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在宅勤務を効果的に行うための 5 つのヒント

読了目安:5 分

2024 年 10 月 27 日

在宅勤務を成功させる方法

多くの人は、テレワークで働くことを夢のように感じているかもしれません。何しろ、通勤が不要で、朝早く起きる必要がなく、服装も規則に縛られることがないのです。しかし、この自由でリラックスした働き方にもデメリットはあります。

在宅勤務で働くためには、意外かもしれませんが、ある種のスキルが必要です。自分自身とチームが最大限の生産性を発揮するために最適なバランスを見つける必要があります。つまり、9 時 2 分前に飛び起きるとか、1 日中パジャマで過ごすといったことをしていてはダメなのです。

このようなちょっとしたことで自分を甘やかしていると、仕事に対する姿勢全般に悪影響を及ぼしかねません。テレワークの環境は人それぞれですが、集中して懸命に働く姿勢を忘れてはなりません。

在宅勤務には独特の課題があります。オフィス勤務のようにチームと顔を合わせて仕事をすることができないのです。しかしこれをネガティブに捉える必要はありません。お互いが物理的にすぐそばにいなくても、チームとして密接にコラボレーションすることは十分に可能です。

Dropbox で生産性と共同作業を劇的に改善

テレワークをフル活用しましょう。Dropbox のツールを使えば、どこにいてもチームとのつながりとセキュリティを確保し、整然と作業に取り組めます。

自宅のテーブルでノート パソコンとノートを持って仕事をしている人。効果的な在宅勤務環境を表しています。

在宅勤務は実際にうまくいくのか

多くの企業はテレワークについて何らかの制限を設けていますが、それはおそらく、「これまで慣れ親しんできた働き方とは違う」という一点に起因しています。これまでの考え方では、オフィスに出社して 8 時間働くことこそが、生産性を発揮する有効な働き方でした。なぜそれを改める必要があるのか、という考えが背景にあるのです。

マネージャーや上司がリモート ワークの実施には慎重であるべきと考える理由は数多くあります。もしあなたのチームでリモート ワークの可否を検討しているのなら、次に挙げる懸念とその解決策を参考にしてみてください。

 

懸念 1: オフィス外の人とはファイルを安全に共有できない

Dropbox のファイル共有機能を使えば、アカウントとファイルが複数のセキュリティ レイヤーによって安全に保護されます。不正アクセスは未然に防止され、多要素認証など、自身やチームに合わせてセキュリティ設定を調整できます。

また、パソコン、ウェブ、モバイル、リンクしたサードパーティ製アプリと、複数の手段でファイルにアクセスできるので、会社支給のパソコンを自由に使えない場合でも必要な作業ができます。

パスワードの強度、2 段階認証、暗号化設定、共有コンテンツの監視機能を備えた Dropbox 管理コンソール。

リモート ワークのためのヒント

テレワークを試してみたくなりましたか?では、テレワークを効果的に導入、実践するためのヒントをいくつかご紹介しましょう。

 

1. 物事を急激に変えようとしない

まず、起床時間はこれまでと同じ時間を維持しましょう。睡眠は心身の健康全般にとても大きな影響を与えるので、これまで午前 1~3 時だった就寝時間を午後 11 時に変えると、効果がてきめんに表れます。

睡眠時間は最低でも 7~8 時間確保することを目指すとともに、朝寝坊をする誘惑に負けないようにしましょう。平日であるにもかかわらず、週末と同じような行動をし始めてしまうと、長年磨いてきた仕事のマインドセットから切り離され、重要な仕事の習慣が失われていきます。

 

2. 適切な服装を選ぶ

無理のない範囲で、仕事にふさわしい服装をするようにしましょう。最近では、多くの会社でカジュアルな服装が許されるようになっているので、ラフなジーンズとお気に入りの T シャツという格好からさらにリラックスしようとすると、選択肢はパジャマくらいしか残りません。

