오늘날 지식 노동자들이 직면한 과제를 더 잘 이해하기 위해 우리는 Economist Impact와 함께"잃어버린 초점을 찾아서"라는 제목의 연구를 진행했습니다. 우리가 수집한 데이터는 현대의 업무 환경에서 마주할 수 있는 온갖 방해 요소를 감안할 때, 팀의 생산성을 유지하는 방법을 알아내는 것이 중요하다는 사실을 다시 한번 확인시켜 주었습니다.
하지만 팀원들이 서로 다른 장소에서 일하는 경우 서로의 생산성을 지원하는 것은 까다로울 수 있습니다. 목표 설정부터 우선순위 정하기까지 모든 것이 더 어려워지므로, 우리는 해당 분야에서 팀을 지원하는 시스템을 만들어야 했습니다.
Virtual First에서의 경험을 통해 우리는 원격으로 생산성을 유지하는 전문가가 되어야 했습니다. 우리는 배운 내용을 공유하고자 팀의 생산성을 유지하는 데 도움이 되는 핵심 팁 목록을 만들었습니다.
1. 언제 협업할지 결정하세요
Dropbox에서는 핵심 협업 시간을 사용하는데, 이는 4시간 블록으로 나누어 모든 회의를 진행합니다. 전화 통화를 위한 특정 시간을 지정하면 시간대에 관계없이 모든 사람이 동기화된 통화에 참여할 수 있습니다.
게다가 다른 사람들과 마찬가지로 영상 회의에 대한 피로감을 느끼기 때문에 회의를 최소화하고 회의 없는 시간을 갖는 것이 뇌를 상쾌하게 유지하는 데 도움이 됩니다. 즉, 심도 있는 작업과 협업을 위한 시간을 확보할 수 있게 되죠.
우리는 서로 다른 시간대를 수용하면서도 어디에 있든 만날 수 있을 만큼 충분한 겹침을 남겨두기 위해 지역에 따라 다른 시간대를 설정합니다.
우리는 기본적으로 비동기적으로 의사소통을 유지하려고 노력합니다. 의사소통은 Slack과 이메일을 주로 활용합니다. 하지만 대면 회의를 줄이는 것만으로는 충분하지 않을 수 있습니다. 끊임없이 이메일과 개인 메시지를 주고받는 것은, 특히 팀원들이 즉시 답장을 보내려고 할 때 매우 방해가 될 수 있습니다. 실제로, 연구에 따르면 단일 인스턴트 메시지에 응답한 후 작업으로 돌아가는 데 최대 8분이 걸릴 수 있습니다. 우리는 비생산적인 채팅 메시지가 전반적으로 집중력을 잃는 가장 큰 원인이라는 사실을 발견했습니다.
의사소통을 진정으로 비동기적으로 만드는 것은 "인스턴트 메시지"라는 이름에서 암시되는 압박감 없이 원하는 시간에 답장할 수 있다는 기대입니다. 이렇게 하면 모든 팀원이 매일 열심히 일하는 시간을 갖게 됩니다.
이러한 규칙과 지침은 팀원들이 업무 리듬을 확립하는 데 도움이 되는 유용한 의식을 형성할 수 있습니다.
모든 사람이 미리 이를 작성한 다음, 서로 다른 팀원이 어떻게 일하는 것을 선호하는지 논의하기 위해 만납니다. 이를 통해 사람들이 선호도를 공유할 수 있을 뿐만 아니라, 모든 사람이 서로를 알아가는 데 도움이 되는 훌륭한 팀 결속력 강화 방법이기도 합니다.
워크시트의 답변을 분석한 결과, 생산성에 가장 큰 영향을 미치는 핵심 요소는 4가지라는 것을 알 수 있었습니다.
개인정보 보호: 다른 사람들과 함께 있는 커피숍에서 더 쉽게 집중할 수 있을까? 아니면 집 사무실에 고립되어 있을 때 더 많은 일을 해낼 수 있을까요?
배경 소음: 그들은 일하는 동안 항상 기분을 좋게 하는 음악을 틀어두는 걸 좋아합니까? 아니면 그들은 조용한 분위기를 선호하며, 소음 차단 헤드폰을 사용하는 게 도움이 될까요?
