Langkau ke kandungan utama

Cara untuk kekal produktif & berkesan di tempat kerja yang diedarkan

15 minit membaca

26 Jan 2025

1. Tentukan masa untuk bekerjasama

Di Dropbox, kami menggunakan waktu kerjasama teras, blok empat jam di mana kami mengadakan semua mesyuarat kami. Dengan menetapkan waktu tertentu untuk panggilan, anda boleh memastikan semua orang tersedia untuk beberapa penyegerakan, tanpa mengira zon waktu mereka.

Selain itu, kami mengalami keletihan Zoom sama seperti orang lain, jadi meminimumkan mesyuarat dan mempunyai waktu tanpa mesyuarat telah membantu memastikan otak kami sentiasa segar. Ini bermakna kita mempunyai masa untuk kerja dan kerjasama yang mendalam.

Kami menetapkan blok masa yang berbeza bergantung pada kawasan untuk menampung zon waktu yang berbeza sambil masih meninggalkan pertindihan yang cukup untuk kami temui tidak kira di mana kami berada.

Visual waktu kerjasama teras Dropbox

2. Kenal pasti persekitaran yang membantu anda dan pasukan anda fokus

Dengan pendekatan Maya Dahulu, pasukan kami yang berselerak mempunyai kawalan lebih besar terhadap persekitaran kerja mereka, yang membantu meningkatkan produktiviti dan kesejahteraan di tempat kerja. Kami menggalakkan pasukan kami untuk mengenal pasti keutamaan kerja masing-masing dengan memberi mereka “Lembaran kerja kerja dari rumah.”

Gambar rajah matriks Eisenhower

3. Buat keutamaan tugas yang jelas

Dalam temu bual dengan Dropbox, Oliver Burkeman, pengarang 4,000 Weeks: Time Management for Mortals, memberitahu kami ramai orang percaya "Mesti ada cara untuk anda menjadi seratus peratus pekerja yang sempurna dan seratus peratus orang yang sempurna dengan kehidupan di luar kerja." Tetapi seperti yang dinyatakan oleh Burkeman, "Peratusan tidak berfungsi seperti itu." 

Dia mengajar kami bahawa semasa pasukan kami bekerja dari jauh, kami bekerja secara bebas—sama seperti dalam waktu kerja tak segerak kami. Ini bermakna kita memerlukan disiplin, pengetahuan, dan alat untuk menguruskan masa kita dengan baik. Mengutamakan perkara yang perlu dilakukan di tempat kerja dan dalam kehidupan peribadi kita ialah alat pertama untuk memastikan kerja kita produktif dan memberi kesan. Selain itu, ia membantu mencapai keseimbangan sihat yang kita perlukan untuk berasa fokus dan puas. 

Bagi kami yang bekerja dari jauh, mengutamakan tugas amat penting kerana kami tidak boleh selalu meminta penjelasan daripada rakan sekerja kami dalam masa nyata dan kami bergantung antara satu sama lain. Memahami bahawa kerja kami memberi kesan kepada ahli pasukan yang lain dan, akibatnya, hasilnya membantu kami dalam proses keutamaan tugas. 

Kami juga menggunakan matriks Eisenhower. Ini melibatkan pengkategorian tugas di sepanjang grid empat sisi:

  • Mendesak dan penting: Lakukan tugasan ini secepat mungkin.

  • Penting tetapi tidak mendesak: Wakilkan tugas ini.

  • Mendesak tetapi tidak penting: Jadualkan tugasan ini untuk kemudian.

  • Tidak mendesak dan tidak penting: Jangan fokus pada perkara ini.

Perkara terakhir amat penting dalam keutamaan. Pastikan pasukan anda tahu bahawa mereka tidak sepatutnya menganggap setiap tugasan seperti berada di bahagian atas senarai tugasan mereka. Mengatakan tidak boleh mencabar, jadi ia membantu untuk mempunyai rancangan untuk tugas yang kurang mendesak. Contohnya, mereka boleh mewakilkan tugas yang tidak perlu mereka uruskan secara peribadi.

