単です。Dropbox を使えば簡単です。ストレージや同期だけでなく、データがどこにあっても、安全に保護し管理することがもっと簡単にできます。Dropbox が、機密データの管理や取り扱いにどれほど役立つかを以下に示します。

• あらゆるファイルのパスワード保護：フォルダやファイルへのリンクにパスワードを設定してから共有し、情報を閲覧する人物を管理します。パスワードを入力した人だけに、ファイルの閲覧やダウンロードが可能となります。
• 多要素認証：Dropbox アカウントに多要素認証を簡単に追加して、アカウントに保存しうるすべてを最高水準で保護することができます。
• リンクのアクセス権限の設定：Dropbox では、リンクのアクセス権限の設定、パスワードの追加、有効期限の設定が簡単にできるため、組織全体でファイルへのアクセスを正確に制御できます。

dropbox.com でファイルをパスワード保護するには次の手順に従います。

1. ファイル名にカーソルを合わせて［共有］をクリックします。
2. ［設定］をクリックします。
3. パスワードを追加するリンクに応じて、［編集用リンク］または［閲覧用リンク］をクリックします。
4. ［パスワードを要求する］の横にあるトグルを［オン］に切り替えます。
5. ファイルのパスワードを設定します。
6. ［保存］をクリックします。

Dropbox では高度なセキュリティ保護が可能ですが、パスワードは多面的な防御策の一つにすぎません。

ファイルをパスワード保護して誰が何を閲覧できるかを管理

Dropbox に保存されるどのファイルも、すでに何重にも保護されていますが、パスワード保護を追加することでさらに保護を強化し、すべてのファイルを正確に管理できます。

Dropbox を使用してコンテンツをアップロードしたり、ファイルの共有やフォルダの共有をしたりすると、パスワードを追加するオプションが必ず表示されます。パスワード保護は、アカウントにあるどのデバイスや OS でも、数回クリックするだけで簡単に追加できます。