PERT의 역사
PERT는 "프로그램 평가 및 검토 기술"의 약자로, 다양한 조직에서 50년 이상 사용되어 온 프로그램입니다. PERT 기법은 원래 1958년 미국 해군 특수 프로젝트 사무소에서 사용하기 위해 개발되었으며, 대규모의 복잡한 프로젝트를 계획하는 데 도움이 되도록 설계된 프로젝트 관리 시스템입니다. 전반적인 프로그램 평가부터 시작하여, 시작일 전에 모든 프로젝트에 대한 심층 분석을 촉진합니다. 이 기술은 폴라리스 미사일 설계와 1968년 그레노블에서 열린 동계 올림픽에도 사용되었습니다. 그 이후로도 유사한 관리 개념이 개발되고 개선되었지만, PERT는 이런 종류의 기술 중 최초였습니다.
PERT 프로젝트 관리 작동 방식
위에서 언급한 것처럼 PERT는 순차적인 작업 또는 다른 프로젝트와의 동시 실행을 통해 완료되어야 하는 고도로 복잡한 프로젝트에 사용하도록 설계되었습니다. PERT의 목표는 범위 설정 단계에서 프로젝트의 전체 범위를 정확하게 평가하고, 프로젝트를 주어진 예산 내에서 제시간에 완료하는 것입니다.
PERT 프로젝트 범위 설정
범위 설정은 PERT 기법에서 매우 중요한 부분입니다. 이 단계에서 프로젝트 실행 계획을 수립하기 때문이죠. PERT는 잘못되거나 시간이 예상보다 더 걸릴 수 있는 작업에 대한 여유 시간을 산정하고, 프로젝트 주기 전반에 걸친 '주요 일정'을 수립하는 기법입니다. PERT는 자원 관리에서부터 개별적인 성능에 이르기까지 모든 것을 하나하나 살펴보기 때문에 팀이 평소에 사용하는 범위 설정 기법에 비해 지나치게 세심해 보일 수 있습니다. 군에서 개발된 PERT 기법의 핵심은 놓치는 것 없이 가능한 한 모든 것을 철저하게 준비하는 것입니다.
범위 지정을 위한 PERT 용어
PERT 범위는 다음과 같은 용어를 사용해 중요한 이벤트와 시기, 자원을 정의합니다.
이벤트
PERT 단계는 프로세스에서 이정표 역할을 합니다. 단계는 그 자체로 자원을 필요로 하지는 않지만, 모든 관련 작업이 완료될 때까지 완료될 수 없습니다.
- PERT 단계란 1개 이상의 활동이 시작되거나 완료되는 것을 의미합니다.
- 선행 단계란 1개 이상의 다른 단계 직전에 있었던 단계를 의미합니다.
- 후행 단계란 1개 이상의 다른 단계 직후에 발생하는 단계를 의미합니다.
활동
PERT 활동은 자원을 필요로 하는 작업입니다.
- PERT 활동이란 시간, 자재, 비용, 기계 등의 자원이 사용되는 작업을 수행하는 것을 의미합니다. PERT 활동은 개시된 단계가 완료될 때까지 수행할 수 없습니다. 예를 들어, 이전 단계에서 하나라도 완료되지 않은 경우에는 새로운 활동을 시작할 수 없죠.
- PERT 하위 활동이란 PERT 활동을 세부적으로 구성하는 작은 단위의 작업을 의미합니다. 예를 들어, '청사진 준비' 활동에 여러 개의 세션이 필요한 경우에는 이 활동을 '청사진 준비 1, 2, 3'으로 세분화할 수 있습니다.
시간
PERT 시간은 이 기법의 핵심적인 요소로, 최적화된 성능과 프로세스상의 차질을 감안해 설정됩니다.
- 낙관치(Optimistic Time)란 모든 것이 원활하게 진행되거나 예상했던 것보다 더 순탄하게 진행된다고 가정했을 때 작업을 완료하는 데 필요한 최소한의 시간을 의미합니다.
