새로운 팀원을 채용할 때,원활하고 효율적인 온보딩 프로그램은 직원 경험에 큰 변화를 가져올 수 있습니다. 실제로 BambooHR의 조사에 따르면 직원의 89%가 효과적인 온보딩 프로세스 덕분에 직장에서 매우 적극적으로 참여하게 되었다고 답했습니다. 게다가 이런 직원들은 온보딩 경험이 효과적이지 못했다고 느낀 직원들에 비해 전반적인 직무 만족도를 느낄 가능성이 30배 더 높습니다.
하지만 불행히도 모든 사람이 좋은 온보딩 경험을 하는 것은 아닙니다. Paychex의 조사에 따르면, 중소기업 직원(66%)과 원격 근무자(63%)는 입사 후 충분한 교육을 받지 못했다고 느끼는 것으로 나타났습니다. 게다가 직원의 3분의 1 가까이가 온보딩 과정이 혼란스럽다고 생각합니다.
전통적으로 종이 기반 온보딩은 HR 담당자들에게 과도한 업무 부담을 주었습니다. 또한 이 방식은 원격 근무자의 온보딩에는 그리 효율적이지 않습니다. 프로세스의 속도를 높이고 관련된 모든 사람의 경험을 개선하려면 워크플로에 새롭고 지능적인 자동화 도구를 도입해야 합니다.
이 안내서에서는 신규 직원 온보딩에 관련된 다양한 단계가 무엇이고, 이 과정에서 HR 담당자들이 흔히 직면하는 문제는 무엇이며, 시간 절약 도구가 HR 담당자와 신규 직원의 온보딩 경험을 개선하는 데 어떤 도움이 되는지 살펴보도록 하겠습니다.
HR의 직원 온보딩 프로세스란?
온보딩은 새로 채용된 직원이 회사에 적응할 수 있도록 돕는 일련의 과정을 말합니다. 온보딩은 새로운 직원이 새로운 직장과 자신의 역할, 새로운 직무에서 요구되는 기대 수준을 이해하도록 도와줍니다.
온보딩은 신규 직원이 조직에 적응하고 회사 사람들과 조직 문화에 익숙해지도록 지원하는 중요한 프로세스입니다.
직원 온보딩은 왜 중요한가?
Brandon Hall Group이 실시한 연구에 따르면 탄탄한 온보딩 프로세스를 갖춘 기업은 직원 유지율을 82%, 생산성을 70% 이상 개선했습니다.
좋은 온보딩 프로세스는 신규 직원들이 앞으로의 경험에 대한 긍정적인 기대감을 갖게 하고 환영받는다는 느낌을 받게 하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그리고 신규 직원들이 회사에 더 빠르게 적응하고, 새로운 동료들과 관계를 맺고, 궁극적으로 새로운 직무를 잘 수행하는 데 도움이 되어야 하죠.
신규 직원 온보딩 프로세스의 단계
신규 직원 온보딩 프로세스는 조직에 따라 다르지만, 일반적으로는 다음과 같은 5단계로 이루어집니다.
1. 채용 단계 - 프리보딩
채용 과정은 보통 온보딩과는 별개로 취급되지만, 채용과 온보딩은 서로 밀접하게 연관되어 있습니다. 명확한 직무 설명과 면접을 통해 좋은 인상을 남겨야 한다는 점에서 채용 과정의 시작과 함께 온보딩 과정이 시작한다고 볼 수 있습니다.
입사 제안서를 발송한 시점부터 신규 직원이 처음으로 회사에 출근하는 날까지의 기간을 '프리보딩'이라고 부릅니다. 이 단계에서는 신규 직원이 본격적으로 일을 시작하기 전에 궁금해하는 질문에 답하고, 연락을 유지하고, 입사에 필요한 모든 정보를 제공하게 됩니다.
2. 입사 일주일 전
신규 직원의 입사일이 다가오면 관련 서류, 회사 정책, 양식을 전송하고 직원의 장비와 액세스를 준비해야 합니다.
이 단계에 수반되는 일은 다음과 같습니다.
서명할 계약서, 직원 핸드북 등의 관련 문서와 자료 전송
노트북 등의 장비를 보내고 회사 이메일 계정, 네트워크 액세스 등의 리소스 준비 마무리
사내 시스템에 입력할 개인정보 확인
오리엔테이션 일정과 입사 첫날 소개 시간 일정 잡기
출퇴근하는 직원의 경우 사무실 위치 등 중요한 정보가 포함된 환영 이메일 전송
3. 입사 첫날
경험이 얼마나 있든 새로운 회사에서의 첫날은 누구에게나 긴장되기 마련입니다. 특히 한 번에 많은 양의 정보를 습득해야 할 때는 더더욱 그렇습니다.
하지만 새로 입사한 사람들은 무엇을 배웠는가보다 첫날에 어떻게 느꼈는가를 더 잘 기억합니다. 특히 원격 근무자의 경우 첫날에 가상 회의를 연이어 하다 보면 심각한 Zoom 피로감을 느낄수 있습니다. 첫인상이 좋지 않죠! 그들에게 첫날이 즐거운 경험이 되도록 하고, 마음을 편안하게 해주는 것이 여러분의 역할입니다.