편안함: 등을 받쳐주는 조절식 책상과 의자가 있나요? 그들은 서서 일하는 것을 선호합니까? 그리고 그것을 수용할 수 있는 장비가 있습니까? 부상을 예방하기 위한 손목 보호대가 있나요?
디자인: 식물, 예술 작품, 화려한 머그잔 등 개인 사무실 장식을 선호합니까? 아니면 방해 요소가 전혀 없는 빈 책상을 원할까요?
이러한 자기 인식을 바탕으로 팀원들이 업무 환경을 설계하도록 돕는 것은 팀원들이 편안함과 안정감을 느끼고 집중력을 높이는 데 도움이 됩니다. 하지만 때로는 아무리 잘 갖춰진 사무실과 잘 고안된 계획이라도 우리가 올바른 길을 가기에 충분하지 않습니다. 우리는 책임을 다하는 데 도움이 필요합니다.
3. 명확한 작업 우선순위를 정하세요
Dropbox와의 인터뷰에서 4,000 Weeks: Time Management for Mortals의 저자인 올리버 버크먼은 많은 사람들이 "일 외에도 100% 완벽한 근로자가 되고, 100% 완벽한 사람이 될 수 있는 방법이 반드시 있을 것"이라고 믿는다고 말했습니다. 하지만 버크먼이 지적했듯이 "백분율은 그런 식으로 적용되지 않습니다."
그는 우리 팀이 원격으로 일하기 때문에 비동기식 근무 시간처럼 독립적으로 일한다고 가르쳐 주었습니다. 즉, 시간을 잘 관리하기 위해서는 규율, 지식, 도구가 필요하다는 뜻입니다. 직장과 개인 생활에서무엇을 할 것인지 우선순위를 정하는 것은 우리의 업무가 생산적이고 영향력 있게 이루어지도록 보장하는 첫 번째 도구입니다. 게다가 집중력과 성취감을 느끼는 데 필요한 건강한 균형을 찾는 데 도움이 됩니다.
원격으로 일하는 우리에게는 업무의 우선순위를 정하는 것이 특히 중요합니다. 실시간으로 동료에게 명확히 물어볼 수 없고, 서로에게 의존하기 때문입니다. 우리의 업무가 다른 팀원에게 영향을 미치고, 결과적으로 그 결과가 업무 우선순위를 정하는 데 도움이 된다는 점을 이해합니다.
우리는 또한 아이젠하워 매트릭스를 사용합니다. 여기에는 4면 그리드를 따라 작업을 분류하는 것이 포함됩니다.
긴급하고 중요한 일: 이러한 작업은 가능한 한 빨리 수행하세요.
중요하지만 긴급하지 않은 작업: 이러한 작업을 위임하세요.
긴급하지만 중요하지 않은 작업: 이러한 작업은 나중으로 예약하세요.
긴급하지도 않고 중요하지도 않음: 여기에 집중하지 마세요.
마지막 사항은 우선순위를 정하는 데 특히 중요합니다. 팀원들에게 모든 업무를 할 일 목록의 맨 위에 있는 것처럼 다루면 안 된다는 사실을 알려주세요. '아니오'라고 말하는 건 어려울 수 있으므로, 덜 시급한 작업에 대한 계획을 세우는 게 도움이 됩니다. 예를 들어, 개인적으로 처리할 필요가 없는 업무는 위임할 수 있습니다.
팀원이 불필요한 회의를 하는 경우, 회의에 참석하는 다른 사람에게 위임하거나 도구를 사용하여 필요한 정보를 얻도록 할 수 있습니다. Otter와 같은 회의 녹음 및 필사 소프트웨어를 사용하면 회의의 주요 내용을 간략하게 요약하고 참석하지 않은 사람들에게도 관련 있는 부분이 있는지 확인할 수 있습니다. 워크숍을 조직하고 "직장에서의 우선순위 지정 방법 워크시트"와 같은 효과적인 업무 관리에 대한 리소스를 제공하여 팀원들에게 이러한 기술을 가르치세요.
계획을 세우고 실행 항목을 정했다면 이제 팀의 커뮤니케이션을 구성할 차례입니다.
