Apakah Matriks Eisenhower?

Tingkatkan perancangan tugasan dan kemahiran pengendalian beban kerja anda dengan Eisenhower Matrix, alat untuk mengurus masa berdasarkan kaedah yang digunakan oleh Dwight D. Eisenhower.

Tiada siapa yang merancang untuk menjadi tidak produktif, terutamanya di tempat kerja. Tetapi semakin hari berlalu dan permintaan segera masuk, senarai tugasan anda semakin bertambah. Ini menjadikannya lebih sukar untuk kekal fokus dan produktif.

Sama ada anda kehilangan tarikh akhir penting atau bergelut untuk terus berada di landasan yang betul dengan projek jangka panjang, mengetahui cara mengutamakan tugas boleh menjadi perbezaan antara ketinggalan dan memimpin kumpulan. Di sinilah Matriks Eisenhower masuk.

Memahami Matriks Eisenhower

Matriks Eisenhower—juga dikenali sebagai Kotak Eisenhower atau Matriks Urgent/Penting—adalah rangka kerja mudah untuk mengutamakan tugas dan mengurus beban kerja. 

Ia dinamakan sempena Dwight D. Eisenhower, seorang jeneral lima bintang dan presiden ke-34 Amerika Syarikat. Eisenhower terkenal kerana melakukan banyak perkara. Kaedahnya untuk menetapkan matlamat dan mengurus masa telah dikaji oleh ramai orang, termasuk Stephen Covey. Dalam bukunya “The 7 Habits of Highly Effective People,” Covey menukar idea Eisenhower menjadi alat mudah untuk menentukan tugasan yang perlu dilakukan dahulu: Matriks Eisenhower.

Apakah Matriks Eisenhower? Pada asasnya, ini adalah strategi yang membolehkan anda mempraktikkan petikan berikut yang dikaitkan dengan Eisenhower: "Saya mempunyai dua jenis masalah, yang mendesak dan yang penting. Yang mendesak tidak penting, dan yang penting tidak pernah mendesak." 

Anda hanya perlu menilai tugasan anda mengikut keperluan tindakan segera dan kepentingan.

Bagaimanakah Kotak Eisenhower berfungsi?

Perniagaan dan individu boleh menggunakan Matriks Eisenhower untuk merancang, mewakilkan, memberi keutamaan dan menjadualkan tugas harian atau mingguan. 

Dengan meletakkan tugasan ke dalam salah satu daripada empat kuadran di bawah, anda boleh melihat betapa mendesaknya tugasan itu dan memikirkan cara mengendalikannya dengan sewajarnya.

Kuadran Pertama

Mendesak dan penting (tugas perlu diselesaikan dengan segera)—ini adalah tugasan "buat dahulu" yang penting untuk ditangani secepat mungkin. Ia biasanya permintaan saat akhir yang timbul disebabkan oleh keadaan yang tidak dijangka. Secara amnya, tugasan seperti ini perlu diselesaikan segera atau pada hari yang sama. Contohnya termasuk meliputi projek untuk rakan sekerja yang sakit atau menangani kecemasan yang tidak dijangka, seperti gangguan rantaian bekalan.

Kuadran Kedua

Penting, tetapi tidak mendesak (tugas untuk dijadualkan kemudian)—ini adalah matlamat/tugas jangka panjang yang penting, tetapi tidak mempunyai tarikh akhir yang tegas, jadi anda boleh menjadualkannya untuk disiapkan kemudian. Contohnya termasuk memperoleh kelayakan profesional atau perancangan untuk sasaran perniagaan jangka panjang, seperti pengurangan belanjawan.

Kuadran Ketiga

Mendesak, tetapi tidak penting (tugas untuk diwakilkan kepada orang lain)—tugas ini perlu diselesaikan dengan segera, tetapi ia mungkin tidak cukup penting untuk memerlukan perhatian anda, yang bermaksud bahawa tugasan ini boleh diwakilkan kepada ahli pasukan anda yang lain. Contohnya termasuk kerja rutin, atau mesyuarat/panggilan telefon yang panjang tanpa tujuan yang jelas.

Kuadran Keempat

Tidak mendesak mahupun penting (tugas yang perlu dihapuskan)—tugasan ini adalah gangguan dan harus dielakkan jika boleh. Dalam kebanyakan kes, anda boleh mengabaikan atau membatalkan jenis tugasan ini. Contohnya termasuk aktiviti sosial atau rehat kerja yang tidak perlu lama.

Kotak Eisenhower membantu anda memvisualisasikan tugas anda berdasarkan betapa penting dan mendesaknya tugasan tersebut. Apabila anda berfikir tentang kerja anda dengan cara ini, lebih mudah untuk melakukan perkara yang paling penting dahulu dan menyelesaikannya secepat mungkin.

Bagaimanakah anda membezakan antara kepentingan dan keperluan tindakan segera?

Tiada cara yang ditetapkan untuk membezakan antara tugasan penting dan penting apabila anda membuat Matriks Keutamaan. Tetapi penting untuk difikirkan. Dalam kehidupan sebenar, biasanya lebih sukar untuk menentukan kategori tugasan yang akan diambil berbanding apabila anda hanya merancang dengan Kotak Eisenhower.