여기서 HR의 역할은 신입사원을 입사 설명회에서 온라인으로 또는 직접 만나 환영하고, 필요한 모든 것을 갖추고 있는지 확인하는 것입니다. 그런 다음 해당 직원을 직속 팀에 소개하고, 완료해야 할 교육을 안내하고, Slack과 같은 커뮤니케이션 앱에 프로필 사진을 제출하는 것과 같은 실질적인 문제에 대해 도움을 줄 수 있습니다.
4. 입사 후 첫 주
입사 첫날이 지나면 HR팀의 관여는 조금 더 간접적인 관여로 바뀝니다. 신규 직원의 관리자와 연락하며 신규 직원의 첫째 주 업무 일정이 합리적인지 확인하고, 관련 도구나 직무에 필요한 소프트웨어에 액세스할 수 있는지 확인하는 것 등의 일을 하게 되죠. 회사 내 여러 팀이 참여하는 미팅을 주관해 신규 직원들이 각 부서의 기능을 완전히 이해하도록 지원할 수도 있습니다.
또한, 신규 직원이 직속 상사와 정기적인 대화나 일대일 미팅을 할 수 있는 시간을 마련하도록 도와주거나, 일반적인 연락을 유지하며 이들이 회사에 잘 적응하도록 지원할 수 있습니다.
5. 입사 후 첫 3~6개월
이 단계에서 HR의 목표는 신규 직원의 직속 상사 또는 관리자와 함께 신규 직원이 회사에 갖는 기대치와 실제 현실이 서로 부합하도록 만드는 것입니다.
직속 상사와 함께 신규 직원이 회사에 어떻게 적응하고 있고, 어떤 부분에서 추가적인 교육이 필요하며, 이들이 가진 이슈와 경력상의 포부, 목표는 무엇이고, 온보딩이 어떻게 진행되었는지에 대해 상의하세요. 그다음, 직속 상사와 협력해 피드백을 제공하고 신규 직원이 조직의 핵심 구성원이 되도록 하려면 각 당사자가 무엇을 해야 하는지에 대해 논의해 합의를 도출하세요.
온보딩 프로세스에서 직면하는 일반적인 고충
HR팀이 온보딩 프로세스에서 직면하는 일반적인 고충은 다음과 같습니다.
- 불충분한 프리보딩: 신규 직원이 입사 첫날에 준비가 덜 되고 힘에 부치는 느낌을 받을 수 있습니다.
- 피드백 무시: 직원들이 자신의 의견과 가치를 무시당한 듯한 느낌을 받을 수 있습니다.
- 신규 직원에게 제공되는 정보의 질이 낮거나 정확하지 않아 혼란이나 좌절감을 유발합니다.
- 오해의 소지가 있는 직무 설명과 불명확한 기대치: 신규 직원이 무엇을 해야 할지 모르고 회사에서 본인의 역할에 대한 확신을 갖지 못할 수 있습니다.
- 관련 소프트웨어에 대한 시연의 부재: 신규 직원이 직무 수행 역량을 효과적으로 발휘하지 못할 수 있습니다.
- 너무 많은 정보를 너무 빠르게 전달: 신규 직원이 과도한 문서량을 감당하지 못할 수 있습니다.
- 부족한 소개와 팀 빌딩 활동: 신규 직원이 동료들로부터 고립되고 단절된 느낌을 받을 수 있습니다.
이러한 모든 요소는 신규 직원이 온보딩 경험을 부정적으로 느끼도록 만들고, 궁극적으로 직원의 참여도와 사기가 저하되는 결과를 낳습니다.
신규 직원이 회사와 업무에 잘 적응할 수 있도록 하려면 조직은 포괄적이고 효과적인 온보딩 프로세스를 구축하는 데 시간과 자원을 투자해야 합니다. 그러면 신규 직원이 새로운 직무에 순조롭게 적응하도록 지원하는 한편 긍정적이고 생산적인 업무 환경을 조성할 수 있습니다.
온보딩 프로세스의 속도를 높이는 방법
이제까지 온보딩 프로세스를 살펴보고 이 과정에 연관된 사람들과 자료에 대해 설명했습니다. 하지만 온보딩 프로세스에 소요되는 시간이 필요 이상으로 길어진다면 어떻게 해야 이 과정을 간소화할 수 있을까요?
Dropbox는 HR 담당자들이 빠르게 신규 직원을 온보딩할 수 있도록 지원하는 다양한 도구를 제공합니다. 이러한 도구를 사용하면 다음과 같은 이점을 얻을 수 있습니다.
로고, 글꼴, 색상으로 문서와 템플릿을 맞춤 설정해 모든 온보딩 자료에서 일관적인 브랜딩을 유지할 수 있습니다.
DocSend를사용하여 조회수, 전달수, 다운로드수를 추적하여 중요한 문서를 관리하세요.
Dropbox Sign을사용하여 정보 추적 및 내장 알림을 통해 처리 시간을 단축하고 워크플로를 자동화하세요.
파일 활동 추적 기능과 댓글 알림 기능으로 언제나 최신 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
민감한 정보를 언제나 안전하게 보호해 직원들과 지원자들 사이에서 좋은 평판을 구축할 수 있습니다.
이러한 기능을 HR 워크플로의 일환으로 사용하면 많은 시간이 절약되어 신규 직원들과의 관계를 발전시키는 데 더욱 집중할 수 있습니다.
