파일에 비밀번호를 설정하는 방법

더 이상 손전등을 들고 서류 보관장을 뒤지는 나쁜 놈들은 없습니다. 오늘날 누군가는 눈 깜짝할 새에 정보를 보고, 훔치고, 파괴할 수 있습니다. 위협은 현실입니다. 재무 데이터와 같은 정보뿐만 아니라 고객의 개인정보도 마찬가지죠.

파일을 비밀번호로 보호하는 기능은 새로운 기능이 아닙니다. 하지만 많은 회사가 이 기능을 제대로 사용하지 못하고 있죠. 오피스 제품군으로 만든 문서나 스프레드시트는 암호화할 수 있지만, 익숙하지 않은 파일 형식이나 폴더는 어떻게 해야 할까요?

이미지, 동영상, 그래픽 파일, 데이터베이스 파일 형식에는 이 같은 보호 기능이 없습니다. 하지만 이러한 파일을 Dropbox 계정에 보관하면 파일을 비밀번호로 간편하게 보호할 수 있습니다.

이 가이드에서는 Dropbox가 설치된 Mac, Windows 컴퓨터 또는 모든 기기에서 암호 보호를 사용하여 파일을 보호하는 방법을 설명합니다. 하지만 먼저, 파일을 암호로 보호하는 것이 왜 중요한지 살펴보겠습니다.

파일을 비밀번호로 보호해야 하는 이유

파일을 암호로 보호해야 하는 이유에는 당황스러운 상황을 피하고 어색한 전화를 걸지 않아도 되는 것부터, 회사의 경쟁 우위를 잃는 것까지 다양합니다. 그렇지 않으면 다음과 같은 문제가 발생할 수 있습니다.

• 경쟁력 상실: 비즈니스 계획, 제품 아이디어, 마케팅 전략, 재무 데이터가 잘못된 사람의 손에 들어가면 비즈니스에 불리하게 사용될 수 있습니다. 하지만 파일에 비밀번호를 설정하면 유리한 고지를 선점할 수 있습니다.
• 신뢰 상실: 주소처럼 간단한 정보라고 해도 개인정보를 보호하지 않는 회사에 개인정보를 제공하고 싶으신가요? 우리도 그럴 수 없고 귀하의 고객도 그럴 수 없습니다.
• 사고: 오타가 섞인 이메일 주소, 실수로 잘못 공유한 링크 등의 무고한 실수는 언제든 발생할 수 있습니다. 하지만 파일을 비밀번호로 보호하면 대부분의 실수는 큰 문제로 이어지지 않습니다.
• 장치 해킹: 데이터 보호를 장치 비밀번호에 의존해서는 안 됩니다. 하지만 Dropbox에서 파일을 비밀번호로 보호하면 비즈니스 전체의 보안을 한층 강화할 수 있습니다.
• 컴플라이언스 실패: 느슨한 보안으로 인해 규제 기관의 규정을 위반하기가 쉽고, 이는 비즈니스에 벌금, 법적 조치 등의 결과를 초래할 수 있습니다. 비밀번호는 비즈니스가 이러한 상황에 대비할 수 있도록 도와줍니다.

Harvard Business Review 보고서에 따르면 데이터가 유출된 회사는 2년 후 나스닥에서 주가가 11.9% 언더퍼폼했습니다. 이러한 결과는 데이터 보안과 비밀번호 보호가 가져다주는 경제적 추진력을 명확하게 보여줍니다.

파일을 비밀번호로 보호해야 하는 이유는 무수하지만 가장 중요한 비즈니스상의 이유는 비밀번호가 비즈니스의 재정과 평판을 보호하도록 도와주기 때문입니다.

Windows에서 파일 또는 폴더를 비밀번호로 보호하는 방법

Windows 컴퓨터에서 Office 제품군의 Microsoft Word 문서와 같은 파일을 암호로 보호할 수 있습니다. Microsoft에서 제공하는 몇 가지 지침은 다음과 같습니다.

1. 문서를 열고 파일 > 정보 > 문서 보호 > 암호로 암호화를 선택합니다.
2. 암호를 입력하고 한 번 더 입력해 암호를 확인합니다.
3. 파일을 저장한 후 비밀번호가 설정되었는지 확인합니다.

Windows에서 폴더별로도 비밀번호를 설정할 수 있습니다. 그 방법은 다음과 같습니다.