Jika ahli pasukan mempunyai mesyuarat yang tidak penting, mereka boleh mewakilkan kepada orang lain yang hadir atau menggunakan alat untuk memastikan mereka mendapatkan maklumat yang diperlukan. Rakaman mesyuarat dan perisian transkripsi seperti Otter boleh merumuskan perkara penting dalam mesyuarat dan menjelaskan bahagian yang relevan kepada mereka yang tidak hadir. Ajar pasukan anda kemahiran ini dengan menganjurkan bengkel dan menyediakan sumber tentang pengurusan tugasan yang berkesan, seperti "Lembaran kerja cara mengutamakan tugasan di tempat kerja."

Dengan adanya rancangan dan item tindakan yang dibentangkan, sudah tiba masanya untuk mengatur komunikasi pasukan anda.

4. Berpegang kepada apa yang berkesan

Kami mendapati bahawa menggalakkan pasukan kami membuat ritual harian membantu mereka mengekalkan jadual yang konsisten dan meningkatkan produktiviti, dan kajian terbaru menyokong penemuan kami. Berikut adalah beberapa jenis ritual yang telah bekerja untuk kami: 

  • Menyediakan sumber untuk menyokong tumpuan kerja yang lebih baik. Dalam latihan “Tingkatkan fokus semasa hari kerja” dalam Kit Keberkesanan kami, kami menghuraikan cara menganalisis gangguan dan cara menjauhinya. Kad skor gangguan dalam sumber ini ialah permulaan yang baik, di mana pasukan anda boleh mencatat semua gangguan yang mereka alami. Kemudian, mereka boleh mengikuti panduan untuk mencipta rutin kecil seperti meletakkan telefon dalam mod Jangan Ganggu untuk tempoh tertentu.

  • Mempraktikkan meditasi untuk kesejahteraan psikologi. Kami mengesyorkan mengadakan sesi meditasi ringkas selama 60 saat semasa anda memulakan beberapa mesyuarat anda. Itu meletakkan semua orang dalam pemikiran yang betul untuk menjadi kreatif dan terbuka kepada idea, apatah lagi ia meningkatkan mood kita apabila kita mengalami hari yang tertekan.

Tetapi terdapat lebih banyak cara untuk membantu produktiviti pasukan anda.

Daftar masuk fokus pertama maya Dropbox: Kad skor gangguan

5. Melabur dalam produktiviti pasukan anda

Kadangkala, meningkatkan produktiviti memerlukan pelaburan awal dalam masa atau wang. Itulah sebabnya kami memastikan pasukan kami mempunyai alatan yang mereka minta. Ia bukan sahaja menjimatkan masa. Ia membuatkan mereka rasa dihargai dan didengari.

Contohnya, apabila pasukan anda berkata, "Perlu ada cara untuk mengautomasikan perkara ini", biasanya mereka patut meluangkan masa terlebih dahulu untuk memikirkan cara melakukannya. Satu cara untuk melakukan ini adalah dengan mencipta slot masa yang ditetapkan untuk pembangunan profesional yang meningkatkan produktiviti. Anda juga boleh menganjurkan bengkel semasa slot tersebut untuk pasukan anda meningkatkan kemahiran teras yang ingin mereka kembangkan.

Di Dropbox, kami juga menggunakan alatan kerjasama seperti Dash untuk mencari, mengakses dan berkongsi bahan kerja kami daripada satu papan pemuka—satu penjimat masa dan penggodaman produktiviti yang besar. Untuk menggunakannya, anda hanya menaip perkara yang anda cari, seperti "perbelanjaan media sosial", dan ia akan mencari dokumen yang berkaitan melalui semua folder, apl dan awan anda. 

Ia menyediakan semua dokumen yang berkaitan dan ringkasan berdasarkan istilah carian anda, menarik maklumat daripada dokumen dan menjimatkan masa yang diperlukan untuk anda mencari setiap satu.