4. 효과가 있는 것에 집중하세요
우리는 팀원들이 매일 의식을 갖도록 격려하면 일관된 일정을 유지하고 생산성을 향상시키는 데 도움이 된다는 것을 발견했으며, 최근 연구 결과도 이러한 결과를 뒷받침합니다. 우리에게 효과가 있었던 몇 가지 의식 유형은 다음과 같습니다.
집중력 향상을 위한 리소스 제공. 효율성 키트 “근무일 집중력 향상” 연습에서는 방해 요소를 분석하고 이를 피하는 방법을 자세히 설명합니다. 리소스의 방해 요소 점수표는 시작하기에 좋은 곳으로, 팀에서 집중을 방해하는 모든 요소를 기록할 수 있습니다. 그런 다음, 가이드에 따라 특정 시간 동안 휴대전화를 방해 금지 모드로 전환하는 것과 같은 작은 루틴을 만들 수 있습니다.
심리적 안녕을 위한 명상 수행. 일부 회의를 시작할 때 60초 분량의 짧은 명상 세션을 갖는 것이 좋습니다. 이를 통해 모든 사람이 창의적이고 아이디어에 열려 있는 올바른 사고방식을 갖게 되며, 스트레스가 많은 날에도 기분이 좋아집니다.
하지만 팀의 생산성을 높이는 데 도움이 되는 방법은 그보다 더 많습니다.
5. 팀의 생산성에 투자하세요
때로는 생산성을 높이려면 시간이나 돈에 대한 사전 투자가 필요합니다. 그래서 우리는 우리 팀이 요구하는 도구를 갖추도록 노력합니다. 단순히 시간을 절약하는 것만은 아닙니다. 그러면 그들은 자신이 소중하게 여겨지고 이해받는다고 느끼게 됩니다.
예를 들어, 팀에서 "이것을 자동화할 방법이 있어야 합니다."라고 말하면, 대개는 그 방법을 알아내기 위해 사전에 시간을 투자하는 것이 좋습니다. 이를 위한 한 가지 방법은 생산성을 높이는 전문적인 개발을 위한 지정된 시간대를 만드는 것입니다. 또한, 팀이 개발하고 싶은 핵심 기술을 향상시키기 위해 해당 시간대에 워크숍을 구성할 수도 있습니다.
Dropbox에서는 Dash와 같은 협업 도구를 사용하여 단일 대시보드에서 업무 자료를 찾고, 접근하고, 공유합니다. 이는 시간을 크게 절약하고 생산성을 높이는 방법입니다. 이 기능을 사용하려면 "소셜 미디어 지출"과 같이 찾으려는 내용을 입력하기만 하면 모든 폴더, 앱, 클라우드에서 관련 문서를 검색해 줍니다.
이 서비스는 검색어에 따라 모든 관련 문서와 요약을 제공하고, 문서에서 정보를 추출하여 각 문서를 검색하는 데 걸리는 시간을 절약해줍니다.
기술 도구만큼 중요한 것은 팀이 편안하게 작업하는 데 필요한 두 번째 모니터와 같은 물리적 장비를 제공하는 것입니다. 이는 생산성을 크게 바꿀 수 있습니다. 당사의 Perks Allowance와 같은 수당을 제공하는 경우, 귀하의 팀은 이를 개발 과정이나 직장 장비 구매에 사용할 수 있습니다. 모니터와 같은 간단한 장치만으로도 작업 속도를 높일 수 있으므로 그러한 투자는 가치가 있습니다.
6. 자기 조절과 "포모도로" 휴식을 시도하세요
집중력과 원격근무에 대한 연구에 따르면,원격근무자의 63%가 항상 대기하고 있어야 한다고 생각하는 것으로 나타났습니다. 우리는 분산된 팀이 그런 종류의 압박감을 느끼기를 바라지 않습니다. 원격 근무의 가장 좋은 점 중 하나는 자유입니다.
그래서 우리는 타임박싱, 즉 작업을 개별적인 시간 단위로 나누고 그 사이에 휴식을 취하는 관행을 사용합니다. 이렇게 작업 사이에 휴식을 취하는 것이 우리에게는 매우 효과적이어서, 다른 사람들도 똑같이 할 수 있도록 돕기 위해 우리만의 타임박싱 개인 운동을 설명하기도 했습니다.
