드와이트 D. 아이젠하워가 사용한 방법을 기반으로 한 시간 관리 도구인 아이젠하워 매트릭스를 사용하여 업무 계획 및 작업량 처리 기술을 향상시키세요.
아무도 비생산적인 삶을 계획하지 않습니다. 특히 직장에서는 더욱 그렇습니다. 하지만 시간이 흐르고 긴급한 요청이 들어오면 할 일 목록이 늘어납니다. 이렇게 되면 집중력을 유지하고 생산적으로 일하기가 더 어려워집니다.
중요한 마감 기한을 놓쳤든, 장기 프로젝트 일정에 뒤처졌든, 앞서가느냐 뒤처지냐는 업무의 우선순위를 정하는 방법을 아는지에 달려 있습니다. 이때 아이젠하워 매트릭스가 그 진가를 발휘하죠.
아이젠하워 매트릭스의 이해
아이젠하워 매트릭스(아이젠하워 박스 또는 긴급/중요 매트릭스라고도 함)는 작업의 우선순위를 정하고 작업 부하를 관리하기 위한 간단한 프레임워크입니다.
이 이름은 미국의 34대 대통령이자 5성 장군인 드와이트 D. 아이젠하워의 이름을 따서 지어졌습니다. 아이젠하워는 많은 일을 해낸 것으로 유명했습니다. 그의 목표 설정 및 시간 관리 방법은 스티븐 코비를 포함한 많은 사람들에 의해 연구되었습니다. 코비는 그의 책 "성공하는 사람들의 7가지 습관"에서 아이젠하워의 아이디어를 먼저 어떤 작업을 해야 할지 결정하는 간단한 도구인 아이젠하워 매트릭스로 바꾸었습니다.
아이젠하워 매트릭스란 무엇인가? 기본적으로 이는 아이젠하워의 다음 명언을 실천할 수 있게 해주는 전략입니다. "나에게는 긴급한 문제와 중요한 문제, 두 가지가 있습니다. 긴급한 일은 중요하지 않고, 중요한 일은 결코 긴급하지 않습니다."
우리가 해야 할 일은 업무를 긴급성과 중요성에 따라 평가하는 일뿐이죠.
아이젠하워 매트릭스의 원리
기업과 개인 모두 아이젠하워 매트릭스를 사용해 일간 업무와 주간 업무를 계획하고, 업무를 배정하며, 업무의 우선순위를 정하고, 일정을 짤 수 있습니다.
아래의 4개 구역 중 하나에 작업을 배치하면 작업의 긴급성을 파악하고 적절하게 처리하는 방법을 알아낼 수 있습니다.
제1사분면
긴급하고 중요한 일(즉시 완료해야 할 작업) - 이는 가능한 한 빨리 처리해야 하는 "먼저 해야 할" 작업입니다. 이러한 요청은 일반적으로 예상치 못한 상황으로 인해 마지막 순간에 발생하는 요청입니다. 일반적으로 이와 같은 작업은 즉시 또는 같은 날 완료되어야 합니다. 예를 들어, 아픈 동료를 대신해 프로젝트를 진행하거나 공급망 중단 등 예상치 못한 비상 상황을 처리하는 경우가 있습니다.
제2사분면
중요하지만 긴급하지 않은 작업(나중에 완료할 작업) - 이는 중요하지만 특별히 확실한 마감일이 없어서 나중에 완료하도록 일정을 잡을 수 있는 장기 목표/작업입니다. 전문 자격증 취득이나 예산 감축 등 장기적인 사업 목표 계획 등을 예로 들 수 있습니다.
제3사분면
긴급하지만 중요하지 않은 작업(다른 사람에게 위임할 작업) - 이러한 작업은 즉시 완료해야 하지만 귀하의 주의가 필요할 만큼 중요하지 않을 수 있으므로 팀의 다른 멤버에게 위임할 수 있습니다. 이러한 예로는 일상적인 업무나 명확한 목적 없이 장시간 진행되는 회의/전화 통화 등이 있습니다.
제4사분면
긴급하지도 중요하지도 않은 작업(제거해야 할 작업) - 이러한 작업은 방해가 되므로 가능하면 피해야 합니다. 많은 경우 이러한 유형의 작업은 간단히 무시하거나 취소할 수 있습니다. 이러한 예로는 사회 활동이나 불필요하게 긴 업무 휴식 등이 있습니다.
아이젠하워 박스는 작업의 중요도와 긴급성에 따라 작업을 시각화하는 데 도움이 됩니다. 이런 식으로 자신의 업무에 대해 생각하면 가장 중요한 일을 먼저 하고 가능한 한 빨리 끝내기가 더 쉽습니다.
긴급성과 중요성의 구분
우선순위 매트릭스를 만들 때 긴급한 작업과 중요한 작업을 구분하는 정해진 방법은 없습니다. 하지만 생각해 보는 게 중요해요. 실제로는 아이젠하워 박스로 계획을 세울 때와 비교했을 때 작업이 어떤 범주에 속하는지 결정하는 것이 더 어렵습니다.