Sama pentingnya dengan alat teknologi, menyediakan peralatan fizikal yang diperlukan oleh pasukan anda untuk bekerja dengan selesa, seperti monitor kedua, boleh menjadi pengubah permainan untuk produktiviti. Jika anda memberikan elaun, seperti Elaun Perks kami, pasukan anda boleh menggunakannya untuk kursus pembangunan atau peralatan tempat kerja. Pelaburan itu membuahkan hasil apabila sesuatu yang mudah seperti monitor bermakna mereka boleh bekerja lebih cepat.

Alat produktiviti yang mengurangkan kerja yang tidak perlu tentang kerja

Dengan alatan kerjasama, perkongsian fail selamat dan akses pantas kepada apl kegemaran anda—Dropbox menjadikan produktiviti menjadi mudah.

6. Cuba rehat yang dikawal sendiri dan "Pomodoro".

Dalam kajian kami tentang fokus dan kerja jauh, kami mendapati bahawa 63% pekerja jauh  merasakan mereka perlu bersedia sepanjang masa. Kami tidak mahu pasukan yang diedarkan kami merasakan tekanan seperti itu—salah satu bahagian terbaik dalam kerja jauh ialah kebebasan.

Itulah sebabnya kami menggunakan kotak masa, amalan membahagikan tugas kepada unit masa yang berbeza dan berehat di antaranya. Beristirahat antara tugasan seperti ini sangat berkesan untuk kami, malah kami menggariskan latihan peribadi timeboxing kami sendiri untuk membantu orang lain melakukan perkara yang sama.

Dua daripada sistem yang paling popular untuk mengambil rehat dan timeboxing ialah rehat dikawal sendiri dan rehat "Pomodoro". Cara orang berehat adalah sangat individu. Walau bagaimanapun, perbandingan kedua-duanya oleh The British Psychological Society mendapati bahawa rehat yang dikawal sendiri membawa kepada tahap penumpuan dan motivasi yang lebih rendah.

Pada penghujung hari, terpulang kepada pilihan peribadi, tetapi kami menggalakkan orang ramai mencuba Teknik Pomodoro, di mana anda bekerja dalam selang masa fokus:

  • 25 minit kerja yang mendalam

  • 5 minit rehat

  • Ulang

  • Rehat 15-30 minit selepas empat kitaran

Dengan menstrukturkan waktu rehat anda dalam satu hari bekerja, fikiran anda menjadi lebih terjaga dan anda menjadi lebih sedar tentang pengurusan masa. Tetapi lebih mudah untuk memanfaatkan sepenuhnya masa tumpuan anda apabila anda berada dalam persekitaran yang memudahkannya.

7. Buat perancangan

Kami tidak sempurna. Sama seperti 99% rakyat Amerika, kami bergelut dengan penangguhan. Tetapi dalam pengalaman kami, salah satu cara terbaik untuk melawan adalah dengan membuat rancangan yang kukuh untuk membedah projek kepada tugas yang lebih kecil. Ini amat penting untuk pasukan yang diedarkan kami kerana setiap ahli menguruskan tugas dan masa mereka.

Memecahkan tugas atau sekeping maklumat yang besar kepada yang lebih kecil dipanggil chunking, malah ia boleh membantu anda mengingati semua yang anda perlu lakukan. Satu kajian mengenai kaedah penggumpalan menunjukkan bahawa memecahkan sekeping maklumat yang besar, seperti nombor, kepada beberapa yang lebih kecil boleh membantu anda mengingati keseluruhannya.

Berikut ialah beberapa langkah praktikal yang kami gunakan apabila kami menjalankan projek besar:

  1. Tentukan matlamat: Apabila pasukan anda memulakan projek, kenal pasti kesan projek yang dimaksudkan. Adakah ia akan meningkatkan pendapatan? Kurangkan kos infrastruktur? Cipta produk baharu yang cemerlang?
  2. Tetapkan pencapaian: Petakan pencapaian yang perlu dicapai oleh pasukan untuk mencapai matlamat tersebut. Ini boleh jadi apa sahaja daripada matlamat jualan individu kepada matlamat pasukan di sekitar membina ciri khusus untuk produk.
  3. Pecahkan: Kini, anda boleh menjadi lebih terperinci, membahagikan pencapaian kepada langkah yang lebih kecil dan boleh diambil tindakan yang boleh diambil oleh setiap ahli pasukan untuk mencapainya.
  4. Keutamaan: Fokus pada tugas berimpak tinggi dahulu. Kami akan membincangkan perkara ini lebih lanjut kemudian, tetapi satu perkara yang perlu diingat apabila mengutamakan tugas pasukan ialah sama ada sesiapa disekat. Jika kemajuan seseorang bergantung pada orang lain menyelesaikan tugas tertentu, utamakan tugas itu dan berikan orang yang bertanggungjawab melaksanakan bantuan yang mereka perlukan untuk menyelesaikannya dengan cepat.