휴식과 타임박싱을 위한 가장 인기 있는 두 가지 시스템은 자기 조절 휴식과 "포모도로" 휴식입니다. 사람들이 휴식을 취하는 방식은 매우 개인적이다. 그러나 영국 심리학회가 두 가지를 비교한 결과, 스스로 조절하는 휴식은 집중력과 동기 부여 수준을 낮추는 것으로 나타났습니다.
결국 개인의 선호도에 달려 있지만, 우리는 사람들이 집중적인 간격으로 작업하는 포모도로 테크닉을 시도해 보도록 권장합니다.
25분간의 심층 작업
5분간 휴식
반복
4주기 후 15~30분 휴식
근무일 내에 휴식 시간을 구성하면 정신이 더 예민해지고, 시간 관리에 대한 의식이 높아집니다. 하지만 집중할 수 있는 환경이 조성되어 있다면 집중하는 시간을 최대한 활용하는 것이 더 쉽습니다.
7. 계획을 세우세요
우리는 완벽하지 않습니다. 미국인의 99%와 마찬가지로 우리도 미루기 버릇으로 어려움을 겪습니다. 하지만 저희의 경험에 따르면, 이에 맞서는 가장 좋은 방법 중 하나는 프로젝트를 더 작은 작업으로 나누어 구체적인 계획을 세우는 것입니다. 모든 팀원이 자신의 업무와 시간을 관리하기 때문에 이 점이 우리의 분산 팀에 특히 중요했습니다.
큰 작업이나 정보를 작은 단위로 나누는 것을 청킹이라고 하며, 이는 해야 할 모든 일을 기억하는 데 도움이 될 수도 있습니다. 청킹 방법에 대한 한 연구에 따르면, 숫자와 같은 큰 정보를 여러 개의 작은 정보로 나누면 전체를 기억하는 데 도움이 된다고 합니다.
대규모 프로젝트를 수행할 때 사용하는 몇 가지 실용적인 단계는 다음과 같습니다.
- 목표 정의: 팀이 프로젝트를 시작할 때, 프로젝트의 의도된 효과를 파악하세요. 수익이 늘어날까요? 인프라 비용을 절감? 획기적인 신제품을 만들어 보세요.
- 이정표 설정: 팀이 목표를 달성하기 위해 달성해야 할 이정표를 계획합니다. 이러한 목표는 개인의 판매 목표부터 제품에 대한 구체적인 기능을 구축하는 팀 목표까지 다양합니다.
- 세분화: 이제 더욱 세부적으로 나누어 각 팀원이 달성할 수 있는 더 작고 실행 가능한 단계로 이정표를 나눌 수 있습니다.
- 우선순위 지정: 영향력이 큰 작업에 먼저 집중하세요. 이에 대해서는 나중에 더 자세히 살펴보겠지만, 팀의 업무 우선순위를 정할 때 기억해야 할 한 가지는 누군가가 차단되어 있는지 여부입니다. 한 사람의 진행 상황이 다른 사람이 특정 작업을 완료하는 데 달려 있다면, 그 작업을 우선순위로 두고 실행을 담당하는 사람에게 그 작업을 신속하게 완료할 수 있도록 필요한 도움을 제공하세요.
팀이 무엇을 어떤 순서로 해야 할지 결정하고 나면, 어떤 회의와 업무에 휴식이 필요한지, 어떤 업무를 순차적으로 처리해야 할지 결정할 수 있습니다. 이 기술은 특히 달력에 효율적인 시간 블록을 만드는 데 유용합니다. 회의와 업무를 언제 일괄 처리해야 할지, 언제 휴식을 취해야 할지에 대한 조언을 얻으려면,일괄 처리 및 버퍼링 회의 개인 연습을 살펴보세요.
계획을 세우면 이제 그것을 어떻게 실행할지 좀 더 구체적으로 생각해 볼 차례입니다.