간단히 설명하면 긴급한 업무는 불가피하고 즉각적인 관심을 요하는 업무이고, 중요한 업무는 세심한 계획이 필요하고 장기적인 목표를 달성하는 데 필요한 업무입니다. 예를 들어, 중요한 클라이언트와 통화하는 것은 긴급한 일, 최신 연구를 지속적으로 파악하고 습득하는 것은 중요한 일로 구분할 수 있죠.
아이젠하워 매트릭스의 장점
아이젠하워의 긴급/중요 매트릭스의 주요 장점 중 하나는 구현이 매우 쉽다는 것입니다. 값비싼 소프트웨어 패키지를 구매할 필요도 없고, 매트릭스를 제작하는 데 많은 시간을 할애할 필요도 없습니다.
우선순위 매트릭스는 명확한 우선순위를 설정하여 시간을 보다 효과적으로 관리하는 데 도움이 됩니다. 이 기능은 여러 프로젝트나 고객의 업무를 동시에 처리하는 관리자, 사업주, 프리랜서에게 매우 유용합니다.
아이젠하워 매트릭스의 단점
우선순위 매트릭스에는 몇 가지 단점이 있습니다. 어떤 일이 얼마나 중요한지 판단하기는 어려울 수 있습니다. 이로 인해 잘못된 사람에게 작업이 주어질 수 있으며, 작업의 질이 떨어질 수 있습니다.
또한, 긴급한 업무를 즉각적으로 처리할 수 없는 경우가 있을 수 있다는 점도 염두에 두는 것이 좋습니다. 지식의 결여, 시간 부족, 각종 규제와 요식 체계, 긴급/중요 업무의 과다 등이 그 이유가 될 수 있죠. 그래서 의사 결정이나 시간 관리 측면에서는 우선순위 매트릭스의 효용성이 떨어집니다.
아이젠하워 매트릭스를 통한 업무와 워크로드 관리
긴급/중요 매트릭스는 업무 및 프로젝트 관리를 위한 훌륭한 시작점이 될 수 있습니다. 그런 다음 이를 사용하여 일상 업무를 개선할 수 있는 기회를 찾을 수 있습니다.
1. 프로세스를 더 쉽게 관리하세요
업무를 적절한 사분면으로 구분한 다음, 중요한 활동을 적시에 처리할 수 있는 시간 관리 프로세스를 수립하면 되죠. 예를 들어, Dropbox를 사용해 할 일 목록을 더 효율적으로 관리하고 타임라인 템플릿을 구축할 수 있습니다. 이러한 업무 관리 도구는 중요하지만 긴급하지는 않아 뒤로 미룰 수 있는 업무의 마감 기한과 알림을 설정하고, 긴급하지만 중요하지 않은 업무를 다른 팀원들에게 배정하는 데 사용됩니다.
2. 기본 작업에 대한 자동화 설정
업무 자동화 도구를 도입하는 것도 고려하는 것이 좋습니다. 업무를 자동화하면 처리는 해야 하지만 세심한 계획이나 분석이 필요 없는 작업을 간편하게 처리할 수 있죠. Dropbox 생산성 앱의 자동화 도구나 통합 기능을 사용하면 긴급하지만 중요성은 떨어지는 3사분면 유형의 업무를 적절하게 '배정'해 비즈니스의 시간 효율성을 높일 수 있습니다. Dropbox Paper에서 마감 기한을 설정해 업무를 팀원에게 배정하거나, Dropbox 파일에서 바로 팀원의 Trello 카드로 업무를 복사할 수 있죠. 콘텐츠 자동 수집 도구는 시간이 많이 소요되고 오류가 빈번하게 발생해 업무의 지체를 유발하는 작업을 제거해 향후 팀 업무의 생산성을 향상하는 역할을 합니다.
3. 시간 관리 최적화
조금 더 나은 결과를 원한다면 아이젠하워 박스와 다른 시간 관리 도구를 결합해 사용하는 것도 고려해보세요. 예를 들어, '개구리 먹기'와 같은 시간 관리 전략을 사용할 수 있습니다. '개구리 먹기'는 "한 마리의 개구리를 먹어야 한다면 아침에 일어나자마자 먹는 것이 낫다"라는 Mark Twain의 명언에서 기인한 것으로, 비즈니스의 관점에서 보면 가장 크거나 복잡한 업무를 먼저 처리한 후 마감일 등의 다른 요소를 기반으로 우선순위를 정할 수 있는 조금 더 간단한 업무를 처리해야 한다는 것을 의미합니다. 또 다른 예로는 ABCDE 방식을 들 수 있습니다. 이 방식은 기본적으로 중요도에 따라 업무에 A부터 E까지의 값을 매겨 해당 순서대로 업무를 완료하는 것을 말합니다.
아이젠하워 매트릭스와 드롭박스를 결합하여 효율성을 높이세요
아이젠하워 박스는 매우 효과적인 업무/시간 관리 도구가 될 수 있으며, Dropbox의 기능 세트도 마찬가지입니다. 둘은 서로 뗄 수 없는 관계입니다. 업무의 우선순위를 정하는 방법을 익히면 업무 효율성을 향상하고, 시간을 허비하는 활동을 최소화하고, 장기적인 비즈니스 목표를 구축할 수 있죠.