Sebaik sahaja pasukan anda telah memutuskan perkara yang perlu mereka lakukan dan mengikut susunan, mereka boleh memutuskan mesyuarat dan tugasan yang memerlukan rehat, dan yang boleh anda buat satu demi satu. Teknik ini amat berguna untuk mencipta blok masa yang cekap pada kalendar anda. Untuk mendapatkan nasihat tentang masa untuk mengumpulkan mesyuarat dan tugasan anda bersama-sama, dan masa untuk memisahkannya dengan rehat, lihat latihan peribadi mesyuarat kumpulan dan penimbal kami.

Sebaik sahaja anda mempunyai rancangan, sudah tiba masanya untuk mendapatkan sedikit butiran dengan memikirkan cara anda akan melaksanakannya.

8. Wujudkan sistem akauntabiliti

Kita semua perlu bertanggungjawab (atau minta orang lain melakukannya). Ia memastikan kami berada di landasan yang betul dan membantu kami mencapai matlamat kami. Ia amat membantu dalam persekitaran yang diedarkan, di mana pengawasan boleh dihadkan. Berikut ialah beberapa cara yang telah kami gunakan selama bertahun-tahun yang berkesan untuk pasukan kami:

  1. Akauntabiliti diri: Minta pasukan anda menetapkan ganjaran peribadi untuk mencapai matlamat, seperti melayan diri mereka dengan sesuatu yang menyeronokkan (seperti makan malam dengan rakan). Sebaliknya, jika mereka terlepas tarikh akhir, mereka harus mempunyai rancangan untuk menebusnya tanpa membebankan diri sendiri.
  2. Sokongan rakan sebaya : Sediakan rakan kongsi akauntabiliti di kalangan rakan sekerja. Daftar masuk yang kerap boleh memastikan semua orang bermotivasi dan berada di landasan yang betul.
  3. Pemantauan pengurusan: Rancang semakan kemajuan yang kerap dan tetapkan matlamat bersama. Ini memberikan panduan dan pengesahan luaran untuk pekerja.

Di tempat kerja yang diedarkan, adalah penting untuk berhati-hati tentang sistem ini. Dalam temu bual dengan Dropbox untuk Remotely Curious, pakar fokus Profesor Gloria Mark dari University of California, Irvine, menambah bahawa pekerja jauh harus menetapkan matlamat emosi (bagaimana perasaan mereka pada hari tertentu) dan memproyeksikan matlamat setiap hari untuk kekal bertanggungjawab pada tahap peribadi dan profesional. 

Pasukan anda boleh bertanya kepada diri mereka sendiri soalan seperti "Apakah yang ingin saya capai?" dan "Apakah yang saya mahu rasakan?" semasa mereka memulakan hari mereka. Dr. Mark berkata, "Hanya bertanya soalan ini pada awal hari membantu orang ramai berada di landasan yang betul kerana ia membawa matlamat ke hadapan dan membantu mengarahkan perhatian."

9. Kekal aktif secara fizikal

Kami mendapati bahawa aktiviti fizikal dan senaman sangat berkesan dalam memastikan kami bermotivasi dan fokus sepanjang hari. Ia bukan sahaja membuatkan kita berasa lebih produktif dan bertenaga tetapi juga merupakan cara terbaik untuk pasukan berhubung dengan sesuatu yang sihat dan menyeronokkan. Di pejabat, anda akan mendapat beberapa aktiviti semula jadi bergerak antara bilik, tetapi apabila bekerja dari jauh sukar untuk mencari masa untuk aktiviti fizikal.