8. 책임 시스템을 구축하세요
우리 모두는 스스로 책임을 져야 합니다(또는 다른 사람이 대신 해줘야 합니다). 그것은 우리가 올바른 길을 가도록 돕고 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다. 특히 감독이 제한될 수 있는 분산 환경에서 유용합니다. 다음은 우리 팀에 도움이 되었던 수년간의 적용 사례 몇 가지입니다.
- 자기 책임감: 팀원들이 목표 달성에 대한 개인적인 보상을 설정하게 하세요. 예를 들어, 친구와 저녁 식사를 하는 것처럼 스스로에게 즐거운 일을 하는 것입니다. 반대로, 마감일을 놓친 경우, 스스로에게 과도한 부담을 주지 않으면서 이를 만회할 계획을 세워야 합니다.
- 동료 지원: 동료들 사이에 책임 파트너를 설정합니다. 정기적으로 체크인하면 모두가 동기를 부여받고 목표를 달성할 수 있습니다.
- 경영 감독: 정기적인 진행 상황 검토를 계획하고 함께 목표를 설정합니다. 이는 직원에게 지침과 외부 검증을 제공합니다.
분산된 작업 환경에서는 이런 시스템을 의도적으로 사용하는 것이 중요합니다. 캘리포니아 대학교 어바인 캠퍼스의 집중력 전문가인 글로리아 마크 교수는 Dropbox와의 인터뷰에서 원격 근무자는 감정적 목표(특정 날에 어떤 기분을 느끼고 싶은지)를 설정하고 개인적, 직업적 측면에서 책임감을 갖기 위해 매일 목표를 제시해야 한다고 덧붙였습니다.
팀원들은 하루를 시작하면서 "나는 무엇을 성취하고 싶은가?", "나는 어떤 기분을 느끼고 싶은가?"와 같은 질문을 스스로에게 물어볼 수 있습니다. 마크 박사는 "하루를 시작할 때 이런 질문을 던지는 것만으로도 사람들이 목표를 염두에 두고 주의를 집중하는 데 도움이 되었기 때문에 목표를 달성하는 데 도움이 됩니다."라고 말했습니다.
9. 신체적으로 활동적으로 지내세요
우리는 신체 활동과 운동이 하루 종일 우리에게 동기를 부여하고 집중력을 유지하는 데 매우 효과적이라는 것을 발견했습니다. 그것은 우리에게 생산성과 활력을 더해 줄 뿐만 아니라, 팀원들이 건강하고 즐거운 무언가를 통해 소통할 수 있는 좋은 방법이기도 합니다. 사무실에서 일하면 방과 방을 오가며 자연스럽게 활동할 수 있지만, 원격으로 일하면 신체 활동을 할 시간을 찾기가 어렵습니다.
그래서 참가자들이 대화하는 동안 조금씩 움직이도록 권장하는 "Meet & Move" 회의 일정을 잡는 것을 좋아합니다. 이렇게 하면 멀티태스킹을 할 수 없게 되고, 일하는 동안 신체 활동을 할 수 있는 기회가 생기죠.
하지만 몇 가지 고려사항이 있습니다. 먼저, 귀하의 계획에 잘 맞는 회의를 선택해야 합니다. 프레젠테이션을 하거나 시각 자료를 사용할 경우 움직이는 것은 어려울 것입니다. 그 대신, 좀 더 캐주얼한 만남이나 일대일 만남이 더 적합할 수 있습니다.
또한, 붐비는 거리의 보도 대신 조용한 공원처럼 배경 소음이 많지 않은 곳으로 경로를 계획하는 것이 좋습니다. 조용하고 편리하게 집 안을 돌아다닐 수도 있습니다. 어떻게 하든, 조금만 움직여도 엄청난 이점을 얻을 수 있습니다. 한 연구에 따르면 일주일에 단 한 시간만 운동해도 신체 건강과 업무 성과가 향상되는 것으로 나타났습니다.
웰니스 주간은 1년에 한 번만 열리지만, 이 세션을 통해 드롭박서들은 신체 활동을 삶에서 더 꾸준한 부분으로 만드는 방법을 배울 수 있습니다. 일년 내내 움직이는 데 가장 좋은 방법은 다음과 같습니다.
워킹 미팅: Zoom 통화를 워킹 미팅으로 전환하여 논의하는 동안 움직일 수 있습니다.