- 비관치(Pessimistic Time)란 낙관치의 반대말로, 총체적인 재해를 제외하고 모든 것이 잘못될 수 있거나, 실제로 잘못된다고 가정했을 때 작업을 완료하는 데 필요한 최대한의 시간을 의미합니다.
- 모든 것이 평소대로 진행된다고 가정했을 때, 필요한 예상 시간은 이 두 시간의 중간 정도가 될 가능성이 높습니다.
- 기대 시간(Expected Time)은 최선의 추정치를 의미합니다. 여기에는 작업이 잘못될 경우를 대비한 여유 시간이 포함되며 평소에 작업을 완료하는 데 걸리는 평균 시간을 기반으로 산정해야 합니다.
관리
각 단계나 활동의 기대 시간과 중요성, 진행 상황을 정의하는 데 도움이 되는 다른 용어도 살펴보겠습니다.
- 임계 경로(Critical Path)는 프로젝트 시작부터 종료까지 프로젝트 전반에 관한 개요를 제공하며, 모든 것을 완료하는 데 필요한 총 시간을 일 단위, 월 단위, 연 단위로 산정하는 데 유용합니다. 임계 경로법(Critical Path Method)은 PERT와 비슷한 시기에 개발된 별도의 기법이지만, 보통은 두 가지 기법을 연계해 사용합니다.
- 중요 활동이란 계획된 것보다 더 많은 자원을 소모하거나 초과 작업을 수행할 수 없는 작업을 말합니다. 중요 활동은 이름에서 알 수 있듯이 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 중요합니다.
- 여유시간이나 여유시간은 프로젝트 진행 중에 사용할 수 있는 시간과 리소스를 말합니다. 여유 자원은 팀에 지연이 발생할 경우 활용할 수 있는 리소스의 영향력을 나타내는 반면, 여유 자원은 리소스가 부족한 작업을 나타냅니다.
- 리드 타임은 이벤트에 도달하기 위해 선행 이벤트가 완료되어야 하는 시간입니다.
- 지연 시간이란 어떤 사건이 다른 사건 다음에 일어날 수 있는 가장 빠른 시간을 말한다.
- 빠른 추적이란 팀이 전체적인 중요 경로를 단축하기 위해 중요한 작업을 동시에 실행하기로 결정하는 것을 말합니다.
- 공정 압축법(Crashing)이란 임계 경로 활동에 자원을 추가로 투입해 활동을 완료하는 데 필요한 시간을 줄여 전체적인 임계 경로를 단축하는 것을 의미합니다.
PERT 프로젝트 계획을 위한 단계
주요 용어에 대해 살펴봤으니 이제 PERT를 실행하는 방법을 알아보겠습니다.
- 업무 식별: 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 업무를 정해야 하는데, 이는 약간 시간이 걸릴 수 있습니다. 하지만 복잡한 프로젝트를 진행 중이라면 이 초기 단계에서 프로젝트의 가시성을 확보하는 것이 중요합니다.
- 적절한 순서 정의: 각 작업에서 최적의 결과를 얻을 수 있는 가장 좋은 순서를 결정하세요. 여러 작업을 병렬로 실행할 수 있다는 점을 기억하세요. 작업 종속성을 합리적인 순서로 설정합니다.
- 시간 예측: 각 작업에 얼마나 많은 시간이 필요한지 파악하여 낙관적, 비관적, 예상 시간을 만듭니다.
- PERT 다이어그램 만들기: 프로젝트를 시각적으로 표현해 보세요.
- 여유 자원 할당: 각 작업에 필요한 리소스 양을 파악하세요.
- 임계 경로 예측: 지금까지의 프레임워크에 기반해 프로젝트 완료일을 정합니다.
PERT에서의 계획 작업
PERT 표를 작성하면 기간과 활동 순서를 정하는 데 도움이 됩니다. PERT 표는 계획 단계에서 유용할 뿐만 아니라 프로젝트 전반에 걸쳐 참조할 수 있는 귀중한 자료입니다. 아래는 PERT 표의 예시입니다.