Itulah sebabnya kami suka menjadualkan mesyuarat “Bertemu & Bergerak”, di mana kami menggalakkan peserta untuk bergerak sedikit semasa berbual. Ia menghalang kami daripada melakukan pelbagai tugas dan memberi kami peluang untuk melakukan aktiviti fizikal semasa kami bekerja.

Tetapi terdapat beberapa pertimbangan. Mula-mula, anda perlu memilih mesyuarat yang sesuai dengan rancangan anda. Jika anda memberikan pembentangan atau menggunakan sebarang visual, bergerak ke sekeliling akan menjadi sukar. Sebaliknya, pertemuan yang lebih santai atau satu-satu mungkin lebih sesuai.

Anda juga harus merancang laluan anda ke suatu tempat tanpa terlalu banyak bunyi latar belakang, seperti taman yang tenang dan bukannya kaki lima jalan yang sibuk. Anda juga boleh berjalan di sekitar rumah anda sendiri untuk ketenangan dan keselesaan. Tidak kira bagaimana anda melakukannya, sedikit bergerak boleh membawa beberapa faedah yang serius—satu kajian mendapati bahawa hanya satu jam bersenam seminggu boleh meningkatkan kesihatan fizikal dan prestasi kerja.

Seorang wanita berjalan di jalan sambil melihat telefonnya dan tersenyum

10. Sentiasa menilai diri

Di Dropbox, kami suka menilai sendiri produktiviti kami dengan menyemak kalendar kami dan menilai sejauh mana kami menghabiskan masa kami. Kami membenderakan mesyuarat dan tugasan sebagai merah, kuning atau hijau untuk menunjukkan sama ada ia adalah penggunaan masa yang tidak baik, baik atau baik. Kami kemudian menggunakan maklumat itu untuk menilai bagaimana kami boleh menjadi lebih produktif. Itu membantu pasukan kami berada di landasan yang betul dan memastikan mereka menggunakan masa mereka dengan sebaik mungkin.

Satu lagi penggodaman produktiviti yang sangat baik ialah mengenal pasti apabila anda berada dalam keadaan aliran—dicirikan oleh fokus dan kecekapan yang mendalam—dan menilai keadaan yang membantu anda sampai ke sana. Ini mungkin agak sukar untuk dilakukan, tetapi satu kajian menunjukkan bahawa lebih mudah untuk mencapai keadaan aliran jika anda meminimumkan gangguan dan menetapkan matlamat yang jelas

Anda juga boleh mencabar pasukan anda untuk melihat keadaan dan matlamat yang membantu mereka mencapai keadaan aliran mereka pada minggu lepas. Kemudian, adakan mesyuarat di mana anda boleh melakukan aktiviti membina pasukan yang mendedahkan perbezaan dan persamaan dalam cara setiap ahli mencapai kepekatan puncak.

Terokai sumber berkaitan

Seorang profesional duduk di atas lantai di rumah sambil bekerja pada komputer riba.

Adakah mesyuarat async adalah masa depan kerja?

Mesyuarat video kini penting untuk banyak perniagaan—tetapi ia mempunyai kelemahan. Ketahui cara mesyuarat tak selaras boleh membantu pasukan maya dengan kerjasama dan produktiviti mereka.

Individu bekerja dari rumah menggunakan meja dapur mereka.

5 tip untuk bekerja dari rumah dengan berkesan

Bekerja dari rumah dengan berkesan memerlukan persediaan. Lihat panduan kami untuk mendapatkan tip tentang cara memastikan kerja jarak jauh berjalan dengan lancar.

Memandang dari atas bahu pekerja jauh, sebuah komputer riba terbuka dengan lima ahli pasukan dalam panggilan video membincangkan projek.

Cara untuk menjadikan kerja fleksibel berjaya

Tertanya-tanya bagaimana untuk melaksanakan pengaturan kerja yang fleksibel untuk pasukan anda? Temui strategi yang disokong pakar untuk kerja fleksibel yang berjaya.