1. Windows 탐색기에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭합니다.
2. 속성을 선택합니다.
3. 일반으로 이동한 후 속성 섹션에서 고급 버튼을 클릭합니다.
4. 데이터 보호를 위해 내용을 암호화를 선택합니다.
5. 폴더로 돌아가면 각 파일 아이콘에 작은 노란색 자물쇠가 표시된 것을 볼 수 있습니다.

이제 폴더가 비밀번호로 보호되었습니다. 이 작업은 계정 수준에서 작동하기 때문에 Windows를 사용하는 중에는 파일의 비밀번호가 자동으로 해독됩니다.

Dropbox를 사용하는 것에 비해 Windows를 사용하여 파일이나 폴더에 암호를 보호하는 것은 몇 가지 단점이 있을 수 있습니다. 비밀번호 보호는 특정 Windows 시스템과 계정으로 제한되므로 다른 장치에서 파일에 액세스하거나 파일을 공유할 때는 그다지 효과적이지 않습니다. 또한, Windows 계정에 무단 액세스하면 비밀번호 보호를 우회할 수 있어 파일 보안이 뚫립니다.

하지만 이러한 단점에도 불구하고 간단하고 복잡하지 않은 작업에는 Windows의 비밀번호 보호 기능으로도 충분할 수 있습니다.

Dropbox의 빠르고, 간편하고, 강력한 비밀번호 보호 기능

위의 Mac이나 Windows 기기에 대한 팁은 로컬 컴퓨터에서 파일이나 폴더에 암호를 보호하는 방법을 알고 싶을 때 유용합니다. 하지만 해당 데이터를 다른 곳에 저장하거나 다른 사람과 공유하고 싶은 경우는 어떻게 해야 할까요? 당신은 도대체 무슨 일을 하시나요? Dropbox에서는 모든 형식의 파일과 폴더를 비밀번호로 보호하거나 공유할 수 있습니다. Mac과 Windows에서는 가능하지 않은 일이죠.

Dropbox를 사용하면 모든 것이 간편해집니다. 저장이나 동기화뿐만 아니라, 어디에 있든 데이터를 안전하게 보관하고 제어할 수 있습니다. Dropbox가 민감한 데이터를 관리하고 처리하는 데 도움이 되는 방법은 다음과 같습니다.

• 모든 파일에 암호 보호 추가: 폴더나 파일에 대한 링크를 공유하기 전에 암호를 설정하여 누가 해당 정보를 볼 수 있는지 제어할 수 있습니다. 누군가가 파일을 보거나 다운로드하려면 비밀번호를 입력해야 합니다.
• 다중 인증: Dropbox 계정에 다중 인증을 추가하는 것은 쉽습니다. 이를 통해 그곳에 저장된 모든 것에 대해 최고 수준의 보호를 제공할 수 있습니다.
• 링크에 대한 권한 설정: Dropbox를 사용하면 간편하게 링크에 대한 권한을 설정하고, 비밀번호를 추가하고, 만료 날짜를 설정할 수 있어 조직 전체의 파일 액세스를 정확하게 제어할 수 있습니다.

dropbox.com에서 파일을 비밀번호로 보호하려면:

1. 파일 이름에 마우스를 갖다 대고 공유를 클릭합니다.
2. 설정을 클릭합니다.
3. 비밀번호를 추가하려는 링크에 따라 수정을 위한 링크 또는 보기를 위한 링크를 클릭합니다.
4. 비밀번호 필요 옆을 켜짐으로 전환합니다.
5. 파일 비밀번호를 설정하세요.
6. 저장을 클릭합니다.

Dropbox는 다양한 수준의 보안을 제공합니다. 비밀번호는 다면적인 방어의 일부일 뿐이죠.

모든 형식의 파일을 비밀번호로 보호해 누가, 어떤 파일을 볼 수 있는지 제어

Dropbox에 저장한 모든 콘텐츠에는 여러 겹의 보호 기능이 적용되어 있습니다. 여기에 비밀번호 보호까지 더하면 벽 안에 벽 하나를 더 구축하는 것과 마찬가지로 모든 파일을 정교하게 제어할 수 있습니다.

Dropbox를 사용하여 콘텐츠를 업로드하거나, 파일을 공유하거나, 폴더를 공유할 때마다 비밀번호를 추가하는 옵션이 있습니다. 모든 기기나 운영 체제에서 간단히 할 수 있습니다. 몇 번의 클릭만으로 계정 내에서 모두 할 수 있습니다.