Cara melindungi mana-mana fail dengan kata laluan

Ia bukan orang jahat dengan lampu suluh membelek-belek kabinet pemfailan lagi. Hari ini, seseorang boleh melihat, mencuri atau memusnahkan maklumat dalam sekelip mata. Ancaman ini sangat nyata bagi perkara seperti data kewangan dan juga maklumat peribadi pelanggan.

Perlindungan kata laluan bukanlah perkara baru, tetapi banyak syarikat tidak menggunakan perlindungan ini dengan betul. Anda boleh menyulitkan dokumen atau hamparan dalam suite pejabat anda—tetapi bagaimana pula dengan fail atau folder yang tidak dikenali?

Imej, video, fail grafik dan format fail pangkalan data tidak mempunyai perlindungan yang sama. Tetapi, letakkan fail tersebut dalam akaun Dropbox anda dan tetapkan fail itu sebagai dilindungi oleh kata laluan—dan semuanya selesai.

Dalam panduan ini, kami akan menerangkan cara anda boleh melindungi fail anda dengan perlindungan kata laluan pada Mac, pada komputer Windows atau pada mana-mana peranti dengan Dropbox. Tetapi pertama-tama, mari kita lihat mengapa sangat penting untuk melindungi fail dengan kata laluan.

Mengapakah saya perlu melindungi fail saya dengan kata laluan?

Sebab untuk kata laluan melindungi fail anda termasuk segala-galanya daripada menyelamatkan diri daripada rasa malu dan terpaksa membuat panggilan yang janggal, hingga kehilangan kelebihan daya saing perniagaan anda. Jika tidak, berikut ialah beberapa masalah yang mungkin anda hadapi:

• Hilang kelebihan: Jika rancangan perniagaan, idea produk, strategi pemasaran atau data kewangan jatuh ke tangan orang yang salah, mereka boleh menggunakan maklumat tersebut untuk menentang anda. Menambah kata laluan boleh memberi anda kelebihan.
• Hilang kepercayaan: Adakah anda akan memberikan butiran anda kepada syarikat yang tidak melindungi maklumat peribadi, walaupun hanya alamat ringkas? Kami juga—dan begitu juga pelanggan anda.
• Kemalangan: Silap taip alamat e-mel, salah kongsi pautan disebabkan oleh kecuaian dan kesilapan lain boleh berlaku secara tidak sengaja—tetapi jika anda melindungi fail dengan kata laluan, kebanyakan ralat boleh dipertikaikan.
• Kompromi peranti: Anda tidak boleh hanya bergantung pada kata laluan peranti anda untuk memastikan data anda selamat. Tetapi, apabila anda melindungi fail Dropbox dengan kata laluan, anda menambah satu lapisan keselamatan pada seluruh perniagaan.
• Kegagalan pematuhan: Mudah untuk terlibat dalam perlanggaran dengan badan kawal selia melalui keselamatan yang lemah, dan boleh membawa akibat kepada perniagaan anda seperti denda, atau tindakan undang-undang. Kata laluan melindungi anda daripada keadaan ini.

Laporan dalam Harvard Business Review menyatakan syarikat yang melakukan pelanggaran gagal menunjukkan prestasi yang baik di NASDAQ sebanyak 11.9% selepas 2 tahun—maka dorongan ekonomi untuk keselamatan data dan perlindungan kata laluan adalah jelas.

Terdapat banyak sebab untuk melindungi fail anda dengan kata laluan—sebab penting untuk perniagaan ialah kaedah ini juga boleh membantu anda melindungi kewangan dan reputasi anda.

Cara melindungi fail atau folder dengan kata laluan pada Windows

Anda boleh melindungi kata laluan fail seperti dokumen Microsoft Word dalam suite pejabat anda pada komputer Windows. Terdapat beberapa arahan daripada Microsoft, yang menyatakan perkara berikut:

1. Buka dokumen anda, pilih Fail > Maklumat > Lindungi Dokumen > Sulitkan dengan Kata Laluan.
2. Masukkan kata laluan, kemudian masukkan kata laluan itu sekali lagi untuk mengesahkan
3. Simpan fail anda untuk memastikan kata laluan ditetapkan

Anda juga boleh menetapkan kata laluan untuk folder pada Windows menggunakan langkah yang berikut:

1. Klik kanan pada folder dalam Windows Explorer
2. Pilih Atribut.
3. Pergi ke Umum, kemudian klik butang Lanjutan di bawah bahagian Atribut
4. Tandakan Sulitkan Kandungan untuk Melindungi Data
5. Kembali ke folder anda dan anda akan melihat kunci kuning kecil pada setiap ikon fail

Folder anda kini akan dilindungi oleh kata laluan. Ciri ini berfungsi pada peringkat akaun, jadi semasa menggunakan Windows, fail anda dinyahsulit secara automatik.