PERT 네트워크 다이어그램 만들기
표를 작성했다면 이를 기반으로 PERT 네트워크 공정표를 만들 수 있습니다. 공정표는 프로젝트의 순서를 시각적으로 알려주는 순서도의 역할을 합니다. 온라인에서 간트 차트를 이용할 수도 있습니다. 공정표는 결합점으로 구성되어야 하며, 각 결합점에는 활동과 그 활동에 관한 낙관치, 비관치, 기대 시간이 포함되어야 합니다.
다음은 전체 PERT 네트워크 다이어그램의 예입니다.
PERT 기법: 장단점
보다시피 PERT 기법은 계획 단계에서조차도 상당한 노력이 요구됩니다. 팀과 함께 이 기법이 프로젝트에 적합한 관리 기법인지 신중하게 생각해보도록 하세요. 일반적으로 PERT 기법은 규모가 작은 프로젝트에서는 활용하기가 힘듭니다. 또한, 비교적 간단한 프로젝트에 적용할 경우 "사공이 많아 배가 산으로 가는" 상황이 발생할 수 있습니다. PERT 기법을 사용하기 전에 다음과 같은 장단점을 고려해보도록 하세요.
PERT 기법의 장점
- 전체 프로젝트를 명료하고 이해하기 쉬운 방식으로 시각화
- 프로젝트를 시작하기 전에 자원과 성과에 관한 심층적인 분석 가능
- 명료한 타임라인을 작성해 프로젝트에 구조적으로 접근
- 모두의 역할과 일정이 명확하게 정해져 있어 책임감 향상에 도움
- 지연에 대한 계정
- 명확한 협업 계획을 통해 팀원들에게 동기 부여
- 잘못된 의사소통이나 기대치로 인한 작업 지연이 없는 등 모두가 본인의 역할과 일정을 잘 알고 있어 프로젝트를 더 빠르게 완료 가능
PERT 기법의 단점
- 필요한 모든 활동을 세세하게 작성하면 작업의 수가 감당하기 힘들 정도로 많아짐
- 규모가 작은 프로젝트나 간단한 작업에는 적용하기 어려움
- 결합점과 공정표는 예상치일 뿐 실시간 진행 상황은 확인할 수 없음
- 프로젝트가 진행되는 과정에서 예상치와 실제 상황이 항상 부합하는 것은 아님
- 범위 설정 단계에서 사무적인 일이 대폭 증가
- 시간 추정은 억압적이고 창의적인 작업에 도움이 되지 않는 것처럼 느껴질 수 있습니다.
PERT 기법이 적합한 프로젝트
프로젝트에 많은 사람과 많은 작업이 포함되어 있다면 PERT 네트워크 다이어그램을 청사진으로 사용하면 모든 사람이 향후 기반으로 사용할 수 있는 강력한 프로젝트 관리 도구를 제공할 수 있습니다. 하지만 프로젝트가 그렇게 복잡하지 않다면, 불필요한 세부 사항을 범위 지정하는 데 시간을 낭비하고 오히려 문제를 복잡하게 만들 수 있습니다.
PERT의 대안
PERT 기법 전체 대신 일부 개념만 활용할 수 있다고 생각될 경우, 동일한 방향성을 제공하면서 서류 작업은 더 적은 도구로는 무엇이 있는지 찾아보세요. Dropbox는 언제나 팀 프로젝트의 진척 상황을 간편하게 파악할 수 있는 작업 관리 도구를 제공합니다. Xero, Monday, Trello를 비롯한 다양한 앱과의 통합 기능을 사용해 Dropbox에서 재무 상태와 팀 작업을 관리하고 문제를 해결할 수 있죠.
그러면 프로젝트 관리자는 팀에게 정말 필요한 것은 복잡한 계획 기법이 아니라 명료하게 수립된 작업 프로세스와 해당 작업을 완료하는 데 필요한 도구라는 것을 깨닫게 될 겁니다.
