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우리는 모두 한 번쯤 디지털 문서나 파일을 찾지 못해 좌절했던 경험이 있습니다. 소득 증명을 위한 세금 신고서나 크레타 여행 중에 찍은 사진, 직접 서명한 계약서의 PDF 파일 등 다양합니다. 모두 Dropbox의 뛰어난 비밀번호 보호와 재해 방지 기능으로 안전하게 저장되어 있기는 하지만, 정확히 어디에 저장되어 있는 걸까요? 이름은 뭐라고 지정했을까요?
태그 지정으로 특정 파일을 찾는 일이 업로드하는 것만큼 쉬워집니다. 간단한 몇 단계만 거치면 여러분의 디지털 세상이 체계적으로 정리되고 찾기 쉬워집니다. 태그로 파일을 정리하고 삶에서 중요한 (혹은 그렇게 중요하지 않은) 문서, 사진 등을 검색하는 프로세스를 간소화할 수 있는 가장 좋은 방법을 살펴보세요.

태그로 개인화
태그가 지닌 힘은 아주 강력합니다. 좀 더 신중하게 태그 지정 시스템을 활용한다면 그 잠재력은 무한합니다.
그저 되는 대로 태그를 지정하기 전에 태그를 지정하려고 하는 대상과 이유를 찬찬히 생각해보세요. 집을 구하는 과정에 있거나 집을 구해보려고 생각했다면, 재무제표, 은행 거래 내역서, 결제 내역이 포함된 스프레드시트, 모기지 사전 승인 문서 등에 ‘#house’ 태그를 지정해보세요. 세금 신고서에는 ‘#tax_return’ 태그를 지정하여 빠르게 찾아보거나 2024년 신고서를 빠르게 가져와야 하는 경우 연도별로 찾을 수도 있습니다. 개별 사진에 위치, 연도, 사진에 찍힌 인물을 태그할 수도 있습니다. 사진 앨범 폴더에도 동일한 태그를 지정해 빠르게 찾아볼 수 있습니다. (음식 사진에도 ‘#great_meals’ 태그를 지정해보세요.)
나만의 태그 지정 시스템을 구축하는 데는 달리 규칙이 없습니다. 단일 파일은 최대 20개의 태그를 지원할 수 있기 때문에 추가하려는 태그와 구축하고 있는 시스템에 대해 창의력을 발휘해보아도 좋습니다. 하지만 아무렇게나 대충 만들지 말고 신중하게 고려해 일관되게 만드세요. 태그 지정 시스템도 결국 제대로 사용했을 때 효과를 발휘하는 법입니다.
태그 지정하기
태그 지정 프로세스를 시작하는 것은 어딘지 모르게 번거롭고 낯설게 느껴지지만, 알고 보면 아주 단순합니다. Dropbox 계정에 로그인하여 태그를 지정하고 싶은 파일이나 폴더 왼쪽에 확인란을 클릭하면 됩니다. 그리고 오른쪽 패널에서 ‘태그 추가’ 박스를 찾아 태그 텍스트를 입력합니다. 새로운 태그라면 만들면 됩니다. 이미 만든 태그라면 팝업이 뜹니다. 모든 태그는 32자 이내여야 하고 문자, 숫자, 밑줄 표시만 사용할 수 있습니다. 태그 제거는 확인란을 클릭하고 파일 미리 보기 아래에 있는 태그 목록을 확인하고 X를 클릭하여 원하는 태그를 제거하면 됩니다.
업무에 Dropbox Professional 또는 팀 요금제를 사용하고 있다면, 파일이 폴더에 추가될 때마다 태그 또는 여러 개의 태그가 자동으로 적용되는 파일을 만들 수 있습니다. 모든 휴가 사진이나 동영상을 개별로 태그를 지정하지 말고 ‘#Florida Trip 2025’ 폴더를 생성하고 ‘#Florida_Trip’과 ‘#2025’ 태그를 폴더에 추가하여 추가하는 모든 파일에 이 두 태그가 지정될 수 있도록 합니다.
콘텐츠 더 빠르게 찾기
이제 아주 명쾌하고 스마트한 태그 지정 시스템 구축을 마쳤고, Dropbox 계정 내에는 필요할 때마다 액세스할 수 있도록 파일과 폴더, 이미지와 문서를 모두 저장했습니다.
하지만 태그 지정 시스템을 활용하여 어떻게 자료를 찾을 수 있을까요? 간단합니다. 태그를 사용하여 검색하세요. 화면 상단 검색창에 단어나 문구를 입력하면 적용된 태그 목록을 볼 수 있습니다. 개별 태그를 클릭하면 해당 태그가 지정된 모든 자료 목록이 나타납니다. 또한 한 번에 여러 태그를 검색하여 더욱 구체적으로 검색할 수도 있습니다. ‘#2024’로 나온 결과가 너무 많다면, ‘#cliff_jump’ 또는 ‘#tax_refund’와 같은 태그 검색을 추가하여 옵션의 범위를 좁힐 수 있습니다.
여러분이 사는 세상은 아주 복잡한 곳입니다. 하지만 스마트하고 효과적인 태그 지정 시스템을 통해 질서를 바로잡고, 여러분과 여러분의 친구 또는 가족이 원하는 것을 빠르고 쉽게 찾을 수 있습니다. 파리에서 촬영한 동영상이나 5년 전에 사용한 급여 및 세금 신고서를 찾느라 헤매지 마세요. 한 번만 태그를 지정해두면, 필요할 때 언제든지 찾아 보고 다음 단계로 나아갈 수 있습니다.