Menggunakan Windows untuk melindungi kata laluan fail atau folder mungkin mempunyai beberapa kelemahan berbanding menggunakan Dropbox. Perlindungan kata laluan tersebut terhad kepada mesin dan akaun Windows tertentu, menjadikan pengaksesan fail daripada peranti berbeza atau perkongsian fail kurang berkesan. Akses tanpa kebenaran ke akaun Windows anda juga boleh memintas perlindungan kata laluan, yang menjejaskan keselamatan fail.

Walau bagaimanapun, di sebalik kelemahan ini, perlindungan kata laluan Windows masih mencukupi untuk tugasan yang tidak rumit.

Perlindungan kata laluan yang pantas, ringkas dan berkuasa dengan Dropbox

Petua di atas untuk peranti Mac atau Windows adalah bagus jika anda perlu tahu cara melindungi kata laluan fail atau folder pada mesin tempatan anda. Tetapi bagaimana jika anda ingin menyimpan data tersebut di tempat lain atau berkongsi dengan orang lain? Apa yang awak buat? Anda boleh melindungi atau berkongsi semua jenis fail atau folder dalam Dropbox dengan cara yang tidak boleh dilakukan oleh Windows dan Mac.

Lebih mudah dengan Dropbox. Bukan sahaja untuk penyimpanan atau penyegerakan, tetapi untuk memastikan data anda selamat dan di bawah kawalan anda—di mana sahaja ia berada. Begini cara Dropbox membantu anda mengurus dan mengendalikan data sensitif:

• Tambahkan perlindungan kata laluan pada mana-mana fail: Sebelum anda berkongsi pautan ke folder atau fail, cuma tetapkan kata laluan untuknya mengawal orang yang melihat maklumat anda. Sebelum sesiapa sahaja boleh melihat atau memuat turun fail, mereka perlu memasukkan kata laluan.
• Pengesahan berbilang faktor: Mudah untuk menambah pengesahan berbilang faktor untuk akaun Dropbox anda, yang memberikan anda tahap perlindungan terbaik untuk apa sahaja yang mungkin anda simpan di sana.
• Tetapkan kebenaran pada pautan: Dropbox memudahkan untuk menetapkan kebenaran, menambah kata laluan dan menetapkan tarikh tamat tempoh pada pautan supaya anda boleh mengawal akses fail dengan tepat di seluruh organisasi anda.

Untuk melindungi kata laluan fail di dropbox.com:

1. Layangkan tetikus ke atas nama fail dan klik Kongsi.
2. Klik Tetapan.
3. Klik sama ada Pautan untuk menyunting atau Pautan untuk melihat bergantung pada pautan yang ingin anda tambah kata laluan.
4. Di sebelah Memerlukan kata laluan , togol ia kepada Hidup .
5. Tetapkan kata laluan fail anda.
6. Klik Simpan.

Dropbox memberi anda tahap keselamatan, yang kata laluan hanyalah satu bahagian daripada pertahanan pelbagai sudut.

Kawal individu yang melihat kandungan dalam sebarang fail dengan perlindungan kata laluan

Apa-apa sahaja yang anda simpan dalam Dropbox sudah mempunyai beberapa lapisan perlindungan dan menambah perlindungan kata laluan membolehkan anda membina lebih banyak perlindungan—untuk kawalan tepat ke atas semua fail anda.

Setiap kali anda memuat naik kandungan, berkongsi fail atau berkongsi folder menggunakan Dropbox, terdapat pilihan untuk menambah kata laluan. Mudah sahaja untuk melakukannya pada mana-mana peranti atau sistem pengendalian—semuanya dalam akaun anda hanya dengan beberapa klik.