パジャマは確かに気楽かもしれませんが、それでは「一生懸命」とはほど遠い、むしろ「くつろぎ」を連想させるイメージの衣服に身を包んで仕事をすることになります。簡単に言えば、たとえカジュアルなものであっても「仕事用」の服を着ることで、仕事に取り組む正しい心構えを整えることができます。実際に試してみれば、服装の違いがもたらす影響にびっくりすることでしょう。

 

3. 切り替えの時間を作る

通勤を楽しんでいる人はあまりいないと思いますが、その時間は気持ちを切り替える重要な役割を果たしています。長時間の電車やバスでの通勤は、不快ではありますが、仕事とプライベートを明確に区別するものです。

テレワークのときも、頭を仕事モードに切り替えるための時間を作ってみましょう。たとえば、通勤中にいつも音楽を聴いているのであれば仕事前に 15 分だけ音楽を、本を読んでいるのなら 1 章だけ読書を楽しみましょう。集中して仕事に取り組むためには、精神的な準備も必要です。

自宅で仕事をしていても、できるだけ体を動かし、外出しましょう。オフィスに行く必要がなくなったからといって、外の世界がなくなったわけではありません。仕事の始まりと終わりには、通勤の代わりに散歩をしましょう。そうすると、頭がすっきりして仕事モードのオンとオフをうまく切り替えることができます。

 

4. 新しい方法を試す

テレワークで特に苦労するのは、これまでのオフィスでの仕事の進め方をいかにして自宅に持ち込むかです。しかし、必ずしもこれまでと同じやり方を踏襲する必要はありません。チーム メンバーと話し合いながら、全員にとって最善の方法を見いだし、離れた場所にいてもこれまで以上に緊密に共同作業するための改善点を見つけましょう。また、全社規模でテレワークを実践しようとしている場合は、人事や経理などの基幹部門の担当者が全社員と簡単に連絡を取れるようにすることも大切です。会社全体で円滑にコミュニケーションを図れるように工夫しましょう。

1 日の仕事が終わったら、仕事関連の通知をオフにすることも重要です。在宅勤務中は、常に連絡を取り合うべきだというプレッシャーを感じる社員もいます。しかし、非同期型ミーティングなどの戦略を全社的に採用することで、リモート勤務の社員が勤務時間外にメッセージに対応する必要があると感じないようにすることができます。

 

5. 同僚と連携をとる

Zoom や Slack(どちらも Dropbox との連携に対応)、ビデオ会議、昔ながらの電話。たとえ同じ部屋にいなくても、チーム メンバーと連絡を取り合う手段はいくらでもあります。

それに、集中して仕事をしているときは、そもそも話をあまりしないものです。テレワークを導入しているかどうかにかかわらず、インスタント メッセンジャーを各自のパソコンにインストールしておけば、オフィスを歩き回らなくても会話ができます。

リモート ワークがチームにもたらすメリット

気分を変えることのメリットは、誰もが知るところです。テレワークがもたらす柔軟性、たとえば昼休みの時間帯に配管工事を頼めるとか、午後に地元の歯医者に予約を入れられるといったことは、社員の満足度を大幅に高め、よりよい企業文化の確立に貢献します。

またある調査によると、転職先に求める条件として、常時または一定の日数テレワークで働けることを重視する人は約半数に上っています。社員にテレワークを認め、適切なワークライフ バランスを実現できるように配慮することは、人材採用の面でも大きな意味があると言えるのです。

在宅勤務をより効率的にするには、適切なソフトウェアが必要です。Dropbox は、生産性向上ツール共同作業ツールを包括的に備えており、どこにいてもあなたとチームが円滑に作業できるように支援します。「仕事用」ファイルと「プライベート用」ファイルを区別するためのチーム アカウントと個人用アカウントの個別設定から、ブラウザ ベースの動画レビューまで、Dropbox には在宅勤務に必要なものがすべて揃っています。

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