활동적인 작업 공간: 서서 사용하는 책상이나 책상 아래에 두는 보행 패드를 사용하는 것을 고려하세요. 예를 들어 Dropbox는 액티브 데스크 구성을 장려하고, 혜택 수당의 일부로 혜택 수당을 제공하여 비용을 충당하도록 돕습니다.
매일 산책: 팀원들이 재택근무를 하는 경우 출퇴근을 시뮬레이션하여 하루를 시작하거나 마무리하는 산책을 권장할 수 있습니다.
수업 시작하기: 팀원들에게 점심시간 피트니스 수업을 예약하고 하루에 몇 가지 운동을 추가하도록 격려하세요.
우리 팀이 신체 활동 시간을 최대한 활용할 수 있도록 돕기 위해, 우리는 그들에게 일일 에너지 수준에 맞춰 활동 시간을 계획하도록 권장합니다. 신체 활동에서 활력을 얻는 팀원은 본격적인 작업을 시작하기 전에 신체 활동을 할 수 있습니다. 피곤하다고 느끼는 사람들은 가장 힘든 일이 끝난 후로 일정을 잡는 게 좋습니다.
우리는 사람들이 자신에게 가장 적합한 것이 무엇인지 알아낼 수 있도록 돕기 위해 웰빙 키트의 일부로"에너지 수준 관리" 운동을 만들었습니다. 귀하와 귀하의 팀은 이를 사용하여 특히 에너지가 높거나 낮은 시간을 차트로 표시하고 어떤 작업이 귀하의 에너지 수준을 높이거나 낮추는지 확인할 수 있습니다. 이러한 정보를 바탕으로 팀은 에너지 수준에 맞춰 하루 일정을 설계하여 에너지가 충분할 때 가장 복잡한 작업을 수행할 수 있습니다.
10. 정기적으로 자기평가를 하세요
Dropbox에서는 일정을 검토하고 시간을 얼마나 잘 활용하고 있는지 평가하여 생산성을 자체 평가하는 것을 좋아합니다. 우리는 회의와 업무를 빨간색, 노란색, 초록색으로 표시하여 시간을 잘 활용했는지, 나쁘지 않은지, 잘 활용했는지를 나타냅니다. 그런 다음 해당 정보를 사용하여 생산성을 어떻게 높일 수 있는지 평가합니다. 이를 통해 우리 팀은 목표를 달성하고 가능한 한 효과적으로 시간을 활용할 수 있습니다.
생산성을 높이는 또 다른 훌륭한 방법은 깊은 집중과 효율성이 특징인 흐름 상태에 있는지 파악하고, 그 상태에 도달하는 데 도움이 된 조건을 평가하는 것입니다. 이렇게 하는 건 조금 어려울 수 있지만, 한 연구에 따르면 방해 요소를 최소화하고 명확한 목표를 설정하면 몰입 상태에 도달하기가 더 쉬울 수 있다고 합니다.
팀원들에게 지난주에 자신의 흐름 상태를 달성하는 데 도움이 된 조건과 목표가 무엇인지 적어보라고 할 수도 있습니다. 그런 다음, 각 멤버가 어떻게 최고 집중력에 도달하는지에 대한 차이점과 유사점을 보여주는 팀 빌딩 활동을 할 수 있는 회의를 열어보세요.
원격 생산성은 사람마다 다릅니다
여러 지역에 분산된 팀이 최고의 생산성을 달성하도록 돕는 일은 개인마다 다르게 보일 수 있지만, 우리 팀의 경우는 다릅니다. 그렇기 때문에 팀을 잘 알고 다양한 전략을 제공하여 각자에게 가장 적합한 전략을 파악해야 합니다.
이러한 팁 중 다수는 팀이 집중력을 달성하고 유지하도록 돕는 데 중점을 두고 있지만, 보시다시피 영향력 있는 작업을 수행하는 데 도움이 되는 유일한 방법은 아닙니다.
생산성을 향상하고 영향력을 행사하는 방법에 대한 더 많은 팁을 알고 싶으시다면, 집중 전문가 글로리아 마크 교수가 출연하는 Remotely Curious Podcast: Focus를 들어보세요.