Ringkasnya, tugasan mendesak tidak boleh dielakkan dan memerlukan perhatian segera, manakala tugasan penting memerlukan lebih banyak perancangan dan menyumbang kepada matlamat jangka panjang. Misalnya, menjawab panggilan telefon daripada klien utama memerlukan tindakan segera sementara mengikuti penyelidikan terkini dalam bidang anda adalah penting.

Apakah kelebihan Matriks Eisenhower?

Salah satu kelebihan utama Matriks Urgent/Penting Eisenhower ialah betapa mudahnya untuk dilaksanakan. Tidak perlu membeli pakej perisian yang mahal dan anda tidak perlu menghabiskan banyak masa untuk menghasilkan matriks. 

Matriks Keutamaan membantu anda mengurus masa anda dengan lebih baik dengan menetapkan keutamaan yang jelas. Ini sangat berguna untuk pengurus, pemilik perniagaan dan pekerja bebas yang mengendalikan tugas daripada banyak projek atau pelanggan sekaligus.

Apakah kelemahan Matriks Eisenhower?

Matriks Keutamaan mempunyai beberapa kelemahan. Sukar untuk menilai betapa pentingnya tugas. Ini boleh menyebabkan memberi tugas kepada orang yang salah, yang mungkin merendahkan kualiti kerja.

Selain itu, penting untuk anda ingat bahawa anda mungkin tidak dapat bertindak dengan segera apabila anda berurusan dengan aktiviti mendesak. Kekurangan pengetahuan, kekurangan masa, peraturan dan birokrasi atau beberapa tugasan mendesak/penting boleh memustahilkan usaha anda untuk bertindak dengan segera. Oleh itu, ini menjadikan Matriks Keutamaan kurang berkesan untuk membuat keputusan dan pengurusan masa.

Cara untuk menggunakan Kotak Eisenhower untuk menguruskan tugasan dan beban kerja anda

Matriks Urgent/Penting boleh menjadi titik permulaan yang sangat baik untuk pengurusan kerja dan projek. Selepas ini, anda boleh menggunakannya untuk mencari peluang untuk membuat penambahbaikan ini dalam kerja harian anda:

1. Menguruskan proses dengan lebih mudah

Selepas anda memperuntukkan tugas anda kepada kuadran yang sesuai, anda boleh mula menyediakan proses pengurusan masa untuk membantu anda menangani aktiviti penting mengikut masa yang ditetapkan. Sebagai contoh, anda boleh menggunakan Dropbox untuk mengurus senarai tugasan anda dengan lebih berkesan, membina templat garis masa. Anda boleh menggunakan alatan pengurusan tugasan ini untuk menetapkan tugasan yang mendesak/tidak penting kepada ahli pasukan anda yang lain, sementara anda juga boleh menetapkan tarikh akhir dan peringatan untuk tugasan penting/tidak mendesak yang boleh dijadualkan untuk tarikh kemudian.

2. Sediakan automasi untuk tugas asas

Mungkin juga patut difikirkan tentang melaksanakan alat automasi tempat kerja. Automasi—jika boleh—adalah cara terbaik untuk menangani tugasan yang perlu dilakukan, tetapi tidak memerlukan perancangan atau analisis yang terlalu banyak sebelum anda melompat masuk. Menggunakan alat automasi atau penyepaduan dalam aplikasi produktiviti Dropbox, anda boleh "mewakilkan" tugas S3 (mendesak, tetapi tidak penting) dengan cara yang menjimatkan masa untuk perniagaan anda. Anda boleh menetapkan tugasan kepada ahli pasukan dalam Dropbox Paper dengan tarikh akhir, atau mengalihkannya terus ke dalam kad Trello untuk ahli pasukan anda daripada fail Dropbox. Alat pengambilan kandungan automatik boleh membantu anda menghapuskan tugas yang memakan masa, terdedah kepada ralat yang mungkin menyebabkan kesesakan, memastikan anda dan pasukan anda bekerja dengan lebih produktif pada masa hadapan.

3. Optimumkan pengurusan masa

Selain itu, anda harus mempertimbangkan untuk menggabungkan Kotak Eisenhower dengan pendekatan pengurusan masa yang lain untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Misalnya, Makan Katak. Makan Katak berasal daripada pepatah oleh Mark Twain, yang mengatakan, "Kalau tugas kamu adalah untuk memakan katak, maka lebih baik kamu melakukannya dahulu pada siang hari." Dalam konteks perniagaan, ini bermakna anda seharusnya menangani tugasan anda yang terbesar atau paling rumit terlebih dahulu sebelum beralih kepada tugasan lebih kecil yang boleh anda utamakan berdasarkan faktor lain, seperti tarikh akhir. Terdapat juga kaedah ABCDE, yang mana secara asasnya anda mengambil tugasan anda dan memberikan nilai huruf berdasarkan kepentingan tugasan, sebelum melengkapkannya mengikut urutan tersebut.

Gabungkan Matriks Eisenhower dan Dropbox untuk meningkatkan kecekapan anda

Kotak Eisenhower boleh menjadi alat yang sangat berkesan untuk pengurusan tugas dan masa—begitu juga dengan set ciri Dropbox. Kedua-duanya berjalan seiring! Dengan belajar untuk mengutamakan tugas, anda boleh bekerja dengan lebih baik, mengurangkan masa yang terbuang dan bergerak ke arah matlamat perniagaan jangka panjang anda.